1. Apa yang dimaksud dengan audit sistem kepastian kualitas?

 Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara
objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi.
(Sumber : Bayangkara, IBK. (2015). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta : Salemba
Empat. Edisi 2. Bab 7 : Audit Sistem Kepastian Kualitas, Hal. 278)

2. Apa maksud dan tujuannya? Sebut dan jelaskan.

 Audit ini dirancang dengan maksud untuk menilai aktifitas, praktik, atau
kebijakanperusahaan untuk menentukan apakah perusahaan
memiliki kemampuan untukmemenuhi standar kualitas yang telah
ditetapkan dalam operasinya.
 ISO 10011 menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk :
a.Menentukan ketidaksesuaian
b.Menentukan efektivitas sistem kualitas
c.Memberikan peluang untuk perbaikan system
d.Memenuhi persyaratan peraturan
e.Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitasf.Menilai pemasok dan
memverifikasi sistem kualitasnya
(Sumber : Bayangkara, IBK. (2015). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta : Salemba
Empat. Edisi 2. Bab 7 : Audit Sistem Kepastian Kualitas, Hal. 278-280)

3. Apa yang mendorong perusahaan melakukan audit terhadap sistem kepastian

kualitas?
 Audit sistem kepastian kualitas, memiliki peranan penting dalam
memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang
berlangsung di dalam perusahaan. Audit menyediakan perusahaan informasi
untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan kinerja
kualitasnya seperti:
a. Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualitasnya?
b. Apakah prosedur-prosedur yang berlaku telah diikuti dan ditaati?
c. Apakah metode efisien baru telah didokumentasikan dan diterapkan?
 d. Apakah catatan kualitas dipelihara secara memadai dan digunakan untuk
menyelesaikan masalah-masalah produksi?
e. Apakah jadwal pemeliharaan untuk pencegahan telah diikuti dengan baik?
Audit terhadap sistem seperti penanganan bahan baku dapat mengungkapkan
tentang lemahnya praktik yang berjalan dan memerlukan peningkatan.
Demikian juga sistem kepastian kualitas pemasok dapat diaudit melalui sistem
pengendalian kualitas ini. Berdasarkan hasil identifikasi tentang beberapa hal
yang masih perlu diperbaiki, perusahaan mungkin perlu melaksanakan audit
terhadap produk secara terintegrasi untuk memverifikasi bahwa proses
dilakukan secara optimal. Audit juga digunakan untuk mengidentifikasi
permasalahan proses untuk mengurangi ketidaksesuaian.
4. Bagaimana audit sistem kepastian kualitas membantu perusahaan dalam
meningkatkan kualitas proses dan produknya?
 Sertifikasi organisasi melalui :
 Dengan menyediakan informasi kepada top management berkaitan dengan
kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya
 Dengan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan
meningkatkan kinerja organisasinya
 Dengan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan risiko yang mungkin
terjadi
 Pelanggan : menigkatkan kemampuan organisasi menyediakan produk yang
sesuai dengan spesifikasi pelanggan
 Lembaga sertifikasi : menigkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses
sertifikasi
5. Sebut dan jelaskan langkah-langkah dalam audit sistem kepastian kualitas!
 Perencanaan
Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran
organisasi. Perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W+1H: siapa (who), apa
 (what), di mana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how) berkaitan
dengan objek audit.
 Pelaksanaan
Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan
berbagai pihak yang berwenag untuk membahas tentang ruang lungkup audit,
tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses
audit diawali dengan mereview/memriksa proses, produk, atau sistem. Setelah
mereview proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya dalam
KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan dibahas
pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang singkat
kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat temuan-temuan
audit, kesimpulan audit, dan rekomendasi yang diberikan.
 Memahami hasil audit
Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beerapa
bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai
respon terhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian
mengembangkan rencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang
diberikan auditor. Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan
didokumentasikan dalam suatu rencana tindakan korektif yang akan diambil.
 Tindakan Perbaikan
Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan
rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.
6. Jelaskan bagaimana proses audit dapat meningkatkan nilai tambah perusahaan.

7. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip manajemen kualitas.
 Fokus Pada Pelanggan
Tujuan perencanaan, strategi dan operasional perusahaan harus berfokuskan
kepada pelanggan. Semakin tinggi kemampuan untuk memenuhi harapan/
kegiatan pelanggan, semakin tinggi pula potensi perusahaan untuk
 mendapatkan laba yang lebih besar, pasar yang lebih luas, pertumbuhan dan
perkembangan usaha yang signifikan.
Beberapa fokus pelanggan ini akan mengarahkan perusahaan untuk :
 Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelanggan
 Memastikan bahwa tujuan dan sasaran perusahaan berhubungan dengan
kebutuhan harapan pelanggan.
 Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi
secara keseluruhan.
 Menyelarasakan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang
berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang diperoleh.
 Memastikan bahwa keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan
pihak lain yang berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok,
investor, massyarakat, pemilik serta pemangku kepentingan (stakeholder)
lainnya.
Sedangkan manfaat dari penerapan prinsip focus pada pelanggan ini bagi
perusahaan dapat berupa :
 Meningkatkan pendapatan dan penguasaan pangsa pasar yang diperoleh
melalui tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.
 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya
perusahaan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan.
 Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui transaksi yang berkelanjutan.
 Kepemimpinan
Kepemimpinan dalam perusahaan harus mampu merumuskan visi dan misi
perusahaan sebagai sesuatu yang khas tentang apa, bagaimana, kemana,
perusahaan akan diarahkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannya. Di
samping itu, pemimpin juga harus mampu merumuskan tujuan perusahaan
dengan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang kondusif yang
membuat semua personalia di dalam perusahaan terlibat secara optimal dalam
 pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Penerapan prinsip-prinsip
kepemimpinan di dalam perusahaan akan membantu perusahaan untuk :
 Memandang semua kebutuhan pihak terkait sebagai satu kesatuan
 Menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan
 Menetapkan tujuan, sasaran, serta target yang menantang dan realistis
 Bertindak bebas disertai dengan tanggung jawab dan akuntabilitas
 Menyediakan sumber daya dan pelatihan
 Menjadi teladan dalam kejujuran, moral dan penciptaan budaya perusahaan
yang kuat.
 Membangun kepercayaan dan menghilangkan berbagai kekhawatiran
karyawan
Sedangkan manfaat yang dipeoleh dari penerapan prinsip-prinsip ini antara lain:
 Membuat karyawan mengerti dan termotivasi untuk mencapai tujuan dan
sasaran perusahaan.
 Menyatukan evaluasi, perbaikan, dan penerapan aktivitas dalam satu
kesatuan
 Meminimlkan miskomunikasi di antara berbagai tingkatan dalam
organisasi
 Menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam
perbaikan berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan.
 Keterlibatan Sumber Daya Manusia
Penerapan prinsip-prinsip keterlibatab SDM akan membantu setiap individu
dan kelompok untuk :
 Memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam
perusahaan.
 Mengidentifikasi kendala-kendala yang dapat menghambat kinerja mereka.
 Bertanggung jawab terhadap masalah yang dihadapi dan mencari solusi
bagaimana menyelesaikan permasalahan tersebut.
  Mampu menilai kinerjanya sendiri dihubungkan dengan tujuan perusahaan
dan tujuan pribadinya.
 Berusaha meningkatkan kompetensi, pengetahuan, dan pengalaman mereka
guna memberikan kontibusi yang lebih tinggi lagi kepada perusahaan.
 Menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya dengan bebas serta
mendiskusikan masalah-masalah yang sedang berkembang.
Sedangkan manfaat dari penetapan prinsip ini antara lain:
 Setiap orang dalam perusahaan menjadi termotivasi memberikan komitmen
dan keterlibatannya dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.
 Menumbuh kembangkan inovasi dan kreativitas serta perbaikan terus-
menerus dalam mencapai tujuan perusahaan.
 Setiap orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerjanya.
 Pendekatan Proses
Pendekatan proses mensyaratkan perusahaan untuk melakukan identifikasi,
penerapan, pengelolaan, dan peningkatan berkelanjutan proses yang dibutuhkan
dalam sistem manajemen kualitas dan mengelola interaksi masing-masing
proses yang bertujuan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.
Beberapa manfaat penting dari pendekatan proses adalah:
 Penurunan biaya dan waktu siklus menjadi lebih pendek melalui efektivitas
penggunaan sumber daya.
 Hasil yang diperoleh meningkat, konsisten, dan dapat diperkirakan.
 Peningkatan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus.
Manfaat-manfaat ini dapat dicapai melalui serangkaian tahapan-tahapan
penerapan pendekatan proses sebagai berikut:
 Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan oleh sistem manajemen kualitas dan
penerapannya dalam organisasi secara sistematis.
 Mendefiniskan urutan dan interaksi proses.
 Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan bahwa
operasi pengendaliannya berjal;an secara efektif.
 Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang memadai sesuai
dengan kebutuhan untuk pengoperasian dan pemantauan proses.
 Memantau, mengukur, dan menganalisi proses.
 Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil sesuai dengan
yang direncanakan dan meningkatkan proses secara berkelanjutan.
 Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen
Penerapan pendekatan ini akan membantu perusahaan untuk:
 Menstukturkan sistem menuju pencapaian tujuandan sasaran dengan lebih
efektif dan efisien.
 Memahami keterikatan proses dengan sistem.
 Menggunakan pendekatan terstruktur guna mengharmoniskan dan
mengintergrasikan proses-proses.
 Memahami dengan lebih baik tentang peranan dan tanggung jawab yang
diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan oleh karena itu akan
mengurangi terjadinya hambatan-hambatan antarfungsi dalam organisasi.
 Memahami kemampuan organisasi dan penetapan kendala-kendala dari
sumber daya sebelum bertindak.
 Menentukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik
dalam sistem harus beroperasi.
 Melakukan perbaikan terus-menerus dalam organisasi melalui pengukuran
dan evaluasi.
Sedangkan manfaat yang diperoleh dari pendekatan sistem ini adalah:
 Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses terbaik dalam mencapai hasil-hasil
yang diinginkan.
 Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada prose-proses kunci.
 Memberiakn kepercayan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap
konsistensi dan efisiensi organisasi.
 Peningkatan Berkesinambungan
Penerapan prinsip ini akan mebantu perusahaan untuk:
 Menggunakan pendekatan organisasi secara konsisten guna menerapkan
perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement) pada kinerja
organisasi.
 Memberikan pelatihan yang memadai kepada setiap orang dalam organisasi
tentang metode dan alat-alat peningkatan berkesinambungan.
 Menjadikan peningkatan berkesinambungan dari produk, proses, dan sistem
sebagai tujuan utama individu dan kelompok dalam organisasi.
 Menetapkan sasaran-sasaran dan ukuran-ukuran yang terkait dengan
peningkatan berkesinambungan.
 Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan
yang telah tercapai.
Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip antara lain:
 Meningkatkan kinerja melalui peningkatan keunggulan bersaing perusahaan.
 Menciptakan kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua
tingkat terhadap tujuan strategis organisasi.
 Memberikan fleksibilitas dalam bereaksi secara cepat terhadap berbagai
kesempatan yang ada.
 Mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan.
 Pembuatan Keputusan berdasarkan Fakta
Berkaitan dengan sistem manajemen kualitas, keputusan dan kebijakan yang
dibuat berdasarkan fakta memberikan manfaat kepada organisasi berupa:
 Mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat.
 Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan
terdahulu melalui referensi terhadap fakta-fakta yang terdokumentasi.
 Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan
keputusan-keputusan.
Langkah-langkah dalam menerapkan prinsip-prinsip ini adalah sebagai
berikut:
 Mengumpulkan data dan informasi serta pengujian yang berkaitan dengan
tujuan dan sasaran perusahaan.
 Memastikan bahwa data dan informasi akurat, dapat dipercaya, dan mudah
diakses.
 Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang tepat.
 Memahami penggunaan teknik-teknik statistik.
 Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil dan analisis
dan pengalaman.
 Hubungan Saling Menguntungkan dengan Pemasok
Manfaat bagi organisasi dalam menerapkan prinsip ini antara lain:
 Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua pihak.
 Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi
perubahan pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan.
 Mengoptimalkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya.
Langkah-langkah yang harus diikuti dalam mengimplementasikan prinsip ini
antara lain:
 Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok utama.
 Melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan.
 Melibatkan pemasok dalampengembanagn strategi perusahaan.
 Membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukannya sebagai mitra
bisnis.
 Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang.
 Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok sesuai dengan
persyaratan perusahaan.
  Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan
perusahaan.
 Membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan.
 Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan prestasi yang
dicapai pemasok
8. Ada berapa klausul ISO 90001 : 2008 yang memberikan rujukan terhadap
pengembangan sistem kepastian kualitas? Sebut dan jelaskan
 Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (retensi) tentang
sistem kepastian kualitas, yang meliputi:
a. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas
b. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manjemen
c. Klasul 6 tentang Manjemen Sumber Daya
d. Klasul 7tentang Realisasi Produk
e. Klasul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan