BAB 11

MENGELOLA PENGETAHUAN

11.1 Lanskap Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan telah menjadi suatu tema yang penting pada banyak perusahaan
bisnis besar sebagaimana para manajer menyadari bahwa banyak dari nilai perusahaan
mereka bergantung pada kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola
pengetahuan.

 Dimensi Pengetahuan yang Penting

Data sebagai aliran kejadian atau transaksi yang dicatat oleh sistem suatu organisasi, dan
bermanfaat hanya dalam transaksi itu sendiri, dan tidak untuk yang lainnya.
Pengetahuan yang berada dalam pikiran karyawan yang belum didokumentasikan disebut
dengan pengetahuan tersirat (tacit knowledge), sedangkan pengetahuan yang telah
didokumentasikan dinamakan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge).

 Pembelajaran Organisasional dan Manajemen Pengetahuan

Organisasi yang belajar untuk menyesuaikan perilaku mereka mencerminkan
pembelajaran tersebut dengan menciptakan proses bisnis yang baru dan dengan
mengubah pola dalam pengambilan keputusan manajemen. Proses perubahan ini disebut
dengan pembelajaran organisasional (organizational learning).

 Rantai Nilai Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan (knowledge management) mengacu pada serangkaian proses
bisnis yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, menyimpan,
memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. Manajemen pengetahuan akan
meningkatkan kemampuan dari organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan untuk
memadukan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya.

 Penguasaan Pengetahuan
Organisasi dapat memperoleh pengetahuan dengan berbagai cara, bergantung pada tipe
dari pengetahuan yang mereka cari. Sistem manajemen pengetahuan yang pertama
berupaya untuk membangun gudang dokumen perusahaan, laporan, presentasi, dan
praktik pelaksanaan yang terbaik.
 Penyimpanan Pengetahuan
Penyimpanan pengetahuan pada umumnya melibatkan penciptaan suatu database. Sistem
manajemen dokumen yang dibuat dalam bentuk digital, indeks, dan memberikan label
pada dokumen yang disesuaikan dengan kerangka kerja yang jelas merupakan database
yang besar yang mahir dalam menyimpan kumpulan dokumen.

 Penyebarluasan Pengetahuan
Teknologi portal, surel, pesan instan, wiki, alat bantu sosial bisnis, dan mesin pencari
telah ditambahkan pada pengaturan yang ada dari alat bantu kolaborasi untuk berbagi
kalender, data dokumen, dan grafik.

 Penerapan Pengetahuan
Tanpa memperhatikan apakah tipe dari sistem manajemen pengetahuan yang dilibatkan,
tetapi pengetahuan yang tidak dibagikan dan diterapkan dalam permasalahan praktis yang
dihadapi oleh perusahaan dan para manajer tidak akan menambahkan nilai dari bisnis.
Untuk memberikan tingkat pengembalian atas investasi, maka pengetahuan
organisasional harus menjadi suatu bagian yang sistematis dari pengambilan keputusan
manajemen dan diletakkan dalam sistem untuk mendukung keputusan.

 Membangun Modal Organisasional dan Modal Manajemen: Kolaborasi, Komunitas

Praktik, dan Lingkungan Perkantoran
Komunitas praktik adalah jaringan umum informal yang terdiri atas para profesional dan
karyawan baik di dalam maupun di luar perusahaan dengan minat dan kegiatan yang
sama.
COP dapat memudahkan orang dalam menggunakan kembali pengetahuan yang telah
digunakan sebelumnya dengan cara mengarahkan anggota komunitasnya kepada
dokumen tertentu, menciptakan tempat penyimpanan dokumen, dan menyaring informasi
untuk para anggota baru.

 Tipe Sistem Manajemen Pengetahuan

Terdapat tiga tipe dari sistem manajemen pengetahuan yang sangat penting:
1. Sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan
Merupakan upaya keseluruhan perusahaan yang bertujuan umum untuk
mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, serta menerapkan isi dan pengetahuan
digital.
 2. Sistem kerja pengetahuan
Adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan, dan para
pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoleh dan menciptakan
pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.

3. Manajemen pengetahuan juga meliputi kelompok yang beraneka ragam dari teknik
kecerdasan seperti penelusuran data, sistem ahli, jaringan neural, logika fuzzy,
algoritme genetika, dan agen inteligen.

11.2 Sistem Manajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

 Sistem Manajemen Konten Perusahaan
Pengetahuan terstruktur merupakan pengetahuan secara eksplisit ada dalam dokumen-
dokumen formal, sama halnya dengan aturan-aturan formal yang diperoleh organisasi
dengan mengamati para ahli dan perilaku mereka dalam pengambilan keputusan.
Sistem manajemen konten perusahaan membantu organisasi untuk mengelola kedua
tipe informasi tersebut.
Sistem manajemen aset digital membantu perusahaan untuk mengklasifikasi,
menyimpan, dan mendistribusikan objek-objek digital tersebut.

 Sistem Jaringan Pengetahuan

Membahas mengenai permasalahan yang timbul ketika pengetahuan yang tepat tidak
dalam bentuk dokumen digital, tetapi sebagai gantinya berada dalam memori para ahli
individual dalam perusahaan.

 Kolaborasi dan Alat Bantu Sosial Serta Sistem Manajemen Pembelajaran

Sistem manajemen pembelajaran (learning management systems-LMS) menyediakan
alat bantu bagi manajemen, pengiriman, penelusuran, serta penilaian berbagai macam
tipe pembelajaran dan pelatihan bagi karyawan.

11.3 Sistem Kerja Pengetahuan

 Pekerja Pengetahuan dan Kerja Pengetahuan
Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organisasi
dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi :
- Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan
perusahaan dalam teknologi, sains, pemikiran sosial, dan seni.
- Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus
mereka, berbagai perubahan yang terjadi, dan kesempatan yang muncul.
- Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis, dan mendukung
proyek-proyek perubahan.
  Kebutuhan Sistem Kerja Pengetahuan
Kebanyakan pekerja pengetahuan mengandalkan sistem perkantoran, seperti pengolah
kata, voice mail, e-mail, konferensi video, dan sistem penjadwalan yang dirancang
untuk meningkatkan produktivitas di kantor. Pekerja pengetahuan juga memerlukan
sistem kerja pengetahuan yang sangat spesifik dengan gratis, alat bantu analisis, dan
kemampuan komunikasi dan manajemen dokumen yang canggih.

 Contoh Sistem Kerja Pengetahuan

Penerapan kerja pengetahuan yang utama meliputi sistem CAD, sistem realitas virtual
untuk simulasi dan permodelan, serta sentra kerja keuangan. Desain berbantuan
komputer akan mengotomatisasi penciptaan dan revisi dari desain, dengan
menggunakan komputer dan perangkat lunak grafik yang canggih.

11.4 Teknik Kecerdasan

Kecerdasan artifisial dan teknologi database menyediakan sejumlah teknik kecerdasan yang
dapat digunakan organisasi untuk memperoleh pengetahuan dari individual dan kolektif serta
untuk memperluas dasar pengetahuan. Sistem ahli, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy
digunakan untuk memperoleh pengetahuan tersirat. Jaringan neural dan penelusuran data
digunakan untuk penemuan pengetahuan (knowledge discovery).

 Memperoleh Pengetahuan: Sistem Ahli

Merupakan suatu teknik kecerdasan untuk memperoleh pengetahuan tersirat dalam
wilayah yang sangat spesifik dan terbatas dari keahlian manusia.

 Bagaimana Sistem Ahli Bekerja

Sistem ahli model pengetahuan manusia merupakan suatu rangkaian aturan yang
secara kolektif disebut dengan basis pengetahuan (knowledge base).
Strategi yang digunakan untuk mencari melalui dasar pengetahuan dinamakan mesin
inferensi (inference engine).
Dalam penalaran mundur (backward chaining), strategi untuk mencari dalam basis
pengetahuan dimulai dengan hipotesis dan berlanjut dengan menanyakan pengguna
pertanyaan tentang fakta-fakta tertentu sampai hipotesisnya disetujui atau tidak
disetujui.

 Contoh Sistem Ahli yang Berhasil

Sistem ahli menyediakaan pebisnis dengan serangkaian manfaat meliputi
pengambilan keputusan yang lebih baik, pengurangan kesalahan, menurunkan biaya,
mengurangi waktu pelatihan, dan tingkat kualitas serta pelayanan yang lebih tinggi.

 Kecerdasan Organisasional : Penalaran Berbasis Kasus

Dalam penalaran berbasis kasus, deskripsi dari pengalaman masa lalu seorang
spesialis yang dipresentasikan sebagai contoh kasus disimpan dalam database untuk
digunakan kembali di suatu waktu pada saat seorang pengguna berhadapan dengan
kasus baru dengan parameter yang serupa.
 Sistem Logika Fuzzy
Merupakan teknologi yang berbasis pada aturan yang dapat merepresentasikan
ketidaktepatan tersebut dengan menciptakan aturan yang menggunakan perkiraan atau
nilai yang subjektif.

 Pembelajaran Mesin
Merupakan suatu kajian mengenai bagaimana program komputer dapat meningkatkan
kinerja mereka tanpa perarogaman secara eksplisit.

 Jaringan Neural
Jaringan neural (neural networks) digunakan untuk memecahkan permasalahan yang
rumit, sangat sulit untuk dipahami di mana sejumlah besar data telah dikumpulkan.

 Algoritme Genetika
Bermanfaat untuk menemukan pemecahan yang optimal atas suatu permasalahan
tertentu dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan pemecahan atas
permasalahan tersebut.

 Agen Inteligen
Merupakan program perangkat lunak yang bekerja tanpa intervensi secara langsung
dari manusia untuk melaksanakan tugas tertentu bagi seorang pengguna individual,
proses bisnis, atau aplikasi perangkat lunak.

 Sistem Al Hibrida
Algoritme genetika, logika fuzzy, jaringan neural, dan sistem ahli dapat diintegrasikan
ke dalam aplikasi tunggal untuk memperoleh keunggulan dari fitur teknologi yang
terbaik. Sistem-sistem seperti itu disebut dengan sistem Al hibrida (hybrid al
systems).