Pengertian Pengambilan Keputusan

Setiap pemimpin pasti bertanggungjawab terhadap masa depan organisasinya. Untuk

itu tujuan yang telah ditetapkan harus dapat tercapai dengan berbagai aktivitas dan kebijakan.
Salah satu yang harus dilakukan pemimpin dalam rangka pencapaian tujuan organisasi adalah
pengambilan keputusan.
Untuk memberikan pemahaman tentang pengambilan keputusan, terlebih dahulu
dikemukakan pengertian pengambilan keputusan.
Menurut Robins dalam Mesiono pengambilan keputusan adalah “decision making
is a process in which one choose between two or more alternatives”. Pendapat ini
menegaskan bahwa pengambilan keputusan sebagai proses memilih satu pilihan di antara dua
atau lebih alternatif. Pengambilan keputusan adalah menetapkan pilihan atau alternatif secara
nalar dan menghindari diri dari pilihan yang tidak rasional, tanpa alasan atau data yang
kurang akurat. Davis dalam buku yang sama, mengemukakan suatu keputusan merupakan
jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan. Keputusan harus dapat menjawab pertanyaan:
tentang apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan
perencanaan.
Menurut Mc. Farland decision “a decision is anact of choice where in an
executive froms a conclusion about what must or must not be done in a given situation”.
(Keputusan adalah suatu tindakan pemilihan di mana pimpinan menentukan suatu kesimpulan
tentang apa yang harus atau tidak harus dilakukan dalam situasi yang tertentu). Selain itu juga
dapat dipahami bahwa pengambilan keputusan itu tidak terlepas dari upaya memilih
alternatif-alternatif yang tepat untuk situasi tertentu dengan langkah-langkah tertentu pula

TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi dibagi
menjadi 3 bagian:
1. Perencanaan strategic merupakan kegiatan manajemen tingkat atas sebagai proses
evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan
strategi.
 Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : lingkungan luar dapat
mempengaruhi jalannya organisasi. Oleh karena itu manajemen tingkat atas
harus pandai mengevaluasinya, harus dapat bereaksi terhadap kesempatan
yang diberikan oleh lingkungan luar seperti produk baru, pasar baru.
 Penetapan tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan
visi yang dimiliki oleh manajemen. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat
atas di dalam proses perencanaan stratejik yang bersifat jangka panjang.
Misalnya tujuan perusahaan adalah dalam waktu 5 tahun menjadi penjual yang
terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar.
 Penentuan strategi : Manajemen tingkat atas menentukan tindakan yang
dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuannya. Dengan
strategi semua kemampuan yang berupa sumber daya dikerahkan supaya
tujuan organisasi dapat diraih. Contoh: strategi low cost leadership, inovasi.
 2. Pengendalian manajemen : sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah
menjalankan strategi yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Pengendalian
manajemen merupakan tingkatan taktik yaitu bagaimana manajemen tingkat
menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan
berhasil.
3. Pengendalian operasi : sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian ini merupakan penerapan
program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. Pengendalian operasi
dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada
tugas-tugas tingkat bawah.

TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternatif
untuk mencapai sasaran. Keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam 3 tipe :
1) Keputusan terprogram/terstruktur : keputusan yang berulang-ulang dan rutin,
sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama
pada manajemen tingkat bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan
penagihan keputusan.
2) Keputusan setengah terprogram/setengah terstruktur : keputusan yang sebagian
dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur.
Keputusan tipe ini bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan serta analisis yang
terperinci. Contoh: keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih,
keputusan alokasi dana promosi.
3) Keputusan tidak terprogram/tidak terstruktur : keputusan yang tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat
atas. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan
keputusan tidak terstruktur.

TIPE INFORMASI
Sistem informasi mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan
informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Sistem informasi dapat menyediakan 3 macam tipe, antara
lain :
1. Informasi pengumpulan data
Informasi pengumpulan data merupakan informasi yang berupa akumulasi
atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan: “Am I doing well or
badly?”(apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik atau belum?). Informasi ini
berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personilnya.
2. Informasi pengarahan perhatian
Informasi pengarahan perhatian merupakan informasi untuk membantu
manajemen memusatkan perhatian pada masalah yang menyimpang,
ketidakefisienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini
untuk menjawab pertanyaan: “What problem should I look into?” (permasalahan apa
 yang seharusnya saya amati?). Informasi ini akan membantu manajemen menengah
untuk melihat penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi pemecahan masalah
Informasi pemecahan masalah merupakan informasi untuk membantu manajer
agar mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi
ini untuk menjawab pertanyaan: “Of the several ways of doing the job, which is the
best?” (manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?).

KARAKTERISTIK INFORMASI
Terdapat beberapa karakteristik informasi, antara lain:
a. Kepadatan informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah detail dan
kurang padat, terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedangkan untuk
manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang
semakin tersaring, lebih ringkas dan padat.
b. Luas informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terfokus
pada suatu masalah tertentu, karena mempunyai tugas yang khusus. Untuk
manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, membutuhkan informasi dengan
karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan
dengan masalah yang luas.
c. Frekuensi Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterima adalah
rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur
dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Untuk manajemen yang lebih
tinggi tingkatannya, frekuensi informasinya adalah tidak rutin, karena manajemen
atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan
waktunya tidak jelas.
d. Skedul informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang diterimanya mempunyai
skedul yang jelas dan periodik, karena mempunyai tugas terstruktur. Untuk
manajemen yang lebih tinggi tingkatnya, skedul informasinya adalah tidak terskedul,
karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak
terstruktur.
e. Waktu informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi
historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang
memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen yang lebih tinggi
tingkatannya, waktu informasinya lebih ke masa depan berupa informasi prediksi,
karena digunakan oleh manajemen atas untuk pengambilan keputusan stratejik yang
menyangkut nilai masa depan.
f. Akses informasi
Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya jelas dan
berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh sistem informasi yang memberikan
dalam bentuk laporan periodik. Akses informasi untuk manajemen bawah dapat
 tidak secara on-line, tetapi dapat secara off-line. Sebaliknya, untuk manajemen yang
lebih tinggi tingkatannya, periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas, sehingga
perlu disediakan akses on-line untuk mengambil informasi kapanpun mereka
membutuhkannya.
g. Sumber informasi
Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian informasi
internal perusahaan, maka manajer tingkat bawah lebih membutuhkan data yang
bersumber dari internal perusahaannya sendiri. Akan tetapi, manajer tingkat atas
lebih berorientasi pada masalah perencanaan stratejik yang berhubungan dengan
lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan data yang bersumber pada
eksternal perusahaan. Penelitian Jones dan McLeod (1980) menunjukkan bahwa
pengendalian tingkat atas menerima informasi eksternal sebesar 48%.

PERAN MANAJEMEN
Menurut Henry Mintzberg, ahli manajemen dari Kanada, manajer mempunyai peran
yang diklasifikasikan dalam 3 kategori, yaitu :
1) Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figur kepala,
pemimpin dan sebagai penghubung. Sebagai figur kepala manajer mewakili
organisasi untuk kegiatan di luar organisasi. Sebagai pemimpin manajer
mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi dan mendukung bawahannya. Sebagai
penghubung, manajer menghubungkan personal di semua tingkatan manajemen.
2) Peran informasi, yaitu peran dari manajer sebagai pusat saraf organisasi untuk
menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar informasi ke
seluruh personal di organisasi. Selanjutnya, sebagai juru bicara untuk menjawab
pertanyaan tentang informasi yang dimilikinya.
3) Peran keputusan yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entrepenuer, sebagai
orang yang menangani gangguan, sebagai orang yang mengalokasi sumber daya
organisasi dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Simon (1960) memperkenalkan 4 aktivitas dalam proses pengambilan keputusan,
yaitu :
1. Intelligence adalah tahap pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan
permasalahannya. Informasi yang dikumpulkan dapat diperoleh dari sistem
informasi manajemen.
2. Design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif pemecahan masalah.
Tahap ini dapat dilakukan dengan menggunakan decision support system yang
memberikan banyak alternatif pilihan solusi yang dapat dipilih.
3. Choice adalah tahap memilih solusi dari alternatif yang disediakan. Tahap ini juga
dapat dilakukan dengan memilih alternatif solusi yang disediakan oleh decision
support system.
4. Implementation adalah tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.