CHAPTER V

MANAJEMEN KEBUTUHAN
SOLUSI

PT PEMBANGKITAN JAWA BALI SERVICES

TAHUN 2020
1 Persyaratan Kebutuhan KONTEN

2 Pemeliharaan Kebutuhan

3 Prioritas Kebutuhan

4 Menilai Perubahan Kebutuhan

5 Persetujuan Kebutuhan
Mind Map Manajemen Kebutuhan Solusi
 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, tidak cukup jika seorang businessman hanya

berfokus pada perencanaan aktivitas analisis bisnis dan memastikan
pekerjaan bisnis tersebut selesai.

Pengelolaan manajemen informasi tentang kebutuhan yang dibutuhkan

untuk menjalankan bisnis juga sangat diperlukan agar tidak ada sumber
daya / kebutuhan yang berlebih atau pun kurang.

Kebutuhan bisnis juga harus senantiasa di review secara berkelanjutan

dalam sebuah siklus, proses ini disebut siklus pemenuhan kebutuhan
solusi bisnis.
 Latar Belakang

Seiring berjalannya waktu, kemampuan pemahaman terhadap

masalah tentu akan meningkat, namun kemampuan
merespon perubahan akan menurun. Sebab itulah,
manajemen kebutuhan solusi berlangsung secara siklus /
continuous untuk senantiasa memperbarui kebutuhan solusi
 Capaian Pembelajaran

Hal-hal yang akan didapat oleh pembaca setelah mempelajari bab ini
adalah:
• Peserta mampu melakukan trace / pelacakan ke belakang dari skala
proyek menuju kembali ke kebutuhan (needs) bisnis dan pelacakan ke
depan menuju ke solusi
• Mampu mengidentifikasi stakeholders yang membutuhkan arahan
untuk suatu proyek
• Mampu bekerja dengan orang dan organisasi yang memiliki pandangan
yang dapat memicu konflik pada arah dari proyek tersebut
• Mendapatkan persetujuan secara formal terkait kebutuhan
• Sewaktu-waktu siap untuk mengatasi perubahan dari kebutuhan.
Penelusuran Kebutuhan
 Penelusuran Kebutuhan
3 Kategori Kebutuhan
1. Kebutuhan Bisnis
• Kebutuhan yang telah ditentukan sejak awal saat suatu proyek dimulai
sebagai representasi ultimate goal / tujuan besar

2. Kebutuhan Stakeholder
• Kebutuhan penjembatan antara kebutuhan bisnis dan solusi, untuk
menterjemahkan kebutuhan para stakeholder serta respon mereka
terhadap solusi

3. Kebutuhan Solusi
• Kebutuhan paling detail yang mampu mendeksripsikan karakteristik dari
solusi yang dipilih untuk memenuhi kebutuhan dari customer
 Penelusuran Kebutuhan
Definisi:
Mengidentifkasi dan mendokumentasikan turunan setiap kebutuhan
termasuk ketertelusuran ke belakang, depan, dan hubungan dengan
persyaratan lainnya.

Membantu memastikan bahwa solusi tersebut sesuai dengan kebutuhan

customer / stakeholder lainnya
 Penelusuran Kebutuhan
Langkah-Langkah Melakukan Proses Penelusuran

1. Menentukan Level Formalitas Penelusuran

• Memilih di level mana dalam organisasi / perusahaan proses penelusuran
dimulai baik melalui top down / bottom up

2. Menyeleksi Hubungan antar kebutuhan apa yang dibutuhkan untuk

ditelusuri
• Hubungan antar kebutuhan harus dicatat untuk memudahkan
penelusuran

3. Mendokumentasikan dan memelihara kebutuhan yang telah ditelusuri

• Pendokumentasian proses agar dapat memudahakan proses perubahan,
penelusuran, dan pengembangan solusi
 Penelusuran Kebutuhan
Faktor yang harus dipertimbangkan saat Merencanakan Traceability /
Ketelusuran

1. Jumlah Kebutuhan
2. Perkiraan jangka waktu sistem yang digunakan untuk
memecahkan masalah
3. Level maturitas organisasi
 Penelusuran Kebutuhan
Memilih Hubungan antar Kebutuhan untuk ditelusuri

1. Derivation / Turunan
Penelusuran ke belakang dari sebuah kebutuhan menuju level tertingginya
2. Dependency / Ketergantungan
Ketergantungan antara dua kebutuhan.
3. Satisfy / Kepuasan
Memastikan komponen solusi mampu memuaskan kebutuhan customer
4. Validasi
Untuk mengetes bahwa solusi yang dibuat sukses memenuhi kebutuhan
Pemeliharaan Kebutuhan
 Pemeliharaan Kebutuhan

Tujuan dari pemeliharaan kebutuhan adalah untuk

mempertahankan keakuratan dan konsistensi kebutuhan
selama dan di luar perubahan selama seluruh
persyaratan kebutuhan, dan untuk mendukung
penggunaan kembali kebutuhan dalam solusi lain
 Pemeliharaan Kebutuhan

Untuk memastikan bahwa persyaratan kebutuhan tersebut tetap

valid dari waktu ke waktu, maka kebutuhan tersebut harus:
• Secara konsisten diperiksa
• Ditinjau dan disetujui untuk pemeliharaan menggunakan
proses standar yang menetapkan hak akses yang tepat
• Mudah diakses dan dipahami

Output proses: Kebutuhan yang terpelihara, sehingga organisasi

dapat menggunakannya untuk masa mendatang.
Prioritas Kebutuhan
 Prioritas Kebutuhan

Menenutkan peringkat kebutuhan dalam urutan

kepentingan relatif beradasarkan stakeholders.

Bisa mengacu pada nilai relatif dari suatu kebutuhan

atau urutan penerapannya berdasarkan penilaian besar
atau kecil nilai dari prioritas tersebut.

Seorang analis bisnis harus mengerti dan memahami

alasan dibalik penentuan skala prioritas
 Prioritas Kebutuhan

Skala prioritas berfungsi untuk memudahkan

penggunaan kebutuhan

Outuput: analis bisnis mampu mengurutkan kebutuhan

mana yang paling penting sampai yang memiliki tingkat
kepentingan yang paling rendah.
 Prioritas Kebutuhan
Faktor yang menjadi pertimbangan dalam
menentukan prioritas kebutuhan
• Manfaat
• Denda / Penalty
• Biaya
• Risiko
• Dependencies / Ketergantungan
• Sensitivitas Waktu
• Stabilitas
• Regulasi / Pemenuhan Aturan
 Prioritas Kebutuhan

Teknik untuk Membuat Skala Prioritas

1. Grouping : Pengelompokan kebutuhan ke beberapa kategori
2. Ranking: Mengurutkan kebtuuhan dari yang paling penting
menuju yang kurang penting
3. Time Boxing / Budgeting: Memprioritaskan kebutuhan untuk
diimplementasikan berdasarkan alokasi dari sumber daya
baik waktu maupun biaya
4. Negotiation: Melakukan konsensus dengan stakeholder yang
terlibat
Penilaian Perubahan Kebutuhan
 Penilaian Perubahan Kebutuhan
Tujuan: mengevaluasi implikasi dari perubahan yang diusulkan
untuk kebutuhan dan desain

Hal ini dilakukan karena ada kemungkinan baik kebutuhan atau

solusi ternyata tidak sejalan dengan strategi perusahaan.
Penilaian harus dilakukan untuk menentukan apakah
perubahan yang diusulkan akan meningkatkan nilai solusi atau
malah justru menurunkannya
 Penilaian Perubahan Kebutuhan

Hal yang perlu dipertimbangkan saat menilai perubahan:

● Sejalan dengan strategi keseluruhan perusahaan /
organisasi.
● Memengaruhi nilai yang disampaikan ke bisnis atau
kelompok pemangku kepentingan.
● Mempengaruhi waktu untuk menyampaikan atau sumber
daya yang diperlukan untuk menyampaikan nilai.
● Mengubah risiko, peluang, atau kendala yang terkait
dengan lini bisnis keseluruhan
 Penilaian Perubahan Kebutuhan

Hasil penilaian dapat dijadikan landasan pada langkah

selanjutnya pada manajemen kebutuhan solusi, yaitu antara
menyetujui kebutuhan / menolak kebutuhan

Terdapat beberapa konstrain yang dapat dievaluasi ulang untuk

dijadikan pertimbangan pengambilan keputusan akhir. Contoh:
biaya, jadwal, scope kebutuhan, dan solusi
 Penilaian Perubahan Kebutuhan

Output / luaran dari proses ini adalah hasil penilaian perubahan

kebutuhan yang meliputi rekomendasi untuk menyetujui,
mengubah, atau menolak kebutuhan dan desain yang
diusulkan.
Persetujuan Kebutuhan
 Persetujuan Kebutuhan
Tujuan: mendapatkan persetujuan dari para stakeholder terkait
kebutuhan dan desain yang sudah diprioritaskan dan dinilai.

Dapat dilakukan dalam kondisi formal atau informal

Terdapat dua pendekatan:

1. Pendekatan prediktif: melakukan persetujuan pada akhir
fase atau selama pertemuan perubahan yang dilaksanakan
2. Pendekatan adaptif: menyetujui kebutuhan hanya ketika
konstruksi dan implementasi solusi yang memenuhi
kebutuhan dapat dimulai.
 Persetujuan Kebutuhan

Hal-hal yang perlu diperhatikan

1. Mengerti peran setiap stakeholder

2. Manajemen konflik dan isu
3. Mendapatkan konsensus dari keseluruhan stakeholder
4. Melakukan pelacakan dan mengkomunikasikan persetujuan
jika telah diambil keputusan
Contoh Implementasi
 Two Way Tracing Process

Salah satu tahapan dalam

manajemen siklus hidup adalah
melakukan ketelusuran kebutuhan
(trace requirements. Proses ini
merupakan proses “two-way”. Proses
penelusuran harus dilakukan dua
arah, baik ke belakang (ke tujuan
bisnis), maupun ke depan (produk).
Contoh implementasinya dapat
dilihat pada gambar disamping
Plan Framework Manajemen Konfigurasi
Mendefinisikan bagaimana seorang analis bisnis menyelesaikan permasalahan
penyimpanan, penerimaan, keamanan, dan kontrol perubahan dari solusi yang
ditawarkan.

Identify
Identifikasi dari semua komponen produk final.

Control
Konfigurasi kontrol berfungsi untuk mengontrol solusi apakah telah memenuhi
kebutuhan atau belum.

Account
Proses akuntansi merupakan pendokumentasian dan pelaporan semua data baik saat
ini maupun data di masa lampau.

Verify
Sistem manajemen konfigurasi proyek hendaknya mampu menghadirkan
kemampuan untuk melakukan audit solusi apakah itu berlawanan dengan informasi
yang didapat dan didokumentasikan sebelumnya.
Perusahaan Gearbox pada Kereta Listrik
 Perusahaan Gearbox pada Kereta Listrik
Pengumpulan Jenis Kebutuhan
Sebagai awalan, ZF mengumpulkan kebutuhan dari produk gearbox dari
customer, supplier dan semua stakeholder yang terkait. Langkah ini dapat
dilakukan dan diulang ulang kembali selama proses pengembangan produk.
ZF menyebar kuisioner teknis untuk menentukan parameter dasar yang
diinginkan oleh para customer.

Penyusunan Kebutuhan Perusahaan

Aktivitas ini bertujuan untuk menyusun daftar kebutuhan yang banyak
dengan lebih terstruktur. Hal ini penting dikarenakan kebutuhan seringkali
menghasilkan sistem yang kompleks. Pada kasus perusahaan ZF, hal ini
ditandai dengan mulai penyusunan blueprint desain gearbox yang diusulkan,
sembari melihat kebutuhan dari customer.
 Perusahaan Gearbox pada Kereta Listrik
Klasifikasi Kebutuhan
Sesudah dikumpulkan dan disusun, kebutuhan diklasifikasikan bisa
berdasarkan beberapa indikator seperti kebutuhan fungsional, kebutuhan
kualitas, kebutuhan yang berorientasi skenario, atau kebutuhan yang
berorientasikan solusi. Pada kasus ZF, usai mendapatkan data dari customer
melalui kuisioner yang disebar, ZF melakukan klasifikasi kebutuhan tersebut.

Memastikan Konsistensi Kebutuhan

Aktivitas ini bertujuan untuk mencari kontradiksi antara kebutuhan satu
dengan kebutuhan yang lain. Jika ditemukan hal yang bertentangan, maka hal
ini harus diperbaiki agar tidak bertolak belakang satu sama lain. Pada tahap
ini, juga dapat dilakukan identifikasi kebutuhan yang kompetitif yang mampu
membuat produk bersaing di pasar.
 Perusahaan Gearbox pada Kereta Listrik
Memprioritaskan Kebutuhan
Hal ini untuk menghindarkan konflik, mencari jalan tengah dalam persoalan, serta memilih
kebutuhan yang benar-benar diperlukan agar dapat bersaing dengan kompetitor. Prinisip
penyusunan skala prioritas dilakukan ZF karena sudah tentu memiliki keterbatasan
sumber daya, sehingga tidak mungkin mengakomodir semua keinginan dari customer.
Sehingga, ZF melakukan skala prioritas.

Melacak Kebutuhan
Sangat penting untuk memastikan kebutuhan dapat diidentifikasi selama proses
pengembangan produk. Pada kasus ZF, pembuatan produk sudah tentu membutuhkan
banyak komponen-komponen, dan sangat penting pada setiap komponen, khususnya
komponen inti memiliki part number yang dapat dilacak keberadaanya, agar sewaktu-
waktu terjadi defect/kerusakan dapat dilakukan mitigasi dan pelacakan siapa stakeholder
yang harus bertanggungjawab terhadap kerusakan tersebut.
 Perusahaan Gearbox pada Kereta Listrik
Melakukan Uji Kebutuhan
Setelah proses pengembangan produk selesai, sangat penting untuk melakukan tes
apakah kebutuhan yang ditransformasikan melalui produk dapat terakomodasi dengan
baik, ataukah masih perlu perbaikan. Setelah mendapatkan list kebutuhan yang fix, ZF
perlu melakukan uji kebtuhan itu dengan membuat prototype dari produk yang
diinginkan. Apabila terdapat masalah, maka kebutuhan-kebutuhan tadi harus dievaluasi
kembali, dan diperbaiki hingga menghasilkan performa yang diinginkan.

Mengarsipkan kebutuhan
Usai semua proses selesai, maka dilakukan pencatatan terkait kebutuhan dari awal hingga
akhri, sehingga dengan sistem manajemen kebutuhan yang ada, dapat terlacak dengan
mudah jika suatu saat muncul masalah atau sewaktu waktu dibutuhkan. Setelah produk
final terselesaikan, maka ZF perlu mengarsipkan semua dokumentasi proses produksi,
blueprint produk, gambar rancangan, dan semua dokumen agar kebutuhan dapat
teridentifikasi serta berguna untuk siklus pengembangan kebutuhan selanjutnya.