Tugas Personal ke-1

(Minggu 2)

1. Dalam Sindrom Iceberg, jelaskan melalui contoh kasus mengenai pandangan

terhadap enam perspektif berbeda yang muncul di atas permukaan air?
2. Jelaskan pentingnya sebuah perusahaan melakukan Business Process Management!
Berikan contoh kasus perusahaan yang telah berhasil menerapkan BPM! Apakah
critical success factor dari penerapan BPM tersebut di dalam perusahaan yang
Anda gunakan sebagai contoh kasus!
3. Jelaskan mengenai komponen metafora BPM dari perahu dayung dan bagaimana
mereka berinteraksi dan saling mendukung. Gambarkan dalam sebuuah contoh
proses bisnis!
4. Pendekatan mana yang telah terbukti berhasil dalam implementasi BPM di seluruh
perusahaan dan jelaskan alasannya?
5. Jelaskan mengenai apa kesalahan terbesar yang dilakukan banyak organisasi dalam
pendekatan top-down?
6. Jelaskan secara singkat masing-masing dari tiga hal penting dari kerangka kerja
dan mengapa itu penting dalam sebuah BPM?
7. Jelaskan bagaimana proses kematangan organisasi memengaruhi skenario
implementasi BPM!

***

ISYS6317 – Business Process Management

Hasil Jawaban :

1. Contoh kasus mengenai pandangan terhadap enam perspektif berbeda yang muncul
diatas permukaan air adalah sebagai berikut :
1) Reality merupakan proses yang berjalan langsung pada penerapan BPM
tersebut dari penerapan-penerapan teori yang sudah ada sehingga
menciptakan kemajuan perusahaan yang di harapkan.
2) Customer merupakan bagian dari proses bisnis dan fungsi dari
implementasinya
3) Vendor merupakan teknologi yang ada di atas permukaan
4) Proses analisis yang merupakan proses dari pembangunan sebuah sistem
5) SDM, mencari sumber daya yang dapat menimbulkan perkembangan dari
perusahaan tersebut.
6) Manajer proyek, mencari penyelesaian jangka pendek dari tugas proyek dan
proyek pemberesan.

2. Sebuah perusahaan harus melakukan Business Process Management (BPM) karena

memiliki keuntungan antara lain :
 Solusi BPM akan memfasilitasi perusahaan dalam memodelkan proses bisnis
yang dimiliki,
 Mengotomatisasi jalannya proses bisnis tersebut,
 Memonitor jalannya proses,
 Memberikan cara yang mudah dan cepat ketika perusahaan akan melakukan
perubahaan proses bisnis untuk meningkatkan performansinya.
 Software BPM membantu perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas
yang selama ini masih dilakukan secara manual.
 Solusi BPM dapat mengotomatisasi proses persetujuan serta penolakan,
notifikasi dan laporan status.
Contoh perusahaan yang berhasil menerapkan BPM adalah Toyota. Rasio keuntungan
ini dapat terjadi karena proses bisnis yang efisien dan efektif. Sampai-sampai
metodanya yang dikenal dengan nama TOYOTA PRODUCTION SYSTEM telah
banyak diadopsi oleh perusahaan- perusahaan kelas dunia lainnya di luar bisnis
manufacturing, seperti perbankan dan industri kesehatan (rumah sakit). Dewasa ini
Toyota sedang dan terus mengembangkan serta memperbaiki sistem dan proses
manajemennya yang disebutnya LEAN PROCESS MANAGEMENT (Manajemen
Proses Untuk Mengurangi Pemborosan). Karena proses bisnisnya yang handal,
Toyota berhasil menghasilkan produk mobil kelas atas yang sangat terkenal secara
global yaitu LEXUS.

ISYS6317 – Business Process Management

3. Contoh metafora bpm dari kasus perahu dayung bagi sebuah perusahaan adalah
pondasi yang kuat dan visi misi yang kuat, dan stabil. GENERAL ELECTRIC
merupakan perusahaan multinasional yang menerapkan proses bisnis. Metode bisnis
perusahaan yang berasal dari Amerika Serikat inijuga telah banyak diadopsi
pelbagaiperusahaan global lainnya. Metoda tersebut bernama CHANGE
ACCELERATION PROCESS (CAP). Inti dari CAP adalah semua proses bisnis
perusahaan ditujukan untuk memenuhi tuntutan pelanggan yakni berbiaya rendah,
penyerahan produk tepat waktu dan berkualitas tinggi (Faster, Better and Cheaper).

4. Pendekatan dalam bisnis proses karena memperhatikan setiap komponen dalam

perusahaan contohnya :
 Struktur
Perusahaan yang menerapkan Business Function struktur organisasinya
cenderung disatukan ke dalam kelompok departemen atau fungsi.
Sedangkan Business Process menerapkan sifat cross-functionalantar bagian
di perusahaan. Hal ini mengakibatkan eksekusi pekerjaan yang melibatkan
beberapa bagian akan berjalan lebih cepat, transparan, dan efisien.
 Aliran Kerja
Pada perusahaan tradisional, aliran kerja tidak didefinisikan dengan baik.
Mereka menerapkan konsep yang penting hasil dapat dicapai tanpa
memperhatikan urutan aktivitasnya. Sedangkan perusahaan yang fokus
pada proses, aliran atau urutan pekerjaan didefinisikan dengan baik dan
transparan. Dengan pengelolaan proses, maka pekerjaan akan lebih mudah
dijalankan tanpa timbul multi tafsir.

ISYS6317 – Business Process Management

 Akuntabilitas
Akuntabilitas pada perusahaan tradisional biasanya menganut konsep top-
down sesuai hirarki struktur organisasi yang dibuat. Garis tanggung jawab
dimulai dari atas hingga ke bawah, perusahaan juga menerapkan jalur
birokrasi yang cukup panjang untuk menangani sebuah pekerjaan.
Sedangkan perusahaan berorientasi proses, akuntabilitas didelegasikan
kepada Process Ownerdan Process Participant. Hal ini akan berdampak
pekerjaan yang dilakukan akan lebih cepat dan bersifat horizontal,
melibatkan orang-orang antar fungsi atau departemen. Semua pihak yang
terlibat walaupun berbeda departemen akan dapat mengakses proses secara
transparan.
 Batasan
Perusahaan tradisional kental dengan urusan penyekatan pekerjaan. Satu
departemen terkadang tertutup dalam menjalankan aktivitasnya dan tidak
ingin diketahui oleh departemen yang lain. Hal ini tidak berlaku pada
perusahaan yang fokus pada proses, mereka akan bekerja sama antar
departemen untuk menjalankan sebuah proses secara terbuka dan
menghilangkan batasan-batasan antar departemen.
 Pengetahuan
Pengetahuan biasanya terkonsentrasi dan terkonsentrasi pada perusahaan
tradisional, kadang juga hanya mengandalkan kemampuan satu atau dua
individu. Melalui BPM, pengetahuan didokumentasikan, dibagi, dan
didistribusikan secara transparan ke orang-orang dalam perusahaan.
Pengetahuan dikelola dengan lebih baik melalui Knowledge Management
untuk memastikan aset intellectual property yang berharga dimiliki oleh
perusahaan dan dapat diakses oleh orang-orang yang membutuhkannya.
 Pengukuran
Pengukuran performa di perusahaan tradisional dikelompokkan dan diatur
pada level unit atau departemen serta biasanya menggunakan model Key
Performance Indicator (KPI). Sedangkan perusahaan yang berorientasi
proses, pengukuran performa organisasi diambil dan dimonitor pada level
proses bisnis yang memuat dan menyediakan Leading, Proactive, dan
Actionable Indicator dari sebuah trend di dalam bisnis.
 Perbaikan
Perbaikan performa yang dilakukan di perusahaan tradisional biasanya
bersifat lokal dan dilakukan secara terisolir di unit pekerjaan tertentu.

ISYS6317 – Business Process Management

 Sedangkan perusahaan yang menganut BPM, perbaikan performa dikelola
sebagai serangkaian sistem bisnis yang berkelanjutan dan perbaikan
tersebut dilakukan tanpa pernah berakhir.
 Pelanggan
Perusahaan tradisional biasanya fokus kepada tipe pelanggan eksternal saja,
sedangkan pada perusahaan berorientasi proses menekankan kepuasan
pelanggan baik internal maupun eksternal.
 Standar Pemenuhan Aktivitas
Standar pemenuhan (compliance) untuk manajemen aktivitas yang
digunakan oleh perusahaan tradisional menggunakan Standard Operating
Procedure (SOP) saja. Sedangkan perusahaan berorientasi proses,
menekankan kepada proses bisnis yang lebih mudah dipahami antar
fungsional di dalam perusahaan serta lebih cepat dibuat dan dikelola jika
dibandingkan dengan SOP.
 Strategi
Pengeksekusian strategi yang telah ditetapkan biasanya lebih sulit untuk
dilakukan pada perusahaan tradisional, hal ini disebabkan eksekusi bersifat
lokal dan tidak terkait dengan unit atau departemen lainnya. Sedangkan
perusahaan yang menganut BPM, eksekusi strategi jauh lebih mudah
dilakukan. Semua pihak akan dilibatkan dalam mengeksekusi strategi
secara cross-functional, melalui Value Chain yang diperlukan pada level
operasional bisnis.

5. Top-down improvement sejatinya datang dalam bentuk projek atau event, oleh karena
itu, kekurangannya adalah jumlah pesertanya pun terbatas. Contohnya adalah seorang
pemimpin dapat membuat sebuah tim yang terdiri dari dua manajer dan 5 karyawan
dari front –liner lintas divisi atau departemen dalam melakukan Value Stream
Mapping (VSM).

6. Kerangka kerja merupakan sejumlah pemikiran, konsep, ide atau asumsi yang
digunakan untuk mengorganisasikan proses pemikiran tentang sesuatu atau situasi.
 Kerangka kerja ini juga dapat dianggap sebagai dasar berpikir untuk
mengelompokkan dan mengorganisasikan representasi sebuah perusahaan
yang penting bagi manajemen perusahaan dan pengembangan sistem
selanjutnya

ISYS6317 – Business Process Management

  Kerangka kerja adalah landasan awal konsep sebuah bpm dalam sebuah
perusahaan.
 Kerangka kerja juga adalah penguat visi misi dalam sebuah perusahaan.

7. Kondisi kematangan proses (process maturity) yang berbeda dalam suatu organisasi.
Pada kemungkinan pertama, kematangan proses berada pada jenjang awal atau
permulaan (Initial). Ada sejumlah ciri dari kondisi ini.
 Pertama, adanya ketergantungan yang sangat tinggi terhadap segelintir
individu untuk sejumlah proses. Hanya merekalah yang memiliki pengetahuan
dan keterampilan untuk menjalankan proses-proses tersebut dengan benar.
Pengetahuan tentang proses hanya tersimpan di benak mereka (tacit
knowledge).
 Kedua, tidak ada dokumentasi tentang bagaimana proses itu dilakukan.
 Ketiga, tidak ada pembelajaran atau transfer pengetahuan tentang proses
walaupun pada tataran verbal.

ISYS6317 – Business Process Management