PRINSIP-PRINSIP

SISTEM MANAJEMEN MUTU

 PENDAHULUAN
PENDEKATAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN MUTU
MENDORONG PERUSAHAAN :
1. Menganalisis persyaratan pelanggan (fokus kepada pelanggan)
2. Menentukan dan menspesifikasikan semua proses yang berkontribusi
terhadap pencapaian mutu produk
3. Memelihara agar seluruh proses selalu terkendali
4. Menyusun kerangka kerja untuk perbaikan berkesinambungan agar
pelanggan selalu puas
5. Memberikan keyakinan dan jaminan untuk selalu konsisten dalam
memenuhi persyaratan mutu dengan melakukan audit internal dan review
manajemen
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU

1. Fokus kepada pelanggan

2. Kepemimpinan
3. Keterlibatan karyawan
4. Pendekatan proses
5. Pendekatan sistem dalam manajemen
6. Perbaikan kontinyu
7. Pendekatan faktual dlm pengambilan keputusan
8. Hubungan pemasok dgn manfaat bersama
 1. Fokus kepada pelanggan

Perusahaan tergantung pelanggannya, oleh karena itu harus

memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan dimasa mendatang,
memenuhi persyaratan dan berupaya melebihi harapan pelanggan

Manfaat Kunci :
● Meningkatkan pendapatan dan pangsa pasar melalui respon
lentur dan cepat terhadap peluang pasar
● Meningkatkan efektivitas penggunaan sumberdaya
● Meningkatkan loyalitas pelanggan untuk pembelian berulang
Aplikasi yang dapat dilakukan :
• Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan
• Memastikan bahwa tujuan perusahaan berkaitan dengan kebutuhan
dan harapan pelanggan
• Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh
perusahaan
• Mengukur kepuasan pelanggan dan melakukan tindak lanjut
terhadap hasil
• Mengelola hubungan dengan pelanggan secara sistematis
• Memastikan pendekatan berimbang antara kepuasan pelanggan
dengan pihak berkepentingan lainnya
 2. Kepemimpinan

Para pimpinan membangun kasatuan tujuan dan arah perusahaan.

Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar
semua karyawan terlibat penuh dalam pencapaian tujuan perusahaan

Manfaat Kunci :
● Karyawan akan memahami dan termotivasi terhadap tujuan
perusahaan
● Kegiatan-kegiatan dilakukan, diluruskan dan dievaluasi dalam
suatu kesatuan cara
● Miskomunikasi antar tingkatan organisasi, minimal
Aplikasi yang dapat dilakukan :
• Mempertimbangkan kebutuhan seluruh pihak yang berkepentingan
• Menyusun suatu visi perusahaan yang jelas di masa depan
• Menyusun tujuan dan sasaran yang menantang
• Menyusun dan menerapkan “shared values”, keadilan dan etika
pada seluruh tingkatan organisasi
• Membangun “rasa percaya” dan menghilangkan “rasar takut”
karyawan
• Menyiapkan karyawan dengan sumber daya yang diperlukan,
pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung jawab, dan
akuntabilitas
• Memberi semangat, dorongan dan pengakuan terhadap kontribusi
karyawan
 3. Keterlibatan Karyawan

Karyawan pada seluruh tingkat adalah inti suatu perusahaan.

Keterlibatan mereka secara penuh memungkinkan kemampuannya
dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.

Manfaat Kunci :
● Motivasi, komitmen dan keterlibatan karyawan pada perusahaan
● Inovasi dan kreativitas dalam pencapaian tujuan organisasi
● Karyawan akan akuntabel untuk kinerjanya
● Karyawan berkeinginan berpartisipasi dan berkolaborasi terhadap
perbaikan berkelanjutan
Aplikasi yang dapat dilakukan :

• Memahami pentingnya kontribusi dan peranan karyawan bagi

perusahaan
• Mengidentifikasi hambatan kinerjanya
• Membangun rasa memiliki masalah dan tanggung jawab
mengatasinya
• Mengevaluasi kinerjanya dibandingkan sasaran kinerja individu
• Secara aktif mencari peluang meningkatkan kompetensi,
pengetahuan dan pengalaman
• Secara sadar bertukar pengetahuan dan pengalaman
• Secara terbuka mendiskusikan masalah dan isu
 4. Pendekatan Proses
Suatu hasil yang diinginkan akan dicapai lebih efisien jika kegiatan
dan sumberdaya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses.

Manfaat Kunci :
● Biaya lebih murah dan waktu lebih singkat melalui penggunaan
sumberdaya yang efektif
● Hasil lebih baik, konsisten dan dapat diprediksi
● Peluang perbaikan lebih terfokus dan diprioritaskan
Aplikasi yang dapat dilakukan :

• Secara sistematis menetapkan aktivitas yang penting untuk

memperoleh hasil yang diinginkan
• Membangun tanggung jawab dan akuntabilitas untuk mengelola
aktivitas kunci
• Menganalisis dan mengukur kemampuan aktivitas kunci
• Identifikasi hubungan aktivitas-aktivitas kunci di dalam atau antar
fungsi perusahaan
• Fokus terhadap faktor-faktor sumberdaya, metoda, dan bahan
yang akan memperbaiki aktivitas kunci
 5. Pendekatan Sistem
Identifikasi, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling
berkaitan sebagai suatu sistem akan berkontribusi terhadap
efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan.

Manfaat Kunci :
● Integrasi dan pengaturan proses-proses yang akan memberikan
hasil terbaik
● Kemampuan untuk memfokuskan upaya pada proses kunci
● Memberikan keyakinan kepada pihak berkepentingan tentang
konsistensi, efektivitas dan efisiensi perusahaan
Aplikasi yang dapat dilakukan :

• Mengstrukturkan suatu sistem untuk mencapai tujuan perusahaan

dengan cara paling efisien dan efektif
• Memahami saling ketergantungan antara proses dalam sistem
tersebut
• Pendekatan terstruktur yang mengharmonikan dan
mengintegrasikan berbagai proses
• Memberikan pemahaman lebih baik mengenai peranan dan
tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama
sehingga mengurangi hambatan lintas fungsional
• Memahami kemampuan perusahaan dan pengetahui hambatan
sumberdaya sebelum melakukan tindakan
 6. Perbaikan Berkesinambungan
Perbaikan berkesinambungan kinerja keseluruhan perusahaan harus
menjadi tujuan permanen perusahaan.

Manfaat Kunci :
● Peningkatan kinerja melalui perbaikan kemampuan perusahan
● Pelurusan kegiatan-kegiatan perbaikan pada seluruh tingkat
terhadap strategi perusahaan
● Kelenturan untuk kecepatan reaksi terhadap peluang
Aplikasi yang dapat dilakukan :
• Penjabaran pendekatan perusahaan secara luas dan konsisten
terhadap perbaikan berkesinambungan kinerja perusahaan
• Menyiapkan karyawan dengan pelatihan tentang metoda dan
perangkat perbaikan berkesinambungan
• Melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap produk, proses
dan sistem
• Menyusun sasaran sebagai pedoman dan melakukan pengukuran
untuk mengetahui pencapaian perbaikan
• Pengakuan dan pernyataan terhadap perbaikan
7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta

Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan kepada analisis data

dan informasi.

Manfaat Kunci :
● Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas
keputusan sebelumnya melalui referensi catatan faktual
● Meningkatkan kemampuan me-review, mengelola opini dan
mengambil keputusan
● Meluasnya informasi tentang keputusan yang diambil
Aplikasi yang dapat dilakukan :

• Memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan andal

(reliable)
• Membuat data mudah diakses bagi yang memerlukan
• Menganalisis data dan informasi dengan metoda yang sahih
• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan analisis
faktor seimbang dengan intuisi dan pengalaman
 8. Hubungan Saling menguntungkan
Dengan Pemasok
Suatu perusahaan dan pemasok saling tergantung. Suatu hubungan
dengan prinsip manfaat bersama memperkuat kemampuan keduanya
untuk menciptakan nilai tambah.

Manfaat Kunci :
● Meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan
nilai tambah
● Fleksibiltas dan kecepatan respon bersama terhadap perubahan
pasar serta kebutuhan dan harapan pelanggan
● Optimisasi biaya dan sumberdaya
Aplikasi yang dapat dilakukan :

• Membangun hubungan yang seimbang antara jangka pendek dan

jangka panjang
• Menyatakan keahlian dan sumberdaya bersama mitra (pemasok)
• Identifikasi dan seleksi pemasok kunci
• Komunikasi terbuka dan jelas
• Berbagi nformasi dan rencana masa depan
• Membangun aktifitas pengembangan dan perbaikan bersama
• Memberi semangat, dorongan dan pengakuan perbaikan dan
prestasi yang dicapai pemasok
Terima Kasih