Mengenal Dasar-Dasar

Manajemen Proyek
Syamsul Ardiansyah | Senior Officer of Strategic Networking
Telp/WA/Tel 081315912363 | syamsul@dompetdhuafa.org | IG/FB/Twitter @syamsuladzic
Certified trainer for Project Management for Development Professional (Project DPro)
Berapa persentase proyek sektor swasta yang menurut Anda akan
dievaluasi sebagai “berhasil”, menurut definisi di bawah ini?

Berhasil = tepat waktu dan

sesuai anggaran, dengan
semua fitur dan fungsi
awalnya ditentukan:

A. 76% - 100%
B. 40% - 75%
C. 29% - 39%
D. 0% - 28%
“Berhasil” – Proyek tiba sesuai cakupan, anggaran, dan tepat waktu. | “Tertantang” – Proyek selesai tetapi gagal memenuhi cakupan,
anggaran, atau kalender asli. | “Gagal” – Proyek dihentikan lebih awal
Contoh dari NGO
Internasional
Di salah satu LSM internasional yang
terkenal, selama periode satu tahun:
• 70 program overspent lebih dari 10%
• 235 proyek overspent lebih dari 10%
• Jumlah pengeluaran proyek lebih
(overspend) dari $25 juta
• Pada akhir tahun, 89 proyek memiliki
pencapaian yang terlambat
The top five factors found in successful
projects are:
• User involvement
• Executive management support
• Clear Statement of Requirements
• Proper planning
• Realistic expectations
The top five indicators found in
challenged projects are:
• Lack of user input
• Incomplete Requirements &
Specifications
• Changing Requirements & Specifications
• Lack of executive support
• Technical incompetence
All of the top factors found in
failed projects include:
• Incomplete Requirements
• Lack of user involvement
• Lack of resources
• Unrealistic expectations
• Lack of executive support
• Changing Requirements &
Specifications
• Lack of planning
• Didn’t need it any longer
• Lack of IT management
• Technical illiteracy
Apa yang dimaksud Manajemen Proyek?
• Proyek, Manajer Proyek, dan Manajemen Proyek
• Project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result
• Project Manager adalah seseorang yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan seluruh
pekerjaan proyek.
• Project Management adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan serta
pengalaman untuk meraih tujuan khusus proyek yang mengacu pada kriteria penerimaan
berdasarkan parameter yang disetujui. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang dibatasi
oleh skala waktu dan anggaran yang terbatas.
• Suatu Proyek tidak mesti berorientasi eksternal (misalnya, proyek
pembangunan hunian sementara untuk korban bencana), bisa jadi proyek
yang perlu dilakukan lebih banyak internal dalam rangka memperbaiki
bisnis proses lembaga.
• Misal, proyek benefis, proyek riset persepsi donatur, dll.
Requirement
Analysis

Design

Implementation

Testing

Maintenance
Vision Understanding Clarity Agility

1. Individual and interaction
2. Working software
3. Customer Collaboration
4. Responding to change
1. Prioritas utama adalah memuaskan klien
dengan menghasilkan perangkat lunak
yang bernilai secara cepat dan rutin.
2. Siap terhadap perubahan kebutuhan.
Proses Agile memanfaatkan perubahan
untuk keuntungan klien.
3. Menghasilkan perangkat lunak yang
bekerja secara rutin, dari jangka waktu
beberapa minggu sampai beberapa
bulan, dengan mengutamakan jangka
waktu yang pendek.
4. Rekan bisnis dan pengembang
perangkat lunak harus bekerjasama
sepanjang proyek.
AGILE MANIFESTO
over
AGILE PRINCIPLES
5. Prioritas utama adalah memuaskan klien
dengan menghasilkan perangkat lunak
yang bernilai secara cepat dan rutin.
6. Siap terhadap perubahan kebutuhan.
Proses Agile memanfaatkan perubahan
untuk keuntungan klien.
7. Menghasilkan perangkat lunak yang
bekerja secara rutin, dari jangka waktu
beberapa minggu sampai beberapa
bulan, dengan mengutamakan jangka
waktu yang pendek.
8. Rekan bisnis dan pengembang
perangkat lunak harus bekerjasama
sepanjang proyek.
Process and tools
Comprehensive Documentation
Contract Negotiation
Following the plan
9. Perhatian terhadap detail-detail teknis
dan desain akan meningkatkan agility.
10. Kesederhanaan (memaksimalkan jumlah
pekerjaan yang belum dilakukan) adalah
hal yang sangat penting.
11. Self-organizing team mendukung
arsitektur, kebutuhan, dan rancangan
perangkat lunak yang baik.
12. Secara berkala, tim pengembang
berefleksi tentang bagaimana agar
pengembangan lebih efektif, kemudian
menyesuaikan cara bekerja mereka.
Introducing Scrum
An Agile Project Management Framework
“Scrum is a framework within

which people can address complex adaptive

problems, while productively and creatively
delivering products of the highest possible value.”

“Scrum adalah kerangka kerja di mana orang dapat mengatasi masalah adaptif yang
kompleks, sambil secara produktif dan kreatif memberikan produk dengan nilai setinggi
mungkin.”
 Scrum Framework
Scrum
Scrum Artefacts
Ceremonies
• Product Backlog adalah
Product Backlog
daftar terurut dari segala
sesuatu yang diketahui
dibutuhkan dalam produk.

• Product Backlog
mencantumkan semua fitur,
fungsi, persyaratan,
peningkatan, dan perbaikan
yang merupakan perubahan
yang harus dilakukan pada
produk di rilis mendatang.

• Product Owner yang

bertanggung jawab atas
pengelolaan Product
Backlog.
 Product Backlog

1. Product Backlog adalah daftar pesanan yang merupakan sumber tunggal dari segala
sesuatu yang diperlukan untuk produk.
2. Product Backlog adalah artefak hidup yang diperbarui di mana pun perubahan terjadi dan
itu ada selama produk itu ada.
3. Product Owner bertanggung jawab untuk mengelola Product Backlog: konten, pesanan,
prioritas, dll.
4. Product Backlog tidak tetap - tidak pernah lengkap.
5. Product Backlog dapat berisi: Epic, Feature, User Story, Task, Bug.
6. Penyempurnaan (refinement) Product Backlog dilakukan untuk memperbarui beberapa detail
Product Backlog. Seharusnya tidak lebih dari 10% dari kapasitas Tim Pengembang.
7. Item dengan urutan tertinggi di Product Backlog harus lebih detail agar “Siap” untuk Tim
Pengembang untuk mulai mengerjakannya.
Komposisi Product Backlog
• Epic – Sebuah karya, fungsionalitas yang dapat
dilakukan dalam beberapa bulan. Epic adalah ide
tingkat yang sangat tinggi.
• Features - Epic dibagi menjadi fitur. Fitur masih
merupakan bagian besar dari pekerjaan yang dapat
dilakukan dalam beberapa minggu.
• User Story – Features dibagi menjadi bagian-bagian
yang lebih kecil - kisah pengguna yang dapat juga
disebut Item Backlog Produk. User Story harus
menggambarkan fitur, fungsionalitas yang dapat
dilakukan dalam beberapa hari.
• Task – User Story dapat berisi banyak tugas. Tugas
dibuat oleh Tim Pengembang dan mencakup semua
tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan cerita
pengguna, untuk membuatnya "Selesai". Definisi
"Selesai" didefinisikan oleh Tim Pengembang dan
digunakan untuk mengenali status cerita pengguna.
• Bug - item kerja dibuat ketika ada beberapa masalah
yang dikenali dalam fungsionalitas, kode.
Sprint Backlog

• Sprint Backlog
membuat semua pekerjaan
yang diidentifikasi oleh Tim
Pengembang terlihat sebagai
hal yang diperlukan untuk

memenuhi Sprint Goal.

Singkatnya, Sprint Backlog adalah….?
• Sprint Backlog adalah kumpulan item Product Backlog yang dipilih untuk sprint dan
rencana pengiriman.
• Sprint Backlog dibuat selama sesi Perencanaan Sprint.
• Ini mempromosikan transparansi dan mendukung komitmen.
• Selama Sprint Retrospective, setidaknya satu perbaikan harus dipilih dan dimasukkan
dalam Sprint Backlog.
• Sprint Backlog hanya milik Tim Pengembang
• Itu dapat disesuaikan selama Sprint oleh Tim Pengembang
• Sprint Backlog adalah alat yang hebat untuk melacak kemajuan harian
Increment

• Increment adalah jumlah dari semua item Product Backlog yang diselesaikan selama Sprint dan nilai
peningkatan dari semua Sprint sebelumnya.
• Setiap Increment baru harus “Selesai” atau “Done”. Artinya harus memenuhi Definisi “Selesai” yang
dibuat oleh Scrum Team.
• Definition of Done (DoD): Scrum mendefinisikan “Selesai” atau “Done” dalam istilah yang cukup
sederhana: “Done” adalah kriteria penerimaan yang umum untuk setiap cerita pengguna.
• Increment tidak perlu dirilis di akhir Sprint, tetapi harus dalam kondisi releasable. Hal ini penting untuk
menciptakan increment yang dalam kondisi layak pakai dan dapat dilepas ke pasar.
• Increment adalah jumlah semua
item yang diselesaikan dalam
Sprint + nilai peningkatan dari
iterasi sebelumnya
• Saat Increment dibuat, definisi
“Selesai” harus dipenuhi
• Keputusan untuk melepaskan
Increment ada di tangan Pemilik
Produk, tetapi harus dalam
kondisi yang dapat
digunakan/dilepaskan.
Sprint
Planning
• Sprint Planning adalah acara
yang dibatasi waktu di awal
Sprint dimana Tim Scrum
berkolaborasi bersama untuk
menentukan apa yang dapat
dilakukan dan bagaimana
pekerjaan akan dilakukan dalam
Sprint.

• Panduan Scrum menyebutnya

sebagai “Topik Satu: Apa yang
bisa dilakukan Sprint ini?” dan
“Topik Dua: Bagaimana
pekerjaan yang dipilih akan
diselesaikan?”
Daily Scrum
• Daily Scrum adalah Standup Meeting
dalam arti yang sebenarnya. Daily Scrum
adalah tentang pertemuan di mana
semua peserta berdiri. Pertemuan
memungkinkan tim untuk berkumpul
untuk saling memperbarui status mereka,
menetapkan prioritas, dan mendapatkan
bantuan dengan kemungkinan hambatan.
• Kenapa harus berdiri? Kenapa tidak
sambil duduk? Meeting dengan berdiri
akan merangsang anda untuk menjaga
rapat tetap singkat dan langsung pada
intinya.
• Durasi: Sekitar 15 menit.
• Peserta: Product Owner, Scrum Master,
dan Tim Scrum.
Empirisisme adalah Inti dari Scrum
Empirisme adalah inti dari Scrum. Setiap
acara Scrum memungkinkan transparansi dan Peer to Peer Accountability
merupakan kesempatan untuk inspeksi dan adaptasi.

Transparansi: Daily Scrum memastikan bahwa tim

mendiskusikan 'apa yang sedang terjadi' setidaknya Quick Decision Making
sekali sehari. Mereka mendiskusikan apa yang mereka
lakukan untuk mencapai Sprint Goal dan apakah ada
halangan untuk kemajuan mereka. Hal ini meningkatkan Manfaat-
transparansi dalam tim. Manfaat Self-Organization
Inspeksi: Daily Scrum memastikan bahwa inspeksi Daily Scrum
kemajuan Development Team menuju Sprint Goal
dilakukan setiap hari. Focus on Team Goal
Adaptasi: Output Inspeksi diperlukan penyesuaian jika
ada. Daily Scrum mengungkapkan hambatan seperti
pemblokiran, kurangnya pengaturan diri/kolaborasi, Collaboration
kurangnya pemahaman, perubahan estimasi, kurangnya
keterampilan, ketergantungan, dll. Hal ini memungkinkan
Tim Scrum untuk merencanakan penyesuaian untuk
membantu Tim Pengembang dalam memberikan nilai
setinggi mungkin produk.
• Sprint Review adalah acara di saat Tim
Scrum dan pemangku kepentingan utama
memeriksa Increment produk yang dihasilkan
di akhir Sprint, serta berkolaborasi untuk
Sprint Review
mendapatkan apa yang telah dilakukan dan
item selanjutnya yang dapat dilakukan untuk
“…mengoptimalkan nilai…” sebagai masukan
untuk acara Sprint Planning selanjutnya.
Selama pertemuan informal ini, Development
Team mendemonstrasikan pekerjaan yang
telah mereka “Selesai” selama Sprint untuk
mendapatkan umpan balik dan inspeksi dari
peserta lain.
• Sprint Review juga dapat mencakup kesulitan
apa pun yang dihadapi tim dan bagaimana
mereka mengatasi hambatan tersebut.
Tinjauan tentang timeline, kemajuan atas
tujuan sehubungan dengan kemampuan, dan
penerimaan pasar untuk produk saat ini dan
nilai yang diberikannya juga dapat ditinjau.
Sprint Retrospective
• Sprint Retrospectives adalah acara
yang biasanya diadakan di akhir
Sprint dan setelah Sprint Review
untuk memberikan kesempatan
kepada Tim Scrum untuk
memeriksa bagaimana mereka
melakukan pekerjaan di Sprint dan
bagaimana mereka dapat
meningkatkan sehubungan dengan
“...orang, hubungan , proses dan
alat.”
Peran-Peran
dalam Scrum
 • Scrum Team terdiri dari Product Owner, Development Team,
Tim Scrum dan Scrum Master. Tim Scrum mengatur diri sendiri (self-
organizing) dan lintas fungsi (cross-functioning).
 Product Owner (PO)
• Peran PRODUCT OWNER, adalah satu
orang yang memastikan bahwa semua
tindakan dalam Sprint memaksimalkan
nilai produk.
• Pemilik Produk harus menjadi
penghubung antara semua pemangku
kepentingan dan Tim Pengembang.
• Dia harus mengetahui secara mendalam
produk, kebutuhan bisnis dan pasar untuk
mencapai hasil terbaik selama proses
pengembangan produk.
• Tanggung jawab utama Product Owner
adalah pengelolaan Product Backlog
termasuk pemesanan, klarifikasi barang
dan optimalisasi kerja Development Team.
Product Owner dan Product Backlog
• Pemilik Produk adalah satu-satunya orang yang bertanggung
jawab untuk mengelola Product Backlog.
• Semua item Product Backlog harus jelas dan dapat dipahami oleh semua orang di
Tim Pengembang. Hal-hal yang paling diprioritaskan harus dijelaskan sepenuhnya
agar tim dapat merencanakan pekerjaan mereka sesuai dengan itu.
• Product Backlog harus terlihat oleh semua orang di Tim Scrum untuk memastikan
semua persyaratan dan visi produk transparan.
• Item perlu dipesan oleh PO berdasarkan tujuan dan strategi bisnis. Pekerjaan yang
paling penting dan prioritas harus berada di atas Product Backlog.
• Selama pengelolaan Product Backlog, PO harus mempertimbangkan pekerjaan yang
diperlukan dari Tim Pengembang dan memutuskan bagaimana mengoptimalkan nilai
pekerjaan mereka.
Scrum Master (SM)
• Scrum Master bertanggung jawab untuk
mempromosikan dan mendukung Scrum
sebagaimana didefinisikan dalam
Panduan Scrum.
• Scrum Master sebagai fasilitator:
• Menghapus semua hambatan selama
proses pengembangan
• Membantu menciptakan budaya
kolaboratif dan aman dalam Tim dan
organisasi Scrum
• Menemukan dan mengusulkan solusi
baru yang akan membantu dalam
pengembangan produk yang lebih
efisien
• Memahami kebutuhan Tim Scrum dan
organisasi dan bagaimana mereka
dapat dipenuhi menggunakan
pendekatan tangkas.
Ringkasan Tugas SCRUM MASTER
• Scrum Master adalah peran dalam Tim Scrum yang mempromosikan Scrum dan
membantu semua orang untuk memahami dan mempraktikkannya setiap hari.
• Dia harus menjadi pelayan - pemimpin yang mendukung Product Owner, Development
Team, dan Organisasi dalam perjalanan Scrum mereka.
• Scrum Master bertanggung jawab untuk membantu Product Owner dalam pengelolaan
Product Backlog dan memastikan bahwa semua orang di Tim Scrum memahaminya.
• Development Team harus dilatih oleh Scrum Master bagaimana menjadi tim yang
terorganisir sendiri dan lintas fungsi dan memberikan produk bernilai tinggi. Scrum Master
perlu mendukung mereka dan mempromosikan pendekatan yang gesit dan kolaboratif.
• Scrum Master memiliki beberapa fungsi seperti: pelayan-pemimpin, guru, pelatih,
fasilitator dan banyak lagi tergantung pada apa yang dibutuhkan. Dia perlu menjadi orang
yang beradaptasi dengan perubahan dengan cepat dan membantu orang lain untuk
melakukannya.
 Development Team
• Development Team terdiri
dari para profesional yang melakukan
pekerjaan untuk menghasilkan produk
Increment “Selesai” yang berpotensi untuk
dirilis di akhir setiap Sprint.
• Self Organizing
• Cross-functioning

• Ukuran Optimal Development Team cukup

kecil untuk tetap gesit dan cukup besar untuk
menyelesaikan pekerjaan signifikan dalam
Sprint
• Anggota Development Team individu mungkin
• Scrum tidak mengakui gelar untuk anggota Tim memiliki keahlian khusus dan bidang fokus,
Pengembang, terlepas dari pekerjaan yang tetapi tanggung jawab menjadi milik Tim
dilakukan oleh orang tersebut Pengembangan secara keseluruhan.
• Scrum tidak mengenal sub-tim dalam Tim
Pengembang, terlepas dari domain yang perlu
ditangani seperti pengujian, arsitektur, operasi,
atau analisis bisnis.
Tanggungjawab Development Team
• Menyelesaikan semuanya
• Pengembangan peningkatan produk yang dapat dirilis
• Merencanakan pekerjaan mereka pada pertemuan Perencanaan Sprint
• Sprint Backlog - dapat disesuaikan setelah kesepakatan antara Tim Pengembang dan
Pemilik Produk
• Pencapaian Sprint Goal yang direncanakan untuk Sprint
• Mengelola pekerjaan mereka setiap hari, perencanaan dan inspeksi selama Daily Scrum
• Demonstrasi pekerjaan “Selesai” selama Sprint Review
• Menganalisis pekerjaan, hubungan, dan proses mereka selama Sprint Retrospective.
Mereka perlu memeriksa dan beradaptasi jika diperlukan
• Terus meningkatkan pekerjaan dan proses mereka.
Tentukan Epik
• Self-group masing-masing 5 orang.
• Setiap anggota wajib mengusulkan epik berdasarkan bidang
kerja masing-masing, kemudian tentukan salah-satu epik yang
diusulkan untuk menjadi epik usulan kelompok.
• Tuliskan argumentasi yang melatarbelakangi pemilihan epik
tersebut sebagai epik unggulan kelompok.
• Pertanyaan utamanya: Perubahan signifikan apa yang hendak diusung
melalui epik yang kelompok anda usulkan.
Menentukan EPIK

Monitoring Seleksi
dan
….dan lain-lain Sistem
Mitra
Evaluasi
Pemasaran
tentang IT TEBAR HEWAN KURBAN