Proses Bisnis dan

Penyusunan
Perangkat Lunak
Tujuan Pem- Indikator Ke-
belajaran berhasilan
Mampu Mengidentifikasi
Peserta mampu memahami 1
Proses Bisnis
proses bisnis dan
menyusun perangkat lunak 2
Mampu Memetakan Proses
dengan baik Bisnis

Mampu menjelaskan metode

3
pemanfaatan proses bisnis
Analisis (dan Evaluasi)
Proses Bisnis
 Definisi Proses Bisnis

Kumpulan aktivitas yang saling terkait meliputi beberapa unit kerja dan fungsi untuk
menghasilkan suatu keluaran dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran strategis dari
entitas.

Alur pikir yang efektif dari kegiatan/aktivitas sesuai dengan tujuan dari
entitas

Serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai bagi para

pengguna output sehingga membantu organisasi dalam
mencapai tujuan atau visi dan misi dari organisasi

Sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling

terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna

4
 Definisi dan Konsep
Analisis adalah usaha
dalam mengamati sesuatu
secara mendetail dengan
cara menguraikan
komponen-komponen
pembentuknya atau
menyusun komponen
tersebut untuk dikaji lebih
lanjut.
Analisis juga dapat
diartikan sebagai kegiatan
menguraikan suatu
informasi atau materi
menjadi komponen-
komponen yang lebih kecil
sehingga lebih mudah
dimengerti dan mudah
dijelaskan.
Evaluasi: Merupakan Analisis Proses Bisnis (APB)
kegiatan untuk menilai adalah kegiatan menguraikan
sesuatu secara terencana, komponen-komponen proses
sistematik, dan terarah bisnis, pemahaman keadaan
berdasarkan tujuan yang yang sebenarnya dari suatu
jelas proses bisnis termasuk di
dalamnya bagaimana efisiensi
dan efektivitas proses serta
permasalahan/ kelemahan dari
proses bisnis.
Fokus analisis proses bisnis adalah memahami
kondisi proses saat ini (as is) dalam rangka
melakukan perbaikan (to be) atau memberikan
rekomendasi untuk perbaikan proses
5
APB dalam Penyusunan Perangkat Lunak

Untuk memahami proses bisnis

Mengidentifikasi secara rinci pihak-pihak yang terkait serta perannya yang harus
dituangkan ke dalam Perangkat Lunak
Mengidentifikasi atribut proses yang perlu didesain dan diatur dalam Perangkat
Lunak
Memastikan desain prosedur dalam Perangkat Lunak sudah memitigasi risiko dan
meletakkan pengendalian yang diperlukan.

6
Faktor yang Dipertimbangkan dalam
Analisis Proses Bisnis
Strategi bisnis
Tujuan Proses
Tantangan utama dalam pencapaian tujuan
Kontribusi proses dalam keseluruhan rantai pasokan (supply chain)
Peran organisasi dan bisnis untuk mendukung proses
Informasi yang Dihasilkan pada saat APB

Pemahaman tentang Lingkungan bisnis dan Pandangan proses dalam

strategi, tujuan dan konteks proses (mengapa proses lintas fungsi yang
sasaran organisasi proses itu perlu ada) lebih besar

Masukan dan keluaran

Peran dan penyerahan Evaluasi skalabilitas dan
dari proses, termasuk
masing-masing unit bisnis pemanfaatan sumber
pemasok dan konsumen
dalam proses tersebut. daya.
internal dan eksternal

Ringkasan peluang yang

Pemahaman tentang Metrik kinerja yang dapat
diidentifikasi untuk
aturan bisnis yang digunakan untuk
meningkatkan kualitas,
mengendalikan proses. memantau proses
efisiensi, atau kapasitas.
Manfaat Evaluasi

• Mengevaluasi probis saat ini, agar dapat mendesain PL yang ideal

• Mengevaluasi PL saat ini, agar dapat diperbaiki
• Mengevaluasi akar penyebab suatu masalah, agar dapat diidentifikasi mana
yang merupakan permasalahan proses/metode, manusia, budaya dsbnya
• Menganalisis risiko dan pengendalian as maupun yang seharusnya, agar
dapat dituangkan dalam PL
• Mengidentifikasi aktivitas non value added agar dapat dihilangkan atau
diredesign

9
Kriteria Proses Bisnis yang Kritikal/Berdampak Tinggi

Proses yang berhubungan langsung

dengan pelanggan

Memiliki dampak yang tinggi pada

pendapatan

Berhubungan dengan proses lain

yang bernilai tinggi untuk bisnis

Bersifat critical untuk berkoordinasi

dengan proses lintas fungsi
Metode Pendekatan APB
Metode/Pendekatan APB
1. Pendekatan Analisis Unsur Proses Bisnis
2. Diagram Turtle
3. Metrik Kinerja
4. Aturan/Rule Bisnis
Pendekatan Evaluasi:
5. Interaksi Customer 1. Identifikasi Kesenjangan
6. RACI Matrix 2. Identifikasi Penyebab / Root Cause
7. Gap Analysis 3. Analisis Risiko Proses Bisnis
8. Analisis Risiko Proses Bisnis dan Aktivitas Pengendalian 4. Value Added Analysis
9. Identifikasi Akar Penyebab
10. Value Added Analysis

Memperdalam pemahaman Menemukan Permasalahan

proses bisnis
12
 Pendekatan Analisis Unsur Proses Bisnis

Desain Alur Kerja

1. Tidak memasukkan aktivitas yang tidak
memberikan nilai tambah
2. Memisahkan aktivitas yang memerlukan
pengawasan dan tidak memerlukan pengawasan
3. Tidak memasukkan aktivitas yang berulang-ulang
dan berlebihan
4. Tidak memasukkan aktivitas yang sama tapi
dilakukan secara terpisah sehingga
memperlambat proses
5. Tidak memasukkan aktivitas sama yang dilakukan
oleh personil atau unit kerja lain (redundant)
6. Tidak memasukkan aktivitas yang dapat
dihindarkan, akibat kesalahan instruksi/ desain
sistem
7. tidak menyusun urutan aktivitas yang
menimbulkan kesalahan atau keterlambatan
8. tidak tergantung pada suatu hal yang dapat
dihindari (dengan mendesain alternatif prosedur)
9. Tidak menyusun aktivitas dengan penumpukan pekerjaan pada orang yang sama
10. Berisikan penjelasan atas prosedur-prosedur atau kegiatan-kegiatan yang ada didalam pos secara
utuh dan terinci
11. Prosedur yang diuraikan berrutan, logis dan jelas untuk setiap tahapnya
12. Berisikan uraian input, proses dan output atas suatu kegiatan
13. Berisikan uraian siapa melakukan apa, siapa yang bertanggungjawab, kepada siapa
bertanggungjawab dan siapa mengevaluasi siapa
14. Apabila disertai instruksi kerja dan formulir, antara prosedur, instruksi kerja dan formulir yang
digunakan berkaitan satu sama lain
15. Kejelasan dokumen, formulir, blank yang digunakan dalam prosedur pelaksanaan suatu kegiatan
misalnya nota dinas, surat keluar, surat masuk dan dokumen lainnya
16. Kejelasan penggunaan alat, checklist, model/contoh, kriteria keputusan, akses dan
informasi, dan lokasi.
 Turtle Diagram

Analisis proses dengan Turtle dapat

mencakup banyak elemen, termasuk:
 Kegiatan
 Sumber Daya / Keterkaitan
 Metode / Alat
 Pengukuran
 Persyaratan peraturan yang berlaku
untuk proses tersebut
 Risiko yang terkait dengan proses
 Efektivitas dan efisiensi
 Dan mungkin yang paling penting:
persyaratan pelanggan, baik
eksternal maupun intern

14
 Metrik/Pengukuran Kinerja

• Apakah proses tersebut memenuhi sasaran kinerjanya?

• Apa tingkat layanan yang diterima untuk proses tersebut?

• Bagaimana kita tahu jika proses telah membaik? Misalnya, jika waktu adalah indikator pengukuran
proses, dapatkah biaya diabaikan? Atau jika biaya merupakan indikator pengukuran proses,
dapatkah waktu diabaikan?

• Bagaimana pemantauan proses bisnis dikelola? Apa metrik kunci dan bagaimana penyimpangan
ditangani?

• Apakah metrik kinerja atau dashboard ditinjau secara terus-menerus,

diukur dan dipantau secara akurat?
Aturan/Rule Bisnis
• Apakah aturan yang ada mencakup semua skenario dan keputusan secara
komprehensif selama pelaksanaan proses?
• Apakah ada kesenjangan logis, ambiguitas, atau kontradiksi dalam aturan yang
mengatur area proses?
• Apakah proses yang saling terkait diatur oleh rule yang konsisten atau kontradiktif?
• Apakah aturan bisnis sejalan dengan tujuan organisasi?
• Apakah aturan bisnis saat ini menyebabkan hambatan dengan mengharuskan yang
tidak perlu persetujuan, langkah, atau kendala lain yang harus dihilangkan?
• Kapan dan mengapa aturan bisnis dibuat, dan bagaimana aturan itu ditetapkan?
• Apa akibatnya jika suatu aturan tertentu dihilangkan?
 Interaksi Customer
• Siapa customer-nya? Mengapa customer memilih untuk berpartisipasi dalam
proses ini daripada pergi ke tempat lain?
• Apa saran yang dimiliki customer untuk meningkatkan proses?
• Berapa kali customer berinteraksi dengan proses? Ada redundansi dalam
interaksi?
• Seberapa koheren proses dan pemanfaatan informasi customer, dari
perspektif customer?
• Apa metrik kepuasan customer? Apakah kepuasan customer berada dalam
norma yang diinginkan?
• Apa harapan atau tujuan customer dengan proses tersebut?
• Jika proses mendukung kegiatan internal, apa dampaknya atau efek tidak
langsungnya ke customer?
 RACI MATRIX
RACI model adalah singkatan dari Responsible, Accountable,
Consulted and Informed.
RACI Model adalah matriks untuk seluruh aktivitas atau otorisasi keputusan yang harus diambil
dalam suatu organisasi yang dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat (Smith,
2015).
Responsible (R): orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan secara
langsung.
Accountable (A): orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk
memutuskan suatu perkara.
Consulted (C): orang yang diperlukan sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut atau
sebagai pihak yang menjadi support dalam pengerjaan proses pekerjaan.
Informed (I): orang yang perlu tahu hasil dari suatu pekerjaan yang sudah dilakukan tau orang
yang mengkonsumsi hail pekerjaan tersebut. Bisa sebagai penerima informasi/hasil pekerjaan
sebagai dasar pekerjaan/proses lainnya.
 Contoh RACI Matrix

Person
Activity Project Sistem Documentator Designer Journal Human
Manager Analis Web Resource
Team Building A C I C C R
Inisiasi A C I R C I
Mendetailkan A R I I I C
Kebutuhan
Eksekusi A C I C R I
Evaluasi A R I C C I
Publikasi dan A C R C C I
Dokumentasi

19
 GAP ANALYSIS

1. Mengidentifikasi kesenjangan antara keadaan Sebelum membuat diagram keadaan masa

saat ini dan yang seharusnya (peraturan, SOP, depan, perlu melihat dengan cermat keadaan
indikator kinerja dan parameter/kriteria lain); saat ini. Analisis proses saat ini untuk mencari
2. Mengidentifikasi kesenjangan dan bidang apa hal-hal yang menyebabkan proses tidak
efektif dan tidak memberikan nilai tambah,
yang bernilai dan tidak bernilai tambah;
diantaranya yaitu:
3. Memahami kelemahan-kelemahan dan
tantangan-tantangan proses dari beragam a Bottleneck/kemacetan
sudut pandang;
4. Memahami peluang untuk meningkatkan
proses dari berbagai sudut pandang; b Kesenjangan
5. Selaraskan celah dan area untuk ditingkatkan
dengan arah strategis organisasi.
c Kelemahan
Analisis Risiko Proses Bisnis dan Aktivitas
Pengendalian
• Untuk mengidentifikasi risiko proses bisnis (manual maupun
computerized/sistem informasi) baik general maupun fraud risk yang akan
menghambat pencapaian tujuan pengendalian internal, yaitu:
 Efektivitas dan efisiensi operasi
 Keandalan laporan keuangan
 Kepatuhan terhadap peraturan perundangan
 Pengamanan aset
• untuk mengidentifikasi aktivitas pengendalian yang harusnya ada untuk
memitigasi risiko
Risiko Umum/General
Siklus Penjulan Tunai
• Penjualan dilakukan kepada orang yang
tidak sah
• Barang diserahkan kepada pembeli
sebelum pembeli membayar
• Kas yang diterima oleh fungsi
penerimaan kas digunakan untuk
kepentingan pribadi
• Barang yang diserahkan tidak sesuai
dengan yang dipesan
• Penyerahan barang yang tidak
diotorisasi oleh yang berwenang
• Harga barang dicantumkan salah dalam
faktur penjualan tunai
• Catatan akuntansi diisi dengan transaksi
penjualan fiktif
Siklus Pembelian
• Barang dapat diminta untuk tujuan atau
kuantitas yang tidak semestinya
• Pembelian dapat terjadi dengan tujuan
yang tidak semestinya
• Barang yang diterima tidak dipesan
sebelumnya
• Perusahaan menerima barang yang rusak
atau salah/tidak sesuai
• Fungsi gudang dapat memungkiri telah
menyimpan barang yang dibeli
• Bukti kas keluar dapat dapat dibuat untuk
barang yang tidak dipesan/tidak
diterima/dapat salah pembukuannya
 Risiko Kecurangan/Fraud
• Laporan yang
menyesatkan (fraudulent
statement);
• Penyalahgunaan aset
oleh pegawai, vendor
atau pihak lain;
• Korupsi (suap, gratifikasi,
konflik kepentingan,
penggelapan).
 Langkah Analisis Risiko
1. Identifikasi dan petakan proses secara rinci
Pengendalian Kunci
Anal
No. Risiko Audit
P
Pengendalian sesuai Pengendalian yang

dan detail (1) (2)

ketentuan

(3)
dilakukan dientitas

(4)

2. Identifikasi risiko general/fraud yang

A Perencanaan
Belanja Hibah dan Bansos
1 Usulan Hibah dan Bansos tidak Pemerintah, pemerintah Usulan Hibah dan Bansos Pengen

mungkin timbul saat pelaksanaan suatu dilakukan secara tertulis oleh

pemohon Hibah dan Bansos
kepada Kepala Daerah
daerah lainnya, perusahaan
daerah, masyarakat dan
organisasi kemasyarakatan
tidak dilakukan tertulis oleh mampu
pemohon
Bansos
Hibah
kepada
dan adanya
Kepala

aktivitas . Risiko di sini adalah suatu

dapat menyampaikan Daerah
usulan hibah secara tertulis
kepada kepala daerah

kemungkinan buruk yang mungkin terjadi 2 Kepala Daerah tidak membuat Kepala daerah menunjuk
keputusan
penunjukkan
tertulis
SKPD
tentang SKPD terkait untuk
yang melakukan evaluasi usulan
Kepala Daerah tidak Pengen
membuat keputusan tertulis memiti
tentang penunjukkan SKPD audit

yang akan menghambat atau mencegah

menjadi leading sector yang yang menjadi leading sector
akan melakukan evaluasi atas yang akan melakukan
permohonan tertulis Hibah dan evaluasi atas permohonan
Bansos tertulis Hibah dan Banso

pencapaian tujuan 3 Usulan hibah dan Bansos tidak SKPD

dilakukan evaluasi oleh SKPD sebagai
leading sector
yang
leading
ditunjuk
sektor
melakukan evaluasi berupa
SKPD yang ditunjuk
sebagai leading sektor tidak
maksimal melakukan
Pengen
mampu
adanya

3. Identifikasi aktivitas pengendalian yang rekomendasi

Kepala
TAPD.
Daerah
kepada
melalui
evaluasi
rekomendasi
Kepala Daerah
berupa
kepada
melalui

telah ada maupun yang missing dari suatu

TAPD.
4 TAPD tidak memberikan TAPD memberikan TAPD tidak memberikan Pengen
pertimbangan atas rekomendasi pertimbangan atas pertimbangan atas mampu
yang diusulkan oleh SKPD rekomendasi dari usulan rekomendasi dari usulan adanya

proses 5 Terdapat kondisi

SKPD

dimana usulan penerima hibah hasil

SKPD

usulan penerima hibah hasil Pengen

4. Buat temuan/catatan jika ada gap dan but

pemohon mengajukan bantuan Rekomendasi kepala SKPD Rekomendasi kepala SKPD mampu
hibah dan bansos tidak melalui dan pertimbangan TAPD dan pertimbangan TAPD adanya
Kepala Daerah tetapi langsung menjadi dasar menjadi dasar
kepada TAPD sehingga data pencantuman alokasi pencantuman alokasi

rekomendasi perbaikan proses jika ada gap

usulan hasil evaluasi SKPD anggaran hibah dalam anggaran hibah dalam
berbeda dengan data yang rancangan KUA dan PPAS rancangan KUA dan PPAS
dibahas dalam rancangan KUA
dan PPAS

6 Penerima hibah uang tidak Hibah uang harus Penerima hibah uang tidak Pengen
tercantum dalam RKA PPKD tercantum dalam RKA tercantum dalam RKA mampu
PPKD dan menjadi dasar PPKD adanya
pencantuman dalam APBD
Identifikasi Akar Penyebab/Root Cause atas Permasalahan

• Root Cause Analysis (RCA) adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk

z
mengidentifikasi berbagai faktor diantaranya alam, situasi dan kondisi,
magnitude, lokasi, manusia, waktu terjadinya masalah dari kejadian-kejadian
di masa lalu untuk mengidentifikasi penyebab masalah yang bisa diperbaiki
untuk mencegah masalah yang sama terjadi kembali.

• Aspek yang diidentifikasi:

Orang
Metode
Material
Mesin
Pengukuran
Lingkungan
 Contoh RCA Penggunaan Fishbone Diagram
 Identifikasi Masalah

4M  Method, Machines,
Materials, Manpower

4P  Place, Procedur,
People, Polices

4S  Surroundings,
Suppliers, Systems, Skill
 Contoh RCA Penggunaan Fishbone Diagram

 Identifikasi Risiko
 Contoh RCA  Identifikasi Masalah

Metode CATWOE Faktor Kausal

• Analisa 5-Whys
• Customer • Drill Down
• Actor • Apresiasi
• Diagram Sebab-Akibat/ Cause
• Transformation Process and Effect Diagram
• World View
• Owner
• Environmental Constraint

28
 Value Added Analysis

Waste adalah segala sesuatu yang tidak memiliki nilai tambah. Waste tidak hanya
berupa material yang terbuang, tetapi juga sumber daya lain secara luas, termasuk
waktu, energi, area kerja.
Value Added Analisis bertujuan untuk menghilangkan pemborosan dari proses
kerja. Pemborosan adalah setiap tindakan atau langkah dalam suatu proses yang
tidak memberikan nilai tambah kepada pelanggan. Dengan kata lain, pemborosan
adalah setiap proses yang tidak ingin dibayar oleh pelanggan.
Defects - Produk atau layanan yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan akan
Jenis menimbulkan pengerjaan ulang atau rework

Waste Overproduction -menghasilkan produk melebihi permintaan, ataupun lebih awal dari jadwal.

Waiting - Waste ini termasuk antara lain aktivitas menunggui mesi otomatis, menunggu
barang datang, menunggu approval
Non-Utilized talent, Menempatkan orang yang tidak terlibat langsung dalam proses menjadi
aktivitas yang tidak bernilai tambah
Motion - Waktu dan energi yang digunakan karena gerakan yang tidak memberikan nilai
tambah
Extra processing - Segala penambahan proses yang tidak diperlukan bagi produk yang hanya
akan menambah biaya produksi
Latihan dan Aktivitas Kelas
Latihan dan aktivitas kelas

• AKTIVITAS KELAS
DISKUSI KELOMPOK

Dalam kelompok, lakukan kegiatan berikut:

1. Berdasarkan dokumentasi/mapping proses bisnis sebelumnya, lakukan
evaluasi proses bisnis menggunakan minimal 2 pendekatan.
2. Presentasikan dengan singkat.