0734M Business Process Reengineering

LECTURE NOTES

The BPM Implementation Framework

Overview
0734M Business Process Reengineering

LEARNING OUTCOMES
1. LO 2: Analyse Business Process Reengineering for Development
2. LO 3: Analyse Business Process Reengineering for Implementation
3. LO 4: Analyse Case Studies Business Process Reengineering for Development and
Implementation
4. LO 5: Argue Case Studies of Business Process Reengineering for Development and
Implementation
5. LO 6: Execute the necessary diagram as the result of the updated Business Process

OUTLINE MATERI :
- Framework Overview
- Framework Phases
- Scenarios in Implementing BPM
0734M Business Process Reengineering

ISI MATERI
BPM Implementation Framework Overview

Faktor penting yang mendukung kesuksesan proyek BPM bisa diibaratkan seperti sebuah bangku
berkaki tiga. Kaki bangku tersebut adalah, proses, sumber daya manusia, dan teknologi.

1. Process. Harus ada hubungan antara inovasi proses bisnis dengan strategi organisasi dan
tujuan proses dan organisasi juga menganggap penting proses bisnis.

2. People. Sumber daya manusia adalah kunci untuk menerapkan proses baru yang
diajukan. Organisasi harus memiliki pengukuran kinerja yang tepat dan struktur
manajemen di keseluruhan proses bisnis kunci. Manajemen proses pun harus bersifat
proaktif, bukan reaktif.
0734M Business Process Reengineering

3. Technology. Hal ini merujuk kepada alat bantu yang digunakan proses bisnis dan sumber
daya manusia dan tidak harus bearti sebuah komponen perangkat lunak BPM atau
aplikasi BPM.

4. Komponen keempat yang menyatukan ketiga kaki tersebut adalah project management,
dan tanpa manajemen proyek yang baik sebuah implementasi dipastikan akan gagal.

Framework Phases
1. Organization Strategy

Fase ini akan memastikan strategi organisasi baik visi, misi, tujuan strategis dlldipahami
dengan benar oleh semua anggota team perubahan. Perlu dipahami strategi bukan hanya
sekedar rencana, tetapi merupakan proses untuk mempengaruhi internal dan external
organisasi agar bisa mencapai tujuan yang diinginkan.

2. Process Architecture

Di fase ini arsitektur proses perusahaan akan dirancang. Proses arsitekturdiartikan dengan
adanya peraturan, prinsip serta panduan dan model untuk mengimplementasikan BPM
didalam organisasi. Hasil dari fase ini organisasi akan memiliki dasar untuk merancang
dan merealisasikan inisiatif proses BPM.

3. Launch Pad

Hasil dari fase ini adalah:

a. pilihan untuk memulai proyek BPM dalam perusahaan.

b. Persetujuan dari tujuan dan visi ketika proses yang ingin di reengineering sudah
disetujui.

c. Penentuan proyek yang dipilih.

Di fase iniadalah fase dimana proses, arsitektur IT, arsitektur bisnis diselaraskan dengan
strategi organisasi. Sekaligus untuk memastikan apakah strategi organisasi dan arsitektur
proses tersebut memberikan nilai tambah ke strategi organisasi atau tidak.
0734M Business Process Reengineering

4. Understand

Fase ini untuk memahami dengan lengkap proses bisnis yang dipilih menjadi proyek
BPM. yang cukup penting difase ini adalah penggambaran Process-metrics atas proses-
proses utama dalam organisasi. Kegunaannya adalah sebagai bahan perbandingan untuk
menentukan prioritas pengembangan /perubahan yang akan dilakukan.

5. Innovate

Ini merupakan fase yang memerlukan kreatifitas. Di fase ini perubahan terhadap business
process yang kurang tepat akan dilakukan. Difase ini bukan hanya team BPM yang harus
dilibatkan, tetapi stakeholder terkait juga harus dilibatkan untuk bisa melakukan simulasi
atas perubahan yang dilakukan

6. Develop

Di fase ini terdiri dari pengembangan komponen untuk implementasi proses baru yang
didapatkan dari fase sebelumnya. Yang perlu diingat difase ini adalah pengembangan
yang dimaksud bukan berarti pengembangan komponen dari sisi IT saja, tetapi
pengembangan dalam proses bisnis terkait.

7. People

Ini adalah salah satu fase terpenting dalam proses BPM. difase ini akan dilakukan review
ulang atas aktifitas, serta tugas dan tanggung jawab, serta cara mengukur kinerja dari
SDM yang ada didalam organisasi agar selaras dan sesuai dengan tujuan organisasi, serta
tujuan perubahan yang akan dilakukan.

8. Implement

Di fase ini adalah fase dimana segala perubahan dan perencanaan yang kita lakukan
difase sebelumnya dijalankan. Difase ini dibutuhkan perencanaan implementasi yang
baik. Dimana kita tahu proyek dinyatakan berhasil ketika sudah benar benar digunakan
atau diimplementasi.
0734M Business Process Reengineering

9. Realize Value

Difase ini akan dilakukan pengukuran atas implementasi perencanaan yang kita kerjakan.
Difase ini kita akan mengukur nilai benefit dari perubahan yang kita lakukan agar sesuai
dengan perencanaan. Difase ini juga untuk memastikan investasi yang sudah dikeluarkan
oleh organisasi sebanding dengan benefit yang didapatkan.

10. Sustainable performance

Organisasi harus menyadari jika perubahan yang dilakukan juga memiliki batas waktu
kadaluarsa, dimana perubahan tersebut sudah tidak lagi memberikan nilai bagi organisasi.

Oleh karena itu, difase ini, adalah fase dimana kita mulai merubah dari yang tadinya
hanya proses perubahan yang dikerjakan secara pararel benar-benar menjadi proses
aktifitas harian didalam bisnis.

Project essentials
Ada tiga komponen essential yang tergabung dalam 10 tahap di atas, yaitu:

1. Project management.

Manajemen Proyek adalah keahlian dasar yang diperlukan untuk proyek apapun,
termasuk proyek BPM. Bahkan tingkat kepentingannya menjadi lebh tinggi karena
semakin kompleksnya proyek BPM.

2. People change management.

Terjadinya perubahan terkait erat dengan aspek personil di dalamnya. Ada banyak artikel
tentang mengapa sebuah proyek gagal dan di antaranya karena tidak memperhatikan
aspek personil atau sumber daya manusia.

3. Leadership.

Sebuah keyakinan yang dipercayai banyak ahli perubahan proses bisnis adalah proyek
harus memiliki dukungan dari manajemen senior agar sukses. Proyek yang sukses
memiilki komitmen, perhatian, dan pemahaman dari manajemen eksekutif.
0734M Business Process Reengineering

Hubungan ketiga essential digambarkan di gambar 11.8. Gambar ini menunjukkan bahwa proyek
BPM tersoroti dalam organisasi sementara aktivitas bisnis operasional sering kali tidak menjadi
sorotan (berada di bawah visibility line). Manajemen proyek berhubungan dengan proyek dan
people change management terutama berhubungan dengan kegiatan bisnis seperti biasanya
karena di sanalah orang-orang bisnis berada. Peran kepemimpinan adalah memastikan bawa
kedua essential berjalan dengan harmonis.
0734M Business Process Reengineering

A process-centric organization
Ada beberapa perbedaan antara organisasi yang process centric dan yang tidak, seperti
dijabarkan tabel di bawah ini.

Process Centric Organization Non Process Centric Organization

Mengerti bahwa proses menambah nilai yang Tidak sepenuhnya menghargai kontribusi
signifikan bagi organisasi proses terhadap pencapaian strategi organisasi

BPM tergabung dalam praktek manajemen Manajemen proses tidak diprioritaskan

Mempraktekkan strategi BPM Mendukung beragam inisiatif BPM

Manajemen fokus terhadap proses Mengerti bahwa proses adalah penting karena
mereka bisa menimbulkan masalah

Mengerti proses bisnis yang dimiliki dan Rantai nilai yang terdefinisi dengan baik,
dampak proses tertentu ke proses yang lain memiliki daftar proses bisnis

Struktur organisasi didesain berdasarkan Struktur organisasi berdasarkan fungsional

proses bisnis departemen

Mampu menghadapi ketegangan yang muncul Frustrasi karena tanggung jawab antar
antara proses dan garis tanggung jawab departemen
fungsional

Memiliki Chief Process Officer dan atau Berdasarkan fungsional, tidak ada tanggung
pemilik proses yang bertanggung jawab jawab lintas departemen
terhadap proses

Upah dan pengukuran berdasarkan hasil dari Upah dan pengukuran berdasarkan hasil dari
proses fungsional departemen
0734M Business Process Reengineering

Sebuah organisasi yang benar-benar process centric akan mendeskripsikan dirinya sebagai
berikut:

Kami akan hidup dan bernapas dengan sebuah desain proses yang memfokuskan diri terhadap
pelanggan dan manajemen organisasi.
0734M Business Process Reengineering

Guidelines on How to Use The Framework

How are BPM projects selected?

Ada dua cara bagaimana proyek BPM dimulai. Cara ini akan mempengaruhi bagaimana, di
mana, dan kenapa proyek dipilih. Cara ini ditentukan dari kebutuhan organisasi, kematangan
kepemimpinan tim, dan gaya kepemimpinan CEO dan manajemen eksekutif senior.

Sustainable Performance

Realize Value

Implement

People Develop

Innovate

Understand

Launch Pad

Organization Process
Strategy Architecture Strategy-driven Approach

Pendekatan berdasarkan strategi adalah pendekatan top-down (dari atas ke bawah). Oleh karena
itu, portfolio proyek BPM akan ditentukan, direncanakan, dan ditinjau ulang sebagai hasil dari
proses strategi yang datang baik dari perubahan strategi atau tinjauan ulang strategi secara
periodik.

Gambar di atas menunjukkan dampak yang terjadi dari cara ini kepada keseluruhan BPM
Implementation Framework. Yang terjadi adalah strategi organisasi akan menentukan apakah
sebuah proyek BPM diperlukan dan akan diketahui proses mana yang akan terpengaruh sehingga
bisa dimasukkan ke dalam proyek tersebut. Hal ini biasa terjadi di organisasi kemungkinan besar
sudah memiilki arsitektur proses, yang diperlukan pada proyek ini dari awal sampai selesai. Oleh
karena itu, tahap BPM foundation bisa dilakukan dengan mudah, tetapi tetap perlu adanya
struktur tim yang menangani proyek dan melakukan tahap berikutnya.
0734M Business Process Reengineering

Operational-initiative Approach

Pendekatan berdasarkan operasional lebih kepada inisiatif yang datang dari kebutuhan
operasional di organisasi, unit bisnis, atau departemen. Umumnya pemicunya adalah
permasalahan bisnis. Atau juga merupakan pendekatan bottom-up (dari bawah ke atas).

Artinya inisiatif proyek BPM datang dari level di bawah level strategis organisasi. Dan pada
umumnya strategi organisasi dan arsitektur proses tidak semuanya sudah jelas sehingga perlu
adanya penyelarasan proyek dengan strategi organisasi.
0734M Business Process Reengineering

Four scenarios in implementing BPM

Ada empat skenario umum yang bisa dilakukan ketika mengimplementasikan proyek BPM.
Skenario yang dipilih tergantung kepada tingkat kedewasaan organisasi dan pengalaman yang
dimiliki oleh manajer bisnis.

Skenario Implementasi Proyek BPM

0734M Business Process Reengineering

How to determine which scenario is applicable

Skenario untuk Perbaikan Proses

Skenario yang dipilih berdasarkan keterlibatan dan komitmen manajer bisnis. Pada konteks ini
manajer bisnis adalah orang yang menentukan strategi bisnis, misalnya manajer umum eksekutif
atau CEO. Semakin banyak terlibatnya orang ini, semakin besar dampak proyek pada organisasi,
terlihat pada gambar di atas. Pertama tentukan dulu seberapa besar keterlibatan manajer bisnis
lalu baru menentukan seberapa besar dampaknya untuk organisasi. Ketika organisasi telah
mengimplementasikan BPM secara menyeluruh (menjadi organisasi yang proses-centric dan
dewasa dalam hal BPM), semua inisiatif, baik kecil atau besar akan berjalan seperti kegiatan
bisnis biasanya.
0734M Business Process Reengineering

SIMPULAN
1. Ada 10 fase dalam implementasi BPM didalam Perusahaan

2. Implementasi BPM didalam perusahaan memerlukan Framework untuk membantu kita

merencanakan perubahan yan diinginkan.

3. Ada pendekatan strategi dan pendekatan operasional yang bisa digunakan untuk memulai
proyek Perubahan atau proyek BPM.

4. Ada 4 Scenario yang bisa digunakan untuk mengimplementasikan BPM didalam

organisasi.

5. Untuk memilih scenario yang digunakan, bisa dipilih berdasarkan keterlibatan

manajemen didalam proyek BPM, serta dari harapan benefit yang diinginkan setelah
implementasi BPM ini didalam organisasi.
0734M Business Process Reengineering

DAFTAR PUSTAKA

1. John Jeston, Johan Nelis,.(2008). Business Process Management : Practical Guidelines to

successful Implementations. 02 ELSE. Amsterdam. ISBN: 978-0-75-068656-3 Chapter
11,12