TATAP MUKA 4

ANALISIS PROSES
 Outline

1. Apa, kenapa, dan kapan suatu analisis dilakukan dalam proses

analisis
2. Dokumentasi dari proses analisa bisnis
3. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam proses analisa bisnis

2 2
 KONSEP INTI DARI ANALISIS PROSES
 Analisis proses berfungsi untuk menciptakan pemahaman umum tentang
keadaan proses saat ini dan apakah memenuhi tujuan organisasi dalam
lingkungan bisnis saat ini.
 Analisis proses dapat terjadi kapan saja dari organisasi yang
menganggapnya perlu, tetapi organisasi harus memiliki tujuan untuk terus
memantau proses daripada menunggu peristiwa tunggal untuk memicu
analisis proses.
 Berbagai individu yang membantu analisis proses termasuk kepemimpinan
eksekutif dan tim lintas fungsi yang terdiri dari pemangku kepentingan, ahli
materi pelajaran, dan profesional analisis proses.

3 3
 PENDAHULUAN
 Analisis proses mencakup lebih dari sekadar diagram alur. Analisis proses
berlangsung di berbagai tingkatan, dari tampilan satu halaman organisasi —
analisis tingkat konseptual — hingga langkah-langkah yang sangat rinci sampai
tingkat pelaksanaan.

 Pada tingkat konseptual adalah teknik visual yang kuat untuk mengidentifikasi
keputusan sistemik yang holistik dalam organisasi. Hal ini dapat digunakan untuk
melibatkan eksekutif dalam berpikir secara berbeda tentang proses, untuk
melihatnya sebagai cara untuk membuat keputusan tentang prioritas dan
meningkatkan percakapan ke tingkat strategis. Pada tingkat taktis, berguna untuk
menekan biaya, menstandarkan pelaksanaan pekerjaan, dan berkontribusi pada
pekerjaan rutin yang lebih efisien.

4 4
 Cont…
 Langkah pertama dalam mendefinisikan proses baru atau memperbarui yang
sudah ada adalah menciptakan pemahaman yang sama tentang keadaan proses
saat ini dan bagaimana proses mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan.
Pemahaman umum ini diperoleh melalui analisis proses.

 Dalam mengeksplorasi topik analisis proses, dimulai dengan mengapa suatu

proses harus dianalisis dan siapa yang harus dilibatkan dalam analisis. Kemudian
akan membahas secara spesifik bagaimana menganalisis suatu proses, diikuti
dengan diskusi tentang teknik, alat, metodologi, dan kerangka kerja yang dapat
digunakan. Terakhir, untuk memastikan pemahaman lengkap tentang apa yang
diperlukan untuk analisis proses yang sukses, dapat melihat praktik yang
disarankan.

5 5
 APA ITU ANALISIS PROSES?
 Analisis proses memberikan pemahaman tentang aktivitas proses
dan mengukur hasil aktivitas tersebut dalam memenuhi tujuan
organisasi.

 Proses adalah serangkaian tugas atau aktivitas yang saling terkait

yang mencapai tujuan tertentu. Dalam konteks manajemen
proses bisnis, "proses bisnis" didefinisikan sebagai pekerjaan
ujung ke ujung yang menghasilkan produk atau hasil. Pekerjaan
ujung ke ujung ini dapat melintasi area fungsional dan berlanjut
melalui banyak organisasi.

6 6
 Cont…
 Analisis proses dilakukan dengan berbagai cara, termasuk pemetaan,
wawancara, simulasi, dan teknik lainnya. Ini sering kali mencakup studi
tentang lingkungan bisnis, konteks proses organisasi, faktor-faktor yang
berkontribusi terhadap lingkungan operasi, karakteristik industri, peraturan
pemerintah dan industri, tekanan pasar, dan persaingan.

 Faktor utama yang perlu dipertimbangkan adalah:

1. Strategi bisnis
2. Tujuan proses
3. Tantangan utama dalam mencapai tujuan
4. Kontribusi proses dalam keseluruhan rantai pasokan
5. Peran organisasi dan bisnis yang mendukung proses tersebut.
7 7
 KENAPA ANALISIS PROSES DILAKUKAN?
 Analisis proses adalah alat penting untuk mengevaluasi seberapa
efisien bisnis bekerja untuk memenuhi tujuannya: menghasilkan
informasi yang diperlukan bagi organisasi untuk membuat
keputusan yang tepat dalam menilai aktivitas bisnis.

 Manfaat utama dari menganalisis "keadaan saat ini" dari proses

adalah dibagikan pemahaman tentang bagaimana pekerjaan
dilakukan hari ini. Dengan membuat penilaian dasar berdasarkan
fakta yang didokumentasikan dan divalidasi, analisis kondisi saat
ini dapat membantu mereka yang terlibat dalam mendesain
ulang proses untuk lebih memenuhi tujuan bisnis.
8 8
 Cont…
Informasi yang dihasilkan dari analisis ini meliputi
1. Pemahaman tentang strategi, tujuan, dan sasaran organisasi
2. Lingkungan bisnis dan konteks proses (mengapa proses itu ada)
3. Pandangan dari proses dalam proses lintas fungsi yang lebih
besar
4. Input dan output dari proses, termasuk pemasok dan konsumen
internal dan eksternal
5. Peran dan handoffs dari setiap unit bisnis dalam proses tersebut
6. Evaluasi skalabilitas dan pemanfaatan sumber daya
7. Pemahaman tentang aturan bisnis yang mengontrol proses
8. Metrik kinerja yang dapat digunakan untuk memantau proses
9.  Ringkasan peluang yang diidentifikasi untuk meningkatkan
9 9
kualitas, efisiensi, atau kapasitas.
 KAPAN MELAKUKAN ANALISIS
Analisis proses dapat dilakukan sebagai respons terhadap sinyal dari
pemantauan proses secara terus menerus, atau dapat dipicu oleh
peristiwa tertentu. Bagian ini membahas dampak masing-masing.
1. Pemantauan yang berkelanjutan
2. Analisis yang dipicu oleh peristiwa
3. Perencanaan strategis
4. Masalah perfoma
5. Teknologi baru
6. Merger / Akuisisi / Divestasi
7. Persyaratan peraturan

10 10
 PERAN ANALISIS PROSES
 Analisis proses yang berhasil akan melibatkan berbagai individu di
dalam organisasi.
 Beberapa peran kunci yang diperlukan untuk melakukan analisis
proses adalah langkah pertama dalam analisis proses adalah
menetapkan dan menetapkan peran tersebut. Individu atau kelompok
yang pada akhirnya bertanggung jawab atas kinerja proses, apakah itu
pemilik proses atau tim kepemimpinan eksekutif, harus dengan hati-
hati memilih orang-orang yang akan memimpin dan mengelola tim
dalam berbagai peran. Ini akan menjadi tanggung jawab para
pemimpin untuk memastikan penyelesaian proyek dengan sukses,
termasuk representasi yang komprehensif dan akurat dari keadaan
proses.
11 11
 ATRIBUT TIM YANG OPTIMAL
Seorang individu dapat melakukan analisis proses, tetapi praktik
terbaiknya adalah analisis proses dilakukan oleh tim lintas fungsi. Tim
lintas fungsi ini akan memberikan berbagai pengalaman dan pandangan
tentang keadaan proses saat ini, yang menghasilkan pemahaman yang
lebih baik tentang proses dan organisasi. Tim ini harus mencakup
seorang, pemangku kepentingan, pemimpin bisnis fungsional dan pemilik
proses serta semua berkomitmen untuk hasil proses terbaik dan memiliki
kewenangan untuk membuat keputusan tentang perubahan yang
diperlukan. Tim semacam itu memiliki keuntungan tambahan dalam
membangun kepemilikan yang luas dan meningkatkan penerimaan
perubahan yang akan datang.

12 12
 PERAN & TANGGUNG JAWAB DARI ANALISIS
1. Analis
a. Menentukan kedalaman dan ruang lingkup analisis, bagaimana analisis
tersebut dianalisis, kemudian dilanjutkan untuk melakukan analisis;
b. Mengelola atau memfasilitasi proyek untuk membantu kemajuan proyek;
c. Memberikan dokumentasi dan laporan akhir kepada pemangku kepentingan
dan pimpinan eksekutif.
2. Penyedia
d. Memimpin tim analisis proses;
e. Memfasilitasi dengan pandangan yang tidak bias untuk membiarkan
kelompok menemukan jalan melalui teknik analisis yang dipilih;
f. Mengelola dinamika grup.

13 13
 Cont…

3. Seorang Ahli
a. Memberikan wawasan tentang proses bisnis;
b. Memberikan wawasan tentang bisnis dan infrastruktur teknis yang
mendukung proses tersebut.

14 14
 MENGANALISIS PROSES
Mengevaluasi aktivitas dan alur kerja hanya dalam satu proses mungkin tidak memberikan
dasar yang memadai untuk meningkatkan proses. Seseorang perlu mempertimbangkan
bagaimana perubahan ke proses tunggal berdampak pada proses terkait lainnya dalam
proses ujung ke ujung.

1. Pilih Prosesnya
Meskipun proses yang akan dianalisis sering kali telah ditentukan dalam konteks
keterlibatan BPM perusahaan, organisasi dapat mengidentifikasi kriteria berikut untuk
proses yang berdampak tinggi:
a. Proses yang dihadapi pelanggan
b. Berdampak tinggi pada pendapatan
c. Selaras dengan proses lain yang bernilai tinggi untuk bisnis
d. Penting untuk berkoordinasi dengan dampak lintas fungsi
15 15
 Cont… 1
2. Ruang Lingkup Analisis
Menetapkan ruang lingkup proses yang termasuk dalam analisis adalah salah satu tindakan
pertama tim proses. Pelingkupan sangat penting untuk memutuskan sejauh mana proyek
akan mencapai, seberapa banyak fungsi bisnis yang lebih luas akan dilibatkan, dan dampak
dari setiap perubahan pada proses dan pengguna hulu dan hilir.

3. Pilih Kerangka Analisis

Analis bersama dengan tim proses, harus meninjau dan memilih pendekatan analitis,
metodologi, dan kerangka kerja. Metode perbaikan proses formal seperti Six Sigma, Lean,
atau metode kualitas lainnya menyediakan alat dan templat untuk membantu proses
peninjauan.

16 16
 Cont… 2
4. Melakukan Analisis
Ada beberapa metodologi yang dikenal dan dipublikasikan untuk analisis proses. Aktivitas-
aktivitas ini berlaku baik proses yang sudah mapan atau proses baru dan harus
dipertimbangkan dalam konteks tinjauan proses.

5. Konteks Bisnis
Dapatkan pemahaman umum tentang alasan terjadinya proses dalam lingkungan bisnis
dengan menjawab pertanyaan seperti ini:
a. Apa proses yang ingin dicapai?
b. Mengapa itu dibuat?
c. Apa yang memicu analisis?

17 17
 Cont… 3
d. Apa sistem yang diperlukan untuk mendukung atau memungkinkan
proses, dan seberapa berkelanjutan sistem tersebut?
e. Di manakah proses tersebut sesuai dengan rantai nilai organisasi?
f. Apakah proses tersebut sejalan dengan tujuan strategis organisasi?
g. Apakah itu memberikan nilai bagi organisasi, dan seberapa kritis itu?
h. Seberapa baik fungsinya dalam lingkungan bisnis saat ini dan seberapa
baik ia dapat beradaptasi jika lingkungan berubah?
i. Apa risiko proses (eksternal, lingkungan, atau internal) dan dapatkah
proses beradaptasi untuk bertahan dari risiko tersebut?

18 18
 Cont… 4
6. Budaya Organisasi
Setiap organisasi memiliki budaya yang mempengaruhi proses internal dan eksternal
organisasi tersebut. Budaya itu mencakup bagaimana pekerjaan dilakukan dan apa yang
memotivasi anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan itu. Faktor budaya dapat
menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan saat proses baru diterapkan.
7. Metrik Kinerja
Masalah kinerja dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara bagaimana suatu proses
saat ini dilakukan dalam kaitannya dengan bagaimana seharusnya dilakukan untuk
memenuhi tujuan organisasi. Analisis metodis dapat menjelaskan sifat dari celah tersebut,
mengapa ada, dan bagaimana situasinya dapat diperbaiki. Elemen kunci dari analisis
adalah untuk mengidentifikasi metrik yang dapat ditindaklanjuti dan dapat diaudit yang
secara akurat menunjukkan kinerja proses. Metrik ini akan memberikan indikator di mana
dan bagaimana proses harus disesuaikan.
19 19
 Cont… 5
8. Interaksi Pelanggan
Memahami interaksi pelanggan dengan proses sangat penting untuk mengetahui
apakah proses tersebut merupakan faktor positif dalam keberhasilan rantai nilai
organisasi. Umumnya, semakin sedikit interaksi yang dibutuhkan antara pelanggan dan
layanan tertentu, semakin puas pelanggan tersebut.

9. Handoffs
Setiap titik dalam proses di mana pekerjaan atau informasi berpindah dari satu sistem,
orang, atau kelompok ke yang lain adalah "handoff" untuk proses itu. Handoff sangat
rentan terhadap proses pemutusan dan harus dianalisis dengan cermat.

20 20
 Cont… 6
10. Peraturan bisnis
Aturan bisnis memaksakan batasan dan mendorong keputusan yang berdampak pada
sifat dan kinerja proses. Seringkali, aturan bisnis dibuat tanpa pemahaman yang
memadai tentang skenario yang mungkin dihadapi organisasi, atau telah terputus
karena perubahan kondisi atau perubahan yang tidak terkelola.

11. Kapasitas
Analisis kapasitas menyelidiki batas atas dan bawah dan menentukan apakah faktor
produksi dapat diskalakan dengan tepat untuk memenuhi permintaan.

12. Kemacetan
Hambatan adalah kendala kapasitas yang menciptakan jaminan simpanan.

21 21
 Cont… 7

13. Variasi
Meskipun terutama terjadi dalam industri manufaktur, variasi dalam industri produksi
massal mana pun tidaklah baik. Variasi pasti memperlambat proses dan membutuhkan
lebih banyak sumber daya untuk menskalakan dengan benar. Jika sifat bisnis
memerlukan variasi sebagai strategi bisnis intinya, maka cari tempat di mana beberapa
variasi dapat dikurangi, yang dapat menghemat waktu siklus keseluruhan proses.

22 22
 Cont… 8
14. Biaya
Memahami biaya pelaksanaan proses membantu tim memprioritaskan proses mana
yang perlu mendapat perhatian awal.
15. Keterlibatan Manusia
Proses melibatkan aktivitas otomatis atau aktivitas yang dilakukan oleh orang
sungguhan. Aktivitas otomatis biasanya berjalan secara konsisten, dan jika tidak, Anda
dapat menemukan dan memperbaiki situasi yang menyebabkan masalah.
16. Kontrol Proses
Kontrol proses diterapkan untuk memastikan kepatuhan terhadap batasan atau
kewajiban hukum, peraturan, atau keuangan. Kontrol proses berbeda dari proses
kontrol di mana yang pertama mendefinisikan kontrol sedangkan yang terakhir
menentukan langkah-langkah untuk mencapai kontrol itu.
23 23
 PERTIMBANGAN
Bagian berikut menguraikan beberapa faktor penentu keberhasilan, praktik yang
disarankan, dan kendala yang harus dihindari selama analisis proses.
1. Pemimpin Eksekutif
2. Kematangan Proses Organisasi (sadar, ditentukan, selaras, terintegrasi, & dioptimalkan)
3. Hindari Merancang Solusi selama Analisis
4. Kelumpuhan dari Analisis
5. Alokasi Waktu dan Sumber Daya yang Tepat
6. Fokus pelanggan
7. Memahami Budaya Organisasi
8. Analisis Berbasis Fakta
9. Potensi Resistensi

24 24
 KESIMPULAN
 Analisis proses menciptakan pemahaman umum tentang keadaan proses saat ini dan /
atau masa depan untuk menunjukkan keselarasannya dengan lingkungan bisnis. Analisis
tersebut dilakukan dengan mempekerjakan seorang analis profesional atau tim individu
untuk melakukan analisis. Dengan menggunakan beberapa teknik, kerangka kerja,
metodologi, dan praktik yang berbeda, tim analisis mendokumentasikan lingkungan
bisnis dan membuat model dan dokumentasi lainnya untuk menggambarkan alur kerja
dari berbagai aktivitas yang terlibat dengan proses dan hubungannya dengan lingkungan
tempat proses beroperasi. Tim kemudian menggunakan informasi ini untuk
mengidentifikasi peluang untuk perbaikan atau desain ulang proses.
 Analisis proses adalah komitmen yang memungkinkan organisasi untuk terus
meningkatkan proses mereka dengan memantau kinerja proses dan dengan demikian
meningkatkan kinerja organisasi.

25 25
END OF SLIDE
purna.stei@gmail.com

***