APLIKASI SISTEM INFORMASI PRODUKSI PADA PT MULIA GUNUNG MAS

Dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah

Accounting For System Information and Technology Information

Dosen Pengampu :

Dr ISTIANINGSIH SASTRODIHARJO, S.E., M.S.Ak., CA., CSRS., CSRA., CMA.,

CBV., CACP

Disusun oleh :

Dody Rahman Iskandar (12200004)

Muhamad Rezza Vahlevy (12200017)
Diah Ayu Suryaning Tyas (12200019)

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

JAKARTA

2020
 2

PENDAHULUAN
Sekilas tentang ERP
Perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu
sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna
bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanan maupun pengambil keputusan.
Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang
telah lahir sebelumnya.
• Tahun 1960-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements
Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan.
• Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang
memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan
sumber daya untuk proses produksi.
• Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun
1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP
yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan
module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan
menentukan keputusan-keputusannya.
Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi pada sebuah
perusahaan. ERP merupakan perkembangan dari Manufacturing Resource Planning (MRP) yang
secara moledular dapat menangani proses manufaktur, logistic, distribusi, persediaan (inventory),
pengapalan, invoice dan akuntansi perusahaan. Sehingga sistem ini dapat mengontrol aktivitas
bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualiatas dan
sumber daya manusia. ERP juga sering disebut dengan Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan public secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
TUJUAN DAN PERANAN ERP
Tujuan system ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: Otomatisasi dan integrasi
banyak proses bisnis Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
Menghasilkan informasi yang real-time Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan.
IMPLEMENTASI ERP PADA PT MULIA GUNUNG MAS
PT. Mulia Gunung Mas adalah perusahaan yang bergerak di industri jasa logistik, yang
didirikan sejak tahun 1995. Pada awal mula ERP (Enterprise Resource Planning) mulai
diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di PT. mulia Gunung Mas dengan penerapan
pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di
beberapa bagian seperti Sales, Purchaseing, Inventory dan beberapa bagian lainnya. Ada beberapa
hal yang melatar belakangi Mulia Gunung Mas untuk mengimplementasikan ERP, yaitu :
1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan
dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Mulia Gunung Mas guna mendapatkan sinergi yang lebih
optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah

STIE INDONESIA
 3

meluas nya cabang Mulia Gunung Mas yang ada di beberapa kota di Indonesia dan Merger nya
perusahaan Cold Storage sehingga membentuk Grup.
PEMBAHASAN

Alasan utama perusahaannya mengadopsi solusi ERP, selama ini transaksi penjualannya
masih dilakukan secara manual. Akibatnya, laporan penjualan yang diberikan per hari
membutuhkan waktu lebih lama. Kendala yang dihadapi sebelum menggunakan sistem adalah
terhambatnya proses pelaporan ke kantor.
PT Mulia Gunung Mas sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house
development) berbasis program database sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang
digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum
terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa
mengakomodasi kebutuhan perusahaan, khususnya para user, yang dari waktu ke waktu terus
berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dan dalam prakteknya, tenaga TI
memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Mulia
Gunung Mas akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa
terintegrasi. Manajemen dari Grup Mulia Gunung Mas sangat berkeinginan memiliki sistem
informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem
itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai
bisnis di lingkungan perusahaan: supplier, customer, tiap departemen dan unit-unit di
lingkungan Grup Mulia Gunung Mas, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada
tahun 2010 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Mulia Gunung Mas.
Setelah melalui proses cukup panjang, Mulia Gunung Mas akhirnya memutuskan memakai
solusi ERP. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan
mudah diimplementasikan. Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user
(stakeholder analysis) selama beberapa bulan. Salah satu tujuannya : mengetahui sejauh mana
tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi.
Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan
resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang
mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan
LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan
proses ini saja memakan waktu beberapa tahun. Proses impelementasinya dilakukan secara
bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Mulia Gunung Mas dibantu dengan
konsultan programmer mengalami hal rumit yaitu pada saat implementasi modul ERP karena
kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum
implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan beberapa
karyawan yang berkaitan langsung dengan modul ERP ini dan memberikan briefing kepada
mereka. Setelah proses implementasi selesai, sekaligus dilanjutkan dengan tahap internalisasi
(bersifat teknis).

STAKEHOLDER ANALYSIS

STIE INDONESIA
 4

PEMBELIAN HARDWARE &

PEMBANGUNAN JARINGAN

IMPLEMENTASI MODUL ERP

Tetapi didalam impelementasi ini masih ada beberapa kekurangan dari modul ERP. Salah
satunya terkait dengan modul Inventory. Berikut adalah penjelasan dan hasil review dari
modul inventory Mulia gunung Mas. yang akan dijelaskan dalam inventory ini salah
satunya yaitu menu stock out.
A. Dibawah ini adalah tampilan utama dari transaksi stock out atau di dalam sistem ini disebut
sebagai “maintenance orders”, setiap transaksi yang berkaitan dengan inventory yang
keluar harus melalui “maintenance orders” ini.

B. Selanjutnya dari tampilan utama “maintenance orders” kita akan melakukan input yaitu
dengan klik pada menu “create” lalu akan muncul pada tampilan seperti dibawah ini.

STIE INDONESIA
 5

Berikut beberapa penjelasan terkait tools yang ada di menu create maintenance order tersebut :
• Vehicle berfungsi untuk mencari nomer plat truck mana yang akan melakukan service
pergantian sparepart, mulai dari truck tipe kecil sampai dengan truck tipe besar, terlihat
seperti pada tampilan dibawah.

• AC Type berfungsi untuk mengetahui jenis pendingin atau model pendingin yang
digunakan pada truck tipe kecil maupun truck tipe besar, terlihat pada tampilan di bawah.

• Jenis Perbaikan berfungsi untuk melihat service yang dilakukan pada kendaraan truck
tersebut apakah service yang dilakukan secara rutin atau yang lainnya, terlihat pada
tampilan di bawah.

STIE INDONESIA
 6

• Klasifikasi Maintenance berfungsi untuk mengetahui perbaikan yang dilakukan pada truck
sudah direncakan atau belum direncanakan, terlihat pada tampilan di bawah.

• Klasifikasi Maintenance Tipe berfungsi untuk mengetahui perbaikan dibagian mana truck
tersebut dilakukan, terlihat pada tampilan di bawah.

STIE INDONESIA
 7

• Driver berfungsi untuk mengetahui Supir yang mengendarai truck tersebut, terlihat pada
tampilan di bawah.

• Technician/Mechanic berfungsi mengetahui teknisi yang memperbaiki atau

mengganti sparepart tersebut, terlihat pada tampilan di bawah.

STIE INDONESIA
 8

• Task Description berfungsi sebagai informasi tambahan apa saja sparepart yang telah
dipakai untuk melakukan perbaikan pada truck.
• Warehouse berfungsi untuk mengetahui gudang mana yang membuat stock out, terlihat
pada tampilan di bawah.

• Location Whs berfungsi untuk mengetahui Gudang mana yang membuat stock out, terlihat
pada tampilan di bawah.

• Detail Kerusakan bisa dikosongkan.

• Planned Date, scheduled Date dan Excution Date di setting dengan waktu yang bersamaan
sesuai perbaikan yang dilakukan gudang pada saat memperbaiki truck.
• Source Document di isi sesuai nomer bukti dokumen yang di catat stock out nya oleh orang
gudang.

STIE INDONESIA
 9

• Period untuk setting waktu bulan pada saat melakukan input data.

Setelah semua sudah dilakukan proses nya dengan benar, maka untuk selanjutnya kita akan
melakukan input data pada sparepart mana saja yang dikeluarkan. Yaitu dengan pilih “add an item”,
terlihat tampilan nya seperti pada gambar dibawah ini.

Terlihat beberapa menu untuk dilakukan input data sparepart, berikut beberapa penjelasan
terkait menu input data sparepart tersebut.
• Parts Location di pilih sesuai lokasi gudang parts mana yang ingin dikeluarkan.
• Parts di pilih item sparepart mana saja yang ingin dikeluarkan pada saat input data.
• Quantity jumlah parts yang dikeluarkan.
• Unit Of Measure satuan parts yang digunakan pada saat input data.
Untuk “current stock” dan “unit price” secara otomatis akan terisi sesuai dengan sparepart apa
yang kita input, setelah semua nya sudah, klik “save & close” lalu hasilnya jika semua item sudah
di input seperti pada gambar dibawah.

STIE INDONESIA
 10

Beberapa ancaman yang bisa timbul dari tools ini yaitu :

A. Adanya double fungsi didalam tools yang tidak diperlukan, membuat pekerjaan menjadi tidak
efektif dan efisien
B. Terjadinya salah input data yang dilakukan admin gudang dikarenakan penamaan item parts
yang tidak baku, banyak item parts yang memiliki kemiripan nama, sehingga mudah terjadi
kesalahan pada saat input data parts.
C. Tidak ada standard baku dalam memasukan satuan parts, banyak nya item parts di gudang bisa
membuat satuan parts yang di input tidak sesuai.
D. Tidak adanya menu approvel pada tools untuk otorisasi kepala gudang untuk melakukan
pengecekan antara dokumen dengan data input admin gudang, karena dari data hasil input
admin gudang sering terjadi salah input dan terlewat dari pengecekan kepala Gudang.
Hal yang paling berpeluang dalam melakukan kecurangan pada sistem ini adalah admin
gudang, dikarekanan tidak ada keterlibatan antara kepala Gudang atau pihak eksternal dalam
melakukan pengecekan antara dokumen dengan data input admin gudang stock out.

SOLUSI UNTUK MEMPERBAIKI SISTEM ERP PADA PT MULIA GUNUNG MAS

Solusi untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan atau kecurangan yang ada di dalam sistem
yaitu :
A. Menghilangkan tools yang memiliki fungsi sama untuk agar membuat pekerjaan admin gudang
menjadi lebih efektif dan efisien.
B. Merubah penamaan pada item parts menjadi sebuah kode angka yang unique atau berupa
barcode, seperti jenis kunci utama (primary key). primary key digunakan untuk
mengidentifikasi setiap record secara unik dan harus merupakan field yang benar-benar unik.
salah satu atribut dari candidat key dapat dipilih menjadi primary key dengan 3 kriteria sebagai
berikut :
- Key tersebut lebih natural untuk dijadikan acuan
- Key tersebut lebih sederhana
- Key tersebut cukup uniqe
C. Membuat standard baku pada menu satuan parts atas merubah menu satuan parts yang awalnya
di pilih secara manual oleh admin gudang menjadi otomatis langsung dari sistem maintenance
orders nya, itu akan mengurangi terjadinya kesalahan yang di input oleh admin Gudang menjadi
lebih efektif dan efisien.
D. Menambahkan menu approvel pada menu maintenance orders sehingga hasil yang di input pada
admin Gudang bisa dilakukan pengecekan Kembali oleh pihak kepala gudang sehingga hasil
input admin Gudang menjadi lebih valid.

STIE INDONESIA