Tugas Personal ke-1

(Minggu 2)

1. Dalam Sindrom Iceberg, jelaskan melalui contoh kasus mengenai pandangan

terhadap enam perspektif berbeda yang muncul di atas permukaan air?

JAWABAN:

Contoh kasus proses bisnis perusahaan air minum kemasan:

• Vendor melihat teknologi di atas permukaan, bagaimana perusahaan

mengimplementasikan teknologi yang dapat menunjang proses bisnis air minum
kemasan tersebut supaya berjalan dengan lancar.
• Analis proses melihat proses dalam aktifitas perusahaan air minum kemasan apakah
sudah berjalan lancar dan hal-hal yang dapat ditingkatkan untuk mencapai proses
yang lebih efektif dan efisien.
• Sumber daya manusia melihat manajemen perubahan, dalam kasus diatas apakah
perusahaan sudah mengimplementasikan manajemen perubahan yang cukup up to
date dengan kondisi terkini perusahaan untuk dapat bersaing di pasaran.
• TI melihat implementasi teknologi yang diterapkan oleh perusahaan apakah sudah
memiliki kemampuan teknologi terkini untuk mendukung berjalannya sistem
perusahaan dan menciptakan kondisi organisasi yang sehat dalam aktifitasnya.
• Manajemen bisnis melihat keuntungan jangka pendek (kemenangan cepat),
pengurangan biaya dan langkah-langkah perbaikan sederhana yang diperlukan oleh
perusahaan supaya tetap dapat bersaing dengan perusahaan kompetitor dan
memenangkan hati pasar.
• Manajer proyek melihat penyelesaian jangka pendek dari tugas-tugas proyek dan
hasil-hasil proyek yang dilakukan oleh perusahaan apakah sudah sesuai dengan
ekspektasi awal.

Referensi: Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management:

practical guidelines to successfull implementations. 3rd Edition.

2. Jelaskan pentingnya sebuah perusahaan melakukan Business Process

Management! Berikan contoh kasus perusahaan yang telah berhasil

ISYS6317 – Business Process Management

 menerapkan BPM! Apakah critical success factor dari penerapan BPM
tersebut di dalam perusahaan yang Anda gunakan sebagai contoh kasus!

JAWABAN:

Penerapan BPM di dalam perusahaan dirasa penting apabila dalam prakteknya

perusahaan tersebut melibatkan data dalam jumlah besar yang harus diproses secara
efektif dan efisien untuk menunjang operasional kelangsungan perusahaan.

Contoh kasus perusahaan yang berhasil menerapkan BPM adalah Allianz Indonesia
yang berhasil mengotomatisasi hampir 40 bisnis proses baik internal maupun
eksternal dan mengintegrasikan sekitar 7 aplikasi berbeda dalm operasionalnya.
Dalam rata-rata, perusahaan berhasil mengeksekusi sekitar 160,000 proses per
bulannya.

Critical success factor dari penerapan BPM berdasarkan contoh kasus diatas adalah:

• Kepemimpinan. Dengan metode kepemimpinan yang baik, maka BPM dapat

dipersiapkan dan dijalankan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pemimpin yang baik juga dapat membantu mengatasi apabila ada kesulitan dalam
prosesnya, bukan malah membebani.
• Project Manajer yang berpengalaman dalam BPM. Ini terkait dengan kepemimpinan
di tim project dan semua personil yang terlibat di dalamnya. Dengan kepemimpinan
yang baik di dalam project, maka project dapat berjalan lancar dan cenderung tanpa
kendala apapun.
• Keterkaitan dengan strategi organisasi. Dalam kasus ini, project dibuat untuk
mengotomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual dan cenderung
tidak beraturan karena melibatkan banyak sistem aplikasi di dalamnya. Dengan
proses otomatisasi, perusahaan dapat menjalankan proses bisnisnya lebih efisien.
• Arsitektur proses. Setelah pengimplementasian BPM dalam perusahaan, perlu terus
dilakukan pengkajian dan pendekatan sinergis secara konsisten untuk memperoleh
manfaat maksimal darinya.
• Pendekatan terstruktur untuk implementasi BPM. Dengan melibatkan vendor dalam
proses BPM, perusahaan perlu melakukan sinergi pendekatan secara terstruktur
supaya implementasi BPM dapat berjalan sesuai yang diharapkan.
• Manajemen perubahan SDM. Dengan melibatkan SDM dalam prosesnya, penting
untuk perusahaan menginvestasikan perhatiannya kepada orang-orang yang terlibat
sehingga project dapat berjalan dengan baik.

ISYS6317 – Business Process Management

• SDM dan pemberdayaannya. Dengan adanya perubahan dalam sistem perusahaan,
hal ini memungkinkan adanya SDM yang terdampak olehnya. Oleh karena itu,
penting untuk perusahaan memberdayakannya dengan tugas dan tanggung jawab
yang lebih relevan ke sistem yang baru tersebut.
• Inisiasi proyek hingga selesai. Semua inisiatif BPM dalam organisasi harus
diselaraskan satu sama lain dan, setelah selesai, tinjauan pasca-implementasi harus
dilakukan untuk memastikan bahwa pelajaran yang diambil dari satu proyek
ditransfer ke proyek berikutnya.
• Kinerja berkelanjutan. Sebuah proyek memiliki periode kehidupan yang ditentukan,
sedangkan proses, jika dipelihara, didukung, diukur dan dikelola, akan terus ada
dalam lingkungan bisnis seperti biasa jauh melampaui umur proyek.
• Menyadari nilai. Dengan nilai baru yang didapatkan setelah project selesai, penting
bagi perusahaan untuk menyadari nilai yang dihasilkan dari project tersebut dan
memanfaatkan dengan baik hasil project tersebut.

Referensi:

- Lecture Notes Week 1

- https://assets.ctfassets.net/vpidbgnakfvf/2W6K0Vs2ikaAMaWWisyS0o/c2623a35cfa
5b98c69ca32c607df4a78/Camunda-CaseStudy_Allianz_EN.pdf

3. Jelaskan mengenai komponen metafora BPM dari perahu dayung dan

bagaimana mereka berinteraksi dan saling mendukung. Gambarkan dalam
sebuuah contoh proses bisnis!

JAWABAN:

Contoh kasusnya adalah proses bisnis T-Mobile Austria yang berhasil

mengintegrasikan lebih dari 40 back-end sistem perusahaan supaya dapat bekerja
secara harmonis dan menghasilkan produk dan layanan baru yang lebih baik dan
transaparan. Hasilnya adalah T-Mobile meluncurkan layanan online untuk
pelanggannya untuk membeli layanan seluler dan internet tambahan tanpa harus
datang ke counter T-Mobile.

Komponen metafora BPM dari perahu dayung berdasarkan kasus diatas adalah:

ISYS6317 – Business Process Management

• Kecepatan (efektifitas). Dengan memiliki kecepatan dalam proses bisnisnya, T-
Mobile dapat mepertahankan konsumen yang dimilikinya sekaligus memenangkan
persaingan di pasar dibandingkan dengan perusahaan kompetitor lainnya.
• Efisiensi. Proses bisnis yang efisien dapat memanjakan konsumen produk dan
layanan T-Mobile sekaligus mempermudah karyawan perusahaan dalam melakukan
operasionalnya.
• Keseimbangan. Proses bisnis yang seimbang perlu diterapkan supaya kecepatan dan
efisiensi yang dimiliki dapat dipertahankan.
• Kohesi. Dalam menjalankan proses bisnisnya, perlu dimiliki kesamaan visi dan misi
oleh segenap karyawan dan pemangku jabatan dalam perusahaan sehingga dapat
meminimalisir konflik dan menghasilkan sukses bersama.
• Proses ada di dayung pertama. Dalam hal ini, proses bisnis harus memimpin
teknologi dan SDM dalam perusahaan harus mengikutinya.
• Manajemen (manajer proyek, chief process officer, sponsor proyek) harus
mengarahkan proses bisnis berjalan lurus ke garis finish dan tidak terhenti dalam
prosesnya.

Referensi:

- Lecture Notes Week 1

- https://assets.ctfassets.net/vpidbgnakfvf/5vuJguInekMAdzBndkF5AA/598b25ad7116e
4473da5ccb6e5c3326c/Camunda-CaseStudy_TMA_EN.pdf

4. Pendekatan mana yang telah terbukti berhasil dalam implementasi BPM di

seluruh perusahaan dan jelaskan alasannya?

JAWABAN:

Pendekatan kerangka kerja (framework) terstruktur terbukti berhasil dalam

implementasi seluruh perusahaan dikarenakan dengan memiliki kerangka kerja yang
jelas, maka dapat memudahkan untuk melihat visi dan tujuan proses bisnis, peran dan
akuntabilitas organisasi transparan, dan sistem, proses, serta teknologi yang dimiliki
sudah mendukung tujuan dari perusahaan. Selain itu, kerangka kerja yang terstruktur
juga memberikan pendekatan yang menyeluruh tentang proyek BPM, dari inisiasi
sampai dengan selesai.

ISYS6317 – Business Process Management

 Referensi: Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management:
practical guidelines to successfull implementations. 3rd Edition.

5. Jelaskan mengenai apa kesalahan terbesar yang dilakukan banyak organisasi

dalam pendekatan top-down?

JAWABAN:

Kesalahan terbesar yang dilakukan banyak organisasi dalam pendekatan top-down

adalah apabila pihak eksekutif terlalu kaku dengan metodologi atau toolset yang ada,
seperti Lean atau Six Sigma. Hal ini kurang berfokus pada proses bisnis yang
bertujuan untuk bertransformasi.

Referensi: Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management:

practical guidelines to successfull implementations. 3rd Edition.

6. Jelaskan secara singkat masing-masing dari tiga hal penting dari kerangka
kerja dan mengapa itu penting dalam sebuah BPM?

JAWABAN:

• Process : Harus sesuai dengan level bisnis proses yang di inovasikan atau di desain
ulang agar tercapai suatu strategi dan tujuan proses serta persetujuan dari bisnis
didalam organisasi tersebut.
• People : Organisasi yang tumbuh didalam kematangan proses management yang
dapat membuat orang mengerti kunci untuk mengimplementasi suatu proses baru.
• Technology : Menyediakan alat dukung untuk proses dan orang-orang, namun tidak
selalu diartikan sebagai komponen software BPM atau aplikasi.

Referensi: Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management:

practical guidelines to successfull implementations. 3rd Edition.

7. Jelaskan bagaimana proses kematangan organisasi memengaruhi skenario

implementasi BPM!

JAWABAN:

ISYS6317 – Business Process Management

 Dalam pemilihan skenario implementasi BPM, terdapat 4 skenario, yaitu:

• Business as usual: BPM yang paling dewasa didalam organisasi. Organisasi dan
bisnis manajer akan benar-benar berkomitmen dan fokus pada aktivitas BPM.
• In the driver’s seat: tingkat lanjut dari kedewasaan BPM yang didalamnya dipenuhi
informasi binis manajer yang benar-beanr berkomitmen untuk pengimplementasian
BPM didalam organisasi atau bisnis tersebut.
• Pilot project: didalamnya penuh dengan informasi bisnis manajer yang benar-beanr
yakin dengan keuntungan dari BPM dan bersedia untuk mencoba didalam skala kecil
sebelum membuat komitment yang penuh.
• Under the radar: tingkat kedewasaan BPM yang terakhir dimana ada sebagian bisnis
manajer yang menginformasikan untuk berkomitmen untuk memperhatikan BPM
didalam organisasi tersebut.

Dari penjelasan tersebut dapat dilihat bahwa kematangan organisasi menentukan

skenario mana yang harus dipilih, dikarenakan semakin matang organisasai tersebut
maka semakin tinggi campur tangan yang diperlukan oleh pihak manajer bisnis
terlibat langsung di dalamnya, sedangkan sebaliknya semakin kurang matang
organisasi tersebut maka semakin sedikit campur tangan manajer bisnis di dalam
keterlibatan implementasi skenario tersebut.

Referensi: Lecture Notes Week 2

***

ISYS6317 – Business Process Management