02

CHAPTER IV
PERENCANAAN ANALISIS BISNIS

Gambar 4.1 Diagram Proses Analisis Bisnis

 02

Latar Belakang
Menghadapi sebuah perubahan dalam proses bisnis perusahaan tidaklah cukup hanya
dengan menyusun strategi perubahan agar perusahaan bisa level-up. Diperlukan perencanaan dan
pengendalian yang tepat agar strategi yang ditetapkan dapat berjalan dengan lancar. Perencanaan
Analisis Bisnis bertujuan membantu analis bisnis untuk mensinergikan rencana-rencana strategis
yang telah dibuat sebelumnya agar bisa sesuai dengan kebutuhan stakeholder perusahaan. Tidak
hanya dalam perencanaan saja, namun juga proses monitoring agar seluruh stakeholder terkait
tetap berjalan dalam koridor yang tepat.
Pada Perencanaan Analisis Bisnis, analis bisnis akan menjadi penggerak perubahan,
mulai dari memilih pendekatan apa yang akan digunakan selama proses manajemen perubahan
berlangsung, hingga menghasilkan capaian akhir yang memadai bagi perubahan yang diinginkan.
Selanjutnya, analis bisnis akan melakukan evaluasi kinerja terhadap proses analisis bisnis yang
sedang berlangsung, dan memastikan bahwa proses tersebut merupakan kontributor yang tepat
bagi keseluruhan implementasi solusi.
Terkait dengan stakeholder, analis bisnis akan melakukan analisis untuk memastikan
apakah proses Perencanaan Analisis Bisnis sesuai dengan kebutuhan serta karakteristik
stakeholder. Analis bisnis juga akan memastikan adanya pemahaman yang menyeluruh terhadap
suatu konteks, agar sebuah pendekatan analisis bisnis yang efisien dapat terjadi.

Struktur Modul
Perencanaan Analisis Bisnis meliputi beberapa lingkup tugas yang digunakan untuk
mengatur dan mengkoordinasikan pekerjaan seorang analis bisnis dan stakeholder. Perencanaan
analisis bisnis meliputi hal-hal sebagai berikut:

● Perencanaan Metode Analisis Bisnis: menjelaskan bahwa analisis bisnis dapat

direncanakan dengan menggunakan pendekatan atau metode yang berbeda-beda, yang

kemudian diikuti dengan perencanaan aktivitas dan tugas-tugas yang lebih rinci, serta
penetapan waktu pelaksanaan atau timeline. Metode analisis bisnis yang dipilih akan sangat
tergantung pada banyak hal, misalnya kompleksitas dan risiko serta tingkat penerimaan
stakeholder.
 02

● Perencanaan Keterlibatan Stakeholder: menjelaskan pemahaman stakeholder mana yang

relevan dilibatkan dalam setiap tahapan analisis bisnis, peran yang dibutuhkan dari para
stakeholder tersebut, dan bagaimana melakukan komunikasi dan kolaborasi dengan
stakeholder yang berbeda-beda tersebut.

● Perencanaan Tata Kelola: mendefinisikan komponen analisis bisnis yang digunakan untuk

mendukung fungsi tata kelola perusahaan. Contohnya yaitu manajemen persyaratan,

manajemen risiko analisis bisnis, dan analisis bisnis alokasi sumber daya.

● Perencanaan Manajemen Informasi: mendefinisikan bagaimana informasi yang

dikembangkan oleh analis bisnis (termasuk kebutuhan dan perencanaan) didapatkan,

disimpan, dan diintegrasikan dengan informasi lain untuk penggunaan jangka panjang.

● Identifikasi Peningkatan Kinerja: menjelaskan pengelolaan dan pemantauan tentang

bagaimana pekerjaan analisis bisnis dilakukan untuk memastikan bahwa komitmen terpenuhi
dan peluang pembelajaran dan peningkatan berkelanjutan dapat direalisasikan.

Capaian Pembelajaran
Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa hal-hal yang dapat
dipelajari dari bab ini diantaranya adalah:

● Memahami berbagai pendekatan atau metode analisis bisnis yang berbeda-beda dan dapat

menentukan metode yang paling sesuai untuk suatu kasus bisnis tertentu.

● Mengidentifikasi peran stakeholder yang berbeda-beda dalam setiap tahapan analisis bisnis,

serta menentukan pendekatan terbaik dalam berkomunikasi dan berkolaborasi dengan

stakeholder.

● Dapat memastikan bahwa keputusan telah dibuat dengan benar dan konsisten, dan telah

mengikuti proses untuk memastikan pembuat keputusan memiliki informasi yang

dibutuhkan.

● Dapat mengelola dan memantau proses analisis bisnis berjalan dengan baik, dan memastikan

pembelajaran atau peningkatan kinerja secara berkelanjutan dapat terlaksana.

 02

Kerangka Berpikir (Mind Map)

Gambar 4.2 Kerangka Berpikir (Mind Map)

4.1 Perencanaan Metode Analisis Bisnis

Tahap ini bertujuan untuk menentukan metode yang tepat untuk melakukan kegiatan
analisis bisnis. Pendekatan analisis bisnis menggambarkan keseluruhan metode pendekatan yang
akan diambil untuk analisis bisnis dalam inisiatif tertentu. Pendekatan analisis bisnis dapat
 02

menentukan peran tim, teknik analisis, waktu dan frekuensi interaksi stakeholder, dan unsur-
unsur lain dari proses analisis bisnis. Dalam beberapa perusahaan, elemen pendekatan dapat
distandarisasi dan diformalkan menjadi proses analisis bisnis yang dapat dimanfaatkan dalam
setiap hal. Penyesuaian dapat diatur oleh standar yang menentukan pendekatan mana yang sesuai
dengan nilai-nilai perusahaan, dan pedoman umum untuk memilih suatu proses.
Apabila tidak ada sistem atau standar tertentu di perusahaan, analis bisnis akan bekerja
dengan stakeholder terpilih untuk menentukan bagaimana strategi tersebut akan
diimplementasikan. Jika perubahan disampaikan melalui proyek, standar dan pendekatan dapat
dikembangkan selama tahap perencanaan proyek, pendekatan analisis bisnis harus:
• menyelaraskan dengan tujuan perusahaan,
• mengkoordinasikan tugas dengan aktivitas stakeholder dengan strategi keseluruhan
perubahan,
• mengelola risiko agar dapat meningkatkan kualitas hasil analisis bisnis atau menghilangkan
hambatan efisiensi strategi
• memilih teknik dan alat bantu pengukuran manajerial yang secara historis terbukti mampu
bekerja dengan baik.
Penting untuk mempertimbangkan apa yang diketahui tentang kebutuhan pada saat
perencanaan. Terdapat beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mempersiapkan rencana
pendekatan analisis bisnis.

4.1.1 Perencanaan Pendekatan

Aktivitas analisis bisnis dapat direncanakan dengan berbagai pendekatan dan metode
yang berbeda-beda, berdasarkan banyak pertimbangan dan dari berbagai perspektif, industri, dan
budaya perusahaan. Disamping itu, metode pelaksanaan analisis bisnis dapat ditentukan dengan
mempertimbangkan standar organisasi, toleransi adanya ketidakpastian, dan pengalaman
sebelumnya dengan pendekatan yang berbeda. Secara umum pendekataan perencanaan analisis
bisnis dapat dibedakan menjadi dua tipe, yaitu pendekatan prediktif dan adaptif.
- Pendekatan prediktif berfokus pada meminimalkan ketidakpastian yang mungkin
terjadi dengan berpegang pada berbagai solusi potensial yang mungkin untuk dilakukan
sebelum pelaksanaan dengan tujuan untuk memaksimalkan kontrol dan meminimalkan
risiko. Pendekatan prediktif biasanya membutuhkan dokumen dan informasi lain yang
 02

bersifat formal. Spesifikasi isi dan formatnya dapat bervariasi tergantung pada
metodologi, proses, dan format tertentu yang digunakan di perusahaan.
- Pendekatan Adaptif berfokus pada penyampaian nilai bisnis dalam bentuk iterasi yang
singkat. Pendekatan adaptif dilakukan melalui interaksi antar tim, kemudian
mengumpulkan saran-saran terkait solusi yang akan digunakan. Hasil dari keputusan
internal tim dapat didokumentasikan, dan umumnya terdiri atas model yang akan
dikembangkan untuk meningkatkan pemahaman tim tentang suatu permasalahan.
Dokumentasi yang bersifat formal sering kali dibuat setelah solusi diterapkan untuk
memfasilitasi transfer informasi.

Tabel 4.1 Perbedaan Pendekatan Prediktif dan Adaptif dalam Perencanaan Analisis Bisnis
Tipe Pendekatan
Prediktif Adaptif
Pendefinisian Ditentukan sebelum pelaksanaan Ditentukan pada saat pelaksanaan untuk
Solusi dengan berpegang pada beberapa menentukan solusi terbaik dari alternatif
solusi potensial untuk memaksimalkan yang ada mempertimbangkan kondisi
kontrol dan meminimalkan risiko. yang dihadapi.
Tingkat Formal: Informal:
formalitas: informasi terdokumentasi dengan baik informasi dikumpulkan lewat interaksi
antar tim dan feedback
Aktivitas Aktivitas solusi terperinci dan Aktivitas solusi dilakukan secara
terencana dengan baik spontan dan dapat disesuaikan seiring
aktivitas tersebut dilakukan
Timeline Solusi dilakukan dalam timeline waktu Solusi spontan dilakukan secara iteratif
yang terencana dan interaktif

Pertimbangan lain yang mungkin mempengaruhi pendekatan ini meliputi:

• perusahaan berada di industri yang diatur secara ketat,
• formalitas sangat diperlukan dalam proses bisnis (seperti, perbankan)
• stakeholder tersebar secara geografis,
• sumber daya banyak berasal dari outsourcing,
 02

• pergantian staf tinggi dan / atau anggota tim mungkin tidak berpengalaman,
• Informasi analisis bisnis harus disimpan dalam jangka panjang atau diserahkan untuk
digunakan pada inisiatif masa depan.

Terlepas dari dua metode di atas, perencanaan adalah tugas penting untuk memastikan bahwa
nilai perusahaan sudah terangkum dalam rencana strategi yang dilakukan. Kegiatan
perencanaan ini biasanya dilakukan lebih dari sekali karena seringkali rencana diperbarui
untuk mengatasi kondisi bisnis yang berubah, serta mengatasi masalah yang baru.
Pendekatan Perencanaan Analisis Bisnis harus menjelaskan bagaimana rencana akan diubah
jika memang diperlukan perubahan.

4.1.2 Pendefinisian Aktivitas dan Timeline Analisis Bisnis

Dalam suatu perencanaan analisis bisnis akan terdapat gambaran tentang jenis-jenis
aktivitas yang akan dilakukan oleh analis bisnis. Metode atau pendekatan yang dipilih biasanya
akan mempengaruhi aktivitas yang akan dilakukan. Pendefinisian analisis bisnis meliputi:
• definisikan luaran dari semua pekerjaan/inisiatif yang didefinisikan, dan identifikasi
semua aktivitas untuk mencapai luaran itu.
• identifikasi aktivitas yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan atau luaran dan
rinci setiap aktivitas menjadi definisi tugas-tugas yang lebih kecil.
• menggunakan inisiatif sebelumnya yang serupa sebagai baseline dan menambahkan
aktivitas atau tugas-tugas baru yang diperlukan untuk penyelesaian inisiatif/pekerjaan
saat ini.
Aktivitas yang didefinisikan dalam analisis bisnis akan menentukan waktu pelaksanaan
atau timeline serta berbagai pertimbangan lain, misalnya apakah diperlukan adanya variasi
strategi dari waktu ke waktu. Waktu pelaksanaan juga dapat dipengaruhi oleh:
• ketersediaan sumber daya,
• prioritas dan / atau urgensi inisiatif,
• inisiatif tim
• kendala seperti persyaratan kontrak atau tenggat waktu peraturan.

4.1.3 Kompleksitas dan Risiko

 02

Dalam suatu proses analisis bisnis dalam melakukan perubahan suatu organisasi,
kompleksitas dan skala perubahan dan tingkat risiko perlu dipertimbangkan saat menentukan
pendekatan analisis bisnis. Tingkat kompleksitas dan risiko akan tercermin pada ruang lingkup
dan pendekatan analisis bisnis yang akan dipilih. Disamping kompleksitas dan risiko, pemilihan
pendekatan juga mempertimbangkan jumlah stakeholder atau sumber daya yang terlibat. Jika
jumlah stakeholder yang terlibat semakin banyak, pendekatan dapat disesuaikan dengan
memasukkan tambahan aktivitas untuk dalam mengelola analisis bisnis dengan lebih baik. Faktor
lain yang dapat mempengaruhi kompleksitas meliputi:
• Skala perubahan yang akan diterapkan dalam organisasi,
• Jumlah unit bisnis atau skala sistem yang terkait,
• pertimbangan geografis dan budaya,
• kompleksitas teknologi
Disamping tingkat kompleksitas, tingkat risiko juga menjadi hal lain yang
dipertimbangkan dalam penentuan pendekatan yang dipilih untuk analisis bisnis. Faktor-faktor
yang dapat mempengaruhi tingkat risiko pada analisis bisnis meliputi:
• tingkat pengalaman analis bisnis,
• kedalaman dan keluasan pengetahuan yang dimiliki oleh analis bisnis,
• tingkat pengalaman yang dimiliki stakeholder dalam mengkomunikasikan kebutuhan
mereka,
• kecenderungan sikap stakeholder dalam merespon perubahan dan analisis bisnis
secara umum,
• waktu yang dialokasikan oleh stakeholder untuk kegiatan analisis bisnis,
• kerangka kerja, metodologi, alat, dan / atau teknik yang telah dipilih sebelumnya
yang diberlakukan oleh kebijakan dan praktik perusahaan, dan
• norma budaya perusahaan.

4.1.4 Tingkat Penerimaan Stakeholder

Suatu pendekatan yang akan dipilih oleh analis bisnis dalam melaksanakan analisis bisnis
harus memperoleh persetujuan dari stakeholder. Secara umum, semakin banyak stakeholder yang
dilibatkan dalam proses kreatif mengelaborasi berbagai alternatif pendekatan akan memudahkan
stakeholder dalam memberikan persetujuan. Persetujuan stakeholder dapat dinyatakan dalam
 02

berbagai bentuk. Beberapa proyek memerlukan persetujuan ini dituangkan dalam dokumen
formal tertulis. Proyek-proyek lainnya mungkin menerima sekedar email yang mengatakan
bahwa stakeholder utama telah menyetujui bahwa aktivitas-aktivitas analisis bisnis yang
didefinisikan dipandang realistis oleh stakeholder, dan usulan pernyataan peran dan tanggung
jawab masing-masing stakeholder yang tertuang di dokumen adalah benar.

Panduan dan Teknik Pengukuran

Rencana Pendekatan Strategi Bisnis merupakan sebuah rangkaian yang rumit, dan selama
persiapan berlangsung diperlukan beberapa teknik yang harus dilakukan. Misalnya dalam
membuat pendekatan sebuah strategi, diperlukan penelusuran data historis melalui
brainstorming, analisis dokumen, beserta lessons learned dari waktu sebelumnya. Kemudian
dilakukan beberapa analisis lebih lanjut, baik berupa risiko dan keuangan, untuk mengetahui
pendekatan apa yang memiliki dampak besar namun usaha yang dibutuhkan perusahaan adalah
yang paling efisien.

Beberapa teknik yang ada dalam tahap rencana pendekatan strategi bisnis diantaranya yaitu
brainstorming, business case, analisis dokumen, estimasi, analisis keuangan, dekomposisi
fungsional, wawancara, lessons learned, proses pemodelan, review, analisis dan manajemen
risiko, survey/kuesioner, serta lokakarya.

4.2 Perencanaan Keterlibatan Stakeholder

Tujuan sub bab ini adalah untuk merencanakan pendekatan yang sesuai dan memelihara
hubungan kerja yang efektif dengan para stakeholder. Jika suatu tim besar analisis bisnis
diilustrasikan sebagai tim sepakbola profesional, masing-masing stakeholder akan memainkan
peran tertentu dalam tim. Beberapa stakeholder mungkin akan bermain di awal pertandingan, dan
beberapa lainnya akan menyusul di pertengahan. Beberapa stakeholder mungkin tidak ikut
bermain tetapi pengetahuan dan pengalamannya sangat penting untuk mengakselerasi tim. Analis
bisnis harus memahami berbagai stakeholder ini, beserta peran-perannya dalam tim.

Perencanaan keterlibatan stakeholder juga meliputi Analisis Keikutsertaan dan

Karakteristik dari stakeholder secara menyeluruh. Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk
 02

menentukan kolaborasi dan komunikasi yang terbaik dalam Perencanaan Analisis Bisnis. Ketika
melakukan Perencanaan Keterlibatan Stakeholder, tingkat kerumitan dapat meningkat karena
jumlah stakeholder yang terlibat didalamnya juga meningkat.

Dalam tahap Perencanaan Keterlibatan Stakeholder, diperlukan pemahaman mengenai

kebutuhan bisnis perusahaan sehingga nantinya dapat membantu perusahaan dalam menetapkan
variabel apa yang berpengaruh. Selain itu, perlu adanya suatu pendekatan yang menggabungkan
pendekatan analisis bisnis secara keseluruhan ke dalam analisis stakeholder, kolaborasi, dan
pendekatan komunikasi, agar tercipta suatu konsistensi yang menyeluruh. Terdapat beberapa
langkah yang perlu dilakukan pada tahap ini.

4.2.1 Analisis Stakeholder

Analisis stakeholder dilakukan untuk mengidentifikasi karakteristik stakeholder (yang
secara langsung atau tidak langsung akan terkena dampak perubahan), serta menganalisis
informasi yang telah dikumpulkan. Analisis stakeholder dilakukan berulang kali seiring dengan
berlanjutnya aktivitas analisis bisnis.
Daftar stakeholder perlu dibuat secara lengkap dan rinci untuk memastikan bahwa tidak
ada stakeholder yang terlewatkan. Memahami siapa saja stakeholder yang terlibat, dampak
perubahan yang ditimbulkan, dan pengaruh yang mungkin mereka miliki terhadap perubahan
akan sangat penting. Hal ini dilakukan untuk memahami apa kebutuhan, keinginan, dan harapan
yang harus dipenuhi oleh solusi yang ditawarkan nantinya. Jika stakeholder tidak teridentifikasi
secara baik, maka kemungkinan akan ada proses yang terlewatkan sehingga perencanaan analisis
bisnis tidak dapat menghasilkan rencana yang optimal. Jika hal ini terjadi maka dibutuhkan revisi
dari proses yang sudah ada, dan mengakibatkan peningkatan biaya produksi dan penurunan
kepuasan stakeholder.
Diagram proses bisnis dapat berfungsi sebagai sumber awal untuk mengidentifikasi
stakeholder internal. Stakeholder di luar perusahaan dapat diidentifikasi dan dapat ditemukan
dari setiap kerjasama yang dilakukan perusahaan. Vendor juga dapat memiliki peran berdasarkan
hubungan yang ada dengan perusahaan, serta regulator yang dapat berpengaruh secara langsung
maupun tidak langsung. Pemegang saham, pelanggan, dan pemasok juga dipertimbangkan saat
mencari stakeholder eksternal. Gambar 4.1. menggambarkan atribut-atribut yang penting untuk
 02

diidentifikasi untuk setiap kategori stakeholder, yaitu: Peran, sikap, tingkat otoritas dalam
pengambilan keputusan, tingkat kekuasaan atau pengaruh dalam organisasi.

Gambar 4.1. Identifikasi Atribut dalam Analisis Stakeholder

Peran
Analis bisnis mengidentifikasi peran stakeholder untuk memahami dimana dan bagaimana
stakeholder akan berkontribusi pada analisis bisnis untuk suatu perubahan. Penting bagi analis
bisnis untuk menyadari berbagai peran yang menjadi tanggung jawab stakeholder dalam sebuah
perusahaan.
Sikap
Sikap stakeholder dapat berdampak positif atau negatif terhadap perubahan perusahaan. Analis
bisnis mengidentifikasi sikap stakeholder ini untuk memahami sepenuhnya apa yang dapat
mempengaruhi tindakan dan perilaku stakeholder. Seorang analis harus dapat melihat peluang
untuk merencanakan kolaborasi dengan stakeholder untuk mewujudkan keberhasilan analisis
bisnis. Sikap yang dianalisis dari stakeholder oleh seorang analis adalah sebagai berikut:
• tujuan bisnis, tujuan inisiatif, dan solusi yang diusulkan oleh stakeholder
• analisis bisnis stakeholder secara umum,
• minat stakeholder terhadap perubahan,
• anggota tim dan stakeholder lainnya
• kolaborasi dan pendekatan berbasis tim.
Otoritas Pengambilan Keputusan
Analis bisnis akan mengidentifikasi tingkat otoritas yang dimiliki oleh stakeholder dalam
 02

pengambilan keputusan terkait aktivitas analisis bisnis, luaran, dan perubahan dalam organisasi.
Pemahaman tingkat otoritas akan menentukan sejauh mana upaya aktivitas analisis bisnis yang
melibatkan stakeholder tersebut. Disamping itu, analis bisnis akan memperoleh gambaran jelas
terkait kepada stakeholder mana dia akan berkomunikasi untuk memperoleh persetujuan, atau
pengambilan keputusan tertentu.
Tingkat Kekuasaan atau Pengaruh
Analis bisnis harus mengidentifikasi seberapa besar tingkat kekuasaan atau pengaruh stakeholder
tertentu dalam organisasi ataupun proyek. Pemahaman ini sangat penting untuk membangun
strategi membangun hubungan yang efektif dengan para stakeholder. Analis bisnis perlu
mengevaluasi seberapa besar pengaruh kekuasaan yang diperlukan untuk mengimplementasikan
perubahan dan seberapa besar tingkat kekuasaan stakeholder yang telah dilibatkan. Jika ternyata
stakeholder yang telah berhasil dilibatkan tidak memiliki pengaruh yang cukup besar dalam
organisasi atau proyek, perlu dipikirkan cara lain untuk mendapatkan tingkat kekuasaan yang
lebih besar.

4.2.2 Merencanakan Kolaborasi Stakeholder

Memastikan kolaborasi yang efektif dengan stakeholder sangat penting untuk
mempertahankan keterlibatan mereka dalam aktivitas analisis bisnis. Kolaborasi bisa menjadi
peristiwa yang bersifat spontan, namun akan lebih baik lagi jika disengaja dan direncanakan baik
secara formal maupun semi formal, dengan kegiatan dan hasil tertentu yang telah ditentukan
sebelumnya selama kegiatan perencanaan.
Banyak pendekatan dapat dipilih untuk berkolaborasi dengan stakeholder di berbagai
siklus proses analisis bisnis. Mempertahankan stakeholder tetap tertarik dan terlibat di seluruh
tahapan proses adalah sangat menantang. Beberapa pertimbangan saat merencanakan kolaborasi
meliputi:
• waktu dan frekuensi kolaborasi,
• lokasi,
• media yang tersedia, seperti wiki dan komunitas online,
• metode penyampaian seperti secara langsung atau virtual, dan
• preferensi para stakeholder.
Analis bisnis mungkin akan mengambil pendekatan kolaborasi yang berbeda-beda untuk
 02

stakeholder internal dan eksternal, dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam analisis bisnis.
Tujuannya adalah untuk memilih pendekatan yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan
setiap kelompok stakeholder dan memastikan minat dan keterlibatan mereka dipertahankan di
setiap siklus tahapan analisis bisnis.

4.2.3. Merencanakan Komunikasi Stakeholder

Rencana komunikasi dengan berbagai stakeholder juga merupakan suatu hal penting yang
perlu dipersiapkan sebagai cara untuk mempertahankan keterlibatan stakeholder. Beberapa
pertanyaan dapat dijadikan panduan dalam merencanakan komunikasi stakeholder, antara lain:
• apa yang perlu dikomunikasikan,
• apa metode penyampaian yang tepat (tertulis atau lisan),
• siapa audiens yang tepat,
• kapan komunikasi harus terjadi,
• frekuensi komunikasi,
• lokasi stakeholder secara geografis saat akan menerima komunikasi,
• tingkat detail yang sesuai untuk berkomunikasi dengan stakeholder, dan
• tingkat formalitas komunikasi.

Proses kolaborasi stakeholders merupakan sebuah rangkaian yang rumit, dan selama
pelaksanaan berlangsung diperlukan beberapa teknik yang harus dilakukan. Beberapa teknik
yang ada dalam tahap keterlibatan dengan stakeholder yaitu brainstorming, analisis dokumen,
wawancara, survey kuesioner, dan workshop. Rencana komunikasi dapat didokumentasikan
dalam bentuk form rencana komunikasi stakeholder sebagaimana Tabel 4.2.. Analis bisnis akan
membangun dan meninjau rencana komunikasi dengan stakeholder untuk memastikan
persyaratan dan harapan berkomunikasi mereka terpenuhi.

Tabel 4.2 Contoh Form Rencana Komunikasi Stakeholder

Apa (what) Siapa (who) Siapa (whom) Mengapa Kapan Dimana Bagaimana
yang sasaran (why) (when) (where) (how)
bertanggung komunikasi)
jawab
 02

Misal:

Persetujuan Analis bisnis pelanggan, keputusan April Ruang Workshop

atribut pengembang, go/no-go 10, 2021 Konferensi
sponsor Utama

4.3 Perencanaan Tata Kelola

Tujuan dari perencanaan tata kelola adalah untuk menganalisa bagaimana proses suatu
keputusan dibuat, kapan keputusan harus dibuat, dan siapa yang seharusnya bertanggung jawab
dalam pengambilan keputusan. Jika dalam suatu proses analisis bisnis yang sedang berjalan
memerlukan terjadinya perubahan, tata kelola akan mengatur bagaimana rencana perubahan
harus diajukan, untuk kemudian dianalisa, disetujui, didokumentasikan, dan dikomunikasikan.
Analis bisnis akan memastikan bahwa terdapat proses tata kelola dan mengklarifikasi setiap
ambiguitas yang ada di dalamnya. Tata kelola mengidentifikasi pembuat keputusan, pengelolaan
perubahan dalam proses analisis bisnis, dan informasi yang diperlukan untuk menentukan
keputusan. Proses tata kelola menjelaskan bagaimana persetujuan dan keputusan prioritas dibuat
untuk kebutuhan persyaratan dan perancangan.
Ketika merencanakan pendekatan tata kelola, analis bisnis akan mengidentifikasi:
● bagaimana pendekatan dan prioritas dari pekerjaan analisis bisnis,
● bagaimana proses untuk mengusulkan perubahan pada informasi analisis bisnis,
● siapa yang memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengusulkan perubahan dan
siapa yang harus terlibat dalam diskusi perubahan,
● siapa yang memiliki tanggung jawab untuk permintaan menganalisis perubahan,
● siapa yang memiliki wewenang untuk menyetujui perubahan, dan
● bagaimana perubahan akan didokumentasikan dan dikomunikasikan.

Pada Perencanaan tata kelola, dibutuhkan pendekatan analisis Bisnis untuk

menggabungkan pendekatan analisis bisnis secara keseluruhan ke dalam pendekatan tata kelola,
yang digunakan untuk memastikan konsistensi pada setiap tahapan. Selain itu, dibutuhkan pula
pendekatan keterlibatan stakeholder guna mengidentifikasi stakeholder dan memahami
kebutuhan komunikasi dan kolaborasi mereka dalam menentukan partisipasinya dalam
pendekatan tata kelola. Ada suatu teknik analisis yang cukup populer dan berguna untuk
 02

mendefinisikan peran stakeholder dalam tata kelola suatu proses analisis bisnis. Teknik ini
disebut Matriks RACI:

● Responsible: Stakeholder yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan suatu

tugas/aktivitas/proses.
● Approve: Stakeholder yang berperan menyetujui terhadap suatu pengambilan keputusan.
● Consulted: Stakeholder yang penting untuk dimintai konsultasi sebelum pelaksanaan
suatu tugas/aktivitas, karena pengetahuan atau pengalamannya sangat dibutuhkan.
● Informed: Biasanya berperan dalam ‘after the fact’, atau diinformasikan setelah
penyelesaian suatu tugas/aktivitas atau tercapainya suatu output/luaran.

Tabel 4.3. Contoh Matriks RACI

Manajer Anali Sponso Sekret

Proyek s r aris
Bisnis Proyek

Analisis Approve Respo Informe

Stakeholder nsible d

Perencanaan Approve Respo Informe

nsible d

Elisitasi Respo Approv Inform

nsible e ed

Pendokumen Consu Approv Respo

tasian lted e nsible

Pengajuan Respons Infor Approv Inform

persetujuan ible med e ed

Beberapa aktivitas umum yang dilakukan dalam perencanaan tata kelola, misalnya:
pengambilan keputusan, pengelolaan perubahan dalam suatu proses analisis bisnis, …… akan
dijelaskan lebih lanjut dalam sub-bab berikut.

4.3.1 Pengambilan Keputusan

 02

Berbagai macam keputusan akan dibuat dalam setiap tahapan analisis bisnis. Analis
Bisnis perlu menetapkan stakeholder manakah yang dapat berperan dalam proses pengambilan
keputusan tertentu, misalnya:
● Tenaga Ahli (subject matter expert), yaitu pihak yang memberikan pengalaman
dan pengetahuan untuk proses pengambilan keputusan,
● penelaahan lebih lanjut suatu informasi, konfirmasi keakuratan atau validitas,
● pemberi persetujuan keputusan.
● stakeholder dapat juga sekedar berperan sebagai peserta dalam diskusi
pengambilan keputusan,
Dalam proses pengambilan keputusan, akan ditentukan tindakan apa yang perlu
dilakukan pada suatu kasus bisnis tertentu. Apabila tim tidak dapat mencapai kesepakatan
terhadap suatu keputusan, akan ditempuh prosedur lanjutan, misalnya melalui stakeholder utama
yang memegang kekuasaan pada suatu organisasi atau proyek, atau stakeholder yang memiliki
otoritas penuh dalam pengambilan keputusan.

4.3.2 Tata Kelola Perubahan

Saat tata kelola diimplementasikan dalam konteks analisis bisnis, pengelolaan perubahan
biasanya akan menjadi fokus yang banyak terjadi. Misalnya, siapa yang berwenang memberikan
persetujuan perubahan desain produk dari sisi fungsional, biaya, bahkan penjadwalan produk?
Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dilakukan saat Analis Bisnis mengembangkan suatu
prosedur pengelolaan perubahan:
a. Menentukan prosedur untuk mengajukan perubahan: mengidentifikasi ruang lingkup
perubahan, dan menentukan apakah perubahan itu mempengaruhi sebagian besar atau
bahkan semua tahapan proses, atau hanya sebagian kecil bagian dari proses yang spesifik.
Prosedur ini merinci langkah-langkah untuk mengusulkan perubahan, kapan perubahan
dapat diusulkan, siapa yang dapat mengusulkan perubahan, siapa yang berwenang
memberikan persetujuan, dan bagaimana usulan perubahan dikomunikasikan.
b. Menentukan komponen pada pengajuan perubahan: mengidentifikasi informasi yang
akan dimasukkan kedalam proposal untuk mendukung pengambilan keputusan dan
pengimplementasian jika permintaan disetujui.
Komponen yang mungkin dipertimbangkan pada permintaan perubahan adalah:
 02

● Perkiraan biaya dan waktu: untuk setiap area yang diusulkan, biaya
perubahannya diperkirakan.
● Manfaat: penjelasan tentang bagaimana perubahan yang selaras melalui inisiatif
dan tujuan bisnis untuk menunjukkan bagaimana perubahan dapat menambah
nilai bisnis perusahaan.
Manfaat yang dipertimbangkan mencakup manfaat finansial dan manfaat taktis,
seperti implikasi terhadap ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya.
● Risiko: analisis risiko terhadap inisiatif, solusi, atau tujuan bisnis.
● Prioritas: tingkat kepentingan perubahan yang berkorelasi terhadap faktor lain
seperti tujuan perusahaan, persyaratan kepatuhan peraturan, dan kebutuhan
stakeholder.
● Tindakan: arah tindakan untuk perubahan, meliputi penilaian komponen dalam
pengajuan perubahan (biaya, waktu, manfaat, risiko dan prioritas).
c. Menentukan prioritas perubahan: menentukan prioritas dari perubahan yang
diusulkan, yang berhubungan dengan kepentingan lain dalam ruang lingkup inisiatif yang
mengalami perubahan.
d. Menentukan pendokumentasian perubahan: mengidentifikasi apa sajakah yang
dipengaruhi oleh perubahan dan mendokumentasikan perubahan tersebut. Contohnya
pada konfigurasi standar manajemen dan penetapan baseline produk.
e. Menentukan pengkomunikasian perubahan: meliputi bagaimana mengkomunikasikan
status pengajuan perubahan kepada stakeholder, mulai dari saat diajukannya usulan
perubahan, perubahan dalam proses review apakah disetujui, ditolak, atau ditangguhkan.
f. Menentukan proses analisis dampak perubahan: tentukan bagaimana analisis dampak
perubahan harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan analisis
dampak perubahan yang diusulkan terhadap seluruh inisiatif.
g. Menentukan pemberi izin perubahan: sertakan siapa yang dapat ditunjuk untuk
menyetujui perubahan dan informasi analisis bisnis apa yang dicakup oleh otoritas
mereka.

4.3.3 Penetapan Prioritas

Berbagai elemen dan tahapan proses dari suatu analisis bisnis tentunya tidak memberikan
 02

kontribusi yang sama kepada organisasi maupun stakeholder. Untuk itu, Analis Bisnis perlu
memikirkan bagaimana penetapan prioritas ini dapat dikelola dan menetapkan prosedur
penentuan prioritas sedini mungkin di awal proyek. Dengan adanya prosedur ini, stakeholder
akan dapat memahami dengan lebih mudah dan dapat mengikuti alur dan tahapan yang akan
dilakukan oleh Analis Bisnis dalam menetapkan prioritas, misalnya: Prioritas kebutuhan,
prioritas desain, prioritas solusi beserta semua tingkat detail dan fokus yang menyertainya. Saat
merencanakan proses pembuatan prioritas, analis bisnis akan menentukan:
● formalitas dan kelengkapan proses pembuatan prioritas,
● stakeholder yang akan dilibatkan dalam pembuatan prioritas,
● proses untuk memutuskan bagaimana pembuatan prioritas akan dilakukan,
termasuk teknik mana yang digunakan untuk penentuan prioritas
● kriteria yang akan digunakan untuk pembuatan prioritas, misalnya: kriteria biaya,
risiko, dan nilai).

4.3.4 Tata Kelola Persetujuan

Persetujuan Perencanaan Proses akan menghasilkan kesepakatan antar semua stakeholder bahwa
isi dan penyajian persyaratan dan perancangannya telah akurat, memadai, dan berisi detail yang
cukup untuk kemajuan bisnis yang berkelanjutan. Durasi dan frekuensi persetujuan tergantung
pada ukuran serta kompleksitas perubahan, serta risiko yang muncul sebelumnya dan/atau
adanya penundaan persetujuan.

Analis bisnis akan menentukan komponen perencanaan yang akan disetujui, durasi waktu
persetujuan, proses yang harus diikuti untuk mendapatkan persetujuan, dan siapa yang akan
menyetujui perencanaan proses tersebut. Saat merencanakan proses persetujuan, analis bisnis
juga mempertimbangkan budaya perusahaan dan jenis informasi yang diinginkan. Contohnya,
pada sistem atau proses baru untuk industri keuangan, farmasi, atau perawatan kesehatan yang
cenderung memerlukan tinjauan dan persetujuan yang cukup sering dan cermat terhadap
spesifikasi yang sangat terperinci. Pada jenis industri lainnya, proses persetujuan akan
disesuaikan kembali agar dapat menghasilkan implementasi yang lebih cepat. Perencanaan
persetujuan juga mencakup penjadwalan terkait dimana persetujuan akan terjadi dan bagaimana
hal tersebut dapat dilacak untuk keperluan di masa yang akan datang. Sikap dan kesediaan
 02

stakeholder sangat menentukan tingkat efisiensi dalam proses persetujuan.

Pada Persetujuan Perencanaan Proses, keterlibatan stakeholder diharapkan akan memberikan

dampak positif secara menyeluruh. Stakeholder yang dimaksud antara lain adalah:
• Tenaga Ahli: memberi arahan terkait perubahan sesuai yang diminta atau yang
teridentifikasi, sehingga dapat dilibatkan dalam diskusi pelaksanaan analisis bisnis.
• Project Manager: bekerja dengan analis bisnis untuk memastikan perencanaan proses
secara keseluruhan sejalan dengan pendekatan yang dilakukan.
• Regulator: dapat memberlakukan aturan atau regulasi yang perlu dipertimbangkan
saat menentukan perencanaan.
• Sponsor: berpartisipasi dalam diskusi perubahan dan menyetujui perubahan yang
diusulkan.

4.4 Perencanaan Manajemen Informasi

Tujuan dari Perencanaan Manajemen Informasi adalah untuk mengembangkan
pendekatan yang berkaitan dengan bagaimana informasi analisis bisnis akan disimpan
dan diakses. Informasi analisis bisnis terdiri dari semua informasi yang diperoleh, dibuat,
dikumpulkan, dan disebarluaskan oleh analis bisnis selama melakukan analisis bisnis.
Model, pernyataan ruang lingkup, hubungan dengan stakeholder, hasil elisitasi,
persyaratan, desain, dan pilihan solusi hanyalah beberapa contoh. Termasuk juga hasil
dari persyaratan dan perancangan, diantaranya pengalaman pengguna (users) hingga
persyaratan formal dokumen berupa prototipe.

Manajemen informasi perlu mengidentifikasi:

● bagaimana informasi harus diatur,
● tingkat detail di mana informasi harus didapatkan,
● hal-hal yang berhubungan dengan informasi apapun,
● bagaimana informasi dapat digunakan di berbagai inisiatif dan di seluruh
perusahaan,
● bagaimana informasi harus diakses dan disimpan, dan
● karakteristik tentang informasi yang harus dijaga.
 02

Manajemen informasi membantu memastikan pengaturan informasi secara fungsional dan tepat
guna, mudah diakses oleh personel yang tepat, dan disimpan untuk jangka waktu yang
diperlukan. Beberapa langkah perlu dilakukan pada tahap Perencanaan Manajemen Informasi.

4.4.1 Pendekatan Analisis Bisnis

Pendekatan ini akan menggabungkan pendekatan analisis bisnis secara keseluruhan ke dalam
pendekatan manajemen informasi yang diperlukan untuk memastikan konsistensi di seluruh
pendekatan.

4.4.2 Pendekatan Tata Kelola

Pendekatan ini menjelaskan bagaimana analis bisnis mengelola perubahan pada persyaratan dan
perancangan. Serta bagaimana keputusan dan persetujuan untuk hasil analisis bisnis akan dibuat,
dan bagaimana prioritas akan ditetapkan.

4.4.3 Pendekatan Keterlibatan Stakeholder

Penjelasan ini mengidentifikasi stakeholder dan memahami kebutuhan komunikasi dan
kolaborasi mereka digunakan dalam menentukan kebutuhan manajemen informasi spesifik
mereka. Dalam pelaksanaannya, analis bisnis membutuhkan beberapa elemen penting pada tahap
Perencanaan Manajemen Informasi, yaitu:
● Manajemen Informasi Analisis Bisnis
Analis bisnis bertanggung jawab untuk mengatur informasi pada aktivitas analisis bisnis
sehingga memungkinkan akses dan penggunaan yang efisien. Informasi harus terstruktur
dengan baik sehingga memudahkan pencarian dan dapat diperbanyak seperlunya. Analis
bisnis akan menentukan cara terbaik untuk menyusun dan mengatur informasi analisis
bisnis pada tahap awal proses analisis. Hal ini melibatkan pertimbangan jenis dan jumlah
informasi yang akan didapatkan, akses dan kebutuhan penggunaan stakeholder, serta
ukuran dan kompleksitas dari sebuah perubahan. Hubungan antar jenis informasi harus
didefinisikan dengan jelas untuk membantu dalam mengelola pengaruh informasi baru
atau perubahan informasi di masa depan.
● Pengukuran dan Analisis Manajemen Informasi
Pengukuran dan analisis menggunakan tingkat abstraksi yang menggambarkan luas dan
 02

dalamnya informasi yang diberikan. Representasi informasi sangat beragam, dari yang
sangat konseptual, yang telah diringkas, hingga yang sangat terperinci. Dalam
menentukan seberapa banyak detail yang dibutuhkan oleh setiap stakeholder,
pertimbangannya akan meliputi hal-hal penting seperti apa saja kebutuhan stakeholder,
tingkat kerumitan proses analisis, dan seberapa penting perubahan yang akan terjadi.
Kemudian, analis bisnis akan menyajikan informasi secara menyeluruh dan detail kepada
masing-masing stakeholder, sesuai dengan perannya.

Penggunaan persyaratan dalam Perencanaan Analisis Bisnis pada kegiatan berikutnya

dapat dilakukan agar menghemat waktu, tenaga, dan biaya perusahaan — dengan catatan,
persyaratan tersebut dapat diakses dan terstruktur. Persyaratan yang menjadi kandidat
potensial untuk penggunaan jangka panjang adalah yang dapat dipenuhi oleh perusahaan
secara berkelanjutan seperti: persyaratan peraturan, kewajiban kontrak, standar kualitas,
persetujuan tingkatan jasa, peraturan bisnis, proses bisnis, atau persyaratan yang
menjelaskan produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

Persyaratan juga dapat digunakan kembali saat menjelaskan fitur atau layanan umum
yang digunakan di berbagai sistem, proses, atau program. Untuk membuat persyaratan
layak digunakan kembali, analis bisnis akan mengidentifikasi cara terbaik untuk
menyusun, menyimpan, dan mengakses persyaratan sehingga dapat digunakan dan dapat
diakses untuk usaha analisis bisnis di masa depan.

● Penyimpanan dan Penggunaan Informasi

Informasi seputar proses analisis bisnis dapat disimpan dengan berbagai cara.
Keputusan penyimpanan bergantung pada banyak faktor, diantaranya siapa yang harus
mengakses informasi, seberapa sering mereka perlu mengaksesnya, dan dalam kondisi
apa informasi tersebut akan digunakan. Standar yang dimiliki perusahaan dan
ketersediaan alat juga mempengaruhi keputusan penyimpanan dan akses. Media
penyimpanan dapat mempengaruhi beberapa hal, yaitu pemilihan teknik analisis bisnis,
notasi yang akan digunakan, dan cara informasi yang diatur.
Selain diperlukan untuk menyimpan informasi, media penyimpanan juga harus
 02

dapat menunjukkan status informasi yang disimpan, dan memungkinkan adanya

modifikasi informasi tersebut dari waktu ke waktu. Media yang dapat digunakan salah
satunya disebut repositori, yang berfungsi untuk menyimpan sekumpulan berkas maupun
metadata, serta riwayat perubahan pada berkas tersebut.

4.4.4 Penulisan Manajemen Informasi

Pada penulisan informasi, adanya atribut akan memberikan keterangan terkait proses
perencanaan perubahan yang sedang berlangsung. Atribut memungkinkan analis bisnis
untuk mengasosiasikan informasi antar individu ataupun kelompok terkait. Informasi
yang didokumentasikan dengan mencantumkan atribut secara jelas akan membantu tim
untuk dapat bertukar informasi secara lebih efisien dan efektif, mengidentifikasi
stakeholder yang terpengaruh oleh perubahan, dan memahami efek dari perubahan yang
diusulkan.

Beberapa penulisan atribut yang umum digunakan diantaranya adalah:

● Referensi absolut: memberikan pengenal unik. Referensi tidak diubah atau
digunakan kembali jika persyaratannya dipindahkan, diubah, atau dihapus.
● Penulis: memberikan nama orang yang perlu diajak berkonsultasi jika persyaratan
tersebut nantinya ditemukan ambigu, tidak jelas, atau bertentangan.
● Kompleksitas: menunjukkan seberapa sulit persyaratan akan diterapkan.
● Kepemilikan: menunjukkan individu atau kelompok yang membutuhkan
persyaratan atau akan menjadi pemilik bisnis setelah solusi diterapkan.
● Prioritas: menunjukkan kepentingan relatif dari persyaratan. Prioritas dapat
merujuk pada nilai relatif dari suatu persyaratan atau urutan penerapannya.
● Risiko: mengidentifikasi peristiwa tidak pasti yang dapat mempengaruhi
persyaratan.
● Sumber: mengidentifikasi asal persyaratan. Sumber tersebut sering berkonsultasi
jika persyaratan berubah atau jika informasi lebih lanjut mengenai persyaratan
atau kebutuhan yang mendesak untuk memperoleh persyaratan.
● Stabilitas: menunjukkan kematangan persyaratan.
● Status: menunjukkan status persyaratan, apakah itu diusulkan, diterima,
 02

diverifikasi, ditunda, dibatalkan, atau dilaksanakan.

● Urgensi: menunjukkan seberapa cepat persyaratan tersebut dibutuhkan.

Pada proses ini, keterlibatan stakeholders sangat berperan penting. Dengan adanya para
stakeholders ini, diharapkan akan memberikan dampak positif bagi keseluruhan proses.
Stakeholders yang dimaksud antara lain adalah:
● Tenaga Ahli: memerlukan akses dalam bekerja dengan informasi analisis bisnis,
dan akan tertarik pada tampilan informasi analisis bisnis yang lebih spesifik yang
berkaitan dengan bidang keahlian mereka.
● Regulator: dapat menetapkan aturan dan proses yang terkait dengan manajemen
informasi.
● Sponsor: meninjau, mengomentari, dan menyetujui informasi analisis bisnis.

Panduan dan Teknik Pengukuran

Proses Perencanaan Analisis Bisnis Manajemen Informasi merupakan sebuah
rangkaian yang rumit, dan pada tahap ini diperlukan beberapa teknik yang harus
dilakukan. Beberapa teknik yang dimaksud adalah brainstorming, wawancara, lessons
learned, mind mapping, pemodelan, survey/kuisioner, dan lokakarya/workshop

4.5. Identifikasi Peningkatan Kinerja

Tujuan dari Identifikasi Peningkatan Kinerja adalah untuk menilai kegiatan analisis bisnis
dan untuk merencanakan beberapa peningkatan jika diperlukan. Untuk memantau dan
meningkatkan kinerja, perlu dilakukan penetapan ukuran kinerja, melakukan analisis
kinerja, melaporkan hasil analisis, dan mengidentifikasi tindakan pencegahan, korektif,
maupun pengembangan. Setelah potensi peningkatan kinerja diidentifikasi, hal itu
menjadi pedoman untuk tugas yang dijalankan berikutnya. Terdapat beberapa langkah
yang perlu dilakukan pada tahap identifikasi peningkatan kinerja.

4.5.1 Pengukuran dan Analisis Kinerja

 02

Keefektifan pekerjaan analisis bisnis bergantung pada konteks perusahaan atau pada
inisiatif tertentu. Laporan kinerja analisis bisnis dapat berupa laporan informal dan
verbal, atau mungkin termasuk dokumentasi formal. Laporan kinerja analisis bisnis
dirancang dan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

4.5.2 Pengukuran Penilaian Kinerja

Apabila saat ini telah dilakukan sebuah pengukuran kinerja, analis bisnis dapat
memanfaatkannya atau menentukan tindakan baru. Analis bisnis juga dapat memperoleh
ukuran penilaian dari para stakeholder. Pengukuran kinerja dapat didasarkan pada tanggal
jatuh tempo yang dapat disampaikan sebagaimana ditentukan dalam rencana analisis
bisnis, metrik seperti frekuensi perubahan pada produk kerja analisis bisnis, jumlah siklus
tinjauan yang diperlukan, efisiensi tugas, atau umpan balik kualitatif dari stakeholder dan
rekan terkait analis bisnis. Ukuran kinerja yang tepat memungkinkan analis bisnis untuk
menentukan kapan masalah terjadi dan dapat mempengaruhi kinerja analisis bisnis atau
untuk mengidentifikasi peluang dalam perbaikan. Ukuran dapat berupa kuantitatif dan
kualitatif. Pengukuran kualitatif bersifat subjektif dan sangat dipengaruhi oleh sikap,
persepsi, dan kriteria lain dari para stakeholder.

Beberapa aspek yang dipertimbangkan diantaranya adalah:

● Akurasi dan Kelengkapan: menentukan apakah produk kerja analis bisnis benar
dan relevan saat disampaikan, atau apakah revisi berkelanjutan diperlukan untuk
mendapatkan penerimaan oleh stakeholder.
● Pengetahuan: menilai apakah analis bisnis memiliki keterampilan dan / atau
pengalaman untuk melakukan tugas yang diberikan.
● Efektivitas: menilai apakah produk kerja analis bisnis mudah digunakan sebagai
kiriman mandiri atau apakah memerlukan penjelasan ekstensif agar dapat
dipahami.
● Dukungan Organisasi: memastikan ketersediaan sumber daya yang memadai
untuk menyelesaikan kebutuhan aktivitas analisis bisnis.
● Signifikansi: sebuah pertimbangan dari manfaat yang dapat diperoleh dari produk
pekerjaan dan penilaian, apakah biaya, waktu, dan investasi sumber daya yang
 02

dikeluarkan untuk menghasilkan produk kerja sudah sesuai dengan nilai yang
mereka berikan.
● Strategis: melihat apakah tujuan bisnis terpenuhi, masalah diselesaikan, dan
perbaikan tercapai.
● Ketepatan waktu: mengevaluasi apakah analis bisnis menyampaikan pekerjaan
tepat waktu sesuai harapan dan jadwal stakeholder.

4.5.3 Analisis Hasil

Proses analisis bisnis dan penyampaiannya akan dibandingkan dengan serangkaian
pengukuran yang ditentukan. Pengukuran dapat dilakukan pada proses analisis bisnis,
sumber daya yang terlibat, serta hasilnya. Kinerja dapat ditentukan dari sudut pandang
stakeholder yang merupakan penerima pekerjaan analisis bisnis. Di sisi lain, manajer
personalia atau Center of Excellence dapat membuat keputusan ini dan memberikan
penilaian. Semua stakeholder mungkin memiliki masukan dalam menilai nilai pekerjaan
analisis bisnis, tetapi tiap perusahaan mungkin berbeda dalam hal siapa yang memiliki
kewenangan untuk menetapkan target yang menjadi tolak ukur kinerja.

4.5.4 Rekomendasi Tindakan Perbaikan

Setelah analisis hasil kinerja selesai, analis bisnis melibatkan stakeholder yang relevan untuk
mengidentifikasi tindakan berikut:
● Preventif: mengurangi kemungkinan terjadinya peristiwa dengan dampak negatif.
● Korektif: menetapkan cara untuk mengurangi dampak negatif dari suatu peristiwa.
● Perbaikan: menetapkan cara untuk meningkatkan kemungkinan atau dampak
peristiwa dengan dampak positif.

Tindakan ini kemungkinan besar akan menghasilkan perubahan pada pendekatan analisis bisnis,
proses, serta alat yang digunakan. Terdapat Standar Kinerja Organisasi yang harus dipenuhi,
yang mampu mencakup metrik kinerja atau ekspektasi untuk pekerjaan analisis bisnis yang
diamanatkan oleh perusahaan.
 02

Pada proses identifikasi analisis peningkatan kinerja, keterlibatan stakeholders sangat berperan
penting. Dengan adanya para stakeholders ini, diharapkan akan memberikan dampak positif bagi
keseluruhan proses. Stakeholders yang dimaksud antara lain adalah:
● Tenaga Ahli: harus mendapat informasi tentang aktivitas analisis bisnis untuk
menetapkan ekspektasi terkait keterlibatan mereka dalam pekerjaan. Serta, untuk
mendapatkan umpan balik tentang kemungkinan pendekatan yang digunakan agar
analisis bisnis yang dijalankan dapat berkembang.
● Manajer Proyek: bertanggung jawab atas keberhasilan suatu proyek dan harus
selalu mendapat informasi tentang status pekerjaan analisis bisnis saat ini. Jika
potensi masalah atau peluang untuk perbaikan diidentifikasi, manajer proyek
harus berkonsultasi sebelum perubahan diterapkan untuk menilai apakah
perubahan tersebut akan berdampak pada proyek. Mereka juga dapat
menyampaikan laporan tentang kinerja analisis bisnis kepada sponsor dan
pemangku kepentingan lainnya.
● Sponsor: memerlukan laporan tentang kinerja analisis bisnis untuk mengatasi
masalah yang teridentifikasi. Seorang manajer analis bisnis juga dapat
mensponsori inisiatif untuk meningkatkan kinerja aktivitas analisis bisnis.

Panduan dan Teknik Pengukuran

Proses identifikasi analisis bisnis peningkatan kinerja merupakan sebuah
rangkaian yang rumit, dan pada tahap ini diperlukan beberapa teknik yang harus
dilakukan. Beberapa teknik penting yang dimaksud diantaranya adalah teknik
pengamatan dan peninjauan dengan Process Monitoring System (PMS) dan Root
Cause Analysis.

4.6 Contoh Implementasi

Pada sub-bab di atas telah dijelaskan apa yang harus diperhatikan dalam
perencanaan analisis bisnis. Secara teori kita telah memahami hal yang perlu dilakukan
namun tentu saja contoh implementasi dalam aktivitas perusahaan perlu untuk diketahui
juga. Berikut dapat dilihat bagaimana perubahan itu terjadi dan dapat diimplementasikan
serta dilakukan analisis pada sebuah perusahaan, melalui sebuah studi kasus.
 02

Pengembangan Sistem Peningkatan Kinerja PT INATOR

Sistem informasi sangat dibutuhkan dalam mengembangkan bisnis di era globalisasi ini.
Keterkaitan data dan informasi sangatlah erat sebagaimana hubungan antara sebab dan
akibat, demikian halnya bagi manajemen suatu perusahaan. Dalam melakukan perluasan
bisnis tidak saja hanya diperlukan internal process, namun external process pun harus
diperhatikan. Hal ini yang menjadi kendala bagi INATOR, suatu badan usaha yang
memiliki radius operasional berjauhan, ternyata mempunyai kendala dalam melakukan
pengecekan informasi proses dan perawatan (maintenance) dari pengembangan dan suku
cadang.

INATOR merupakan pelopor bisnis di bidang penyewaan struktur antena tower untuk
operator telekomunikasi. INATOR pertama kali beroperasi pada tahun 2000. Ketika
pertama kali INATOR beroperasi, tidak ada seorangpun yang mengetahui dan
menggunakan jasa dari INATOR. Akan tetapi hal tersebut tidak membuat pihak
manajemen ragu atau menyerah namun, terus mengembangkan informasi mengenai
proyek yang ditawarkan oleh perusahaan dan keuntungan bagi konsumen. Pada tahun
pertamanya, INATOR terus mencoba mengembangkan solusi teknologi informasi (TI)
kepada para client dengan menawarkan tower, sampai pada akhirnya INATOR mulai
dikenal dan mulai mendapatkan kepercayaan atas fasilitas yang disediakan.

Seiring dengan kemajuan tersebut, INATOR terus belajar dan mengembangkan bisnisnya
hingga ke seluruh daerah di Indonesia. Selain itu untuk memberikan kepuasan kepada
client-nya, INATOR juga menggembangkan tower untuk Wi-Fi. Efisiensi merupakan isu
utama pada setiap perusahaan, yang berdampak besar terhadap faktor kesehatan
perusahaan dari sisi finansial maupun produktivitas.

Dengan terlibatnya berbagai kegiatan yang ada dalam melakukan satu proses
pembangunan atau tower maintenance, maka dampak–dampak yang mungkin timbul
adalah sebagai berikut :

1. Kesulitan management memonitor pelaksanaan pembangunan tower dan perawatannya

2. Laporan pembangunan sistem yang tidak tepat waktunya.
3. Kesulitan memonitor kinerja vendor
 02

4. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan

5. Kesulitan bersaing dengan perusahaan lain.

Pengantar Kasus

Dalam hal ini maka diperlukan sebuah sistem teknologi informasi (TI) yang dapat
menunjang perusahaan dalam mencapai efisiensi. Salah satu solusi yang digunakan
adalah dengan aplikasi yang bertujuan untuk melakukan monitoring dalam proses
pembangunan dan tower maintenance, dalam hal meningkatkan servis dan efisiensi di
setiap proses, yaitu Process Monitoring System (PMS). Tujuan diterapkannya solusi PMS
yaitu untuk memberi value added pada perusahaan untuk mencapai proses bisnis yang
lebih baik, terstruktur dan efisien. Proses bisnis pada perusahaan juga bisa dipantau
secara lebih jelas disertai dengan transparansi alokasi dana serta memungkinkan
dilakukannya analisa persaingan dengan perusahaan lain. INATOR juga berharap dengan
diadakannya proses monitoring system ini, dapat dilakukan analisis terhadap
perkembangan controlling system terlebih dalam kaitannya dengan pembangunan tower.
Pengontrolan dapat dilakukan dengan analisis biaya dan juga analisis kinerja.
 02

Gambar 4.1 Diagram Process Monitoring System

 02

TAHAP PERENCANAAN (PLANNING PHASE DIAGRAM)

1. Pengembangan Aplikasi
a. Definisi kebutuhan: dokumen Function List dan Menu Structure
b. High Level Design (dibuat oleh analis bisnis dan key users): proses penjabaran setiap
fungsi pada Function List dalam dokumen Software Requirement Specification (SRS)
dan Test Scenario. Dokumen SRS berisi screen untuk tiap fungsi, alur aplikasi dan
penjelasan screen.
c. Low Level Design (dibuat oleh Software Designer dan disetujui analis bisnis): proses
penjabaran SRS secara teknis ke dalam Software Architecture Document (SAD). SAD
berisi teknis internal pemrograman terhadap suatu kebutuhan fungsi.
d. Pemrograman dan Tes (user manual dibuat oleh analis bisnis, code review dilakukan
software designer): proses realisasi dari SAD. Tahap ini dilakukan untuk memperlancar
penggunaan aplikasi performance testing.
e. User Acceptance Testing: proses saat pengguna melakukan verifikasi program atau
 02

aplikasi yang dibuat. Pada akhir tahap ini, pengguna akan melakukan sign-off pada UAT
Sign Off Letter.

2. Implementasi
a. Rollout Planning
Pada akhir fase UAT, dilakukan perencanaan Rollout aplikasi. Dokumen yang dhasilkan
adalah Rollout Plan yang berisi strategi, jadwal dan pelaku implementasi yang akan
membantu proses implementasi
b. Persiapan Peralatan dan Verifikasi
Proses ini merupakan tahap persiapan dan verifikasi hardware dan software, atau bisa
juga disebut Environment Preparation and Verification. Alat bantu akan dibuat oleh
pelaku implementasi yang disebut dengan Verification checklist.

Kebutuhan Aplikasi
a. Komponen fungsional

(buat tabel baru dan tabel untuk latihan)

b. Penilaian kelayakan proyek sistem informasi: dilakukan bagi semua aspek, yaitu
kelayakan teknik, kelayakan ekonomi dan kelayakan perusahaan.
- Kelayakan Teknik: teknologi yang digunakan untuk mengetahui dan mengukur seberapa
 02

menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem informasi terhadap

perusahaan. Teknologi yang digunakan adalah teknologi umum untuk keperluan
monitoring dan maintenance
- Kelayakan Organisasi: Tower Monitoring System (TMS) membantu PT INATOR
meningkatkan efisiensi dalam produktivitas pembangunan dan pemeliharaan tower
sehingga memiliki daya saing tinggi untuk merebut pangsa pasar
- Kelayakan Ekonomi

Item Penilaian Nilai

Dana yang dikeluarkan -

Periode pengembalian -

Return on Investment (ROI) -

Break Even Point (BEP) -

Net Present Value (NPV) -

(buat tabel baru dan tabel untuk latihan)
Hasil dari ketiga penilaian diatas akan menentukan apakah perencanaan sistem informasi
pengendalian dan manajemen aset layak untuk dikembangkan.

Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Prosedur Perubahan Aplikasi

Permintaan perubahan yang berpengaruh terhadap requirement, design test atau coding,
perlu dilakukan beberapa prosedur berikut:
a. Komunikasi dan diskusi antar pihak terkait (stakeholders)
b. Persetujuan oleh pihak-pihak terkait, melihat pengaruhnya terhadap ruang lingkup proses
analisis.

3. Analisis
1. As-Is System & The to-be system: perubahan manajemen yang dilakukan apabila
terdapat penambahan kuantitas proyek perusahaan yang sedang dianalisis dan apabila
proses maintenance yang dilakukan masih bersifat manual.
 02

Hal-hal yang perlu diubah berkaitan dengan engineering project adalah:

- Kesulitan manajemen memonitor pelaksanaan proyek dan perawatannya
- Laporan kegiatan yang tidak tepat waktu
- Kesulitan memonitor kinerja vendor
- Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
- Kesulitan bersaing dengan perusahaan lain

MANFAAT PERUBAHAN MAINTENANCE PROJECT

Pembangunan Perawatan Manajerial

1.Memudahkan monitoring 1.Memudahkan untuk 1.Perusahaan dapat
pembangunan dan mengontrol kegiatan melakukan standar
maintenance proyek vendor dalam proses kelayakan vendor (vendor
2.Benchmarking dalam maintenance rating)
proyek (biaya, waktu 2.Mengontrol ketersediaan 2.Perusahaan mudah
penyelesaian, dll) barang/material untuk mendapatkan laporan yang
proses maintenance diinginkan (pekerjaan
pembangunan, laporan
kelayakan vendor, dll)

Teknik yang digunakan: Business process automation dengan Root Cause Analysis

Root Cause Analysis

4.7 Kesimpulan
 02

Pada bab Perencanaan dan Pemantauan Analisis Bisnis, terdapat 5 tahapan

penting meliputi Rencana Pendekatan Analisis Bisnis yang menjelaskan pekerjaan
perencanaan analisis bisnis, mulai dari pembuatan atau pemilihan metodologi untuk
perencanaan aktivitas individu hingga ke penyampaian tugas-tugas. Perencanaan
Keterlibatan Stakeholder, menjelaskan pemahaman stakeholder mana yang relevan
dengan perubahan, apa yang dibutuhkan dari para stakeholder, apa yang stakeholder
butuhkan dan cara terbaik untuk berkolaborasi. Perencanaan Tata Kelola Analisis
Bisnis yang mendefinisikan komponen analisis bisnis yang digunakan untuk mendukung
fungsi tata kelola perusahaan. Hal ini membantu memastikan bahwa keputusan telah
dibuat dengan benar dan konsisten, dan telah mengikuti proses untuk memastikan
pembuat keputusan memiliki informasi yang dibutuhkan. Contohnya yaitu manajemen
persyaratan, manajemen risiko analisis bisnis, dan analisis bisnis alokasi sumber daya.
Perencanaan Manajemen Informasi Analisis Bisnis yang mendefinisikan bagaimana
informasi yang dikembangkan oleh analis bisnis (termasuk kebutuhan dan perencanaan)
didapatkan, disimpan, dan diintegrasikan dengan informasi lain untuk penggunaan jangka
panjang. Identifikasi Peningkatan Kinerja Analisis Bisnis menjelaskan pengelolaan
dan pemantauan tentang bagaimana pekerjaan analisis bisnis dilakukan untuk
memastikan bahwa komitmen terpenuhi dan peluang pembelajaran dan peningkatan
berkelanjutan dapat direalisasikan.