STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENERBITAN SPRI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Bahan Ajar Standar Operional Prosedur (SOP) Penerbitan Paspor ini merupakan bahan ajar
pelatihan bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akan melaksanakan tugas pelayanan permohonan
penerbitan Paspor di Kantor Imigrasi. Secara umum, mata diklat SOP Penerbitan Paspor terkait
erat dengan kompetensi seorang Petugas Imigrasi dalam melaksanakan proses penerbitan
Paspor.
Bahan Ajar Standar Operasional Prosedur Penerbitan Paspor ini dirancang untuk 24 jam
pelatihan.

B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat ini membahas materi meliputi: Standar Operasional Prosedur (SOP), Syarat
permohonan Paspor dan Tahapan-tahapan Kegiatan pada SOP Penerbitan Paspor.

C. Manfaat Bahan Ajar Bagi Peserta

Setelah peserta selesai mengikuti diklat diharapkan dapat memahami : Standar Operasional
Prosedur (SOP), Syarat permohonan Paspor, dan Tahapan-tahapan Kegiatan pada SOP
Penerbitan Paspor.

D. Tujuan Pembelajaran
Meningkatkan pengetahuan peserta tentang proses penerbitan paspor di Kantor Imigrasi.
1. Kompetensi Dasar
Setelah mengikuti proses pembelajaran, peserta mampu memahami :
a. Standar Operasional Prosedur (SOP),
b. Syarat permohonan Paspor
c. Tahapan Kegiatan pada SOP Penerbitan Paspor.

2. Indikator Keberhasilan
Setelah mengikuti pembelajaran peserta mampu:
a. Menyebutkan syarat permohonan Paspor secara lengkap.
b. Menyebutkan tahapan kegiatan dalam SOP Penerbitan SPRI dengan lengkap.
 c. Menyebutkan hal-hal yang harus diperiksa pada dokumen permohonan dan persyaratan
permohonan Paspor RI.
d. Membuat konsep surat penolakan permohonan SPRI.

E. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok

1. Standar Operasional Prosedur (SOP):
a. Pengertian
b. SOP Administrasi Pemerintah
c. SOP Penerbitan Paspor.
2. Permohonan Paspor:
a. Pengajuan permohonan
b. Syarat Permohonan
3. Tahapan Kegiatan pada SOP Penerbitan Paspor:
a. Tahapan Awal
b. Tahapan Utama
c. Tahapan Akhir

F. Petunjuk Belajar
Agar proses pembelajaran Anda dapat berlangsung dengan lancar dan tujuan pembelajaran
tercapai dengan baik, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut.
1. Bacalah secara cermat dan pahami tujuan pembelajaran yang tertera pada setiap awal Bab.
2. Pelajari setiap Bab secara berurutan mulai dari Bab I sampai Bab IV
3. Kerjakan secara lengkap tugas/latihan pada setiap akhir Bab.
4.Untuk memperluas wawasan, Anda disarankan mempelajari bahan-bahan referensi yang tersedia
pada web BPSDM dan dari sumber lain seperti tertera pada daftar pustaka di akhir modul ini.
5. Cobalah berlatih sendiri sesuai dengan tugas yang di berikan, secara bertahap.

G. Saran

1. Anda dianjurkan untuk membentuk tim belajar sesama peserta elearning.

2. Diskusikanlah kesulitan belajar dengan teman satu tim.

 3. Catatlah semua pertanyaan atau kesulitan yang timbul sewaktu anda belajar. Segera tanyakan
kepada instruktur/widyaiswara melalui sarana yang tersedia sesuai system pelatihan yang
sedang Anda ikuti ini.

BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

A. Pengertian
Standard (Standing) Operating Procedures (SOP) istilah ini diadopsi dari Bahasa Inggris.
Dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan militer dan kepolisian istilah ini juga dikenal
dengan sebutan Prosedur Tetap (Protap).
Istilah lain yang pengertiannya kurang lebih sama dengan SOP yaitu Safe Work Instructions,
Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur
Operasional yang Baku.
Menurut Adrinal Tanjung dan Bambang Subagjo (2012: 18),terdapat juga beberapa pengertian
umum tentang SOP, yaitu:

a. Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang paling efektif
dalam rangka memenuhi persyaratan operasional;

b. Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang
dilakukan oleh suatu organisasi; dan

c. Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.

Menurut pandangan Tambunan (2008:79) SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-
prosedur operasional yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan, bahwa
semua keputusan dan tindakan serta penggunaan fasilitasfasilitas proses yang dilakukan oleh
orang-orang di dalam organisasi berjalan secara efektif, konsisten, standard dan sistematis.
Wibowo (2010:67) mengungkapkan SOP merupakan standart kegiatan yang harus dilakukan
secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan apabila ditaati akan membawa akibat
seperti: lancarnya koordinasi, tidak terjadi tumpang tindih atau duplikasi, terbinanya hubungan
kerja yang serasi, kejelasan wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai. SOP mempunyai
kriteria efektif dan efisien, sistematis, konsisten, sebagai standar kerja, mudah dipahami, lengkap,
tertulis dan terbuka untuk berubah/ fleksibel.
 Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa SOP adalah serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan agar pelaksanaan pekerjaan efektif,
efisien, sistematis, konsisten, terstandar, dan mudah dipahami.
Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 35 tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah
merumuskan definisi Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Ada beberapa bentuk dan kriteria dalam pembuatan standar operasional prosedur (SOP) yaitu:

1) Simple steps : Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang di tulis.
SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2) Hierarchical Steps : Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi terlalu banyak
manfaat.
3) Graphic format ; Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10
langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Graphic format berisikan suatu grafik, gambar,
diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.
4) Flowchart ; prosedur yang memiliki banyak keputusan, flowchart merupakan grafik sederhana
yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan.

Ismail Masya (1994:58) menerangkan bahwa didalam prosedur terdapat dua katagori yaitu :

1) Blue color procedure adalah suatu prosedur yang bahasanya digunakan dipabrik, bengkel,
bagian penelitian proyek konstruksi, bagian manufactur serta pemindahan bahan.
2) White color procedure adalah suatu proses yang digunakan dalam bidang adminstrasi, meliputi
prosedur yang terdapat dalam suatu kantor seperti aliran surat menyurat, pembukuan,
akuntansi, pelaporan, perencanaan, penjadwalan kerja, anggaran, standar kerja, pembuatan
konsep, tehknik perkantoran.

B. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP-AP)

1. Pengertian
 Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar
operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
2. Manfaat SOP AP
a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menjadi tugasnya;
b. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur
atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual
aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
d. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
e. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
f. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
g. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam
berbagai situasi;
h. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan
prosedur;
i. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur
dalam melaksanakan tugasnya;
j. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
k. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam
melaksanakan tugasnya;
l. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena
tuduhan melakukan penyimpangan;
m. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
n. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan;
o. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan,
sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

3. Prinsip Pelaksanaan SOP AP

 a. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun,
dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan;

b. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran
organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;

c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-

penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;

d. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
prosedur standar yang telah ditetapkan;

e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu
dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan
perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga
berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan;

f. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus

didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi
setiap pihak-pihak yang memerlukan.

4. Format SOP AP

Format SOP AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi memiliki format
yang telah distandarkan tidak seperti format SOP pada umumnya. Adapun format SOP AP yang
dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:

a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir bercabang (branching
flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur
pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari
sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab itu untuk
menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi
pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk
juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan
keputusan.
b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts
 Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat)
simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti
halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai
berikut:

1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;

2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;

3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan

keputusan;

4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah

proses kegiatan);

5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk men-deskripsikan hubungan antar

simbol yang berbeda halaman.

c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan

Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk
menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak
efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan
dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan
menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis
laporan; mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim
surat undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draft surat net,
mengarsipkan dokumen. Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi
didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak
ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.

C. Standard Operasional Prosedur (SOP) Penerbitan Paspor.

1. Pengertian

a. Pengertian SOP Pernerbitan Paspor

Mengacu pada Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur

 Administrasi Pemerintah yang merumuskan definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)

adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan

oleh siapa dilakukan, maka dapat dirumuskan pengertian Standar Operasional Prosedur

Penerbitan Paspor adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai proses

penyelenggaraan penerbitan paspor biasa.

b. Pengertian Paspor

Dalam kamus besar bahasa Indonesia, disebutkan pengertian paspor adalah

“Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk seorang warga negara yang

akan mengadakan perjalanan ke luar negeri.”

Sementara menurut wikipedia (http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor) paspor adalah

“Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang

memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.”

Paspor berisi biodata pemegangnya, yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda

tangan, tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan terkadang juga beberapa

informasi lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor

mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor itu.

Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang berkunjung ke negara

Israel dan Taiwan.

Menurut Undang-Undang Keimigrasian No. 6 Tahun 2011 Pasal 1 ayat 15 “Dokumen

Perjalanan Republik Indonesia adalah Paspor Republik Indonesia dan Surat Perjalanan

Laksana Paspor Republik Indonesia”. Dalam Pasal 1 ayat 16 disebutkan “Paspor Republik

Indonesia yang selanjutnya disebut Paspor adalah dokumen yang dikeluarkan oleh

Pemerintah Republik Indonesia kepada warga negara Indonesia untuk melakukan

 perjalanan antarnegara yang berlaku selama jangka waktu tertentu”.

2. Dasar Hukum Paspor

a. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2011 tentang “Keimigrasian” (Pasal 1 : ayat 15, 16 dan 17)

b. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2013 tentang “Peraturan Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Keimigrasian” (Pasal 1 : ayat 14, 15 dan 16)

c. Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 8 Tahun 2014 tentang “Paspor Biasa dan Surat

Perjalanan Laksana Paspor”

3. Jenis-jenis Paspor

Dokumen Perjalanan Republik Indonesia (DPRI) yang ada di Indonesia berdasarkan

Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian Pasal 24 ayat 1 terdiri dari Paspor
dan Surat Perjalanan laksana Paspor.
Dalam pembahasan berikutnya SOP Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP) tidak akan
dibicarakan karena berdasarkan Surat Edaran Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI-1360.GR.01.01
tahun 2014 penerbitan SPLP untuk WNI di Kantor Imigrasi terhitung mulai 1 Juni 2014 telah
dihentikan. Dengan demikian, maka Standar Operasional Prosedur Penerbitan SPLP tidak lagi
diatur.
Paspor atau yang dikenal dengan Paspor Republik Indonesia berdasarkan Undang-
Undang Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian Pasal 24 ayat 2 memiliki beberapa jenis
sesuai dengan peruntukannya, yaitu :
a. Paspor Diplomatik, yang diterbitkan bagi warga negara Indonesia yang akan melakukan

perjalanan keluar Wilayah Indonesia dalam rangka penempatan atau perjalanan tugas yang

bersifat diplomatik. Paspor Diplomatik diterbitkan oleh Menteri Luar Negeri

Penggunaan Paspor Diplomatik dalam rangka perjalanan tugas yang bersifat diplomatik

diberikan dengan pesetujuan Pemerintah yang diterbitkan oleh kementerian yang

menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang kesekretariatan negara.

 Persetujuan pemerintah sebagaimana dimaksud juga sekaligus sebagai dasar penerbitan

izin perjalanan ke luar negeri.

Masa berlaku Paspor Diplomatik paling lama 5 (lima) tahun sejak tanggal diterbitkan.

b. Paspor Dinas, diterbitkan bagi warga negara Indonesia yang akan melakukan perjalanan

keluar Wilayah Indonesia dalam rangka penempatan atau perjalanan dinas yang tidak bersifat

diplomatik. Paspor Dinas diterbitkan oleh Menteri Luar Negeri.

Penggunaan Paspor Dinas untuk perjalanan dinas yang tidak bersifat diplomatik diberikan

dengan perintah penugasan dari instansi terkait atau persetujuan pemerintah yang diterbitkan

oleh kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan

negara.

Perintah penugasan dari instansi terkait atau persetujuan Pemerintah sebagaimana dimaksud

juga sekaligus sebagai dasar penerbitan izin perjalanan ke luar negeri.

Masa berlaku Paspor Dinas paling lama 5 (lima) tahun sejak tanggal diterbitkan
 c. Paspor Biasa, diterbitkan untuk warga negara Indonesia. Paspor biasa diterbitkan oleh Menteri

atau Pejabat Imigrasi yang ditunjuk.

Paspor berfungsi sebagai dokumen perjalanan antarnegara, bukti identitas diri, dan bukti

kewarganegaraan Republik Indonesia dari pemegang Paspor yang bersangkutan pada saat

berada di luar Wilayah Indonesia.

Masa berlaku Paspor biasa paling lama 5 (lima) tahun sejak tanggal diterbitkan. Masa berlaku

Paspor biasa yang diterbitkan bagi anak berkewarganegaraan ganda tidak boleh melebihi

batas usia anak tersebut untuk menyatakan memilih kewarganegaraannya. Batas usia anak

berkewarganegaraan ganda ditentukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

Di jaman yang semakin maju ini, selain paspor konvensional ada juga yang disebut e-paspor

atau elektronik paspor. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2013 dalam Pasal

48, dalam e-paspor dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan

biodata pemegang beserta data biometrik-nya, data biometrik ini disimpan dengan maksud untuk

lebih meyakinkan bahwa orang yang memegang paspor adalah benar orang yang memiliki dan

berhak atas paspor tersebut.

Mengingat bahwa kewenangan Menteri Hukum dan HAM atau Pejabat Imigrasi yang ditunjuk

dalam hal penerbitan paspor adalah hanya menyangkut paspor biasa, maka selanjutnya yang akan

dibahas hanya terbatas pada SOP Penerbitan Paspor Biasa.

4. Syarat Permohonan Paspor

Paspor merupakan sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang memiliki

wewenang dari suatu negara yang berisi identitas pemilik paspor yang meliputi foto pemegang,

tanda tangan, tempat dan tanggal lahir, informasi kebagsaan dan informasi lainnya untuk

melakukan perjalanan antar negara dengan jangka waktu yang ditentukan.

Paspor biasanya diperlukan saat kita tiba diperbatasan suatu negara untuk

memperlihatkan identitas kita sebagai warga asing bagi negara yang kita kunjungi. Paspor akan

di beri stempel (cap) atau segel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara setempat.

Namun dibeberapa negara tertentu ada perjanjian tertentu dimana warga dari suatu negara

tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor.

Untuk membuat sebuah paspor kita harus mendatangi kantor imigrasi terdekat untuk

mengajukan permohonan penerbitan pembuatan paspor dengan menertakan dokumen

persyaratan yang sudah ditentukan, namun seiring berkembangnya teknologi kini sudah tersedia

pembuatan paspor secara online.

Adapun persyaratan permohonan paspor (Permenkumham Nomor 8 tahun 2014) adalah

sebagai berikut:

1. Bagai WNI yang berdomisili atau berada di Wilayah Indonesia :

a. Kartu tanda penduduk (KTP) yang masih berlaku ;

b. Kartu Keluarga (KK) ;

c. Akta kelahiran, akta perkawinan atau buku nikah, ijazah, atau surat baptis ;

d. Surat pewarganegaraan Indonesia bagi Orang Asing yang memperoleh

kewarganegaraan Indonesia melalui pewarganegaraan atau menyampaikan pernyataan

untuk memilih kewarganegaraan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan ;
 e. Surat penetapan ganti nama dari pejabat yang berwenang bagi yang telah mengganti

nama ; dan

f. Paspor lama bagi yang telah memiliki Paspor.

2. Bagai Anak WNI yang berdomisili atau berada di Wilayah Indonesia :

a. KTP ayah atau ibu yang masih berlaku atau surat keterangan pindah ke luar negeri ;

b. Kartu Keluarga;

c. Akta Kelahiran atau surat baptis;

d. Akta perkawinan atau buku nikah orangtua ;

e. Surat penetapan ganti nama dari pejabat yang berwenang bagi orang yang telah

mengganti nama ; dan

f. Paspor biaya lama bagi yang telah memiliki paspor biasa.

3. Bagai Calon TKI berdomisili atau berada di Wilayah Indonesia :

a. Permohonan paspor biasa diajukan kepada Menteri atau Pejabat Imigrasi yang

ditujukan pada kantor Imigrasi yang masih berada dalam Provinsi yang sama dengan

domisili yang bersangkutan, dengan mengisi aplikasi data dan melampirkan

persyaratan:

1) Kartu tanda penduduk yang masih berlaku atau surat keterangan pindah ke luar

negeri;

2) Kartu keluarga;

3) Akta kelahiran, akta perkawinan atau buku nikah, ijazah, atau surat baptis;

4) Surat pewarganegaraan Indonesia bagi Orang Asing yang memperoleh

kewarganegaraan Indonesia melalui pewarganegaraan atau penyampaian

pernyataan untuk memilih kewarganegaraan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan;

5) Surat penetapan ganti nama pejabat yang berwenang bagi yang telah mengganti
 nama;

6) Surat rekomendasi permohonan paspor Calon Tenaga Kerja Indonesia yang

diterbitkan oleh Dinas Tenaga Kerja Provinsi atau kabupaten/kota; dan

7) Paspor biasa lama, bagi yang telah memiliki Paspor biasa.

b. Pemohon dapat melampirkan surat keterangan dari instansi yang berwenang.

4. Bagi WNI yang berdomisili di luar wilayah Indonesia :

a. Kartu penduduk negara setempat, bukti, petunjuk, atau keterangan yang menunjukkan

bahwa pemohon bertempat tinggal di negara tersebut; dan

b. Paspor biasa lama.

5. Bagi Anak berkewarganegaraan Indonesia yang lahir di luar Wilayah Indonesia :

a. Paspor biasa ayah dan/atau ibu warga negara Indonesia; dan

b. Surat keterangan lahir dari Perwakilan Republik Indonesia.

Dalam proses penerbitan paspor biasa selain memperhatikan persyaratan yang secara

umum telah dijelaskan diatas, juga harus memperhatikan ketentuan-ketentuan baru yang

senantiasa berkembang sesuaikan dengan kebutuhan masyarakat dan kemampuan institusi

imigrasi dalam mewujudkan palayanan penerbitan paspor.

Ketentuan-ketentuan baru tersebut diantaranya tentang:

1) Surat Edaran Dirjen Imigrasi Nomor IMI-GR.01.01-0047 tahun 2016 tentang Antrian
Pelayanan Paspor Republik Indonesia.
2) Surat Edaran Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HH-07.UM.01.01 tahun 2017 tentang
pemberian kemudahan prosedur dan persyaratan penggantian paspor biasa, dengan cara:
- Hanya mensyaratkan paspor lama dan Kartu Tanda Penduduk bagi penggantian
paspor;
- Verifikasi data melalui pengambilan 2 (dua) sidik jari pemohon yang terekam dalam
SIMKIM;
- Menyelesaikan proses penggantian dan penyerahan kepada pemohon paling lama pada
hari berikutnya setelah pembayaran;
3) Surat Edaran Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI.1-0789.GR.01.01 tahun 2014 tentang
persyaratan permohonan paspor biasa bagi calon Jemaah haji.

5. Macam-macam SOP Penerbitan Paspor

Sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan pelayanan atas permohoanan penerbitan

paspor, saat ini Direktorat Jendaral Imigrasi memberlakukan Sistem Pelayanan Paspor Terpadu

(SPPT) dengan 6 (enam) macam SOP Penerbitan Paspor ditambah dengan 1 (satu) SOP

Perobahan Data Paspor, yaitu terdiri dari:

a. SOP Penerbitan Paspor Baru 24/48 Halaman Online;

b. SOP Penerbitan Paspor Baru 24/48 Halaman Walk In;
c. SOP Penerbitan Paspor Penggantian 24/48 Halam Online;
d. SOP Penebritan Paspor Penggantian 24/48 Halaman Walk In;
e. SOP Penebritan Paspor Penggantian 24/48 Halaman Hilang/Rusak Masih Berlaku;
f. SOP Penebritan Paspor Penggantian 24/48 Halaman Hilang/Rusak Habis Berlaku;
g. SOP Perobahan Data Paspor;

Masing-masing SOP tesebut diatas disahkan oleh Direktur Jenderal Imigrasi dalam bentuk
format sesuai dengan yang SOP AP, sebagai berikut:

a. SOP Penerbitan Paspor Baru 24/48 Halaman Online diatur dalam Surat Edaran Direktur
Jenderal Imigrasi Nomor IMI-GR.01.01-1383 tanggal 20 Mei 2014.
b. SOP Penerbitan Paspor Baru 24/48 Halaman Walk In diatur dalam Surat Edaran Direktur
Jenderal Imigrasi Nomor IMI-GR.01.01-1388 tanggal 20 Mei 2014.
c. SOP Penerbitan Paspor Penggantian 24/48 Halam Online diatur dalam Surat Edaran Direktur
Jenderal Imigrasi Nomor IMI-GR.01.01-1384 tanggal 20 Mei 2014.
d. SOP Penebritan Paspor Penggantian 24/48 Halaman Walk In diatur dalam Surat Edaran
Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI-GR.01.01-1385 tanggal 20 Mei 2014.
e. SOP Penebritan Paspor Penggantian 24/48 Halaman Hilang/Rusak Masih Berlaku; diatur
dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI-GR.01.01-1387 tanggal 20 Mei
2014.
 f. SOP Penebritan Paspor Penggantian 24/48 Halaman Hilang/Rusak Habis Berlaku diatur
dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Imigrasi Nomor IMI-GR.01.01-1386 tanggal 20 Mei
2014.
g. SOP Perobahan Data Paspor; diatur dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Imigrasi Nomor
IMI-GR.01.01-1389 tanggal 20 Mei 2014.

D. Latihan

1. Jelaskan pengertian SOP?

2. Jelaskan perbedaan SOP dengan SOP AP?
3. Jelaskan macam SOP PP?

BAB III
TAHAPAN-TAHAPAN KEGIATAN
PADA SOP PENERBITAN PASPOR

A. Tahapan SOP Penerbitan Paspor.

Penerbitan Paspor biasa dilakukan melalui tahapan pemeriksaan kelengkapan dan
keabsahan persyaratan, pembayaran biaya Paspor, pengambilan foto dan sidik jari, wawancara,
verifikasi, dan adjudikasi. Dalam Standar Operasinal Prosedur Penerbitan Paspor tahapan
tersebut dibagi menajadi 3 (tiga) tahapan, yaitu:
1. Tahapan awal.
Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana atau Jabatan Fungsional Umum memeriksa
kelengkapan permohonan berupa: tanda terima permohonan, tanda bukti pembayaran dan
berkas pemohonan. Selanjutnya Petugas menyerahkan nomor antrian kepada pemohon
2. Tahapan Utama.
Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana memeriksa kelengkapan berkas dan melakukan
input nomor permohonan online, melakukan verifikasi input data dan hasil pindai berkas
yang telah dilakukan oleh pemohon.
Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia memeriksa keabsahan berkas, melakukan foto dan
sidik jari serta melakukan wawancara, mencetak biodata, mengirim data ke Pusdakim,
 meminta pemohon untuk memberikan penilaian kepuasan pelayanan, dan mencetak tanda
terima sebagai dasar dilakukannya pembayaran.
Pusdakim melakukan identifikasi biometrik (WNI dan Orang Asing), pengecekan data
cegah tangkal dan Anak Berkewarganegaraan Ganda.
Dalam hal hasil identifikasi Pusdakim terdapat permasalahan maka penanggung
jawab kegiatan melakukan adjudikasi.
3. Tahapan Akhir.
Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana memasukkan alokasi blanko paspor ke dalam
berkas, kemudian diserahkan kepada Petugas pencetakan dan laminasi paspor untuk
dilakukan pencetakan dan personalisasi paspor, pembacaan MRZ paspor serta laminasi.
Selanjutnya penanggung jawab produk mengesahkan paspor setelah memeriksa kelayakan
dan fitur pengaman paspor serta pengiriman data paspor ke BCM.
Kemudian Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana menyerahkan paspor kepada
pemohon dan meminta pemohon untuk memberikan penilaian permohonan.

B. Langkah-langkah pada setiap tahapan dalam SOP.

1. Langkah pada tahapan awal.
a. Pemeriksaan kelengkapan berkas persyaratan permohonan sesuai Pasal 49 PP 31
Tahun 2013, tanda terima permohonan dan tanda bukti pembayaran;
b. Petugas mengarahkan pemohon untuk mengambil tiket antrian;
c. Dalam hal berkas persyaratan belum lengkap petugas mengembalikan berkas
permohonan untuk dilengkapi.

2. Langkah pada tahapan utama.

a. Meja Layanan
1) Pemohon menyerahkan berkas persyaratan, formulir, tanda terima permohonan
dan tanda bukti pembayaran serta tiket antrian kepada Petugas Pemeriksa
eimigrasian Pelaksana;
2) Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana memeriksa kelengkapan berkas,
melakukan input nomor permohonan dan melakukan verifikasi input data
permohonan, meliputi:
a) memilih jenis paspor
b) nama lain;
c) alamat email;
d) tempat lahir;
e) jenis kelamin;
f) tinggi badan;
g) pekerjaan;
h) status sipil;
i) nomor identitas;
j) tempat dikeluarkan;
k) tanggal dikeluarkan;
l) berlaku sampai dengan;
m) alamat rumah dan telepon/hp;
 n) alamat kantor dan telepon/hp;
o) alamat orang tua dan telepon/hp;
p) alamat lama dan telepon/hp;
q) nama, kewarganegaraan, tempat lahir, dan tanggal lahir ayah;
r) nama, kewarganegaraan, tempat lahir, dan tanggal lahir ibu; dan
s) nama, kewarganegaraan, tempat lahir, dan tanggal lahir suami/istri.

3) Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana memeriksa hasil pindai berkas

persyaratan permohonan yang terdiri dari:
a) fotokopi KTP WNI.
b) fotokopi Kartu Keluarga
c) fotokopi akta kelahiran, akta perkawinan atau buku nikah, ijazah, atau surat
baptis
d) surat pewarganegaraan Indonesia bagi Orang Asing yang memperoleh
kewarganegaraan pewarganegaraan atau penyampaian pernyataan untuk
memilih kewarganegaraan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan
e) surat penetapan ganti nama dari pejabat yang berwenang bagi yang telah
mengganti nama
f) dokumen lain yang diperlukan.

Dalam hal terdapat hasil pindai yang kurang jelas, kekeliruan dan /atau
kekurangan, dilakukan pindai kembali.

4) Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana kemudian menyerahkan berkas dan

mengarahkan pemohon kepada Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia

5) Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia memeriksa keabsahan berkas

permohonan. Dalam hal persyaratan permohonan paspor belum lengkap dan
diragukan keabsahannya, maka Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia dapat
melakukan penolakan setelah mendapatkan persetujuan dari Penanggungjawab
Kegiatan.

6) Pengambilan Data Biometrik

Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia Pemeriksa melakukan pengambilan foto
wajah dan seluruh sidik jari pemohon.

7) Pengecekan Data Cekal dan Anak Berkewarganegaraan Ganda Petugas Pemeriksa

Keimigrasian Penyelia melakukan pengecekan data cekal dan kewarganegaraan
ganda.

8) Wawancara
Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia:
 a. melakukan wawancara kepada pemohon berdasarkan data dan berkas
permohonan;
b. melakukan pengisian hasil wawancara;
c. memperlihatkan hasil input biodata kepada pemohon;
d. dalam hal terdapat kekeliruan dan /atau kekurangan hasil input data, dilakukan
perbaikan;
e. mencetak biodata hasil wawancara;
f. meminta pemohon membubuhkan tanda tangan pada kolom yang tertera pada
lembar biodata pemohon;
g. dalam hal terdapat keraguan terhadap hasil wawancara maka permohonan
dapat ditolak setelah mendapatkan persetujuan dari Penanggungjawab
Kegiatan.

9) Penilaian kepuasan pelayanan

Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia meminta pemohon untuk melakukan
penilaian atas pelayanan yang telah diberikan.

10) Petugas Pemeriksa Keimigrasian Penyelia mencetak tanda terima permohonan.

b. Pengiriman Data ke Pusdakim

Data permohonan dikirim ke Pusdakim untuk dilakukan proses identifikasi biometrik (WNI
dan Orang Asing), pengecekan data cegah tangkal dan anak berkewarganegaraan ganda.

c. Adjudikasi
Dalam hal terdapat permasalahan atas hasil pengiriman data ke Pusdakim,
Penanggungjawab Kegiatan melakukan adjudikasi dan selanjutnya memberikan
persetujuan/penolakan

d. Penolakan
Dalam hal terjadi penolakan pemohonan, Penanggungjawab Produk menerbitkan surat
penolakan yang memuat alasan penolakan.

3. Langkah pada tahapan akhir

h. Alokasi Blanko Paspor

Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana melakukan:
1) mencetak bukti alokasi perforasi paspor;
2) memasukkan blanko paspor ke dalam berkas, kemudian diserahkan kepada Petugas
pencetakan dan laminasi paspor.

i. Pencetakan dan Laminasi Paspor

Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana melakukan:
1) pencetakan paspor;
 2) pembacaan Machine Readable Zone (MRZ)paspor dengan menggunakan
perangkat Machine Readable Travel Document (MRTD)
3) laminasi paspor;
4) dalam hal terdapat kegagalan dalam proses pencetakan paspor, pembacaan MRZ
paspor, atau laminasi paspor, maka petugas membuat laporan kepada
penanggungjawab Produk dan selanjutnya Penanggungjawab Produk melakukan
tahapan sesuai dengan SOP Pembatalan Paspor dan memerintahkan
pengalokasian blanko paspor baru untuk penggantian.

j. Pengesahan Paspor

1) Penanggungjawab Produk melakukan:

a) Pemeriksaan kelayakan dan fitur sekuriti paspor;
b) Pengiriman data ke sistem data perlintasan (BCM);
c) pengecekan dan penelitian akhir permohonan paspor;
2) Dalam hal terdapat permasalahan, Penanggungjawab Produk melakukan penolakan
dengan menerbitkan surat penolakan disertai alasan penolakan;

k. Pengambilan paspor

Petugas Pemeriksa Keimigrasian Pelaksana melakukan:

1) meminta tanda bukti permohonan dan atau tanda bukti pembayaran dari pemohon;
2) menyerahkan paspor berdasarkan tanda terima permohonan dan atau tanda bukti
pembayaran;
3) meminta pemohon untuk melakukan penilaian atas pelayanan yang diberikan.

l. Manajemen Dokumen Keimigrasian

1) Penanggungjawab Kegiatan melaksanakan:

a) rekapitulasi penerbitan paspor perhari setelah selesai pelayanan;

b) membatalkan blanko paspor/paspor yang tidak dilanjutkan prosesnya dikarenakan
gagal proses, kesalahan mesin, kesalahan petugas, duplikasi, tidak lulus
pengesahan paspor, tidak dilanjutkan prosesnya dan hal-hal lain yang
menyebabkan blanko atau paspor tidak digunakan sebagaimana mestinya. Tata
cara pembatalan dilaksanakan sesuai Surat Edaran Direktur Jenderal Imigrasi
nomor: IMI-491.IZ.03.02 tahun 2010 tentang Pengaman Blanko Paspor Republik
Indonesia Yang Tidak Dilanjutkan Proses Penebitannya;
c) melaporkan hal-hal tersebut kepada Penanggungjawab Produk setiap hari setelah
selesai pelayanan;

2) Penanggungjawab Produk melaporkan pelaksanaan kegiatan setiap awal bulan

kepada Direktur Jenderal Imigrasi u.p Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan
 Fasilitas Keimigrasian melalui Kepala Divisi Keimigrasian pada Kantor Wilayah
Kementerian Hukum dan HAM RI.

4) Tata cara pelaporan dilaksanakan sesuai Peraturan Direktur Jenderal Imigrasi

nomor: IMI-1868.PR.08.01 tahun 2010 tentang Standar Operasional Prosedur
Manajemen Blanko Dokumen Keimigrasian.

C. Perbedaan Langkah-langkah pada beberapa SOP PP

Langkah-langkah pada setiap tahapan untuk setiap SOP PP biasanya bias berbeda sesuai
dengan tindakan yang harus dilakukan pada proses penerbitan paspor mjualai adari penerimaan
permohonan hingga.
Secara rinci langkah-langkah dimaksud diuraikan dalam 6 (enam) macam SOP PP terlampir.
D. Latihan
1. Sebutkan macam-macam SOP PP dan dasar hukumnya.
2. Sebutkan perbedaan langkah-langkah pada setiap macam SOP PP.