LECTURE NOTES

ISYS6317
Business Process Management

Week 10
Realize Value Phase &
Sustainable Performance Phase

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes

LO 3: Propose a business process management in an organization

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

- Why?

- Result

- How?

- Detailed steps

- Outputs

- Risks

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI

Realize Value Phase

Banyak manajer didalam organisasi proyek percaya bahwa proyek selesai setelah berhasil di
implementasikan dan pengguna senang. Sebuah proyek hanya lengkap dengan satu alasan
yaitu keberadaannya telah dicapai dan telah diserahkan kepada pemilik bisnis sedemikian
rupa dan bahwa bisnis mereka yang sekarang dapat mempertahankan hasil proyek tersebut.

Gambar 10.1 Classification of incidents during user acceptance testing

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

Nilai bisnis tidak hanya "drop out" dari proyek dengan tidak ada upaya yang jelas.
Namun manfaat perlu direncanakan, dimiliki dan dilacak, dipantau agar mereka dapat
dikontrol dengan baik. Realisasi nilai bisnis ini (Gambar 10.1) jarang terjadi segera setelah
pelaksanaan proyek, terkadang bisa ada penundaan dari tiga sampai enam bulan.

Sering kali ada masa transisi di mana biaya operasional benar-benar meningkat dalam
jangka waktu yang singkat setelah proses implementasi, dan kemudian manfaat mulai
direalisasikan dan biaya operasional menurun.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 10.2 Project cost/benefits payback period
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

Istilah yang diterima secara umum untuk kontrol, manajemen dan realisasi nilai bisnis
adalah manajemen manfaat. Manajemen manfaat menerjemahkan tujuan bisnis menjadi
manfaat yang dapat diukur, dilacak dan direalisasikan.

HASIL

Akan ada sejumlah hasil dan keluaran dari bisnis yang dapat diharapkan dari langkah-langkah
yang dijelaskan dalam fase ini, termasuk:

- Manfaat mendaftar (dari fase Pemberdayaan)

- Rencana ringkasan manfaat (dari fase Launch pad)
- Manfaat tonggak matriks jaringan (dari berinovasi fase)
- Matriks manfaat pengiriman (dari Mengembangkan, people dan Melaksanakan fase).

Jika nilai bisnis harus direalisasikan, harus ada proses terstruktur di seluruh proyek dan
seluruh organisasi. Ini adalah sisi manfaat dari analisis biaya-manfaat. Gambar 10.3
menunjukkan konteks untuk manajemen manfaat.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 10.3 Benefits management context
Source Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

DETAILED STEPS

Gambar 10.4 Realize value phase steps

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

ISYS6317 – Business Process Management

Step 1: Communications

Manfaat komunikasi sangat penting bagi seluruh fase dari inisiatif BPM dan karenanya
semua langkah realisasi manfaat sebagai keuntungan bisnis adalah alasan mengapa inisiatif
dimulai di tempat yang sama.

Seperti disebutkan sebelumnya manfaat adalah patokan utama di seluruh inisiatif untuk
menentukan ide-ide, persyaratan atau aspek yang harus ada dan yang tidak harus ada.

Komunikasi memastikan bahwa peserta dalam lokakarya dan kegiatan lain merasa
bahwa mereka tahu di mana proyek sedang bergerak dan terlibat. Sangat penting untuk
mengetahui manfaat komunikasi mempertimbangkan semua aspek kunci dari kegiatan
komunikasi, terutama jika people terkena dampak, misalnya seperti pengurangan jumlah
karyawan, perubahan KPI dan bonus karyawan; dan dampak pada tingkat profitabilitas.

Hal ini penting untuk dikomunikasikan secepat dan sesegera mungkin karena hal ini
memberikan keyakinan dan menghasilkan momentum. Jangan menunggu sampai proyek
selesai untuk berkomunikasi terhadap hasil dan manfaat positif.

Step 2: Benefits management framework (Enablement phase)

Langkah ini adalah di mana tidak hanya manfaat struktur manajemen yang akan dibuat,
tetapi juga standar organisasi dan template ditetapkan dan dikomunikasikan ke seluruh
organisasi sebagai bagian dari Target Operating Model dan Arsitektur Proses. Standar-
standar ini dan templatenya harus mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

- Bagaimana organisasi mengidentifikasi manfaat dan menghubungkan mereka dengan

strategi organisasi,
- Bagaimana organisasi mendefinisikan dan mengukur manfaat;
- Manfaat peran, tanggung jawab dan kepemilikan;
- Prosedur- keuntungan perencanaan / manfaat matriks jaringan, pengiriman, penilaian
dan review poin, dependensi, risiko, dampak bisnis;
- Penentuan apa, kapan dan oleh siapa;
- Pedoman tentang bagaimana memanfaatkan peluang untuk manfaat yang tidak
direncanakan;

ISYS6317 – Business Process Management

 - Identifikasi setiap dis-manfaat;
- Identifikasi yang bertanggung jawab untuk baselining, bagaimana, dan siapa yang
menandatangani off pada baseline;

Step 3: Identify potential benefits and enter in benefits register (Launch pad phase)

Manfaat mendaftar harus digunakan untuk merekam setiap manfaat yang diidentifikasi dan
ditetapkan:

- Deskripsi manfaat yang akan dicapai;

- Orang yang bertanggung jawab untuk mewujudkan kepentingan (pemilik manfaat);
- Deskripsi dari situasi saat ini atau kinerja dari proses bisnis;
- Biaya saat ini atau mengukur kinerja dari proses bisnis;
- Biaya target atau mengukur kinerja dari proses bisnis setelah perubahan direncanakan;
- Tanggal target untuk keuntungan dan direalisasikan;
- Pemicu atau peristiwa yang akan menyebabkan manfaat diwujudkan;
- Jenis kontribusi terhadap bisnis;
- dampak Proses;
- Nilai dari manfaat;
- Dependensi dan asumsi;
- Potensi risiko dan hambatan;
- Komentar tentang nilai, dinilai dari manfaat atau menyimpanan;
- Strategi organisasi dan tujuan didukung oleh manfaat;
- Manfaat ini akan memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan strategis (misalnya,
efektivitas dalam proses penagihan akan mengurangi pendapatan kebocoran
pendapatan dan peningkatan sebelum pajak penghasilan (EBIT)).

Pemilik manfaat sangat penting dalam memastikan manfaat direalisasikan, sebagai

akuntabilitas yang bersandar dengan kewajiban mereka. Pemilik manfaat harus:

- Bertanggung jawab untuk realisasi manfaat yang ditentukan;

- Bertanggung jawab untuk mengelola dan memberikan manfaat, perubahan dan
langkah-langkah;

ISYS6317 – Business Process Management

 - Terus diberitahu tentang setiap perubahan aktivitas BPM atau pengaturan bisnis yang
akan berdampak pada realisasi manfaat, termasuk perubahan yang mempengaruhi
asumsi, dependensi, potensi risiko dan hambatan;
- Mampu mempengaruhi hasil yang diberikan posisi mereka;
- Biasanya (Senior) manajer di daerah terpengaruh oleh aktivitas BPM dengan otoritas,
kredibilitas dan pengaruh dengan karyawan dan pemangku kepentingan yang
mengerti proses;
- Bertanggung jawab kepada sponsor proyek dan panitia pengarah untuk mencapai
manfaat.

Kegiatan BPM sponsor adalah:

- Bertanggung jawab untuk pencapaian manfaat keseluruhan;

- Bertanggung jawab untuk mengelola kegiatan BPM dan manfaat sedemikian rupa
bahwa manfaat dimaksimalkan dan mendukung bisnis dengan cara terbaik;
- Berkonsultasi dan / atau diminta untuk membuat keputusan yang mempengaruhi
aktivitas BPM dan manfaat;
- Mampu mempengaruhi organisasi, kegiatan BPM dan tunjangan yang diberikan posisi
mereka;
- Biasanya seorang eksekutif dengan kemampuan untuk proses;
- Bertanggung jawab kepada komite pengarah.

Sering orang khawatir dengan menyediakan perkiraan manfaat yang tinggi karena
mereka merasa akan terkunci untuk mencapai jumlah yang diproyeksikan. Dalam situasi ini,
dianjurkan untuk menyebarkan satu atau lebih dari pendekatan berikut:

 Tentukan kunci driver manfaat, segera tanpa menyatakan jumlah angka.

Misalnya mengurangi kebocoran pendapatan bisa dibagi sebagai berikut:
- Berapa banyak barang yang diproduksi dan dikenakan
- Berapa banyak kebocoran pendapatan terjadi per item (persentase dari
total pendapatan)
- Berapa banyak yang dapat kebocoran pendapatan ini dikurangi
(persentase kebocoran).

ISYS6317 – Business Process Management

  Memungkinkan estimasi awal memiliki berbagai margin (misalnya, 50 persen
di kasus bisnis awal) dan kemudian menyempurnakannya (misalnya, 0 persen
pada saat final kasus ).
 Tentukan asumsi, dependensi dan risiko yang berada di dasar manfaat ini,
karena seringkali sulit untuk menyatakan angka tanpa banyak asumsi dan
dependensi.

Sebuah rencana tindakan komprehensif, dan daftar manfaat yang akan dicapai, harus
telah disusun dan diterima oleh manajer bisnis yang bertanggung jawab (pemilik manfaat)
dan disetujui oleh aktivitas BPM sponsor.

Step 4: Establish baseline and comparative measurement (Undferstand phase)

Sebagaimana dibahas dalam fase Memahami, penyelesaian metrik merupakan

langkah penting pada saat pemodelan proses ini, dan itu adalah dasar dari perbaikan yang
diukur. Oleh karena itu, dalam membangun baseline, pastikan solid dan dalam pengawasan
orang lain, dan harus selaras dengan kasus bisnis. Idealnya, semua teknik dasar pengukuran
harus konsisten pada tingkat organisasi. Ini memiliki bagian yang terbentuk dari Kerangka
Manfaat Manajemen yang telah disepakati dalam arsitektur proses.

Pentingnya driver yang mendasari metrik dasar disimpan, mungkin telah berubah
selama aktivitas BPM, misalnya perubahan dalam volume: merger atau akuisisi; atau
lingkungan yang lebih kompetitif. Hal ini dapat dicapai dengan biaya bulanan yang dibagi
oleh item dan volume, sehingga perubahan volume masih memungkinkan penilaian
komparatif perubahan dalam biaya.

Step 5: Refine and optimize benefits mix (Innovate phase)

Selama fase Inovasi, proses akan dirancang ulang berdasarkan kriteria yang ditentukan
selama Inovasi lokakarya eksekutif dilakukan. Proses-proses yang baru didesain ulang untuk
memproses metrik dan dihitung untuk memperkirakan dampaknya terhadap efisiensi
pengolahan. Konfirmasi manfaat harus mencakup langkah-langkah dasar untuk akurasi dan
validitas, dan memperbarui mereka menggunakan harga terbaru bagi pengeluaran bisnis

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 10.5 Scenario comparisons to baseline costing
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

Dalam contoh yang ditunjukkan pada Gambar 10.5, proyek telah diminta, selama lokakarya
eksekutif Innovate, untuk menyelesaikan tiga skenario desain ulang:

1. Tiga bulan (apa yang dapat diterapkan tanpa sistem TI apa pun perubahan - kami akan
menganggap ini sebagai kemenangan cepat)

2. Delapan belas bulan (tanpa otomasi BPM; aplikasi yang ada perubahan diizinkan)

3. Delapan belas bulan (dengan otomasi BPM penuh dan implementasi manajemen
dokumen, dan perubahan pada aplikasi yang ada).

Sebagai bagian dari validasi, pentingnya dampak perubahan dalam lingkup manfaat
harus ditentukan.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 10.6 Benefits Milestone Matrix
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

Matriks jaringan ini menunjukkan hubungan antara berbagai proyek, tonggak proyek
dan manfaat khususnya. Kecuali Anda dapat menunjukkan hubungan ini secara terus-
menerus sepanjang proyek, yang menghubungkan tonggak langsung ke manfaat, maka
manfaat mungkin akan lepas dari proyek, atau bagian dari proyek, yang harus dihentikan.
Semua anggota tim proyek dan orang-orang bisnis harus memahami hubungan-terutama
sponsor proyek, manajer proyek dan pemilik bisnis.

BPM INSIGHT

Sebagai bagian dari validasi, penting untuk mengetahui dampak perubahan apapun
dalam lingkup manfaat ditentukan yang ditentukan.

Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa isu-isu perubahan bisnis diidentifikasi
sehingga kemajuan mereka dapat dipantau dari segi realisasi manfaat. Beberapa hal akan
diidentifikasi dalam rencana realisasi manfaat, sedangkan yang lain akan muncul sebagai
rincian yang mengubah rencana pengembangan manajemen. Ini akan diperlukan untuk
mengembangkan tonggak dan target realisasi manfaat yang terkait dengan orang-orang yang
mengubah aktivitas manajemen sehingga akan mungkin untuk memantau kemajuan realisasi
manfaat kegiatan tersebut.

ISYS6317 – Business Process Management

Step 6: Define benefit details (Develop, People, and Implement phases)

Gambar 10.7 Benefits delivery matrix

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

Dalam contoh ini:

- Tonggak A1 dan A2 telah dilakukan sesuai jadwal, sehingga manfaat A disadari pada
tanggal yang direncanakan;
- Tonggak A3 telah dihide sementara B1 dan B3 sesuai jadwal, yang telah
menghasilkan manfaat B yang disampaikan di akhir dan manfaat C tepat waktu; hide
manfaat B akan memiliki biaya yang terkait dengan keterlambatan;
- Baik tonggak B2 dan B4 akan terlambat dan telah menyebabkan hide manfaat D, yang
juga memiliki biaya yang terkait dengan penundaan.

Hal ini penting untuk melacak slip pages, dampak pada organisasi dapat beberapa kali lipat.
Beberapa dampak adalah sebagai berikut:

ISYS6317 – Business Process Management

 - Biaya terkecil adalah biaya dana terkait dengan tidak melepaskan manfaat tunai
sebelumnya, seperti bunga dan dampak arus kas;
- peluang bisnis (tidak mampu memanfaatkan peluang bisnis karena non-pengiriman
proyek atau proyek tonggak tepat waktu);
- Beberapa peluang bisnis memiliki kesempatan yang terbatas;
- Biaya tambahan proyek, termasuk biaya sumber daya untuk jangka waktu yang lebih
lama; target profit terjawab bagi organisasi (mungkin meleset dari satu tahun
keuangan atau kuartal ke yang lain);
- Kurangnya kapasitas untuk kontrak baru.

Ketika menentukan manfaat, penting untuk melihat melampaui dana pengurangan

karyawan. Tiga pilihan dapat disajikan: pengurangan gaji karyawan; Tidak ada pengurangan
tetapi mengangkat pendapatan dan pengurangan biaya; Kombinasi pengurangan karyawan,
mengangkat pendapatan dan pengurangan biaya.

Step 7: Benefits delivery and tracking (Realize value phase)

Ini adalah tanggung jawab pemilik manfaat untuk memastikan bahwa:

- Semua kegiatan yang diidentifikasikan dalam rencana manfaat yang diwujudkan;

struktur kontrol yang tepat diperlukan untuk realisasi manfaat. Orang yang merubah
perencanaan manajemen dianggap sebagai elemen penting dalam keberhasilan
proyek;
- Itu harus dilakukan secara paralel dengan perencanaan pelaksanaan kegiatan BPM
dan, pada kenyataannya, seluruh proyek.

Kegiatan sponsor BPM dan manfaat pemilik harus dipastikan disetiap dependensi
pelaksanaan, orang-orang mengubah manajemen dan kegiatan realisasi manfaat dalam
rencana.

Step 8: Value monitoring and maximization (Sustainable performance phase)

Pencapaian beberapa target keuntungan akan bergantung pada kegiatan yang terjadi
setelah proyek selesai, akan diperlukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa ulasan pasca
implementasi sedang direalisasikan dan terus direalisasikan. Cek harus mencakup:

ISYS6317 – Business Process Management

 - Internal audit kepatuhan terhadap sasaran-sasaran manfaat dalam realisasi manfaat
register;
- Review rencana proyek dan untuk memastikan semua manfaat kegiatan yang
berhubungan dengan realisasi berhasil diselesaikan;
- Review dari realisasi manfaat yang terkait dengan orang-orang besar yang mengubah
kegiatan manajemen.

Ini tidak berarti bahwa aktivitas BPM harus menunggu sampai selesai untuk memulai
pemantauan realisasi nilai yang diharapkan. Pemantauan, melalui berbagai matriks diuraikan
yang sebelumnya, bersama-sama dengan kepatuhan atau proyek audit, harus berlangsung
selama siklus hidup proyek. Pemantauan juga harus mencakup realisasi dependensi dan
asumsi.

Pada penyelesaian kegiatan BPM, laporan lengkap pada pencapaian manfaat harus
disediakan untuk sponsor kegiatan BPM dan pemilik proyek bisnis. Dimana manfaat
sepenuhnya tercapai, atau target terlampaui, itu hanya akan diperlukan untuk merekam
berbagai kejadian.

Manfaat yang gagal dicapai targetnya dengan margin lebih besar dari 10 persen, laporan
harus menganalisis keadaan yang menyebabkan kekurangan tersebut dan merekomendasikan
tindakan perbaikan apa yang tepat. Sebuah analisis akan memfasilitasi perkiraan manfaat
masa depan yang lebih akurat dan akan memberikan masukan ke tahap pad Peluncuran untuk
kegiatan BPM masa depan.

Sebagai bagian dari serah terima untuk bisnis, daerah-daerah tersebut harus
ditindaklanjuti dengan manajer bisnis bertanggung jawab untuk memvalidasi temuan dan
mengidentifikasi daerah-daerah mana memerlukan tindakan perbaikan yang mungkin tepat.
Dimana manajer bisnis mengidentifikasi bahwa manfaat mungkin masih dapat dicapai, target
baru harus ditetapkan dalam konsultasi mereka.

Untuk masing-masing daerah manfaat target baru telah disepakati, rencana aksi harus
dikembangkan bersama dengan manajer bisnis yang bertanggung jawab. Tanggung jawab
untuk pelaksanaan rencana aksi ini harus diserahkan kepada manajer bisnis yang bertanggung
jawab atas imbalan tersebut.

ISYS6317 – Business Process Management

 Realisasi manfaat harus diperbarui, dengan persetujuan sponsor proyek, untuk
mencerminkan manfaat target baru yang disepakati. Organisasi harus yakin bahwa mereka
telah mencapai manfaat maksimal mungkin dari investasi yang telah dibuat.

CRITICAL SUCCESS FACTOR

Bagaimana sebuah organisasi memastikan bahwa memaksimalkan manfaat dari kegiatan

BPM nya? Telah diuraikan pendekatan dalam bab ini, dan daftar beberapa faktor penentu
keberhasilan yang lebih penting di bawah ini:

- Kebutuhan untuk komunikasi sebagaimana digariskan oleh Kotter (1995);

- Pemahaman bahwa realisasi nilai perlu dilakukan terkait dengan, dan bagian penting
dari, proyek dan organisasi budaya;
- Perlu untuk merencanakan manfaat pengiriman-kerangka waktu dan biaya
kesepakatan dari peran, tanggung jawab dan akuntabilitas terkait dengan realisasi
nilai;
- Harus ada identifikasi lengkap dari risiko yang terkait dengan non-pengiriman nilai,
dan strategi remediasi yang tepat;
- Staf yang terlibat dalam realisasi nilai harus dilatih dalam identifikasi manfaat,
analisis dan review;

Realize Value Phase Output

Gambar 10.8 Realize value phase outputs to other places

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 21

ISYS6317 – Business Process Management

Tahap nilai Sadari akan memberikan masukan berharga fase lain dari kerangka (lihat
Gambar 10.8), dan kami menyediakan beberapa contoh di sini:
- Umpan balik dapat diberikan untuk menyarankan perubahan dalam pelaksanaan cara
selesai untuk memaksimalkan manfaat masa depan ini bisa membantu di mana
dipentaskan roll-out diselesaikan, untuk memastikan bahwa selanjutnya roll-out
diubah untuk memaksimalkan manfaat;

- Perubahan pada orang mengubah manajemen juga bisa disarankan;

- Mungkin akan menyadari bahwa perubahan yang diperlukan dalam cara proses baru
telah dirancang dan dikembangkan untuk kembali memaksimalkan manfaat;

- Pengetahuan juga akan diperoleh yang akan berkontribusi terhadap menjamin

keberlanjutan hasil kegiatan BPM.

Realize Value Phase Risks

ISYS6317 – Business Process Management

Sustainable Performance Phase

Pengertian Sustainable Performance Phase

Hal penting di mana tim proyek bekerja dalam bisnis untuk membangun struktur
proses untuk memastikan kelancaran proses dan pengembangannya dapat bertahan.
Pertimbangan investasi yang dibuat dalam proses proyek harus dapat dipertahankan dan
ditingkatkan setiap waktu. Organisasi harus memahami bahwa proses bisnis memiliki daur
ulang dan akan membutuhkan pengembangan selanjutnya setelah target pengembangan
proyek berhasil direalisasikan. Jika tidak demikian, maka seiring berjalannya waktu dan
perubahan bisnis, organisasi akan menjalankan proses yang kurang optimal (efisien). Fase ini
mengkonversi ‘proyek’ menjadi ‘operasional bisnis’.

Pentingnya Sustainability

Tanpa sustainability, rencana yang telah dibangun dengan harapan tidak akan terpenuhi
dalam jangka panjang akan membuatnya lebih susah untuk mendapatkan komitmen dan
kepercayaan mereka bagi kegiatan BPM masa depan. Tujuan nya untuk memastikan
sustainability dari proses perbaikan yang telah diselesaikan sebagai bagian dari aktifitas BPM
tertentu dan membuat mereka menjadi bagian dari bisnis. Investasi yang cukup besar dibuat
dalam kegiatan BPM tertentu harus dipertahankan dan ditingkatkan lebih dalam agar tidak
berkurang atau disusutkan. Organisasi harus memahami bahwa proses memiliki kehidupan
terbatas dan dapat terus ditingkatkan setelah aktivitas BPM perbaikan ditargetkan setelah
direalisasikan.

Kenapa Harus Sustainability?

Hal ini sering sulit bagi organisasi untuk menentukan di mana memulai sebuah proyek BPM.
Organisasi mungkin tahu itu operasional yang inefisiensi dan isu-isu dalam unit bisnis
tertentu, namun bagaimana dan di mana untuk memulai bisa menjadi keputusan yang sangat
sulit.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 10.9 Sustainable performance phase
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 22

Dalam kasus metode inisiatif operasional, bisnis tingkat tinggi yang cukup dan
analisis proses akan selesai selama fase ini memungkinkan organisasi untuk menentukan
tempat yang logis untuk memulai peninjauan awal dari usaha yang terlibat dalam proyek
BPM bersamaan dengan manfaat yang mungkin bisa diperoleh. Arsitektur proses juga dapat
membantu untuk tujuan ini. Dalam kasus metode strategi, titik awal akan didominasi
(meskipun mungkin membutuhkan beberapa penyulingan).

Fase ini tidak hanya akan memberikan cara awal, juga akan dilakukan langkah-
langkah yang diperlukan untuk membangun kesuksesan proyek. Hal ini meliputi lingkup
proyek, seleksi tim proyek dan struktur, harapan pemangku kepentingan, pembentukan dan
keterlibatan; pembentukan tujuan proses awal dan penggunaan arsitektur proses awal untuk
memberikan awalan yang cepat untuk proyek dari perspektif arsitektur. Setiap proyek
berikutnya diluncurkan dari landasan peluncuran ini akan didapatkan manfaat dari sinergi dan
pelajaran dari proyek-proyek BPM sebelumnya, bukan dimulai dari awal.

ISYS6317 – Business Process Management

 Hasil yang akan disampaikan selama fase ini adalah:

1 Mekanisme (serangkaian langkah praktis) untuk mengelola proses bisnis, dan

mengidentifikasi serta merealisasikan peluang untuk perbaikan proses

2 Proses yang dikelola dan ditingkatkan.

Gambar 10. 10Sustainable performance phase steps

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 22

Detailed Steps
Dengan asumsi di atas, fase ini akan melibatkan langkah-langkah yang ditunjukkan pada
Gambar 10.10. Langkah-langkah ini akan memastikan bahwa proses sepenuhnya diserahkan
kepada bisnis dan memiliki semua tugas yang diperlukan untuk memungkinkan mereka
menjadi bagian dari kegiatan keberlanjutan dan kinerja manajemen organisasi (untuk
meminta ini hanya akan berlaku bagi proses yang cukup penting di organisasi untuk menjadi
bagian dari keberlanjutan dan kinerja pengelola.

Step 1: Evaluate Project Results

Mengukur seberapa baik kinerja aktual mencerminkan apa yang direncanakan dalam
kasus bisnis. Kami tertarik pada beberapa langkah proses, seperti mengurangi waktu eksekusi
proses, mengurangi pengerjaan ulang, dan peningkatan efisiensi. Kami juga tertarik pada
bagaimana perubahan telah mempengaruhi pelanggan dan kepuasan karyawan.

ISYS6317 – Business Process Management

Hasil ini dapat dianggap sebagai knowledge bagi organisasi BPM, dan kekurangan dapat
diatasi melalui perubahan dalam lingkungan operasi.

Step 2: Maintaining Process Models

Maintaining process models, adalah perubahan kontrol untuk proses. Setiap
perubahan yang diminta harus dicatat bersamaan dengan alasan dan pengaruhnya pada proses
lainnya. Setelah persetujuan yang diberikan, perubahan dapat direncanakan, dilaksanakan,
dan efektif.

Step 3: Embed Performance Management in Business

Embed performance management in business adalah memastikan kinerja proses
diukur untuk efektivitas, efisiensi, kemampuan beradaptasi, risiko, kepuasan pelanggan, dan
faktor-faktor lain yang signifikan terhadap unit bisnis. Manager dapat mengidentifikasi
masalah dengan membandingkan pengukuran untuk menargetkan nilai-nilai, dan memulai
tindakan koreksi yang tepat.

Step 4: Institutionalize Process Governance

Institutionalize Process Governance adalah langkah ke empat dari fase kinerja yang
berkelanjutan. Buku teks mendefinisikan proses pemerintahan sebagai “mengelola,
mengendalikan, dan melaporkan proses dalam sebuah organisasi” dan mencatat bahwa
pemerintahan sedang diamanatkan dalam peningkatan jumlah organisasi. Tata Kelola
mempengaruhi baik proses itu sendiri dan cara proses dikelola. Dengan menggabungkan
pemerintahan dalam arsitektur proses, Anda dapat yakin bahwa proses yang berasal
pertanggungjawaban, transparan, dan mampu menghasilkan laporan yang diperlukan. Untuk
mengelola proses bisnis, organisasi harus menunjukkan bahwa proses diikuti dengan benar,
tidak ada pengecualian, audit dan pelaporan dilakukan, dan kekurangan dalam proses
ditangani.

Step 5: Fine-tune Organizational Sustainability and Performance Management

Langkah ini adalah tentang memperbarui keberlanjutan dan kinerja aspek manajemen
BPM. Strategi keberlanjutan organisasi akan membentuk mekanisme untuk memastikan

ISYS6317 – Business Process Management

bahwa hal itu tidak hanya akan menjaga investasi yang dilakukan dalam proses ini, tetapi
juga terus-menerus meninjau penerapan proses untuk saat ini, dan masa depan yang
diharapkan, lingkungan bisnis operasi dan Organisasi harus terus dinilai kembali untuk
memahami proses pemangku kepentingan, strategi berkembangnya organisasi dan
rencananya, kesenjangan saat mereka muncul. Mekanisme kemudian harus tersedia untuk
mengisi kesenjangan ini, menyesuaikan proses, menangani isu perubahan manajemen yang
timbul dari kesenjangan ini dan strategi organisasi sustainability.

Step 6: Communications
Ketika bermigrasi ke tampilan-as-usual, BPM harus menekankan untuk terus
menggunakan proses baru, manfaat yang telah dicapai hingga saat ini, dan manfaat dari
tempat kerja yang berorientasi pada proses.

Sustainable Performance Phase Risks

Risiko paling umum yang terlibat dalam memastikan kinerja yang berkelanjutan

No Risk Mitigation Strategy

1 Tidak ada yang mengambil Diskusikan dengan manajemen senior, seperti

kepemilikan proses dan kepemilikan telah ditentukan di Launch pad fas. Ini
manajemen adalah salah satu faktor keberhasilan yang paling
penting dalam BPM

2 Orang-orang tidak mengikuti cara mencari tahu mengapa orang tidak bekerja dengan cara
baru dalam bekerja yang baru dan mengatasi masalah ini. Jika orang tidak
termotivasi, "jual" manfaatnya kepada mereka. Jika
orang telah lupa bagaimana menggunakan cara baru,
perlu diberikan pelatihan dan bimbingan tambahan.

3 Proses tidak diperbarui ke dalam Pastikan bahwa orang yang menggunakan model proses
proses aset dapat mendeteksi masalah apapun yang sudah
ketinggalan jaman, dan memastikan bahwa proses
ditinjau secara teratur

ISYS6317 – Business Process Management

4 diidentifikasi Tidak ada
perbaikan proses lebih lanjut yang
dimulai dari karyawan dan
manajemen
5 Kesulitan dalam menjaga
kecepatan di mana persyaratan
pemerintahan dirumuskan
Mendorong karyawan dan manajemen untuk
memberikan saran. Jelaskan apa yang terjadi pada
saran-saran mereka, menjelaskan mengapa saran
tertentu tidak layak, dan berkomunikasi untuk
keberhasilan yang diprakarsai oleh karyawan
Pendekatan pemerintahan secara holistik, bukan
sepotong demi sepotong
ISYS6317 – Business Process Management
 SIMPULAN

Tahap Realize Value adalah manfaat yang berjalan di seluruh aspek kegiatan BPM dan
Kerangka 7FE yang memastikan fokus, ketertelusuran dari realisasi manfaat.

- Pentingnya pendekatan end-to-end untuk manfaat realisasi.

- Pentingnya menetapkan pemilik manfaat tertentu.
- Bagaimana langkah-langkah manfaat dari fase sebelumnya, jalin dengan pendekatan
manfaat akhir end-to-end.
- Identifikasi potensi keuntungan.
- Pembentukan dasar dan pengukuran komparatif.
- Perbaikan dan optimalisasi bauran manfaat.
- Definisi detail manfaat.
- Pengiriman Manfaat dan pelacakan.
- Pemantauan dan memaksimalkan nilai.

Sedangkan tanpa sustainability, rencana yang telah dibangun dengan harapan tidak akan
terpenuhi dalam jangka panjang akan membuatnya lebih susah untuk mendapatkan komitmen
dan kepercayaan mereka bagi kegiatan BPM masa depan. Tujuan nya untuk memastikan
sustainability dari proses perbaikan yang telah diselesaikan sebagai bagian dari aktifitas BPM
tertentu dan membuat mereka menjadi bagian dari bisnis. Investasi yang cukup besar dibuat
dalam kegiatan BPM tertentu harus dipertahankan dan ditingkatkan lebih dalam agar tidak
berkurang atau disusutkan. Organisasi harus memahami bahwa proses memiliki kehidupan
terbatas dan dapat terus ditingkatkan setelah aktivitas BPM perbaikan ditargetkan setelah
direalisasikan.

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management