Machine Translated by Google

Kursus: ISYS6126003-Sistem Perusahaan

Periode Efektif : September 2022

Operasional dan
Pasca Implementasi

Sesi 15-16
Machine Translated by Google

Pengakuan

Slide ini diadaptasi dari:

Sistem Perusahaan untuk

Manajemen edisi kedua (2014)
Luvai F. Motiwalla; Jeff Thompson
Pearson Education Limited, Inggris
ISBN: 978-1-29202-348-9

Bab 7
Machine Translated by Google

Hasil belajar

Siswa akan dapat:

• LO 2: Menjelaskan konsep dasar integrasi sistem.
• LO 3: Menganalisis studi kasus dalam sistem perusahaan
Machine Translated by Google

Tujuan pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini, siswa akan dapat:

• Jelaskan semua komponen untuk sukses "Live " dan
bagaimana menentukan kesiapan mereka.
• Memahami apa yang terlibat dalam menstabilkan
sistem setelah "Go-live" dan bagaimana
melacak dan mengatasi masalah dan masalah setiap hari.
• Nilai transisi dari mengembangkan sistem untuk
mendukungnya dalam lingkungan produksi.
• Memahami proses mentransfer pengetahuan ke staf
operasional dan pentingnya keberhasilan sistem
jangka panjang.
• Sadari nilai pelatihan sebelum dan sesudah “Go
hidup."
Machine Translated by Google

Pratinjau

• Dalam menilai kesiapan proyek ERP untuk Go-live, tugas dan aktivitas yang
direncanakan harus diselesaikan untuk memungkinkan manajemen proyek
mengatasi masalah luar biasa yang dapat membahayakan tanggal Go-live.

• Proses kesiapan perlu melibatkan sebanyak mungkin anggota tim, pengguna

yang sesuai, dan manajer.
• Sebagian besar keberhasilan implementasi terletak pada proses
stabilisasi dan dukungan pascaproduksi.
• Semua sumber daya harus difokuskan untuk memastikan pengguna mengerti
bagaimana menggunakan sistem dan bahwa masalah dan masalah
diselesaikan secepat mungkin.
• Pemantauan berkelanjutan atas masalah implementasi akan memberikan
dasar untuk beralih dari dukungan stabilisasi ke dukungan pascaproduksi.
• Pelatihan juga dipersiapkan selama proses kesiapan dan
berlanjut melalui stabilisasi dan dukungan pasca produksi.
Machine Translated by Google

Gambar 7-1
Contoh Metodologi Proyek
Machine Translated by Google

Kesiapan Go-Live

• Pos pemeriksaan kesiapan yang rumit harus tersedia untuk Go-live

langkah pasti tidak terlewatkan.
• Infrastruktur, pengembangan, konfigurasi, konversi, pengujian, pelatihan,
komunikasi, operasi, pusat komando, pelaporan, dan pengguna harus dinilai dalam
proses kesiapan.
• Tinjauan kesiapan perlu didokumentasikan dan dikomunikasikan
kepada tim proyek dan perusahaan.
• Sebuah laporan rinci harus tersedia, bersama dengan ringkasan eksekutif untuk manajemen
senior.
• Tinjauan Kesiapan Go-Live dan Laporan Status seringkali berupa tabel yang menunjukkan
status setiap area secara sekilas, dengan aktivitas utama yang harus diselesaikan dan
disetujui sebelum ditayangkan.
• Proses penentuan kesiapan terdiri dari serangkaian pertemuan dan pembahasan status
tugas dan kegiatan masing-masing bidang.
•
Jika PMO melihat banyak item RED pertama kali, ini akan membantu untuk memfokuskan
tim proyek pada apa yang perlu dicapai dalam periode waktu antara penilaian dan Go-
live .
Machine Translated by Google

Pelatihan ERP

• Pelatihan harus diberikan kepada semua orang yang akan menggunakan

sistem dan harus menggunakan data dan contoh nyata.

• Jika dilakukan dengan benar, pelatihan akan menangkap sekitar 90 persen

dari apa yang akan dilihat pengguna setiap hari.

• Personel pelatihan ERP dapat mencakup pelatih yang bekerja untuk vendor
perangkat lunak, pelatih pihak ketiga yang memiliki pengalaman khusus
dalam sistem ERP.

• Mengembangkan berbagai cara untuk melatih akan lebih menjamin

efektivitas pelatihan.

• Pelatihan perlu didukung oleh manajemen senior lebih awal untuk

memastikan pendanaan yang memadai.
Machine Translated by Google

Stabilisasi

• Proses stabilisasi dimulai saat sistem ERP

perangkat lunak dalam produksi, pelatihan awal selesai, dan
konversi data penting selesai.

• Setelah sistem ERP aktif, organisasi perlu beralih ke

proses stabilisasi—60 hingga 90 hari.

• Staf TI akan memantau infrastruktur untuk waktu respons dan

memastikan pencadangan dilakukan dengan tepat.

• Pakar materi pelajaran harus siap untuk membantu banyak

pengguna dari departemen mereka mengoperasikan sistem
dengan cara yang benar.
Machine Translated by Google

Masalah yang Timbul

Selama Stabilisasi
• Penyesuaian menambah kerumitan jika tidak didokumentasikan dan
dikomunikasikan dengan baik.

• Tidak dapat melakukan aktivitas ad hoc, bukan karena sistem tidak mampu,
tetapi lebih pada mempelajari cara menyelesaikan aktivitas.

• Pengguna membuat kesalahan saat menggunakan proses baru untuk

pertama kali.

• Dalam pendekatan implementasi paralel, sistem ERP dioperasikan bersamaan

dengan sistem warisan lama, yang padat karya, membingungkan, dan
membuat frustrasi.
• Rekonsiliasi harus dilakukan antara ERP yang baru
sistem dan sistem warisan lama untuk memvalidasi input dan output.
Machine Translated by Google

Dukungan Pascaproduksi

• Mengelola operasi sistem sehari-hari dan memastikan bahwa

sistem melakukan apa yang perlu dilakukan benar-benar
merupakan tujuan dari dukungan pasca produksi.

• Jika proses pascaproduksi tidak memadai, maka

implementasinya dapat dianggap gagal.

• Banyak risiko yang terkait dengan peralihan ke ERP baru dapat

dikurangi dengan pelatihan pengguna akhir dan pre-Go-live yang
sesuai.

• Pakar materi pelajaran dan anggota tim proyek inti harus digunakan
untuk memberikan dukungan umum untuk menjawab
pertanyaan proses dan sistem yang sederhana.
Machine Translated by Google

Gambar 7-2
Bagan Siklus Hidup Produk
Machine Translated by Google

Postimplementasi
Mendukung

• Dukungan pasca implementasi umumnya dibagi menjadi poin-

poin berikut:
– Pelatihan
– Dukungan Go-Live
– Validasi Data
– Koreksi Data
- Ditambal dan Perbaikan
– Fitur Baru

• Dengan mendefinisikan dan mengomunikasikan Go-live secara jelas

dan proses dukungan yang sedang berlangsung, ekspektasi
keseluruhan akan lebih baik ditetapkan untuk mewujudkan manfaat
bisnis dan ROI terukur dari proyek ERP.
Machine Translated by Google

Transfer Pengetahuan

• Harus ada proses yang terdefinisi dengan baik untuk mentransfer pengetahuan dan
keterampilan kepada staf atau anggota tim baru atau yang sudah ada selama dan
setelah proses implementasi.
• Pemantauan dan pelacakan proyek, kolaborasi dan komunikasi, keahlian materi pelajaran,
dan penyimpanan pelajaran harus didokumentasikan.

• Rencana manajemen pengetahuan harus tersedia untuk memantau

transisi dari satu fase implementasi ke fase lainnya, yang memungkinkan transfer
pengetahuan yang lancar.
• Sebuah rencana manajemen pengetahuan akan:
- Pastikan pengetahuan dipertahankan.
– Kurangi biaya dukungan karena jumlah panggilan dukungan yang lebih rendah.
- Memfasilitasi belajar lebih cepat.
– Lebih baik memaksimalkan kemampuan sistem.
– Memotong waktu dalam memecahkan masalah.
– Memastikan penggunaan sistem yang benar.
• Satu tempat penyimpanan data terpusat kemudian dapat digunakan untuk menyimpan
dokumen yang akan menghilangkan kebingungan, duplikasi, dan kehilangan data.
Machine Translated by Google

Implikasi bagi Manajemen

• Semakin dekat implementasi ERP dengan tanggal Go-live, semakin

banyak manajemen proyek harus fokus pada masalah, tugas, dan
aktivitas untuk mengidentifikasi masalah dan membantu memfokuskan
sumber daya dan upaya.

• Untuk memastikan ERP yang sukses dan berkelanjutan

implementasi, harus ada proses transfer pengetahuan yang
dipikirkan dan dipahami dengan baik ketika konsultan,
staf mitra implementasi, staf penuh waktu dan paruh waktu, dan
bahkan pengguna akhir keluar.
Machine Translated by Google

Ringkasan

• Menilai kesiapan dalam implementasi ERP sangat penting untuk

proses implementasi secara keseluruhan. Tanpa proses kesiapan, akan
sulit untuk memenuhi tanggal Go-live dengan jaminan apa pun.
• Untuk proses kesiapan, manajer proyek perlu fokus pada tugas dan aktivitas
dengan prioritas tinggi dan mengidentifikasi di mana solusi yang
memungkinkan.
• Pelatihan tepat waktu dan berkelanjutan adalah tanda rencana
pelatihan implementasi ERP yang baik.
• Stabilisasi umumnya adalah periode waktu 60 hingga 90 hari yang terjadi
setelah Go-live tergantung pada jumlah masalah yang muncul.
• Dukungan pascaproduksi membantu staf produksi, pengguna, dan
staf teknologi informasi untuk mengetahui apa yang diharapkan harian,
mingguan, bulanan, dan tahunan dari sistem.
• Proses roll-on dan roll-off untuk konsultan dan staf diperlukan untuk
memastikan keberlanjutan sistem jangka panjang dalam proses
Transfer Pengetahuan.
Machine Translated by Google

Lanjut ke sesi 17

Terima kasih