MODUL 03

Pengambilan Keputusan Manajemen dan Informasi yang

Dibutuhkan
 Kegiatan Belajar 1
Pengambilan Keputusan Manajemen

A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya dalam organisasi.
Tingkatan manajemen dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu manajemen tingkat
bawah (tingkat operasional), manajemen tingkat menengah (tingkat taktik), dan
manajemen tingkat atas (tingkat strategis).
Kegiatan-kegiatan manajemen memengaruhi pengolahan informasi karena
informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan. Kebutuhan informasi
yang berbeda ini dapat diketahui dari masing-masing kegiatan manajemen tersebut.
Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai
berikut.
1. Perencanaan strategis (strategic planning) merupakan kegiatan manajemen tingkat
atas.
2. Pengendalian manajemen (management control) merupakan kegiatan manajemen
tingkat menengah.
3. Pengendalian operasi (operational control) merupakan kegiatan manajemen tingkat
bawah.

1. Perencanaan Strategis
Anthony dan Dearden (1980) mendefinisikan perencanaan strategis sebagai
proses penentuan tujuan-tujuan (goals) dari organisasi dan strategi-strategi yang
digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Pada dasarnya perencanaan strategik, meliputi berikut ini.
a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan-perubahan ini
mungkin dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi-strategi. Pengaruh dari
lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan-
tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi, dan sebagainya. Lingkungan luar dapat
memengaruhi jalannya organisasi.
b. Penetapan tujuan
Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki
oleh manajemen. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses
perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang (long-range). Misalnya, tujuan
perusahaan adalah, dalam waktu 5 tahun, menjadi penjual yang terbesar dalam industri
dengan menguasai 60% pasar.
C. Penentuan strategi
Sumber-sumber daya organisasi dapat berupa sumber-sumber daya yang terlihat, seperti
material, modal,personel, serta sumber-sumber daya kesempatan-kesempatan
lingkungan luar organisasi. Contoh strategi adalah strategi low cost leadership,inovasi,
dan fokus. Manajemen dapat memilih satu atau lebih strategi yang sesuai dengan
lingkungan persaingannya. Apabila strategi ini berhasil dilakukan, tujuan organisasi akan
dapat tercapai.
2. Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen(management control)adalah sistem untuk meyakinkan
bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan
efisien.Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level),yaitu
bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan
strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka
pendek, kurang,atau sama dengan satu tahun
Dalam pengendalian manajemen, terdapat proses yang menunjukkan apa yang
harus dilakukan oleh manajer. Proses pengendalian manajemen terdiri atastahapan
pembuatan program kerja (programming), penyusunan anggaran (budgeting),
pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement), serta pelaporan dan analisis
(reporting and analysis).
3. Pengendalian Operasi
Pengendalian operasi (operational control) adalah sistem untuk meyakinkan bahwa
tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.Pengendalian
operasi ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian
manajemen. Pengendalian operasi dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian
manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.

B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen dalam
pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan
diambil.Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat bawah sifatnya adalah rutin dan
berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau keputusan
terstruktur (structured decision).

. Secara ringkas,keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga

tipe sebagai berikut:
1. Keputusan Tidak Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.
Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan
dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Keputusan untuk
bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang
jarang terjadi.
2. Keputusan Setengah Terstruktur
Keputusan setengah terstruktur (semi structured decision) adalah keputusan yang
sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin, serta sebagian tidak
terstruktur.Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-
perhitungan serta analisis yang teperinci. Contoh dari keputusan tipe ini adalah
keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih. Contoh yang lainnya adalah
keputusan alokasi dana promosi.
3. Keputusan Terstruktur
Keputusan terstruktur (structured decision) adalah keputusan yang berulang-ulang
dan rutin sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama
pada manajemen tingkat bawah. Contoh dari keputusan tipe ini adalah keputusan
pemesanan barang atau keputusan penagihan piutang.
 . C. PERAN MANAJEMEN
Menurut Henry Mintzberg,ahli manajemen dari Kanada, manajer mempunyai beberapa
peran yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori, yaitu peran hubungan personal (inter
personal), peran informasi (informational), dan peran keputusan (decisional).
Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri atas figur kepala(figure
head), pemimpin (leader), dan sebagai penghubung (liaison).
Peran informasi (informational), yaitu peran dari manajer sebagai pusat saraf
(nervecenter) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar
(disseminator) informasi ke seluruh personal di organisasi
Peran keputusan (decisional) yang dilakukan oleh manajer adalah entrepreneur, orang
yang menangani gangguan (disturbance handler), orang yang mengalokasikan sumber-sumber
daya (resource allocator) organisasi, dan negosiator (negotiator) jika terjadi konflik dalam
organisasi.
D. GAYA KOGNITIF PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Pengambilan keputusan bukan proses satu aktivitas saja, tetapi melewati beberapa
aktivitas. Herbert Simon, ahli kognitif pemenang nobel, memperkenalkan empat aktivitas dalam
proses pengambilan keputusan, yaitu intelligence,design,choice, dan implementation. Tahap
pertama, yaitu intelligence adalah tahap pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan
permasalahannya. Tahap kedua,yaitu design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk
alternatif-alternatif pemecahan masalah.Tahap ketiga,yaitu choice adalah tahap memilih solusi
dari alternatif-alternatif yang disediakan. Tahap ini juga dapat dilakukan dengan memilih
alternatif-alternatif solusi yang disediakan oleh decision support system. Tahap keempat,yaitu
implementation adalah tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

 Kegiatan Belajar 2
Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen
A. TIPE INFORMASI
Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan
mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan, tetapi mempunyai peranan
yang lebih penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi
perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, sertapengukuran dan pengendalian. Laporan-
laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai
permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang
berguna dalam menentukan tindakan yang diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga
macam tipe informasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda untuk tingkatan
manajemen yang berbedasebagai berikut.
1. Informasi Pengumpulan Data (Score keeping Information)
Informasi pengumpulan data (score keeping information) merupakan informasi yang
berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaanberikut.Am I doing well
or badly? (Apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik atau belum?). Informasi ini
berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personel-personelnya.
2. Informasi Pengarahan Perhatian (Attention Directing Information)
Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) merupakan informasi untuk
membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang,
ketidakberesan, ketidakefisienan, dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi
ini untuk menjawab pertanyaan berikut. What problem should I look into? (Permasalahan
apakah yang seharusnya saya amati?). Informasi ini akan membantu manajemen menengah
untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information)
Informasi pemecahan masalah(problem solving information)merupakaninformasi untuk
membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya.
Informasi ini untuk menjawab pertanyaan berikut. Of the several ways of doing the job, which is
the best? (Manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?). Problem solving
biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi
yang membutuhkan anaisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

B. KARAKTERISTIK INFORMASI
Karakteristik informasi misalnya adalah kepadatan informasinya,luas informasinya, frekuensi
informasinya,skedul informasinya,waktu informasinya,akses informasinya, dan sumber
informasinya.
1. Kepadatan Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah teperinci (detail) dan kurang
padat karena digunakan untuk pengendalian operasi. Untuk manajemen yang lebih tinggi
tingkatannya, terdapat karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter),lebih ringkas,dan
padat.
2. Luas Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah,karakteristik informasinya terfokus pada suatu masalah
tertentu karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang khusus. Untuk
manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, dibutuhkan informasi dengan karakteristik informasi
yang semakin luas karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.
3. Frekuensi Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin karena
digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang
berulang-ulang dari waktu ke waktu. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, frekuensi
informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak) karena manajemen atas berhubungan
dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas
4. Skedul Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul
yang jelas dan periodik karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang
terstruktur. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, skedul informasinya adalah tidak
terskedul karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak
terstruktur
5 .Waktu Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis
karena digunakan oleh manajer bawah dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas-
tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, waktu
informasinya lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena digunakan oleh manajemen
atas untuk pengambilan keputusan strategis yang menyangkut nilai masa depan.
6. Akses Informasi
Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan berulang-ulang
sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk
laporan periodik. Dengan demikian, akses informasi untuk manajemen bawah dapat tidak
secara online,tetapi dapat secara offline. Sebaliknya, untuk manajemen yang lebih tinggi
tingkatannya,periode informasi yang dibutuhkannya tidak jelas sehingga manajer-manajer
tingkat atas perlu disediakan akses online untuk mengambil informasi kapan pun mereka
membutuhkannya.
7. Sumber Informasi
Oleh karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian operasi internal
perusahaan,manajer-manajer tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dengan data yang
bersumber dari internal perusahaan sendiri. Semakin bawah tingkatannya, manajer-manajer
juga membutuhkan informasi yang sumber datanya berasal dari transaksi keuangan
perusahaan.
C. SISTEM-SISTEM INFORMASI DI FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI
Sistem-sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan.
Secara eksternal,sistem-sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pemasok dan
pelanggan. Secara internal, sistem-sistem informasi dapat diterapkan dalam fungsi-fungsi
organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi.
Tergantung dari perusahaannya, jika struktur organisasi didasarkan pada fungsi-fungsi
organisasinya, unit-unit di perusahaan dikelompokkan ke dalam beberapa fungsi atau
departemen,seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, dan sumber daya manusia.

D. SISTEM-SISTEM INFORMASI DI TINGKATAN ORGANISASI

Perkembangan persaingan menyebabkan manajer-manajer fungsi merasa tidak cukup
mendapatkan informasi dari sistem informasi manajemen di fungsinya karena sistem informasi
fungsional ini hanya menyediakan informasi yang rutin karena persaingan yang lebih kompleks
memaksa manajer untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat waktu untuk mendukung
permasalahan mereka yang adhoc. Untuk keperluan ini, manajemen membutuhkan sistem-
sistem informasi tambahan khusus yang berbeda untuk masing-masing tingkatannya.
Manajer tingkat bawah secara umum membutuhkan sistem informasi
transactionprocessingsystems (TPS) dan enterprise resource planning(ERP) untuk mendukung
kegiatan operasionalnya. ERP merupakan sistem informasi yang terintegrasi meliputi beberapa
fungsi di organisasi. Contoh dari ERP adalah SAP. Sebenarnya, ERP tidak hanya untuk
manajertingkat bawah, tetapi juga menghasilkan informasi yang berguna untuk manajer-
manajer tingkat menengah dan atas. Manajer tingkat bawah di fungsi produksi membutuhkan
sistem pengontrol proses produksi atau process control system (PCS) untuk membantu proses
produksi menghasilkan produk yang berkualitas.
Manajer tingkat menengah membutuhkan sistem-sistem informasi tambahan, seperti
decision support system (DSS),group support system (GSS),geographic information system
(GIS), expert system (ES), dan artificial neural network (ANN).
Manajer tingkat atas membutuhkan tambahan sistem informasi khusus yang disebut
dengan executive information system (EIS) atau juga disebut executive support system (ESS).
Semua manajer di semua tingkatan dihubungkan dengan office automation
system(OAS).OAS menyediakan fasilitas untuk melakukan komunikasi (e-mail, chat, dan
lainnya) serta kolaborasi (misalnya teleconference) antar orang di organisasi.

E. KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

Dari pembahasan-pembahasan sebelumnya, dapat disimpulkan bagaimana hubungan
antara manajemen, informasi yang dibutuhkan, dan sistem-sistem informasi yang diperlukan
sebagai berikut.
1. Manajemen mempunyai tingkatan yang berbeda, yaitu tingkatan bawah, menengah,dan atas.
2. Kegiatan manajemen masing-masing tingkatan berbeda, yaitu pengendalian operasi untuk
manajemen tingkat bawah, pengendalian manajemen untuk tingkat menengah, dan
perencanaan strategis untuk tingkat atas.
3. Oleh karena tipe kegiatan manajemennya yang berbeda untuk tiap tingkatan,karakteristik
kegiatannya juga berbeda untuk masing-masing tingkatan, misalnya untuk tingkat bawah lebih
terstruktur dan berulang-ulang,sedangkan untuk tingkat atas lebih tidak terstruktur atau tidak
berulang-ulang.
4. Oleh karena ketiga tingkatan manajemen mempunyai tipe dan karakteristik kegiatannya yang
berbeda,informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing tingkatan juga berbeda.Tipe informasi
untuk tingkat bawah lebih ke pengumpulan dan tabulasi data yang disebut dengan informasi
pengumpulan data (score keeping information). Tipe informasi yang dibutuhkan manajemen
menengah untuk pengendalian manajemen digunakan untuk memperbaiki penyimpangan-
penyimpangan yang ada sehingga tipe informasinya lebih ke informasi pengarahan perhatian
(attention directing information). Manajer tingkat atas dengan kegiatannya berupa perencanaan
strategis membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah (problem solving information).
5. Tipe informasi untuk masing-masing tingkatan manajemen berbeda. Oleh karena informasi ini
berbeda untuk kegiatan manajemen yang berbeda, karakteristik informasi yang disajikan juga
berbeda supaya memenuhi kebutuhan manajemen yang menggunakannya. Misalnya, untuk
manajemen bawah, informasi yang disajikan harus teperinci (untuk pengawasan internal) dan
dapat diserahkan secara periodik (karena kegiatan manajemennya terstruktur dan berulang-
ulang secara rutin dan jelas) sehingga untuk manajemen bawah, dapat disajikan akses
informasi yang tidak online. Untuk manajemen atas, informasi yang disajikan harus ringkas dan
harus disajikan sewaktu-waktu dibutuhkan (karena kegiatan manajemennya tidak terstruktur)
sehingga untuk manajemen atas dibutuhkan akses informasi yang online.
6. Dari tipe dan karakteristik kegiatan manajemen dan informasi yang dibutuhkan,dapat
ditentukan sistem-sistem yang diperlukannya, misalnya executive information system (EIS)
untuk manajemen tingkat atas, DSS dan ES untuk manajemen tingkat menengah.