Tugas Personal ke-2

Week 7

1. Kesiapan implementasi ERP adalah faktor kunci keberhasilan untuk Go-Live. Carilah
contoh perusahaan yang telah menerapkan sistem ERP dan menggunakan readiness
process. Jelaskan komponen-komponen yang perlu dinilai dalam proses kesiapan
tersebut!

Jawaban:

ERP readiness process adalah proses menganalisis apakah perusahaan Anda memiliki
struktur, sumber daya, dan personel untuk mendukung implementasi perangkat lunak
ERP dengan sukses. Saat ini saya bekerja di PT PADA IDI, Coal Mining company yang
memiliki lokasi lambing di Kalimantan Tengah dan kantor pusat di Jakarta. Saat ini
sedang melakukan Impplementasi ERP (Oracle Netsuite) dan sedang memasuki fase Go-
Live system. Komponen-komponen yang dinilai dalam proses awal untuk mengetahui
kesiapan project ini sbb:

- Budget

- Commitment

- Teams

- Strategy

- Infrastructure

- Technology (Vendor Selction)

- Project management

ISYS6305 – Enterprise System

2. Sistem ERP membutuhkan dukungan berkelanjutan untuk memastikan bahwa sistem
melakukan apa yang seharusnya dilakukan. Identifikasi dan jelaskan struktur pendukung
yang diperlukan untuk stabilisasi dan dukungan post-production!

Jawaban:

Dukungan pasca-implementasi umumnya dibagi menjadi poin-poin berikut:

- Pelatihan

- Dukungan Go-Live

- Validasi data

- Koreksi data

- Patch dan Perbaikan

- Fitur Baru

Pendefinisian yang jelas dan mengkomunikasikan Go-live serta dukungan proses yang
berkelanjutan, secara keseluruhan memberi harapan lebih baik tentang manfaat bisnis dan
ROI dari proyek ERP yang terukur.

3. Jelaskan mengapa transfer pengetahuan penting bagi stabilitas jangka panjang dari sistem
ERP?

Jawaban:

Transfer pengetahuan penting untuk stabilitas jangka panjang karena membantu

mengurangibanyak masalah yang terkait dengan perpindahan dari implementasi ke
produksi. Karena tim cenderung berubah dalam fase yang berbeda, terutama dalam fase
Go-Live dan Stabilisasi, transfer pengetahuan yang lancar sangat penting untuk
memastikan transisi yang mulus dari penerapan ke menstabilkan perangkat lunak. Tugas
pertama harus mencakup rencana manajemen pengetahuan menyeluruh untuk memantau
transisi antar fase.

ISYS6305 – Enterprise System

 Dengan adanya Transfer Knowledge yang baik akan:

- Memastikan pengetahuan dipertahankan.

- Mengurangi biaya support karena jumlah permintaan support lebih sedikit.

- Memfasilitasi belajar lebih cepat.

- Memaksimalkan kemampuan dari sistem.

- Memangkas waktu pemecahan masalah.

- Memastikan penggunaan sistem dengan benar.

4. Apa itu “scope creep” dan mengapa hal tersebut perlu dikelola dengan baik selama
implementasi ERP?

Jawaban:

Scope Creep didefinisikan sebagai penambahan fitur dan fungsionalitas scope proyek
tanpa berdasarkan pada efek waktu, biaya, sumber daya atau persetujuan user. Salah satu
karakteristik penting scope creep adalah penambahannya dilakukan ketika proyek sedang
berjalan. Apabila tidak termanage dengan baik akam menimbulkan efek yang negative
terhadap kelangsungan project, dapat membuat waktu implementasi mundur ataupun
budget besar.

5. PMO mungkin merupakan bagian paling penting terkait dengan keberhasilan

implementasi ERP. Jelaskan peran dan komponen PMO dan mengapa PMO penting
untuk keberhasilan proyek?

Jawaban:

Project Management Office adalah sebuah divisi atau departemen dalam organisasi yang
menentukan dan menjaga standar dalam manajemen proyek dalam organisasi tersebut.
Tujuan utama dibentuknya PMO adalah untuk mendapatkan keuntungan maksimal
dengan menstandardisasikan dan mendisiplinkan proyek menurut peraturan, proses dan
metode tertentu.

ISYS6305 – Enterprise System

 Manfaat PMO:
1. Dapat mendukung pencapaian proyek dan tujuan organisasi.
2. Memberikan jaminan yang lebih besar kepada stakeholder bahwa sumber daya akan
dikelola secara efektif

6. Mengapa BPR sering disamakan dengan istilah "perampingan"? Berikan pendapat Anda!

Jawaban:

karena BPR merupakan proses membangunan ulang proses bisnis yang sudah ada.
Tujuan melakukan BPR dapat meningkatkan kualitas bisnis dan meningkatkan efisiensi
dalam proses bisnis yang lama. Menghilangkan yang dirasa tidak berjalan dengan
baik,dan meningkatkan yang sudah baik adalah arti dari perampingan itu sendiri.

----oOo----

TERIMA KASIH

Referensi:

Lecture Notes Week 5, 6

http://shiftindonesia.com/meninjau-peran-dan-tanggung-jawab-pmo-di-organisasi/

https://ipqi.org/mengapa-project-management-begitu-penting/

ISYS6305 – Enterprise System