LECTURE NOTES

ISYS6317
Business Process Management

Week 9
Develop Phase & Implement Phase

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes

LO 3: Propose a business process management in an organization

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

- Why?

- Result

- How?

- Detailed steps

- Outputs

- Risks

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI

Develop Phase

1. Why?

Gambar 9.1 Develop phase

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Fase Develop ini terdiri dari bangunan dari semua komponen untuk pelaksanaan
proses baru. Penting untuk memahami bahwa 'membangun', dalam konteks ini, tidak berarti
bangunan sebuah sistem IT. Ini bisa melibatkan pembangunan seluruh infrastruktur (desk, PC
movements, bangunan, dll) untuk mendukung orang yang mengubah program manajemen
dan perubahan dukungan dari orang-orang yang melaksanakan proses. Hal ini juga
melibatkan pengujian perangkat lunak dan perangkat keras.

Fase Implement adalah di mana 'rubber hits the road'. Ini adalah di mana semua aspek
proyek (roll-out dari proses baru, roll-out dari deskripsi peran baru, manajemen kinerja dan
langkah-langkah, dan pelatihan) berlangsung. Rencana pelaksanaan sangat penting, seperti
roll-back dan planning

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 9.2 Business Process Management System
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Pada gambar di atas BPM terdiri dari 3 bidang yaitu:

1. Integration of internal systems (EAI component)

2. Automation of what they refer to as processes (business rules and process
repositories)
3. Collaboration with external entities – customers, business partners, distribution
channels, hubs and business exchanges of information.

Komponen individual technology telah ada sekitar beberapa waktu. Ini terintegrasi
dengan beberapa komponen lainnya. Perubahan terbaru dalam teknologi dapat di artikan
bahwa lebih mudah mengembangkan dan menerapkan solusi BPM di masa sebelumnya.

2. HOW?

Secara mendasar terdapat 2 cara untuk mengembangkan automated BPM solution, yaitu
traditional WATERFALL dengan pendekatan Software Development Life Cycle (SDLC)
atau pendekatan iterative dan tangkas dari Rapid Application Development (RAD).

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 9.3 Develop phase steps
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Gambar di atas adalah langkah – langkah yang harus di pertimbangkan dalam

menerapkan automated BPM solution.

Step 1 : Communications

Selama mengembangkan BPM akan sangat penting untuk menjaga komunikasi luas
dan lingkup yang di usulkan untuk otomisasi semua kepentingan

Step 2 : Determine BPM components

Keputusan pertama dalam mengembangkan komponen ini adalah alat apa yang akan
di butuhkan.

Gambar 9.4 BPM components of an automated solution

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

ISYS6317 – Business Process Management

 Solusi otomatis dapat terdiri dari satu atau lebih komponen berikut:

1. Mesin proses (alur kerja)

2. Mesin aturan bisnis

3. Integrasi (Integrasi Aplikasi Perusahaan - EAI)

4. Sistem manajemen dokumen terintegrasi

5. Pemantauan Kegiatan Bisnis (BAM).

Step 3 : Decide on re – use,buy ,make,out sources or BPaaS

Selanjutnya apa yang diinginkan untuk kegiatan ini dengan memperhitungkan

pembuatan atau pembelian berbagai macam komponen. Beberapa pilihannya adalah:

A. Menggunakan kembali system yang ada.

B. Membeli produk yang dapat di konfigurasi.

C. Mengembangkan system yang baru.

D. Outsource aplikasi

Gambar 9.5 Process and Service seem different & Service is the result of Process
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Step 4 : Determine approach

Ada 2 pendekatan yang harus di putuskan yaitu:

1. Waterfall versus agile

2. Requirements (process) led or system led.

ISYS6317 – Business Process Management

Waterfall

Waterfall adalah sebuah cara tradisional dalam pengembangan sistem. Ruang lingkup
yang ditentukan diawal dan waktu pengembangan serta anggaran berikutnya akan ditentukan.

Keunggulan khas;

 Kejelasan dimuka terkait apa yang akan disampaikan;

 Orang terbiasa dengan pendekatan ini;
 Mudah untuk dikelola.

Kerugian

 Ruang lingkup kerja yang besar untuk berkonsentrasi pada seluruh kegiatan proyek.
 Biaya dan waktu yang terlalu berlebihan dan sulit untuk dikompensasi sebagai bagian
dari kegiatan BPM namun harus diselesaikan dan segera dirilis.
 Penundaan biasanya akan menahan perilisan secara lengkap.
 Anggaran dan adanya kesempatan harus sudah diselesaikan sebelum disampaikan,
meningkatkan kemungkinan untuk mengakhiri proyek tanpa hasil yang nyata.
 Sulit untuk mengubah ruang lingkup karena perubahann internal dan eksternal.

Agile or Rapid Aplication Development (RAD)

Ketangkasan adalah cara berulang dalam pengembangan. Anggaran dan waktu yang
ditentukan diawal dan fungsi yang diperlukan disampaikan dalam beberapa rilisan
(disampaikan secara cepat), di mana pelepasan nilai tertinggi akan dikembangkan diawal.
Produktivitas nya mengukur dan mengelola proses bisnis sepanjang kegiatan BPM.

Keuntungan :

 Rilisan pertama relatif cepat dan ada kemampuan untuk memperbaiki hal-hal selama
rilis berikutnya (cepat);
 Kemampuan untuk kembali memprioritaskan proses bisnis selama kegiatan BPM;
 Setiap rilis (run) akan membatasi ruang lingkup, memungkinkan orang untuk lebih
fokus;

ISYS6317 – Business Process Management

  Jika aktivitas BPM dihentikan lebih awal, maka nilai tertinggi yang dirilis telah
disampaikan.

Kelemahan :

 Banyak orang tidak mengerti agile. Yang mereka pikirkan lebih seperti
pengembangan dan memiliki dokumentasi yang kurang.
 Tidak ada konfirmasi dimuka yang dapat disediakan dari ruang lingkup yang komplit
dari semua sprint.

Gambar 9.6 Visualization of Waterfall and Agile development

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Pendekatan persyaratan pimpinan

Bisnis menentukan syarat berdasarkan pada tujuan strategis dan dioptimalkan

berdasarkan proses. Langkah selanjutnya adalah menentukan solusi yang paling cocok,
termasuk pemilihan solusi.

Keuntungan :

 Kebebasan penuh untuk menentukan kebutuhan bisnis yang paling cocok;

 Memilih Solusi yang paling cocok.

ISYS6317 – Business Process Management

Kelemahan:

 Dapat menyebabkan peningkatan biaya sebanyak kebutuhan yang dikembangkan;

 Dapat mengambil waktu lebih lama untuk menyelesaikan.

Paling cocok untuk

 Pengembangan solusi sendiri;

 Membeli produk off-shelf/outsource/BPaaS (setelah pemilihan produk).

Organisasi telah memilih sistem yang akan digunakan, Langkah selanjutnya adalah
menentukan analisis fit-gap di mana fungsi yang ditawarkan telah divalidasi terhadap
kebutuhan bisnis yang diinginkan.

Keuntungan utama

 Bisa lebih cepat;

 Pengaruh fungsi sistem yang sudah ada mengakibatkan lebih rendahnya biaya
operasional.

Kelemahan utama:

 Dapat mengakibatkan tidak dapat memilih solusi yang paling cocok;

 Sistem dapat menjadi lebih dominan dari persyaratan proses bisnis.

Paling cocok untuk

 Penggunaan ulang sistem yang sudah ada;

Langkah 5: Pembaruan fungsional dan spesifikasi teknis

Harus ada pendekatan terstruktur dengan spesifikasinya (fungsional, teknis dan sistem
atau desain) seperti pengembangan dan pengujian terhadap solusi BPM.

Masalah umum selama proses mengembangkan fase konflik antara apa yang diingin
bisnis dan bagaimana para pengembang menafsirkan persyaratan. Ini sering merupakan
fungsi dari beberapa pemangku kepentingan yang bekerja sama dan memahami implikasi dari
hubungan kerja ini.

ISYS6317 – Business Process Management

 Untuk menghindari keterlambatan, bisnis menonaktifkan spesifikasi fungsional tanpa
sepenuhnya memahami konsekuensi. Tim pengembangan sekarang akan merancang sistem
BPM baru dan memberikan solusi terhadap proses bisnis.

Berikut ini beberapa resiko yang mungkin terjadi;

1. Melakukan analisis "bagaimana jika?"

2. Lakukan simulasi.
3. Tentukan apa yang tidak sesuai dengan ruang lingkup.
4. Persyaratan bisnis harus dikembangkan sebagai bagian dari fase Inovasi dan desain
fungsional selama langkah pengembangan dilakukan. Namun sangatlah penting untuk
memiliki kerja dari proses bisnis yang diawasi oleh staf pengembangan teknis dan
mendokumentasikan desain fungsional secara bersama-sama. Bisnis harus mampu
mengelola dokumen, memahami dengan jelas konsekuensinya dan memastikan bahwa
persyaratan konsisten akan menambah nilai strategi bisnis dan tujuannya. Akan lebih
baik untuk memastikan bahwa bisnis memahami requirements bisnis untuk
mengetahui perspektif proses.
5. Memisahkan desain fungsional dan desain teknis.
6. Tentukan dan mencari kesepakatan tentang konsekuensi dari pengembangan.
7. Penting untuk menggunakan arsitektur dengan cara yang fleksibel. Apa yang akan
dilakukan jika ada business requirement mendesak dan deadline solusi tidak cocok
dengan skema arsitektur? Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah untuk
memungkinkan persyaratan dikembangkan dan untuk membuat aturan yang jelas
tentang bagaimana cara menangani nya, atau solusi harus mematuhi deadline
arsitektur. Mekanisme “pressure cooker” sangat penting, karena hasil akhir dari
arsitektur adalah bagaimana dengan hal yang terkait dengan pengecualian
Mengabaikan atau menolak semua pengecualian mungkin akan lebih baik namun
akhirnya hanya akan gagal sebagai orang yang mengabaikan arsitektur pada
peningkatan basis.
8. Hal ini penting untuk menyertakan kedua perangkat lunak dan perangkat keras sebagi
sebuah persyaratan, seperti dalam kebanyakan kasus ada ketergantungan antara dua
hal tersebut.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 9.7 V-diagram: linking specification, development and testing of software
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Traceability

Memperbarui persyaratan sangat penting dimana traceability dari persyaratan bisnis

untuk tujuan strategis, pain points, proses dan solusi tetap dijaga. Ini berlaku untuk Waterfall
dan pendekatan Agile, meskipun beberapa proyek tampaknya mengabaikan dokumentasi
menyeluruh.

Aplikasi traceability memastikan bahwa integritasnya dijaga. Tanpa Dracvability

menjadi sulit untuk:

 Melacak strategi awal dan pain-point analisis ke persyaratan bisnis;

 Menghubungkan persyaratan bisnis ke aspek porses;
 Menghubungkan persyaratan untuk dimanfaatkan;
 Memberikan jejak audit;
 Memprsingkat sign-off dari Persyaratan.

Proses Bisnis Arsitektur Komite

Selama fase ini aktivitas BPM harus diputuskan dan diinterpretasi harus dibuat.Keputusan ini
harus dipertimbangkan tidak hanya dari sudut pandang aktivitas BPM, tetapi juga dari sudut

ISYS6317 – Business Process Management

pandang organisasi baru, sebagai aktivitas BPM yang cocok dengan lanskap system secara
keseluruhan.

Selama pengembangan Tahap komite yang bertanggung jawab untuk penyelesaian

model operasi target dan pelaksanaan ToM selama alur aktivitas BPM. Mereka akan
membuat pemilihan konten yang lebih rinci dibandingkan dengan Panitia acara.

Langkah 6: Pengembangan perangkat lunak

Pada dasarnya, solusi BPM otomatis akan memiliki tiga lapisan

1. Lapisan Presentasi dari solusi.

2. Lapisan pemrosesan yang berisi tugas-tugas otomatis.
3. Integrasi lapisan untuk system lainnya dan database yang berisi data.

Sangat penting untuk memahami bahwa setiap dari tiga lapisan ini membutuhkan
pendekatan yang berbeda untuk pengembangan dan pengujian, karena melibatkan grup orang
yang berbeda.

1. Lapisan presentasi difokuskan pada end-user dan mewakili pandangan ke mereka.

Masalah sistem yang perlu dipertimbangkan adalah:
 Pandangan end-users yang familiar dengan sekitar apakah solusi memiliki
tampilan dan nuansa yang logis (mirip dengan yang ada / sistem lain atau tidak
memiliki aliran logis dari layar)?
 Berbagai jenis pengguna akan memiliki kebutuhan yang berbeda dalam
berinteraksi dengan sistem (misalnya karyawan, pengendali manajer, dll)
2. Lapisan pemrosesan setuju dengan kegiatan yang perlu dilakukan untuk sistem. Ini
harus diselesaikan dengan orang-orang yang memiliki pemahaman yang baik dari
bisnis serta tujuan dari kegiatan BPM. Suatu hal yang penting untuk dipertimbangkan
adalah dokumentasi dengan semakin populernya pilot, RAD dan BPM sebagai sebuah
alat pengembangan, ada kecenderungan berkembang namun tidak untuk
didokumentasikan sama sekali, atau tidak dalam detail yang diperlukan.

ISYS6317 – Business Process Management

3. Lapisan integrasi / data itu lebih teknis, seperti yang berhubungan dengan antarmuka
sistem lain. Sebuah pengetahuan teknis yang mendalam diperlukan, serta pemahaman
yang jelas tentang sistem yang menghubungkan solusi BPM otomatis.

Option 1: Traditional SDLC approach to development

Tradisional SDLC adalah pendekatan proyek teknologi untuk memantau proyek secara
berkala dan untuk memastikan bahwa keterampilan untuk memenuhi persyaratan yang
ditentukan oleh bisnis pendukung. Pengembangan dan pengujian, hanya untuk
menemukan bahwa kebutuhan bisnis telah berubah-ubah

Gambar 9.8 Traditional SDLC approach to development of a BPM solution

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Option 2: Agile or rapid application development (RAD)

Seperti yang disebutkan sebelumnya kecepatan atau tibanya RAD didasarkan pada
interaksi yang dekat antara bisnis dan pengembang.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 9.9 Sample Burn Chart
Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Step 7: Hardware deployment

Hardware dapat mencakup aspek-aspek berikut: komputer untuk pengguna, server,

jaringan, dan peralatan terkait seperti laptop, smartphone, printer, scanner dan media
penyimpanan.

Step 8: Testing

Testing atau Pengujian merupakan langkah penting dalam mengembangkan fase-fase

yang ada dan yang telah dibahas sebelumnya. Aktivitas pengujian ketika sistem aplikasi yang
dikembangkan dibandingkan dengan kebutuhan real bisnis, dengan asumsi rencana uji dan
script telah dikembangkan dengan tepat.

Testing akan menjadi lebih kritis dalam keadaan bisnis fundamental, atau skala yang besar,
juga perubahan dari pengembangan yang lebih pendek atau lebih kecil.

ISYS6317 – Business Process Management

 Isu-isu penting meliputi beberapa hal berikut ini:

- Penting untuk diingat bahwa lebih dari setengah waktu yang dilibatkan dalam
kegiatan pengujian ini diperlukan untuk dihabiskan pada fase persiapan dan
perencanaan, dan sisanya pada pelaksanaan aktual dari pengujian.
- Hal ini hampir mustahil dan sangat tidak diinginkan untuk menyelesaikan tes secara
penuh 100 persen, karena biaya dan kerangka waktu yang terlibat akan menjadi
penghalangnya.

Penting untuk membedakan antara jenis pengujian, berikut perbedaannya:

- A unit test
- An Integration test
- A system test
- A functional acceptance test
- A user acceptance test (UAT)
- A regression test

Proses pengujian yang normal harus diikuti oleh:

1. Determine a test objective. Pengujian selalu melibatkan keseimbangan diantara

manfaat tes.
2. Determine and write a test strategy. Ini adalah strategi yang menggambarkan
bagaimana organisasi ingin melakukan pengujian.
3. Write a test plan. Di sinilah organisasi memutuskan jumlah dan jenis kasus uji untuk
diterapkan.
4. Write the various test cases. Volume uji akan tergantung pada ukuran dan
kompleksitas proyek.
5. Execute the testing. Uji kasus dan skrip uji selesai dilakukan.
6. Review the results and decide on how to proceed. Pilihannya adalah untuk terus maju
dengan pelaksanaan hingga akhir sampai teridentifikasinya kesalahan.

ISYS6317 – Business Process Management

Develop phase outputs

Gambar 9.10 Develop phase outputs to other places

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 19

Develop phase akan memberikan masukan berharga bagi fase lain dari kerangka dan
beberapa contoh yang disebutkan di sini:
- Solusi yang diusulkan bisa memaksakan persyaratan pada orang-orang yang
harus bekerja dengan sistem.
- Mengembangkan fase akan memberikan masukan untuk pelatihan selama
tahap implementasi sistem yang diusulkan memungkinkan memberikan semua
fungsi yang di minta sebagai spesifikasi setelah fase berinovasi yang harus
dilibatkan.
- Mengembangkan fase harus memastikan bahwa kinerja yang berkelanjutan
akan dibuat.
- Pengembangan perangkat lunak dapat mempengaruhi perubahan dalam
arsitektur proses (terutama informasi yang relevan dan teknologi).

ISYS6317 – Business Process Management

 Develop phase risks
Dalam fase ini ada beberapa risiko yang harus diperhatikan dan strategi mitigasi
diimplementasikan untuk menghilangkan (atau setidaknya mengurangi) resiko,
diantaranya:
1. solusi yang dikembangkan tidak memenuhi kebutuhan bisnis
2. Beberapa pekerjaan yang berhubungan dengan aplikasi, secara keseluruhan tidak
bekerja.
3. Pengujian mengidentifikasinya terlalu banyaknya kesalahan
4. Biaya solusi menjadi terlalu tinggi

Implement Phase
Implement Phase (Fase Implementasi) adalah fase di mana semua sistem dirancang,
dari desain organisasi, solusi sistem yang dikembangkan, melakukan testing dan menguji
coba sistem yang sudah di buat kepada pengguna. Salah satu bagian terakhir dari kerangka
kerja proyek, yaitu perlu pertimbangan di awal proses, pada awal kegiatan BPM harus ada
keputusan yang dibuat yaitu bagaimana pelaksanaannya akan berlangsung dalam bisnis. Jika
tidak, pelaksanaan akan berdampak pada banyak aspek dari berbagi bidang kegiatan BPM
seperti bagaimana proses dirancang atau didesain ulang, bagaimana pengembangan dan
pengujian dapat dilakukan dan sebagainya.

Langkah – langkah membuat Implement Phase

1. Memperbarui Strategi dan Rencana Implementasi

Pada awal proyek strategi implementasi harus ditentukan ketika menerapkan fase yang
diinginkan. Sangat penting untuk menyelesaikan tinjauan dari strategi implementasi karena:

 Tim proyek dan organisasi akan memiliki pemahaman yang lebih baik dari
perubahan yang diusulkan
 Strategi implementasi harus diambil pada situasi berjalan atau mungkin
memiliki perubahan sejak penentuan awal dari strategi implementasi.

ISYS6317 – Business Process Management

 1. Memperbarui strategi dan rencana implementasi

2. Komunikasi

3. Melibatkan 6. Mengembangkan dan

Manajemen Menjalankan Program
Pemasaran

4. Mempersiapkan Pengujian 7. Tes Bisnis Lengkap 8. Memperbarui 9. Mengembangkan roll- 10. Terapkan Solusi
untuk Pengguna dan Pilot Penyerahan out, back-out dan
memungkinan rencana
keterampilan

5. Melatih Staf 11. Staf Mentor

12. Penyerahan dan Pengambil Alih

13. Memantau dan Menyesuaikan

14. Memberikan timbal balik kepada pengguna dan stakeholder

2. Komunikasi

Implementasi yang sukses membutuhkan komunikasi yang baik, karena dapat

mengundang partisipasi aktif dari pengguna yang memberikan saran dengan baik, dan juga
dapat menyebabkan beberapa komentar dan saran tidak cocok. Komunikasi sangat penting
karena ini akan mengarah ke wawasan lebih lanjut tentang proyek apa yang akan dicapai.

Skenario Keuntungan Kekurangan Tipikal Pengguna

Implementasi

Big Bang  Mempercepat  Resiko gangguan  Orang – orang yang

penerapan terhadap bisnis yang terlibat
Perubahan yang
 Meminimalisir tinggi  Jumlah unit usaha
dilakukan dalam
overhead  Kesalahan tidak dapat yang terbatas
satu perubahan
mengambil, bisa
besar.
memiliki dampak yang
tinggi pada bisnis
Parallel  Implementasi yang  Sumber daya bertambah  Proyek – proyek
Perubahan secara relatif lebih cepat dan akan di perlukan sekala besar ada
langkah demi  Kemampuan untuk untuk membantu ditingkat yang sama di

ISYS6317 – Business Process Management

langkah, dengan memanfaatkan pelaksanaan berbagai daerah dan
peluncuran yang implementasi  Koordinasi secara unit bisnis
dimulai dari sebelumnya serentak akan tinggi dan  Proyek akan berjalan
sebelumnya berpotensi kompleks secara paralel

Relay  Kualitas implementasi  Kurangnya kecepatan,  Proyek – proyek skala

yang lebih tinggi, bergantung kepada besar, di mana
Mulai di luncurkan
dapat di perhitungkan keadaan keterampilan spesialis
setelah
dan tim yang sama  Biaya yang sangat dalam permintaan
sebelumnya
dapat digunakan tinggi, yang terkait sangat tinggi
selesai
dengan durasi proyek  Saling ketergantungan
yang kuat dari proyek

Combination  Menyesuaikan  Bisa berkurangnya  Dapat digunakan

peluncuran untuk komunikasi dalam setiap jenis
Dari implementasi
situasi tertentu proyek
terkecil dan
 Bersifat fleksibel jika  Biasanya di gunakan
kemudian
di kelola dalam proyek
membangun
transformasi, di mana
implementasi yang
proyek kecil di
lebih besar
gunakan sebagai dasar
dan di perluas ke
bagian besar yang
lebih kritis

3. Melibatkan Manajemen

Manajemen harus terus memperbarui perkembangan baik atau buruk setiap saat.
Menginformasikan kepada staf bagaimana perkembangan dengan komunikasi luar yang
update dari aktivitas BPM. Manajemen dapat terlibat melalui:

 Orang yang mengubah praktik manajemen

 Pengembangan pelatihan profesional

ISYS6317 – Business Process Management

4. Mempersiapkan Pengujian untuk Pengguna

Proyek yang akan diuji adalah spesifikasi tertulis dari kebutuhan bisnis, sedangkan
solusinya juga harus diuji untuk integrasi dengan rutinitas sehari-hari pengguna bisnis.

Persiapan untuk pengujian bisnis harus sudah dimulai selama desain proses masih baru.
Ini bisa terjadi selama fase mengembangkan proyek, tergantung pada keadaan tertentu. Jika
pengujian yang dikembangkan dilakukan pada tahap awal ini, organisasi memiliki
kemampuan untuk membandingkan pengujian hasil yang diharapkan dengan proses bisnis,
spesifikasi teknis dan desain, untuk memastikan tidak ada kesalahan yang berlanjut. Tahap
pemeriksaan ini sangat baik untuk menghindari kesalahan yang memakan biaya mahal.

5. Melatih Staf

Pada tahap ini proses baru akan dirancang. Organisasi akan mengembangkannya, dan akan
menentukan perubahan pada struktur organisasi, peran pekerjaan dan deskripsi pekerjaan
selama fase pengembangan. Pelatihan sangat penting karena pelatihan ini tidak hanya
berfokus pada aspek mekanisme namun juga merupakan pendukung utama perubahan yang
dimaksud. Pelatihan harus difokuskan lebih dari sekedar kegiatan utama atau solusi otomatis.
Ini juga harus mencakup aspek-aspek seperti:
 Dampak dari solusi yang diajukan;
 Kerusakan yang akan ditangani;
 Setiap kerusakan baru diharapkan muncul selama masa pelaksanaan;
 Manfaat dan kemungkinan solusi yang diajukan.
Jenis Pelatihan Kelebihan Kekurangan Aplikasi
On-the-job  Dukungan penuh  Mahal  Peran untuk
coaching  Kemampuan untuk menghadapi
(Pembinaan mewujudkan pelatihan perubahan secara
Pekerjaan)  Kemampuan untuk mendasar
kegiatan manajemen
Classroom Training  Orang dalam jumlah  Relatif mahal  untuk kelompok
(Kelas Pelatihan) besar dalam satu sesi besar yang
 Kemampuan untuk memerlukan

ISYS6317 – Business Process Management

 memiliki tugas tim kegiatan tim dan
 Kemampuan untuk kegiatan
menyertakan kegiatan manajemen
manajemen
eTraining  Kemampuan untuk  Lebih menantang  Berfokus pada
(Berdasarkan berada di mana saja untuk mencakup perubahan
Internet) atau pelatihan kapan kegiatan – “mekanik”
saja kegiatan
 Dapat digunakan manajemen
kembali untuk
karyawan baru

6. Mengembangkan dan Menjalankan Program Pemasaran

Organisasi akan menerbitkan program inovasi, dengan keunggulan baru dan kompetitif
yang akan dibawa ke publik. Rencana dapat dibagi, berdasarkan perjanjian yang di
rahasiakan, dengan pelanggan dan pemasok sangat penting dilakukan. Tentu, metode apa pun
yang dipilih organisasi, menggunakan beberapa pendekatan untuk pemasaran.

7. Tes Bisnis Lengkap

Disinilah penerimaan pengguna kasus pengujian dijalankan oleh bisnis. Ini bisa berkisar
dari mengeksekusi data atau transaksi melalui solusi. Staf harus dilatih dalam sistem dan
proses sebelum memulai uji kasus.
Kebanyakan kegiatan BPM berfokus pada pengecilan proses, termasuk antarmuka dengan
vendor dan pelanggan. Pelanggan utama dan vendor punya keterlibatan cukup dalam, solusi
yang diusulkan dan selama pelaksanaan mereka diberi kesempatan untuk menguji solusi baru.
Ini akan berlaku untuk antarmuka dengan organisasi mereka, tetapi juga modifikasi internal
untuk sistem mereka.
Hal-hal penting dalam organisasi:
 Melibatkan pelanggan dan pemasok
 Memiliki manajemen proyek yang kuat dari langkah-langkah pengujian
 Memiliki mekanisme timbal balik yang mudah digunakan

ISYS6317 – Business Process Management

  Mendengarkan dan berkomunikasi dengan jujur. Timbal balik dan mendengarkan
masukan yang benar-benar penting
 Memiliki mekanisme untuk mengukur dan berbagi hasil tes
 Selalu siap untuk mengakomodasi perubahan
 Mengkomunikasikan hasil dan pengujian - menunjukkan keberhasilan kepada
pemangku kepentingan, terutama kemenangan; Namun, selalu jujur tentang tantangan
yang terkait dengan pengujian
 Dapatkan testimonial dari staf, pelanggan dan pemasok
 Merayakan keberhasilan dan penghargaan anggota tim (tim proyek dan bisnis),

Uji penerimaan pengguna harus diselesaikan sebagai persyaratan bisnis sesuai dengan
tahap awal proyek. Setiap insiden pengujian yang diidentifikasi perlu dikaitkan dengan
persyaratan bisnis ini. Jika kejadian tersebut tidak termasuk dalam persyaratan bisnis maka
harus diajukan sebagai permintaan perubahan. Pendekatan ini harus memastikan bahwa
pengguna tidak mengubah sistem dengan cepat.

Gambar 9.11 Classification of incidents during user acceptance testing

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 20

Pengujian penerimaan Pengguna biasanya melibatkan kelompok yang lebih luas dari
pengguna yang biasanya tidak memiliki latar belakang pengujian. Jadi, penting untuk

ISYS6317 – Business Process Management

diberikan pedoman yang jelas tentang bagaimana mengkategorikan masalah yang timbul dari
pengujian ini. Selanjutnya, proyek perlu memiliki proses triase untuk masalah ini, dan jalur
eskalasi perlu untuk dilakukan.

8. Memperbarui Penyerahan
Mencakup umpan balik dari langkah-langkah pelatihan dan pengujian. Hal ini penting
untuk terus-menerus memperbarui kiriman yang diharapkan dan memastikan bahwa mereka
memiliki penerimaan stakeholder. Organisasi harus terus memeriksa bahwa semua pemangku
kepentingan, manajemen dan aktivitas BPM anggota tim masih memiliki satu set harapan
yang konsisten. Pastikan ruang lingkup roll-out dipahami dan disepakati.
Semua penyampaian proyek, seperti materi pelatihan, jaminan komunikasi, manual book
harus mencerminkan modifikasi yang dibuat selama fase implementasi. Memastikan bahwa
kiriman pembaruan yang akan digunakan adalah solusi baru.

9. Mengembangkan roll-out, back-out dan kemungkinan adanya rencana

keterampilan
Poin-poin yang perlu dipertimbangkan:
 Rencana individu yang lengkap untuk setiap unit bisnis yang terlibat dalam
roll-out
 Mengembangkan rencana kolaboratif dengan manajemen dan staf
 Rencana untuk beberapa sesi, memastikan bahwa aktivitas BPM
mengakomodasi kesalahan dan terus-menerus belajar dan menyesuaikan nya
sesuai rencana
 Memastikan bahwa harapan individu sangat jelas, sehingga tidak ada ruang
untuk kesalahpahaman
Rencana back-out diperlukan dalam pelaksanaannya. Biasanya ini bisa terjadi pada
pengujian validasi yang menunjukkan bahwa terdapat permasalaan yang kritis.
Sebuah rencana kontingensi diperlukan untuk menangani keadaan yang tak terduga,
terutama dalam hal penggantian sistem warisan proyek besar, ini perlu dikembangkan dengan
sangat rinci, terutama dalam kasus transformasi. Disarankan play-book dikembangkan
dengan waktu yang relevan. Solusinya adalah penting untuk menerapkan solusi yang baru,
tetapi tidak terbatas yaitu:

ISYS6317 – Business Process Management

  kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengembalikan situasi awal
 waktu dan upaya yang diperlukan (ini tidak boleh dianggap remeh)
 memvalidasi posisi semula yang benar dalam bekerja
 keluar dari roll-back untuk kembali ke keadaan semula
 komunikasi tentang roll-back

10. Terapkan Solusi

Setelah proses roll-out diterapkan secara efektif, harus dipastikan bahwa proses “lama”
dan sistem pendukung tidak lagi tersedia untuk staf. Hal ini juga penting bagi mekanisme
perbaikan secara terus-menerus diletakkan pada tempat nya.
Dalam organisasi memungkinkan untuk menjalankannya secara paralel, dimana entri data
akan selesai dua kali, sekali di masing-masing sistem (lama dan baru). Hal ini dilaksanakan
karena bisnis tidak sepenuhnya mempercayai sistem baru dan pengujian. Dengan peningkatan
pengujian dan fungsi sistem kebutuhan dalam menjalankan paralel aktual atau bayangan
sistem maka produksi berkurang secara signifikan. Sebagian besar validasi dan perbandingan
akan terjadi diantara yang lama dengan yang baru bisa dilakukan di belakang kantor. Hal ini
lebih penting untuk memantau entri data, hasilnya dan memvalidasinya.

11. Staf Mentor

Seperti yang disebutkan sebelumnya dalam langkah pelatihan, jika orang-orang yang
dipilih sebagai “pengguna yang super” dapat digunakan untuk melatih orang-orang yang
tersisa dan memberikan pendampingan selama periode awal.

12. Penyerahan dan Pengambil Alih

Setelah solusi operasional dan isu-isu awal diselesaikan. Tim perlu menyerahkan kegiatan
BPM untuk bisnis, yang harus siap untuk mengambil alih. Ada perbedaan yang jelas antara
dua kegiatan "penyerahan" dan "pengambil alih"; ini perlu diakui dan ditangani oleh tim
BPM dan tim bisnis.
Tim BPM harus menyiapkan semua dokumentasi, memberikan pelatihan dan memberikan
pengetahuan untuk memastikan bisnis dapat memahami dan mendukung proses baru ini dan
dianggap sebagai "Penyerahan.”

ISYS6317 – Business Process Management

 "Pengambil Alih” mengacu pada bisnis yang mempersiapkan serah terima. Bisnis akan
mengalokasikan peran dan tanggung jawab, mengalokasikan waktu yang cukup bagi staf
untuk belajar tentang proses sistem baru.
Kedua kegiatan ini seharusnya sudah direncanakan selama fase peluncuran. Penyerahan /
pengambil alih berarti bahwa sejak saat itu dan seterusnya tanggung jawab akhir dan
akuntabilitas terletak jelas sesuai proses bisnis, yang akan mengatasi masalah lebih lanjut
adalah proses baru. Ini merupakan langkah penting dan dianjurkan untuk memiliki jelas
kriteria yang harus dipenuhi sebelum proses diserahkan.
Contoh kriteria:
 tidak ada masalah di level pertama
 telah menyelesaikan proses akhir bulan
 semua tugas dan dokumentasi proyek telah selesai

13. Memantau dan Menyesuaikan

Upaya harus ditujukan untuk memantau kemajuan roll-out dan kemajuan dalam mencapai
hasil bisnis. Hal ini penting dilakukan untuk memperjelas indikator kinerja untuk memantau
kemajuan.
Contoh ini termasuk:
 jumlah pertanyaan dalam minggu pertama
 jumlah kesalahan pada minggu pertama
 persentase staf yang bekerja dengan proses baru
 tingkat lembur yang dibutuhkan untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan.

14. Memberikan timbal balik kepada pengguna dan stakeholder

Selama proyek, terutama dalam melaksanakan fase yang diperlukan dari bisnis, pengguna
bisnis dan stakeholders adalah komitmen mereka, keterlibatan dan partisipasi. Dan untuk
memastikan bahwa mereka terus-menerus diberitahu tentang kemajuan proyek dan berbagi
knowledge.

Menyadari Nilai
Sama seperti di fase Mengembangkan, manfaat harus didefinisikan secara rinci untuk
mendapatkan kesepakatan sebagai bagian dari fase ini.

ISYS6317 – Business Process Management

Melaksanakan Tahap Akhir
Melaksanakan fase ini akan memberikan masukan berharga untuk fase lain, dan
beberapa contoh yang disebutkan di sini:
 bagaimana proyek dilaksanakan akan berdampak pada realisasi nilai aktivitas
BPM (manfaat )
 implementasi juga akan memberikan masukan ke dalam fase kinerja
berkelanjutan:
 review dan finalisasi pendekatan implementasi mungkin memerlukan
perubahan dan mengembangkan fase, misalnya tidak mungkin untuk
mengubah segera untuk peran baru.

Melaksanakan Fase Risiko

Ada beberapa risiko yang harus diperhatikan dalam fase ini, dan strategi mitigasi
diimplementasikan untuk menghilangkan (atau setidaknya mengurangi) resiko.

Resiko Strategi Mitigasi

1. Pengujian Bisnis atau pelatihan Memastikan bahwa persyaratan dibahas dan

disepakati antara pengguna dan stakeholder.
Berhenti meminta perubahan yang tidak
perlu.

2. Tim kegiatan BPM inti tidak dapat
menangani semua masalah dan
pertanyaan pada awal pelaksanaan
Melibatkan "pengguna super" dan
memastikan bahwa mereka mampu (melalui
pelatihan), tersedia (penuh waktu pada
proyek) dan bersedia (melalui motivasi dan
keterlibatan). Selain itu, "flying squad" bisa
membantu, terutama untuk bantuan yang
lebih rinci dan teknis.

3. Stakeholders tidak selalu diberitahu Berkomunikasi, berkomunikasi dan

tentang kegiatan BPM berkomunikasi. Pastikan bahwa tugas-tugas
ini dialokasikan untuk orang atau tim khusus

ISYS6317 – Business Process Management


4. Bisnis tidak memiliki keahlian yang
cukup atau Sumber daya tidak cukup
untuk menyelesaikan pengujian
penerimaan pengguna.
5. waktu ketat pada sebuah pengujian
proyek selalu menjadi salah satu hal
pertama yang harus dikurangi atau
diminimalkan
6. Bisnis tidak siap untuk mengikuti
proyek
untuk mengkoordinasikan, dan bahwa
mereka memiliki waktu yang cukup untuk
menyelesaikan tugas-tugas.
Bisnis butuh pembinaan untuk
menyelesaikan rencana uji atau menulis skrip
pengujian pada pelaksanaan ini.
Tim aktivitas BPM harus berhati-hati untuk
tidak "mengambil alih" tugas ini dan hanya
memberikan pembinaan dan pembinaan.
Tingkat sumber daya yang dibutuhkan harus
didiskusikan dan disepakati di awal kegiatan
oleh BPM dengan perusahaan untuk
memastikan mereka mengalokasikan orang
yang cukup. Aktivitas BPM perlu
mendapatkan sumber daya yang tepat untuk
pengujian.
Pengujian adalah salah satu aspek yang
paling penting dari aktivitas BPM, dan tidak
boleh dikompromikan jika tidak diperlukan,
memperpanjang tanggal pelaksanaan atau
menerapkan secara bertahap, namun tidak
perlu mengurangi pengujian.
Memastikan perencanaan transfer dari tim
BPM ke bisnis dimulai pada fase Launch pad
akan membantu mengurangi risiko ini. Tim
bisnis harus terus terlibat dalam kegiatan
BPM.
ISYS6317 – Business Process Management
 SIMPULAN

- Develop Phase
o Pentingnya mengembangkan fase dan langkah-langkah terkait.
o Keputusan-keputusan penting yang harus dibuat mengenai otomatisasi.
o Spesifikasi kebutuhan diperbarui secara fungsional dan teknis.
o Berbagai pilihan yang tersedia, seperti penggunaan ulang, membeli,
membangun, outsourcing atau BPaaS.
o Keputusan-keputusan penting yang perlu dibuat mengenai pendekatan:
waterfall vs iterative.
o Pendekatan pengembangan perangkat lunak.
o Kebutuhan untuk penyebaran hardware.
o Kebutuhan untuk berbagai pendekatan pengujian.

- Implement Phase

Ketika kita berpikir tentang implementasi, kita harus selalu mulai dengan memahami tingkat
kompleksitas yang terlibat. Jika implementasi relatif mudah, maka tidak ada alasan bagi
proses untuk melaksanakannya secara rumit. Namun, sebagian besar proyek memiliki
caranya dalam pelaksanaan dan untuk merencanakan agar dapat berhasil dengan baik.
 Rencana Awal
Salah satu kunci praktik terbaik untuk siklus hidup proyek adalah rencana awal.
Bahkan, jika implementasi yang cukup besar akan benar-benar mulai dengan menciptakan
Strategi Implementasi di Tahap Analisis. Dokumen ini harus menjelaskan pendekatan secara
keseluruhan untuk pelaksanaan, ruang lingkup, asumsi, risiko, dll. Kita dapat membuat
beberapa keputusan mendasar di sini dan bagaimana pelaksanaan akan berlangsung -
misalnya, apakah Anda akan menjalankan tes secara paralel selama pelaksanaan, apakah
sistem akan turun selama pelaksanaan, dll
Di sini, akan dibuat Rencana Pelaksanaan-tingkat yang lebih rendah. Jika membuat
dokumen strategi awal, Rencana Pelaksanaan hanya akan mengisi banyak rincian.

ISYS6317 – Business Process Management

 Seperti memperbarui strategi dan rencana implementasi, komunikasi, melibatkan
manajemen, mempersiapkan pengujian untuk pengguna, melatih staff.
 Membangun Jadwal Pelaksanaan
Hal ini harus dilakukan selama Membangun atau Tahap Tes. Pada titik ini, kita
telah bekerja dari tingkat tinggi ke tingkat rendah, sehingga pekerjaan yang tersisa adalah
benar-benar menentukan kegiatan, dependensi, waktu dan orang yang bertanggung jawab.
Ketika benar-benar memulai Tahap Implementasi, kita akan memiliki jadwal, dan
yakin bahwa itu akan mencapai apa yang kita butuhkan karena telah divalidasi sesuai rencana
tingkat tinggi dan tingkat rendah.
Memulai langkah-langkah, Mengembangkan dan Menjalankan Program Pemasaran, Tes
Bisnis Lengkap, Memperbarui Penyerahan, Mengembangkan roll-out, back-out dan
kemungkinan rencana keterampilan, Terapkan Solusi, Penyerahan dan Pengambil Alih, Staf
Mentor, Memantau dan Menyesuaikan, Memberikan timbal balik kepada pengguna dan
stakeholder
 Komunikasi adalah kunci
Strategi Implementasi dimaksudkan untuk fokus pada proses dari sudut pandang
perspektif klien dan harus memiliki persetujuan sebelum melanjutkannya. Rencana
Pelaksanaan harus diedarkan kepada semua orang yang terlibat. Kita perlu berkomunikasi
terus-menerus untuk memperkuat pesan dan memastikan semua orang siap ketika
implementasi terjadi.
Jika tidak mempersiapkan Strategi Implementasi dan Rencana, kita masih perlu
setidaknya berkomunikasi dengan orang-orang sedini mungkin. Selalu ada titik potensi
gesekan antara tim proyek dan staf infrastruktur ketika rincian pelaksanaan tidak
dikomunikasikan kepada mereka atau terlambat dikomunikasikan kepada mereka.
 Proses implementasi
Seringkali, proyek lancar dijalankan namun mengalami masalah dalam
pelaksanaannya. Keseluruhan masalah utama adalah bahwa kita tidak selalu menyadari
kompleksitas terkait dengan penggelaran solusi. Oleh karena itu, banyak rincian pelaksanaan
perlu direncanakan sebelumnya. Kita tidak dapat mulai merencanakan untuk implementasi
pada saat yang sama bahwa kita benar-benar menerapkannya. Tergantung pada ukuran dan
sifat proyek kita, bidang-bidang berikut harus dipertimbangkan.

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management