RAHASIA

KERANGKA ACUAN KERJA

(TERMS OF REFERENCE)

Pengadaan Enterprise Agile Planning Tools

PT. BANK NEGARA INDONESIA (PERSERO) TBK.

2022
 I. PENDAHULUAN
Agile Transformation atau Transformasi Agile adalah proses mentransisikan seluruh elemen
didalam organisasi menuju pendekatan yang gesit dan reaktif. Transformasi ini menyentuh
semua lini, tidak hanya pada pengembangan perangkat lunak atau IT saja, melainkan
menyeluruh hingga kedalam proses kerja, prilaku dan budaya organisasi.

Perusahaan perlu mengadopsi agile karena mereka ingin menjadi lebih produktif dan kolaboratif.
Mereka mendorong pertumbuhan dan pengembangan karyawan secara keseluruhan. Bisnis hari
ini bergerak sangat cepat, inovasi bermunculan setiap harinya. Jika organisasi tidak menerapkan
metodologi agile, maka bisa kehilangan keunggulan dan bisa tidak relevan dengan kebutuhan
pasar. Organisasi yang agile berarti organisasi yang secara cepat dapat beradaptasi terhadap
strategi, struktur, proses, orang, dan teknologi, menuju peluang untuk menciptakan nilai dan
melindungi nilai organisasinya.

Di era disrupsi ini, berinovasi dan bertransformasi menjadi kunci penting untuk bisa bertahan.
Teknologi cepat sekali berubah dan hal tersebut mempengaruhi perilaku konsumen yang
berubah dengan cepat pula. Salah satu fakta mencengangkan di dunia bisnis yang kita ketahui
yaitu Nokia yang dulunya merajai industri handphone kini tak lagi terdengar. Pada awalnya,
pasar mereka mulai tergerus oleh Blackberry. Namun akhirnya Blackberry pun menyerah kalah
oleh produsen smartphone lain yang terus berinovasi dengan OS Android.

Agile menjadi jembatan yang menghubungkan perusahaan dengan inovasi dan transformasi.
Agile menjadi jawaban perusahaan yang ingin bisa masuk ke pasar lebih cepat, menemukan apa
yang menjadi permintaan pasar sebenarnya, dan meningkatkan produktivitas tim.

Dalam mendukung transformasi tersebut diperlukan tool dalam membantu organisasi untuk
memanfaatkan agile practice dalam skala besar dan untuk mencapai pengembangan agile
sekelas enterprise.

II. TUJUAN PENGADAAN

Sejalan dengan transformasi digital dalam penerapan metodologi agile way of work, maka
dibutuhkan solusi penyediaan Enterprise Planning Tools yang dapat mendukung penerapan
sesuai dengan ruang lingkup pengadaan.

Dokumen ini menyediakan informasi, istruksi dan pedoman (acuan) yang diperlukan oleh
penyedia solusi yang memnuhi kualifikasi guna mempersiapkan proposal beserta dokumen
Utama dan dokumen detail kapabilitas yang dipersyaratkan (requirement matrix) untuk diisi oleh
penyedia solusi dan dikembalikan kepada bank.

III. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Penyediaan Enterprise Planning Tools yang mencakup aplikasi, lisensi, migrasi, implementasi,
manajemen proyek dan pemeliharaan.

Detil ruang lingkup sebagai berikut:

A. Penyediaan Enterprise Planning Tool
Menyediakan aplikasi, lisensi dan software pendukung yang dibutuhkan untuk Enterprise
Planning Tool pada Environment Production dan non-Production yang meliputi minimum
kapabilitas sebagai berikut ini:

1. Product Roadmapping
Memiliki kemampuan untuk merencanakan serangkaian themes, epics, atau feature
untuk produk yang sedang melakukan continue improvement.

2. Backlog Management
Manajemen backlog dalam EAP tools adalah dimana perencanaan jangka pendek dan
pekerjaan yang detail dapat dikelola. Backlog adalah daftar urut pekerjaan, dengan
mekanisme untuk mengelola prioritas.

3. Scrum Team Support

Kemampuan untuk mengelola tugas sehari-hari tim Scrum. Dapat mencakup penyediaan
Scrum virtual board dan kemampuan untuk menghasilkan grafik burndown/burnup.
Dapat juga mencakup kemampuan untuk mengelola sprint backlog.

4. Kanban Team Support

Dukungan tim Kanban memungkinkan tim Kanban untuk memvisualisasikan dan
mengelola pekerjaan mereka. Dukungan ini mencakup papan Kanban virtual dengan
tahapan yang dapat disesuaikan dan beberapa jalur berenang. Indikasi atau kontrol
batas WIP juga diperlukan

5. SAFe Support and Tracking

SAFe adalah framework yang besar dan kompleks untuk mengelola pengembangan
agile. Sangat esensial untuk organisasi-organisasi memiliki komitmen yang signifikan
terhadap framework tersebut.

6. Program/Portfolio-Level Planning
Program dan portfolio-level planning digunakan untuk mendukung portfolio program
dan project yang tradisional. Dapat digunakan juga secara langsung atau melalui
integrasi dengan program dan portfolio management tool.

7. Collaboration
Fungsi kolaborasi sangat kritikal untuk team yang terdistribusi, tersebar dan remote.
Bisa mencakup virtual board dan team room untuk mengelola percakapan.

8. Capex Tracking
Kemampuan untuk mengalokasikan effort tim ke kategori anggaran belanja modal
(capex) atau belanja operasi (opex). Kemampuan ini mencakup integrasi time sheet,
kemampuan untuk mengkategorikan biaya sebagai capex atau opex, dan fungsionalitas
report.

9. Integration With Third-Party Tools

Kemampuan untuk mengintegrasi dengan tool kolaborasi, project & portfolio
management (PPM), dan tools lainnya sepanjang value stream.

10. Visibility to the Value Stream

Ini adalah kemampuan tool untuk memberikan visibilitas ke, dan track, aliran semua
proses pengiriman produk, dari ide hingga rilis dan operasi.
 11. Release Forecasting
Kemampuan untuk melakukan forecast release plan. Kemampuan ini mencakup
memperkirakan tanggal rilis dan konten menggunakan kecepatan dan perkiraan

12. Epic-Based Forecasting

Kemampuan untuk mentrack progress dari epic. Kemampuan ini mencakup
memperkirakan delivery epic atau story berdasarkan perhitungan nilai story.

B. Penyediaan Jasa Implementasi Enterprise Planning Tool

• Menyampaikan rekomendasi detail kebutuhan infrastruktur yang optimal sesuai dengan
kebutuhan di BNI untuk kondisi sekarang sampai dengan 3 (tiga) dan 5 (lima) tahun
yang akan datang.
 Melakukan instalasi dan konfigurasi Enterprise Agile Planning Tool pada environment
Production don Backup.
• Melakukan penyesuaian (customization/development) Enterprise Agile Planning Tool
sesuai dengan kebutuhan di BNI.
• Melakukan migrasi dan implementasi Enterprise Agile Planning Tool pada environment
Production don Backup.

C. Manajemen Proyek
Melakukan fungsi Project Management untuk mendukung kelancaran proyek, meliputi:

• Membentuk governance manajemen proyek untuk implementasi dan bertindak sebagai

representatif dari proyek secara keseluruhan kepada sponsor proyek dan pihak
eksternal lainnya.
• Melakukan monitoring terhadap keseluruhan rencana proyek untuk implementasi
termasuk ruang lingkup proyek, jadwal waktu, milestone, ketergantungan, resiko, dan
sebagainya.
• Melakukan tracking dan pelaporan status proyek selama seluruh tahapan proyek.
• Bekerja sama dengan BNI dalam mengidentifikasi masalah dan risiko proyek serta
memberikan rekomendasi penyelesaian masalah.
• Jika diperlukan, berhubungan dengan stakeholder management lainnya dalam hal
penyelesaian masalah eksekusi proyek dan menjaga ekspektasi para stakeholder
tersebut.
• Memonitor pelaksanaan aktivitas-aktivitas terkait kualitas untuk memastikan kepatuhan
atas standar kualitas, dengan me-manage kegiatan validasi dan verifikasi (seperti testing
dan review), serta melakukan untuk sesi Quality Assurance (QA).
• Mengembangkan perencanaan sumber daya manusia dan mengelola ketersediaannya.
• Membuat transisi tahapan proyek (exit and entry criteria).

D. Implementasi Proyek
Pelaksanaan implementasi Enterprise Agile Planning Tool, sejalan dengan metode scrum,
meliputi:

• Product backlog
• Sprint planning
• Sprint
• Sprint Review
• Retrospective Process
 E. Penyediaan Jasa Pemeliharaan Enterprise Agile Planning Tool
Jasa pemeliharaan yang dibutuhkan meliputi pemeliharaan preventif, pemeliharaan korektif
dan dukungan teknis dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Pemeliharaan Preventif
• Melakukan monitoring dan health check modul dan komponen pendukung
Enterprise Agile Planning Tool secara periodik setiap 6 (bulan) bulan sekali dan
memberikan laporan kepada BNI mengenai kondisi sistem terkini sehingga jika ada
modul atau komponen yang menunjukkan tanda-tanda abnormal/ kendala
performance dapat segera ditindaklanjuti.
• Membantu BNI dalam hal perencanaan, performance tuning, pengembangan dan
upgrade yang dibutuhkan terkait dengan peningkatan kapasitas maupun kapabilitas
Enterprise Agile Planning Tool untuk dapat memenuhi kebutuhan BNI ke depan.
2. Pemeliharaan Korektif
• Menyediakan resource on site pada saat diperlukan untuk penyelesaian problem
yang terjadi di environment Production dan Backup. Kendala pada environment
production agar dapat diselesaikan sesegera mungkin.
• Memberikan laporan (dokumentasi) kepada BNI mengenai analisa root-cause
problem yang terjadi beserta langkah-langkah penyelesaian dan antisipasi yang
dapat dilakukan sehingga problem dapat dimitigasi dengan baik di masa mendatang.
• Melakukan instalasi / setup ulang apabila telah diputuskan oleh BNI terjadi
kegagalan software maupun hardware atau adanya kebutuhan penggantian
hardware.

F. Dukungan Teknis
Menyediakan dukungan teknis pada office hour selama masa garansi dengan detail sebagai
berikut:

• On-site support 5/8.

• On-call/ Online support pada kondisi khusus, dan ditindaklanjuti dengan perbaikan (on-
site maupun off-site).

G. Training
Training dilakukan untuk minimal 25 {dua puluh lima) peserta atau yang ditetapkan
kemudian, mencakup beberapa hal berikut:

• Materi dalam training meliputi basic functionality aplikasi maupun hasil kustomisasi
atau pengembangan yang dilakukan.
• Training dilakukan secara menyeluruh untuk kebutuhan BNI {antara lain meliputi: user
manual, operational guide, design arsitektur & konfigurasi {parameter setting),
kustomisasi atau penyesuaian, testing, UAT, Migrasi dan implementasi.

IV. JANGKA WAKTU PEKERJAAN

• Jangka waktu penyelesaian seluruh pekerjaan adalah 3 (tiga) bulan terhitung sejak SPK
diterbitkan sampai dengan Go-Live.
• Masa garansi selama 3 (tiga) buIan terhitung sejak Go-Live.
• Jangka waktu pemeliharaan (maintenance) adalah 1 (satu) tahun terhitung sejak selesainya
masa garansi.
 • Lisensi software berlaku sejak Go-Live sampai dengan berakhirnya masa pemeliharaan
(maintenance).

V. SUSUNAN PROPOSAL TEKNIS

1. Cover Proposal Teknis yang terdiri dari:
1.1. Judul pengadaan (agar disesuaikan dengan pengadaannya)
1.2. Nama Perusahaan
1.3. Tanggal dibuat
2. Daftar lsi Proposal Teknis (setiap lembar agar diberi nomor halaman)
3. Ringkasan Eksekutif
3.1. Latar belakang Pengadaan
3.2. Overviewtentang Partner Bisnis
3.3. Referensi pengala man pekerjaa n sejenis
4. Menyampaikan Helpdesk Support yang berisikan
4.1. Alamat He/pdesk
4.2. Nomor telepon
4.3. Nomor fax dan E-mail
5. Spesifikasi teknis atas produk yang ditawarkan
5.1. Spesifikasi teknis atas produk yang ditawarkan
5.2. CV Engineer yang terdiri dari:
a. Nama dan Photo yang bersangkutan
b. Pendidikan terakhir
c. Skill dan Training
d. Sertifikat
e. Penga laman pekerjaan
5.3. Surat-surat Pernyataan:
a. Surat kesanggupan untuk memenuhi ruang lingkup pengadaan.
b. Surat kesanggupan untuk memenuhi Term dan Conditions
c. Surat kesanggupan untuk melakukan delivery tepat pada waktunya dan apabila
terlambat bersedia dikenakan denda
d. Surat dukungan dari Prinsipal untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan spesifikasi
yang diminta oleh BNI.

VI. PERSYARATAN PENYEDIA SOLUSI

Penyedia solusi harus memenuhi persyaratan, sebagai berikut:

• Perusahaan merupakan Principal Langsung atau Business Partner yang didukung langsung
oleh Principal (dibuktikan dengan Surat Dukungan resmi dari Principal atas produk yang
ditawarkan).
• Penyedia solusi adalah perusahaan yang menyediakan system/aplikasi dan/atau jasa
dimaksud dan telah menjadi rekanan BNI (dibuktikan dengan TOR yang masih berlaku).
• Memiliki pengalaman dalam melakukan implementasi dan pemeliharaan Enterprise Agile
Planning Tool.
• Memiliki dan dapat menugaskan tenaga ahli dan manajer proyek yang berpengalaman dalam
implementasi Enterprise Agile Planning Tool dengan melampirkan CV anggota tim yang
relevan.
VII. TERM & CONDITION
• Semua biaya dan ongkos terkait dengan persiapan proposal ini merupakan tanggung jawab
Penyedia solusi. BNI tidak menanggung semua biaya dan ongkos yang berkaitan dengan
proses ini.
• Proposal yang telah diserahkan akan menjadi properti BNI, BNI akan menjamin kerahasiaan
setiap proposal yang diterima.
• Semua informasi dari BNI yang didistribusikan kepada Penyedia solusi bersifat sangat rahasia
dan dilarang memberikan informasi kepada Pihak Lain.
• BNI mempunyai hak penuh untuk menentukan hasil proses ini dan Penyedia solusi tunduk
pada keputusan tim seleksi yang ditunjuk oleh BNI.
• BNI mempunyai hak untuk tidak memilih pemenang dari Penyedia solusi yang telah
mengikuti seleksi.
• BNI tidak berkewajiban menjelaskan alasan tidak terpilihnya Penyedia solusi dalam setiap
tahapan seleksi.
• Penyedia Solusi harus dapat memenuhi apa yang dipersyaratkan dalam POJK no
38/POJK.03/2016 khususnya yang terkait dengan kontrak pengadaan Teknologi Sistem
lnformasi.

PT. BANK NEGARA INDONESIA (PERSERO) Tbk.

DIVISI STRATEGI & ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

ARI PRATIWI
PEMIMPIN DIVISI