Implementasi, Operasi, dan Pengendalian Sistem

1. Garis Besar Implementasi Sistem

Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh perhitungan,
tahap implementasi sistem akan berjalan mulus tanpa hambatan yang berarti. Adalah
mustahil untuk mengantisipasi seluruh potensi permasalahan yang mungkin terjadi selama
tahap implementasi. Oleh karena itu, penundaan dan permasalahan yang terkait dengan
implementasi adalah sesuatu yang rutin terjadi.
Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem,
rencana formal dan pengendalian tahap implementasi harus dibuat. Gambar dibawah
menunjukkan tiga langkah utama implementasi sistem; (1) Menetapkan rencana dan
pengendalian, (2) pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan, dan (3)
menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru. Pada akhirnya, sistem yang telah
diimplementasi harus senantiasa dikaji ulang dan dikendalikan.

Analisis dan
Perencanaan
Sistem

Desain

Sistem

Menetapkan Pelaksanaan Tindak lanjut

Rencana dan Aktivitas dan Evaluasi
Pengendalian sistem baru

Pengendalian
dan Kaji Ulang
Sitem

2. Implementasi Sistem
2.1 Membuat Rencana dan Pengendalian Untuk Implementasi
Manajemen Proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam mengelola
manajemen proyek implementasi dibutuhkan rencana-rencana yang tersusun dengan baik
untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut harus menggunakan tiga komponen

1
 utama, yaitu: (1) menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan, (2) anggaran khusus
yang dapat diaplikasikan setiap tahap dan (3) pelaksanaan tertentu yang dapat pula
diaplikasikan di setiap tahap proyek.
2.2 Melakukan Aktivitas Implementasi
Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah
disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain
menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru komputer dan detail
desain sistem, menulis dan menguji program-program komputer, pengembangan standar,
dokumentasi, dan konversi file.
2.2.1 Pelatihan Karyawan
Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan
bagi karyawan baru, sementara di kasus lainnya para karyawan yang sudah ada pun
harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang baru.
Perusahaan pada umumnya akan menjumpai sejumlah pilihan yang terkait dengan
penggunaan dan pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus ditemukan bahwa adalah
lebih baik untuk melatih lebih baik lagi karyawan yang ada saat ini. Ada beberapa
alasan yang mendukung hal tersebut:
1. Biaya perekrutan yang terkait dengan memperkerjakan karyawan baru sedapat
mungkin dihindari,
2. Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi
perusahaan, dan
3. Moral para karyawan seringkali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya
promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini.
2.2.2 Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru
Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas yang
bersifat monumental. Masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama, fasilitas
pendukung yang memadai harus tersedia. Persyaratan lainnya yang sering ditemui
adalah ukuran keamanan khusus seperti sistem pemadam kebakaran khusus, sistem
monitor video, atau kunci pintu khusus.
2.2.3 Rincian Desain Sistem
Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail selama tahap implementasi
adalah pemograman komputer. Dalam beberapa kasus rencana desain dapat saja
membutuhkan beberapa beberapa program komputer pre-packed (siap pakai),
walaupun pada umumnya kebanyakan pemasangan sistem skala besar membutuhkan
proses pemrograman. Dan jika perusahaan akan mengubah sistem lamanya ke sistem
komputer baru, maka program-program yang sudah ada saat ini perlu diubah sehingga
mereka dapat mengoperasi sistem baru.
2.2.4 Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi sistem merupakan hal yang penting dilakukan dalam implementasi
sistem, namun hal ini sering terlupakan karena pada umumnya programmer hanya

2
 sedikit atau bahkan tidak menerima pelatihan dalam melakukan dokumentasi meskipun
sebelumnya telah menerima pendidikan dan pelatihan bahasa pemrograman dengan
baik.
Pengembangan perangkat lunak komputer tanpa melakukan dokumentasi adalah
sesuatu hal yang sia-sia karena dokumentasi yang baik dapat memberikan beragam
manfaat seperti: (1) melatih karyawan baru, (2) menyediakan bagi para programmer
dan analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi program dan
modifikasi aktivitas di masa yang akan datang, (3) menyediakan bagi para auditor
beragam informasi untuk melakukan evaluasi pengendalian internal dan (4) membantu
memastikan bahwa spesifikai desain sistem telah terpenuhi.
2.2.5 Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data.
Dalam banyak kasus, file-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam
format komputer dari suatu komputer ukuran sedang ke komputer lainnya.Selain itu,
proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan memakan waktu, terutama dalam
kasus mengkonversi file manual ke dalam file komputer.
2.2.6 Operasi Sistem
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah
diuji secara cermat secara keseluruhan. Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan
untuk menguji akhir suatu sistem yaitu: (1) Pendekatan langsung, (2) operasi pararel,
(3) konversi modular. Sebagai contoh, sistem akuntansi yang baru dibagi dalam
beberapa modul, seperti modul untuk piutang dagang, hutang dagang, persediaan, dan
jurnal umum. Dalam pendekatan ini modul persedian diimplementasikan terlebih
dahulu. Setelah perusahaan merasa puas dengan modul tersebut, modul lainnya pun
menyusul untuk diimplementasikan. Kekurangan utama proses konversi modular
adalah lamanya waktu pengujian. Proses ini akan dapat menunda implementasikan
akhir untuk sebuah sistem baru, sehingga tidak praktis.
2.3 Mengevaluasi Sistem Baru
Sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya telah selesai,
melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses tindak lanjut diperlukan
untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan. Banyak
pendekatan yang bisa digunakan dalam proses tindak lanjut dan evaluasi seperti observasi,
kusioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap implementasi
sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu tindak lanjut
yang memadai.

3. Merencanakan dan Mengorganisasikan Proyek Sistem

Secara operasional, teknik-teknik manajemen proyek adalah jantung siklus hidup
pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Istilah “proyek” merujuk pada aplikasi
tertentu yang telah disetujui untuk dikembangkan. Sekali persetujuan telah diperoleh,

3
 manajemen proyek dimulai dan hal ini berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan
analisis detail, desain, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi, dan perawatan
proyek juga dimulai.
3.1 Seleksi Proyek
Jika sumber daya sebuah organiasi terbatas, maka sumber daya pengembangan
proyek harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar
bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah
atau unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif pengguna
dalam proses seleksi. Seringkali biaya dan manfaat hanya bisa diperkirakan secara
subyektif, hal ini karena adanya kesulitan baik dalam menetapkan biaya jasa informasi
maupun mengestimasi sumber daya yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
tersebut.
3.2 Tim Proyek
Salah satu tugas penting proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk
sebuah tim proyek yang sesuai. Untuk sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para
analis, para programer, dan teknisi lainnya adalah penting, namun adanya perwakilan dari
departemen-departemen pengguna tempat aplikasi dikembangkan juga diperlukan. Salah
satu anggota tim harus dipilih menjadi pimpinan proyek (project leader) agar mampu
memfokuskan tanggung jawab pengendalian untuk proyek tersebut.
1. Tanggung Jawab Pimpinan Proyek
Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah, dan
komite pengarah atau unit organisasi digunakan untuk menjamin keterlibatan yang
tinggi dari pengguna dalam pengembangan yang dikerjakan oleh departemen sistem
informasi. Pimpinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer departemen
pengguna utama yang memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut. Pimpinan
proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi-teknisi dengan keahlian khusus.
Tanggung jawab utama pimpinan proyek adalah merencanakan, menyusun jadwal, dan
mengawasi proyek. Pengaturan jadwal adalah pengaturan kegiatan-kegiatan proyek
sesuai rencana yang telah disusun, pengaturan aktivitas secara kronologis, serta rincian
tanggung jawab bagi setiap anggota proyek.
2. Ketidakpastian Proyek
Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian
yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk ini para teknisi harus bekerja
sama dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem. Para pengguna
seringkali tidak menyadari bahwa permasalahan yang muncul akan memicu sebuah
proyek baru dan pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka gunakan.
Untuk itu, proses tatap muka antara pengguna dan desainer menentukan tingkat
ketidakpastian.
Ketidakpastian juga sering muncul dalam pengembangan sistem. Para programer
harus menginterpretasikan rincian spesifikasi dan menuliskan perangkat lunak yang

4
 diperlukan. Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh ketidakpastian,
mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap bagian proyek, dan
menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah ditentukan pada biaya yang dapat
diterima.
3.3 Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan
Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif,
dibutuhkan uraian (break down) tugas-tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas
dan tahapan. Tidak ada metode standar untuk mengurai sebuah proyek ke dalam aktivitas-
aktivitas yang lebih rinci, sebagaimana juga tidak ada daftar rincian yang standar untuk
membuat tahapan-tahapan siklus hidup pengembangan sistem. Ada beberapa alasan untuk
hal ini, yaitu adanya perbedaan pendapat, perbedaan paket komersial manajemen proyek,
dan perbedaan kebutuhan untuk proyek-proyek tertentu. Makin tinggi tingkat penguraian
ini ke dalam tugas dan tahapan tertentu, makin tinggi pula kepastian sehingga kebutuhan
setiap tugas atau tahapan makin dapat diprediksi. Tujuan penguraian proyek adalah untuk
memfasilitasi penugasan dan pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya.
3.4 Estimasi Waktu
Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah system merupakan suatu
hal yang sulit karena adanya ketidakpastian dalam pengembangan system. Estimasi yang
buruk terhadap waktu penyelesaian tugas akan membatasi efektivitas teknik-teknik
manajemen proyek yang digunakan. Akurasi estimasi penyelesaian proyek sebagian
tergantung pada pengalaman manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi.
1. Teknik-Teknik Pengukuran Kerja
Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak,yang berarti tidak
ada perhitungan resmi yang digunakan. “Tebakan estimasi” didasarkan pada
pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas yang sejenis. Pendekatan-pendekatan
lainnya yang bisa digunakan untuk mengestimasi biasanya berdasarkan pada konsep
pengukuran kerja.
2. Akurasi Estimasi
Estimasi yang dibuat pada tahap-tahap awal sebuah proyek biasanya dapat
diperkirakan sedikit tidak akurat, walaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan
baik. Untuk alas an inilah “guesstimate” seringkali digunakan pada tahap-tahap awal
sebuah proyek daripada perhitungan yang mendetail. Estimasi awal ini kemudian
direvisi seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melalui aktivitas-aktivitas yang
dilakukannya. Pendekatan ini mencerminkan fakta praktis yang terdapat dalam sebuah
proyek, yang pada tahap ini memberikan bentuk, yaitu menyisakan yang ada
selanjutnya untuk dikerjakan berdasarkan semua yang telah diselesaikan dan yang
berarti akan lebih terprediksi dan dapat lebih dikendalikan.
3.5 Akuntansi Proyek
Elemen-elemen lainnya yang penting dalam sistem pengendalian sebuah proyek
antara lain adalah tanggung jawab yang ditentukan dengan jelas dan tersusun dengan baik

5
 untuk tiap personel proyek dan beberapa bentuk sistem pengukuran akuntansi dan laporan
aktual kinerja terhadap tanggung jawab yang diberikan.
1. Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang di
dalamnya biaya-biaya ditetapkan pada proyek-proyek individual seiring proses
pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu
menelusuri dan memantau biaya-biaya yang terjadi selama masa proyek dan
memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Sistem akuntansi proyek
biasanya dapat berupa manual atau otomatis.
2. Tingkat Rincian
Pada setiap sistem pengendalian, jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem
akuntansi proyek, maka biaya overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu
tinggi. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnya pun akan bersifat
ambigu. Tingkat yang memadai dalam detail atau seberapa rinci data yang dibutuhkan
harus ditentukan oleh manajemen proyek.

4. Pengendalian Sumberdaya Sistem Informasi

Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi
manajemen dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dalam satuan moneter. Hal ini
termasuk di dalamnya ukuran-ukuran kinerja untuk perangkat keras, lunak, dan personel.
Pengukuran kinerja perangkat keras meliputi utilisasi sistem, system downtime, dan
personel. Statistik utilisasi merupakan hal yang sangat penting karena ia mengindikasikan
adanya sumbatan atau kebutuhan untuk melakukan ekspansi sistem. Downtime adalah
presentase waktu yang digunakan oleh mesin. Sederhananya, downtime adalah laporan
total jumlah jam kerja mesin tidak bekerja dalam satu bulan. Faktor penting nonkualitatif
lainnya untuk mengontrol perangkat keras adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan
yang paling baik untuk mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah melakukan survei
sistem terhadap pengguna. Terakhir, adalah penting untuk melakukan pengendalian yang
terkait dengan para personel. Beragam jenis laporan lainnya yang digunakan untuk
mengevaluasi kinerja personel seperti:
a. Laporan kinerja spesialis entri data,
b. Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operator sistem, dan
c. Laporan-laporan yang terkait dengan efisiensi personel yang memperbaiki perangkat
keras.
4.1 Auditing Sistem Informasi
Banyak perusahaan menggunakan internal auditor atau eksternal auditor untuk
mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Minat akuntan dalam proses audit sistem
informasi ini cenderung berfokus pada pengendalian internal. Pendekatan umum yang
banyak diikuti auditor adalah berusaha mendapatkan deskipsi rinci sistem pengendalian
internal. Kemudian auditor akan melakukan pengujian kelayakan. Pada akhirnya, auditor

6
 akan menguji beberapa transaksi yang dilakukan melalui sistem tersebut. Dalam sistem
yang memiliki sejumlah besar kontrol internal, para auditor dapat menggunakan
pengambilan sampel transaksi secara statistik.
4.2 Memelihara dan Memodifikasi Sistem
Demi tujuan pengendalian, penting untuk seluruh modifikasi yang dilakukan
terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk senantiasa dikaji ulang secara
formal dan disetujui oleh sebuah komite manajer dan spesialisasi sistem. Pada saat
disetujui, permintaan tersebut harus dirujuk kepada programer sistem atau programer
aplikasi yang sesuai untuk implementasinya. Programer ini harus bekerja sesuai prioritas
yang telah ditetapkan sebelumnya.Perangkat lunak ini setelah dimodifikasi harus dikaji
ulang secara cermat dan kemudian dipasang oleh seseorang yang independen dan secara
cermat harus didokumentasikan seluruh modifikasi sistem ini.