LECTURE NOTES

ISYS6317

Business Process Management

Week 2

7FE Framework

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes

LO1: Identify concepts and elements in business process management

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. 7FE Framework

2. 7FE Framework Phases

3. A Process-focused Organization

4. How to use 7FE Framework

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI
1. 7FE Framework

Eksekusi didalam BPM akan memerlukan pengembangan lebih lanjut dari suatu kemampuan
bisnis yang spesifik. Yang dapat mendorong pembuatan komponen tersebut antara lain :

- People (Manajemen Kinerja, struktur dan budaya organisasi)

- Process (Pemerintahan dan arsitektur)

- Technology (Strategi IT dan arsitektur) dalam bisnis

Gambar 2.1 Organizational alignment

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 11

Macam-macam legs of the stool

- Process : Harus sesuai dengan level bisnis proses yang di inovasikan atau di desain ulang agar
tercapai suatu strategi dan tujuan proses serta persetujuan dari bisnis didalam organisasi
tersebut.

- People : Organisasi yang tumbuh didalam kematangan proses management yang dapat membuat
orang mengerti kunci untuk mengimplementasi suatu proses baru.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 2.2 BPM success tools
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 11

- Technology : Menyediakan alat dukung untuk proses dan orang-orang, namun tidak selalu
diartikan sebagai komponen software BPM atau aplikasi.

Proyek BPM rumit, dan kesuksesan tergantung pada semua aspek proyek yang dijalankan
dengan baik. Aspek-aspek ini diwakili oleh 'fondasi' the stool rests. Jika fondasi ini lunak
(atau tidak berhasil dijalankan), maka the stool akan tenggelam dan akhirnya runtuh.
Namun, jika fondasinya kuat, karena dieksekusi dengan baik, the stool akan diletakkan di
atas fondasi yang kokoh dan proyek akan berhasil.

Gambar 2.3 Perceptions of BPM vary

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 11

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 2.3 menunjukkan bagaimana persepsi berbagai pemangku kepentingan BPM dapat
bervariasi di seluruh organisasi. Berbagai pandangan ini perlu diakui, direkonsiliasi, dan
dikelola.

Eksekusi yang efektif dari keempat komponen dan yayasan memerlukan pendekatan,
keterampilan, dan keahlian yang berbeda. Gejala yang menunjukkan bahwa organisasi sedang
berjuang untuk mengeksekusi komponen ini adalah:

 Tidak tahu harus mulai dari mana

 Tidak membuat kemajuan yang diantisipasi atau direncanakan

 Telah membeli alat teknologi dan berpikir inilah jawabannya

 Proses yang didesain ulang tidak diterapkan

 Manfaat yang tidak memadai sedang direalisasikan

 Melakukan perbaikan proses karena alasan yang salah ('semua orang melakukannya,
begitu juga kita!')

 BPM tidak banyak berdampak pada organisasi, mungkin karena ruang lingkupnya
terlalu kecil atau terlalu besar, atau karena organisasi berusaha terlalu ambisius.

2. 7FE Framework Phases

Membuat proyek atau program BPM dan kerangka kerja implementasi proyek yang sesuai
untuk semua organisasi, dan yang sesuai dengan semua keadaan, merupakan tantangan,
terutama ketika organisasi tidak sama. Bahkan jika organisasi itu sama, pendekatan untuk
implementasi BPM sangat bervariasi baik dari organisasi ke organisasi maupun di dalam
organisasi.

Ada sepuluh fase dalam kerangka kerja ini, dan kami akan menjelaskannya dengan sedikit
lebih detail nanti dalam bab ini dan secara lebih rinci dalam bab-bab selanjutnya. Fase-fase itu
adalah:

1. Foundation
2. Enablement
3. Launch Pad

ISYS6317 – Business Process Management

 4. Understand
5. Innovate
6. People
7. Develop
8. Implement
9. Realize Value
10. Sustainable Performance

Tambahan dari ke sepuluh fase ini ada 3 komponen esensial yaitu:

1. Leadership
2. BPM Project Managment
3. People Change Management
Gambar dibawah ini menunjukan fase-fase dan komponen essensial yang ada didalam
framework.

Gambar 2.4 BPM project framework

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 11

ISYS6317 – Business Process Management

Selanjutnya didalam BPM Program Framework, terbagi atas beberapa bagian:

Gambar 2.5 7FE Framework

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 11

Business Process Management (BPM) adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu
perusahaan dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan
manajemen holistik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis seiring upaya untuk mencapai
inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM berupaya untuk melakukan perbaikan
proses secara berkelanjutan atau bisa juga disebut sebagai suatu proses 'optimalisasi proses'.

Berikut ini adalah penjelasan terkait Fase 7FE Framework:

 Foundation: Untuk mengarahkan dan mengatur proses didalam suatu organisasi agar
tercapainya suatu strategi informasi, visi, tujuan dari bisnis tersebut.
 Enablement: Menetapkan aturan dan model untuk pelaksanaan perancangan BPM
unutk di implementasi di dalam perusahaan unutk memenuhih strategi organisasi.
 Launch Pad ada 3 bagian diantaranya:
a. Pemilihan penempatan dari mana untuk memulai aktivitas dari BPM didalam
suatu organisasi.

ISYS6317 – Business Process Management

 b. Penyetujuan proses dari segi tujuan dan visi yang sudah dipilih.
c. Pembentukkan dari aktivitas yang sudah dipilih

Proses dari suatu tujuan, visi, dan misi yang di tetapkan harus sesuai dengan
perencanaan yang sudah ditetapkan oleh strategi dari bisnis yang kita bangun untuk
memaksimalkan keberhasilan proyek yang dikerjakan.

 Understand
Memahami suatu proses bisnis untuk dapat berinovasi dalam bisnis proses yang
sedang kita bangun dan dengan cara menganalisis akar masalah serta mengidentifikasi
kemungkinan terjadinya quick wins. Bisnis tidak akan menyediakan dana tak terbatas untuk
perbaikan bisnis proses. Situasi yang ideal untuk aktivitas BPM adalah dengan self funding
karena keuntungannya menjadi lebih cepat.

 Innovate
Di dalam fase ini proyek menjadi lebih kreatif dan seringkali jadi yang paling
menarik. Seharusnya tidak hanya melibatkan tim proyek dan bisnis, tetapi juga pemangku
kepentingan yang relevan - baik internal maupun eksternal. Setelah berbagai pilihan proses
baru diidentifikasi, mungkin ada kebutuhan lain untuk menjalankan simulasi, kelengkapan
biaya berdasarkan aktivitas, perencanaan kapasitas perilaku dan penentuan kelayakan
implementasi untuk memungkinkan finalisasi opsi yang terbaik. Metrik tambahan harus
diselesaikan untuk memungkinkan perbandingan dengan metrik awal selama Understand
fase. Mungkin quick wins tambahan akan diidentifikasi dan diprioritaskan dalam bisnis.

 Develop
Fase ini terdiri dari bangunan dari semua komponen pelaksanaan proses baru. Penting
untuk dipahami bahwa 'membangun', dalam konteks ini, tidak berarti bangunan sebuah IT
sistem. Ini bisa melibatkan pembangunan seluruh infrastruktur (desk, PC movements,
bangunan, dll) untuk mendukung program manajemen dan perubahan dukungan dari orang-
orang yang melaksanakan proses. Hal ini juga melibatkan pengujian perangkat lunak dan
perangkat keras.

ISYS6317 – Business Process Management

  People
Ini adalah fase kerangka yang kritis dan itu bisa menempatkan seluruh proyek
beresiko jika tidak ditangani secara menyeluruh dan standar yang tinggi. Tujuan dari tahap ini
adalah untuk memastikan bahwa kegiatan, peran dan pengukuran kinerja sesuai dengan
strategi organisasi dan tujuan proses. Pada akhirnya, akan membuat proses berfungsi secara
efektif dan efisien, tidak peduli berapa banyak otomatisasi yang terlibat. Di fase ini orang -
orang tidak boleh bingung dengan perubahan manajemen, karena hal ini membutuhkan
perhatian di seluruh proyek.

 Implement
Fase ini disebut juga dengan 'rubber hits the road'. Ini adalah di mana semua aspek
proyek (roll-out dari proses baru, roll-out dari deskripsi peran baru, manajemen kinerja dan
langkah-langkah, dan pelatihan) berlangsung. Rencana pelaksanaan sangat penting,
seperti roll-back dan planning.

 Realize Value
Tujuan dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa hasil manfaat yang digariskan
dalam kasus bisnis proyek direalisasikan. Fase ini pada dasarnya terdiri dari pengantaran
proses manfaat realisasi manajemen, dan manfaat realisasi pelaporan. Meskipun manfaat
direalisasikan, organisasi tidak harus menyediakan dana tambahan untuk melanjutkan proses
proyek lebih lanjut. Ini adalah peran tim proyek, pemilik proyek, sponsor proyek dan bisnis
untuk memastikan bahwa imbalan ini direalisasikan.

 Sustainable Performance
Hal ini mutlak bahwa tim proyek bekerja membangun struktur proses untuk
memastikan bahwa kemudahan proses lanjutan dan perbaikan yang berkelanjutan. Investasi
yang cukup besar telah dibuat dalam proses proyek harus dipertahankan dan ditingkatkan dari
waktu ke waktu. Organisasi harus memahami bahwa proses bisnis memiliki siklus hidup, dan
memerlukan perbaikan secara terus-menerus setelah perbaikan yang ditargetkan pada proyek
ini terealisasi. Jika tidak, maka dari waktu ke waktu dan sebagai bisnis perubahan organisasi

ISYS6317 – Business Process Management

hanya akan menjalankan proses yang sub-optimal. Fase ini adalah tentang konversi dari
'proyek' ke aktifitas 'bisnis operasional'.

Gambar 2.6 BPM Program framework

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 11

Pihak yang terlibat didalam fase project framework

 Project Management: Untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber

daya dari suatu project yang akan dijalankan.

 People Change Management: sebuah proses terstruktur dan sistematis untuk membantu
transisi individu, tim kerja, ataupun organisasi dari sebuah kondisi ke arah tujuan yang
diinginkan agar BPM dapat tercapai.

 Leadership: Untuk bertanggungjwab atas kesuksesan pengimplementasian BPM.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 2.7 Relationship of BPM project essentials
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 11

3. A Process-focused Organization

Six sigma

Six Sigma adalah suatu alat manajemen baru yang digunakan untuk mengganti Total Quality
Management (TQM) yang sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas dengan mendalami
sistem produksi perusahaan secara keseluruhan.

Macam-macam Six Sigma :

- DMAIC

 Define: Menentukan masalah, menetapkan masukkan-masukkan pelanggan dan tujuan

dari project yang dikerjakan dengan spesifik
 Measure: Mengukur suatu tingkat kinerja dengan cara mengambil data-data yang
relevant.
 Analyze: Mencari dan menentukan akar atau penyebab dari suatu masalah. Masalah-
masalah yang timbul kadang-kadang sangat kompleks sehingga membingungkan
antara mana yang akan dan tidak kita selesaikan

ISYS6317 – Business Process Management

  Improve: Mengembangkan dan menghilangkan faktor-faktor yang dapat memicu
terjadinya error di masa yang akan datang.
 Control: mengendalikan kinerja agar error yang terjadi pada sistem tersebut teratasi

- DMADV
 Define : Mendefinisikan tujuan dari proyek yang sesuai dengan keinginan atau
permintaan customer
 Measure: Mengadakan perbandingan karakteristik dari proses Critical to Quality
(CTQ), proses produksi dan resiko.
 Analysis: Menganalisis pilihan-pilihan yang ada dalam menjalankan proses untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan.
 Design: Merancang proses detail untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
 Verify: Memverifikasi performa perancangan dan kemampuan untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan.

4. How to use 7FE Framework

How Are BPM Activities Initiated ?

 Strategy led: Dimana suatu organisasi yang sudah yakin dan sudah di dokumentasikan
dan hasil pengimplementasian sudah dari aktivitas BPM.

Gambar 2.8 BPM activity approaches and triggers

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 12

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 2.9 Strategy led approach
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 12

 Business issue led : Untuk memastikan suatu proyek yang dikerjakan sejalan dengan
strategi yang tedapat didalam organisasi.
 Process led : Menginvestigasi beberapa bagian bisnis dari gambaran proses bisnis
untuk meyakini jika ada peluang untuk perbaikan proses bisnis yang lebih efisien.

Four Scenarios In Implementing BPM

o Business as usual : BPM yang paling dewasa didalam organisasi. Organisasi dan
bisnis manajer akan benar-benar berkomitmen dan fokus pada aktivitas BPM.
o In the driver’s seat : tingkat lanjut dari kedewasaan BPM yang didalamnya dipenuhi
informasi binis manajer yang benar-beanr berkomitmen untuk pengimplementasian
BPM didalam organisasi atau bisnis tersebut.
o Pilot project : didalamnya penuh dengan informasi bisnis manajer yang benar-beanr
yakin dengan keuntungan dari BPM dan bersedia untuk mencoba didalam skala kecil
sebelum membuat komitment yang penuh.

ISYS6317 – Business Process Management

 o Under the radar : tingkat kedewasaan BPM yang terakhir dimana ada sebagian bisnis
manajer yang menginformasikan untuk berkomitmen untuk memperhatikan BPM
didalam organisasi tersebut.

How To Determine Which Scenario Is Applicable

Gambar 2.10 Scenarios for process improvement

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 12

Skenario tergantung pada keterlibatan dan komitmen manajer bisnis. Dalam konteks ini,
manajer bisnis adalah orang yang menentukan strategi bisnis - misalnya, manajer umum
eksekutif atau CEO. Semakin terlibat dan berkomitmen orang ini, semakin besar dampak
proyek yang dapat (dan seharusnya) berdampak pada organisasi. Ini ditunjukkan pada
Gambar 2.10, di mana pertama-tama penting untuk menentukan keterlibatan manajer bisnis;
baru setelah itu tepat untuk meninjau dampaknya terhadap organisasi. Setelah organisasi
sepenuhnya menerapkan BPM (proses-sentris dan matang BPM), semua inisiatif BPM, baik
kecil atau besar, akan menjadi proyek 'bisnis seperti biasa'.

Skipping Of A Phase

Fase ini direkomendasikan jika ingin mengeksekusi project BPM, dapat juga terjadi beberapa
situasi yang harus di tampilkan di fase tertentu.

ISYS6317 – Business Process Management

Paralleling Phases

Situasi ini muncul di mana tim proyek telah mempertimbangkan untuk menyelesaikan
beberapa fase di parallel.

ISYS6317 – Business Process Management

 SIMPULAN

Dalam suatu bisnis, Business Operating Model sangat diperlukan untuk

mendukung terlaksananya strategi bisnis yang telah ditetapkan. Untuk mencapai
strategi bisnis juga diperlukan kemampuan bisnis dalam beberapa hal, di antaranya
sumber daya manusia, teknologi dan proses. Selain itu, Business Process Management
juga diperlukan dalam mencapai strategi tersebut. 7FE Framework yang telah dibahas
adalah bagian dari BPM, dimana dengan framework tersebut, suatu strategi bisnis
juga akan semakin terbantu.

Ada sepuluh fase dalam kerangka kerja ini, dan kami akan menjelaskannya dengan sedikit
lebih detail nanti dalam bab ini dan secara lebih rinci dalam bab-bab selanjutnya. Fase-fase itu
adalah:

1. Foundation
2. Enablement
3. Launch Pad
4. Understand
5. Innovate
6. People
7. Develop
8. Implement
9. Realize Value
10. Sustainable Performance

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. . ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management