PROSES MANAJEMEN BISNIS

Proses bisnis bukan hanya sebagai alat untuk menjadi standar berjalannya sebuah organisasi,
namun juga menjadi faktor penentu kelancaran, performa, dan keberhasilan sebuah
perusahaan. Business process management (BPM) adalah pencapaian tujuan perusahaan
melalui perbaikan, pengelolaan dan pengendalian dari bisnis proses yang penting. Tujuan
dilakukannya BPM dalam proses operasi perusahaan adalah untuk meluruskan proses bisnis
berdasarkan sasaran hasil yang strategis dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Dalam sebuah proses manajemen bisnis, terdapat komponen yang terlibat yaitu :
 Aktor, termasuk aktor manusia, organisasi, atau sistem perangkat lunak yang
bertindak atas nama aktor atau organisasi manusia.
 Benda fisik, seperti peralatan, bahan, produk, dokumen kertas.
 Objek informasi, seperti dokumen elektronik dan catatan elektronik.

Fungsi proses manajemen bisnis diantaranya :

1. Membantu manajer dalam mengambil keputusan dalam menangani masalah yang ada
selama proses bisnis berlangsung
2. Membantu pelanggan untuk memprediksikan kapan proses bisnis dimulai dan diakhiri
ataupun berkelanjutan
3. Membantu para pekerja perusahaan agar mengerti proses apa yang menjadi tugasnya
dalam menjalankan proses bisnis

Tahapan Siklus Manajemen Proses Bisnis (BPM)

1. Identifikasi Proses (Process identification)

Pada tahap ini, permasalahan bisnis didiskusikan melalui brainstorming yang
dilakukan oleh tim. Proses produksi baik barang atau jasa yang relevan terhadap
permasalahan tersebut diidentifikasi, dibatasi dan dihubungkan satu sama lain. Hasil
dari tahapan identifikasi proses ini adalah arsitektur proses terkini yang menyediakan
pandangan atau gambaran menyeluruh terhadap proses di organisasi dan hubungan
sebab-akibatnya.
2. Penemuan Proses (Process discovery)
Pada tahap ini, tim melakukan dokumentasi terkait dengan tahapan proses bisnis,
biasanya dengan model format proses as-is atau identifikasi proses di awal dengan
tidak melihat SOP. Namun, tim langsung terjun ke lapangan melakukan interview
langsung dengan user.
3. Analisis Proses (Process analysis)
Pada tahap ini, permasalahan yang berhubungan dengan proses as-is (proses bisnis
saat ini) dianalisa dan jika memungkinkan dilakukan pengukuran kinerjanya.
Keluaran dari tahap ini adalah kumpulan permasalahan yang terstruktur. Kemudian
tim memprioritaskan permasalahan yang paling utama hingga permasalahn yang
 paling kecil sehingga dapat diperkirakan usaha yang dibutuhkan untuk
menyelesaikannya.

4. Desain ulang proses (Process redesign)

Tujuan dari tahap desain ulang proses ini adalah untuk mengidentifikasi perubahan
pada proses yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan. Tim membuat
desain ulang proses bisinis dengan beberapa pilihan yang kemudian dibandingkan
menggunakan pengukuran kinerja yang dipilih. Keluaran dari tahap ini biasanya
adalah proses to-be atau proses yang diharapkan, sebagai dasar untuk dilakukan
tahapan berikutnya.
5. Implementasi Proses (Process Implementation)
Pada tahap ini, tim melakukan perubahan dari proses bisnis yang sekarang (proses as-
is) diubah ke proses bisnis yang sudah didesain (proses to-be) sebelumnya.
6. Proses Pemantauan (Process monitoring)
Pada tahapan terakhir ini, tim melakukan monitoring atau pengawasan terkait proses
dengan tujuan untuk menentukan seberapa baik proses berjalan yang disesuaikan
dengan pengukuran kinerja serta tujuan kinerja.

Pemangku Kepentingan dalam Tahapan SikluBPM

Banyak pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses bisnis sepanjang siklus hidupnya,
yaitu :
1. Tim manajemen.
Tergantung pada bagaimana manajemen perusahaan diatur, orang mungkin
menemukan posisi ini.
2. Pemilik Proses.
Seorang pemilik proses bertanggung jawab atas operasi yang efisien dan efektif dari
proses yang diberikan. Dalam peran perencanaan dan pengorganisasian, pemilik
proses bertanggung jawab untuk menentukan ukuran dan tujuan kinerja serta memulai
dan memimpin proyek peningkatan yang terkait dengan proses mereka. Pemilik
proses juga bertanggung jawab untuk mengamankan sumber daya sehingga proses
berjalan lancar setiap hari. Dengan demikian, pemilik proses terlibat dalam
pemodelan proses, analisis, desain ulang, implementasi, dan pemantauan.
3. Peserta Proses.
Partisipan proses adalah aktor manusia yang melakukan aktivitas proses bisnis sehari-
hari. Peserta proses dikoordinasikan oleh pemilik proses, yang bertanggung jawab
untuk menangani aspek non-rutin dari proses. Partisipan proses juga terlibat sebagai
pakar domain selama proses penemuan dan analisis proses.
4. Analis Proses.
Analis proses melakukan identifikasi proses, penemuan (khususnya pemodelan),
analisis, dan aktivitas desain ulang. Analis proses biasanya memiliki satu dari dua
latar belakang. Analis proses yang peduli dengan persyaratan organisasi, kinerja, dan
manajemen perubahan memiliki latar belakang bisnis, sedangkan mereka yang peduli
dengan otomatisasi proses memiliki latar belakang TI.
5. Metodologi Proses.
 Ahli metodologi proses memberikan pengetahuan ahli dan saran untuk memproses
analis tentang pilihan metode, teknik, dan perangkat lunak yang sesuai untuk
digunakan dalam setiap fase siklus hidup BPM. Peran ini juga bertanggung jawab
untuk mengkoordinasikan pelatihan teknis tentang BPM untuk analis proses. Ahli
metodologi proses biasanya hanya tersedia dalam inisiatif BPM skala besar.
6. Insinyur Sistem.
Insinyur sistem terlibat dalam desain ulang dan implementasi proses. Mereka
berinteraksi dengan analis proses untuk menangkap persyaratan sistem. Mereka
menerjemahkan persyaratan ke dalam desain sistem dan bertanggung jawab atas
implementasi, pengujian, dan penyebaran sistem ini.
7. Grup BPM
Organisasi besar yang telah terlibat dalam BPM selama beberapa tahun memiliki
banyak pengetahuan berharga tentang bagaimana merencanakan dan melaksanakan
proyek BPM serta sejumlah besar dokumentasi proses. Grup BPM bertanggung jawab
untuk melestarikan pengetahuan dan dokumentasi ini dan memastikan bahwa mereka
digunakan untuk memenuhi tujuan strategis organisasi.

Tahapan siklus BPM mencakup berbagai metode dan alat untuk mengidentifikasi proses dan
untuk mengelola proses individu. Meskipun metode dan alat ini penting, keberhasilan BPM
dalam suatu organisasi bergantung pada banyak faktor lain di luar cakupannya. Seperti
disebutkan dalam pemangku kepentingan diatas, penting untuk memastikan bahwa inisiatif
BPM selaras dengan tujuan strategis organisasi (strategic alignment). Penting juga bahwa
peran dan tanggung jawab dalam inisiatif BPM dan proses pengambilan keputusan terkait
didefinisikan dengan jelas, dan bahwa sistem pengukuran, pedoman, dan konvensi tersedia
untuk memastikan bahwa inisiatif BPM dilakukan secara konsisten (tata kelola). Lebih lanjut
penting bahwa peserta proses terlibat dalam dan diberi tahu tentang inisiatif BPM yang
mempengaruhi proses mereka dan bahwa manajer dan analis yang terlibat dalam inisiatif
tersebut memiliki keterampilan yang diperlukan.