TUGAS RANGKUMAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

MODUL 3

Dibuat oleh:
Nama : Salsabila Dwi Agustina
NIM : 042024573
Kelas : III B Manajemen

UNIVERSITAS TERBUKA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
SALUT PRIMA BANGSA CIANJUR
2020
 MODUL 3
PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN DAN INFORMASI YANG
DIBUTUHKAN

KEGIATAN BELAJAR 1
Pengambilan Keputusan Manajemen

A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut:
1. Perencanaan Strategis (strategic planning)
Anthony dan Dearden (1980) mendefinisikan perencanaan strategik sebagai proses
penentuan tujuan-tujuan (goals) dari organisasi dan strategi strategi yang digunakan
untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pada dasarnya perencanaan strategik, meliputi
berikut ini:
a. Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi
Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan, kesempatan pasar,
teknologi,, tekanan-tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi, dan sebagainya.
Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi. Oleh karena itu,
manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya.
b. Penetapan Tujuan
Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategis
yang bersifat jangka Panjang (long range).
c. Penentuan Strategi
Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh
organisasi dengan maksud mencapai tujuan-tujuannya. Inilah yang disebut strategi.

2. Pengendalian Manajemen (Management Control)

Pengendalian manajemen adalah system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah
menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efekti dan efisien. Pengendalian
manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level), yaitu bagaimana manajemen
tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan
 dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek, kurang, atau
sama dengan satu tahun.

3. Pengendalian Operasi (operational control)

Pengendalian operasi adalah system untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas
tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini
merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.
Pengendalian operasi dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen
dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.

B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen dalam
pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan
diambil. Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat bawah sifatnya adalah rutin dan
berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau keputusan
terstruktur (structured decision).
Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe
sebagai berikut:
1. Keputusan terprogram atau keputusan terstruktur.
2. Keputusan setengah terprogram atau keputusan setengah terstruktur.
3. Keputusan tidak terprogram atau keputusan tidak terstruktur.

1. Keputusan Tidak Terstruktur

Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang tidak
terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen
tingkat atas.

2. Keputusan Setengah Terstruktur

Keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision) adalah keputusan yang
sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak
terstruktur. Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-
perhitungan serta analisis yang terperinci.

3. Keputusan Terstruktur
 Keputusan terstruktur (structured decision) adalah keputusan yang berulang-ulang
dan rutin sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan
terutama pada manajemen tingkat bawah.

Karakteristik Keputusan Manajemen:

1. Tidak berulang-ulang
2. Tidak terprogram.
3. Tidak terstruktur
4. Tidak mudah di Prediksi

C. PERAN MANAJEMEN
Menurut Henry Mintzberg, ahli manajemen dari Kanada, manajer mempunyai beberapa
peran yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori. Yaitu peran hubungan personal
interpersonal). Peran informasi informational), dan peran keputusan (decisional).
Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figur kepala
(figure head), pemimpin (leader) dan sebagai penghubung (liaison). Sebagai figur kepala
(figure head), manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi.
Sebagai pemimpin (leader), manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi dan
mendukung bawahan-bawahannya. Sebagai penghubung (liaison), manajer meng
hubungan personal personal di semua tingkatan manajemen.
Peran informasi (informational), yaitu peran dari manajer sebagai pusat saraf (nerve
center) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar
(disseminator) informasi ke seluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah
manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang
informasi yang dimilikinya.
Peran keputusan (decisional) yang dilakukan oleh manajer adalah Sebagai entrepreneur,
sebagai orang yang menangani gangguan (disturbance Handler), sebagai orang yang
mengalokasikan sumber-sumber daya (resource Allocator) organisasi dan sebagai
negotiator (negotiator) jika terjadi konflik di dalam organisasi.

D. GAYA KOGNITIF PENGAMBILAN KEPUTUSAN

 Herbert Simon, ahli kognitif pemenang nobel. Memperkenalkan empat aktivitas
dalam proses pengambilan keputusan, yaitu intelligence, design, choice dan
implementation. Tahap pertama, yaitu intelligence adalah tahap pengumpulan informasi
untuk mengidentifikasikan permasalahannya. Pada tahap pertama ini, informasi yang
dikumpulkan dapat diperoleh dari sistem informasi manajemen. Tahap kedua, yaitu
design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan
masalah. Tahap kedua ini dapat dilakukan dengan menggunakan decision support system
yang memberikan banyak alternatif pilihan solusi yang dapat dipilih. Tahap ketiga, yaitu
choice adalah tahap memilih solusi dari alternatif alternatif yang disediakan. Tahap ini
juga dapat dilakukan dengan memilih alternatif-alternatif solusi yang disediakan oleh
decision support system. Tahap keempat yaitu implementation adalah tahap
melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.
KEGIATAN BELAJAR 2
Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen

A. TIPE INFORMASI
1. Informasi Pengumpulan Data (Scorekeeping Information)
Informasi pengumpulan data (scorekeeping information) merupakan informasi
yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan: Am I
doing well or badly? (Apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik atau
belum?). Informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja
personil-personilnya.
2. Informasi Pengarahan Perhatian (Attention Directing Information)
Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) merupakan
informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-
masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatan-
kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini akan membantu manajemen
menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information)

Informasi pemecahan masalah (problem solving information) merupakan
informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan
permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dengan
keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan
analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

B. KARAKTERISTIK INFORMASI
1. Kepadatan Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci
(detail) dan kurang padat karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi.
Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik
informasi yang semakin tersaring (di-filter), lebih ringkas dan padat.

2. Luas Informasi
 Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terfokus
pada suatu masalah tertentu karena digunakan oleh manajer bawah yang
mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya,
membutuhkan informasi dengan karakteristik informasi yang semakin luas karena
manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.

3. Frekuensi Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterimanya adalah
rutin karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang
terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Untuk
manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, frekuensi informasinya adalah tidak
rutin atau ad hoc (mendadak) karena manajemen atas berhubungan dengan
pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.

4. Skedul Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah. Informasi yang diterimanya mempunyai
jadwal atau skedul yang jelas dan periodik karena digunakan oleh manajer bawah
yang mempunyai tugas yang terstruktur. Untuk manajemen yang lebih tinggi
tingkatannya, skedul informasinya adalah tidak terskedul karena manajemen atas
berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur.

5. Waktu Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi
historis karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang
memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen yang lebih
tinggi tingkatannya waktu informasinya lebih ke masa depan berupa informasi
prediksi karena digunakan oleh manajemen atas untuk pengambilan keputusan
strategik yang menyangkut nilai masa depan.

6. Akses Informasi
Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan
berulang-ulang sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang
memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian, akses informasi
untuk manajemen bawah dapat tidak secara online, tetapi dapat secara offline.
 Sebaliknya, untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, periode informasi
yang dibutuhkannya tidak jelas sehingga manajer-manajer tingkat atas perlu
disediakan akses online untuk mengambil informasi kapan pun mereka
membutuhkannya.

7. Sumber Informasi
Oleh karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian
operasi internal perusahaan maka manajer-manajer tingkat bawah lebih
membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan
sendiri. Semakin bawah tingkatannya, manajer-manajer juga membutuhkan
informasi yang sumber datanya berasal dari transaksi keuangan perusahaan. Akan
tetapi, manajer-manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan
strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan sehingga
membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan.
Tingkatan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda
karakteristiknya

C. SISTEM INFORMASI DI FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI

Sistem-sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan.

Secara eksternal, sistem-sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke
pemasok dan pelanggan. Secara internal, sistem-sistem informasi dapat diterapkan di
dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Tergantung dari
perusahaannya, jika struktur organisasi didasarkan pada fungsi-fungsi organisasinya
maka unit-unit di perusahaan dikelompokkan ke dalam beberapa fungsi atau
departemen, seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, sumber daya manusia.

Jika konsep sistem yang sama diterapkan di fungsi keuangan maka akan menjadi
sistem informasi keuangan (financial information system). Sistem-sistem informasi ini
dikenal dengan nama sistem-sistem informasi manajemen (management information
systems) yang sudah diterapkan di Amerika Serikat pada tahun 1970-an.

Sistem-sistem informasi fungsional (functional information systems) ini

dimaksudkan untuk menyediakan informasi kepada manajer-manajer fungsi.
 Sistem informasi akuntansi mendasari sistem-sistem informasi fungsional yang
lainnya. Ini menunjukkan bahwa sistem-sistem informasi lainnya berhubungan dengan
sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi mendasari yang lainnya karena
semua sistem-sistem informasi lainnya membutuhkan data keuangan yang sudah ada di
sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi menyimpan semua data
keuangan dari semua fungsi organisasi di basis datanya.

D. SISTEM-SISTEM INFORMASI DI TINGKATAN ORGANISASI

Manajer tingkat bawah secara umum membutuhkan sistem informasi transaction

processing systems (TPS) dan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mendukung
kegiatan operasionalnya. ERP merupakan sistem informasi yang terintegrasi meliputi
beberapa fungsi-fungsi di organisasi. Contoh dari ERP adalah SAP. Sebenarnya ERP
tidak hanya untuk manajer tingkat bawah, tetapi juga menghasilkan informasi yang
berguna untuk manajer-manajer tingkat menengah dan atas. Manajer tingkat bawah di
fungsi produksi membutuhkan sistem pengontrol proses produksi atau process control
system (PCS) untuk membantu proses produksi menghasilkan produk yang berkualitas.

Manajer tingkat menengah membutuhkan sistem-sistem informasi tambahan seperti

decision support system (DSS), group support system (GSS), geographic information
system (GIS), expert system (ES) dan artificial neural network (ANN). Manajer tingkat
atas membutuhkan tambahan sistem informasi khusus yang disebut dengan executive
information system (EiS) atau juga disebut Executive support system (ESS). Semua
manajer di semua tingkatan dihubungkan dengan office automation system (OAS),
OAS menyediakan fasilitas untuk melakukan komunikasi (e-mail, chat dan lainnya) dan
kolaborasi (misalnya teleconference) antar-orang di organisasi.

E. KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

Hubungan antara manajemen, informasi yang dibutuhkan, dan sistem-sistem

informasi yang diperlukan sebagai berikut ini.

1. Manajemen mempunyai tingkatan yang berbeda, yaitu tingkatan bawah, menengah

dan atas.
2. Kegiatan manajemen masing-masing tingkatan berbeda, yaitu pengendalian operasi
untuk manajemen tingkat bawah, pengendalian manajemen untuk tingkat menengah
dan perencanaan strategik untuk tingkat atas.
3. Oleh karena tipe kegiatan manajemennya yang berbeda untuk tiap tingkatan maka
karakteristik kegiatannya juga berbeda untuk masing masing tingkatan, misalnya
untuk tingkat bawah lebih terstruktur dan berulang-ulang, sedang untuk tingkat atas
lebih tidak terstruktur atau tidak berulang-ulang.
4. Oleh karena ketiga tingkatan manajemen mempunyai tipe dan karakteristik
kegiatannya yang berbeda maka informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing
tingkatan juga berbeda.
5. Tipe informasi untuk masing-masing tingkatan manajemen berbeda. Oleh karena
informasi ini berbeda untuk kegiatan manajemen yang berbeda maka karakteristik
informasi yang disajikan juga berbeda supaya memenuhi kebutuhan manajemen
yang menggunakannya.
6. Dari tipe dan karakteristik kegiatan manajemen dan informasi yang dibutuhkan
maka dapat ditentukan sistem-sistem yang diperlukannya, misalnya Executive
Information System (EIS) untuk manajemen tingkat atas. DSS dan ES untuk
manajemen tingkat menengah.