MANAJEMEN

AUDIT

A U D I T S I S T E M K E PA S T I A N K U A L I TA S
 Disusun Oleh
1. Audia Rahma
2. Anissa Febriana
3. Maulida Isnawati
4. Muhammad Zulfikar
 Materi 01 Pengertian Audit Sistem
Kepastian Kualitas
Pembahasan
02 Peranan Audit Sistem
Kepastian Kualitas

03 Tujuan dan Manfaat Audit

04 Meningkatkan Nilai
Tambah Organisasi melalui
Proses Audit
 Materi 05 Panduan Audit Sistem
Kepastian Kualitas
Pembahasan
06 Manajemen Kualitas

07 Langkah-Langkah Audit

08 Persyaratan Sistem
Kepastian Kualitas
Berdasarkan ISO
9001:2008
 Pengertian Audit Sistem
Kepastian Kualitas

“Suatu proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi”
 Peranan Audit Sistem
Kepastian Kualitas

“Memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas

kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan”
Contoh Beberapa Pertanyaan Terkait dengan Kinerja Kualitas

Apakah metode efisiensi Apakah jadwal

Apakah perusahaan
baru telah pemeliharaan untuk
mampu mencatat
didokumentasikan dan pencegahan telah diikuti
tujuan kualitasnya?
diterapkan? dengan baik?

Q1 Q2 Q3 Q4 Q5

Apakah prosedur- Apakah catatan kualitas

prosedur yang berlaku dipelihara secara memadai
telah diikuti dan dan digunakan untuk
ditaatin? menyelesaikan masalah
produksi?
 Pihak yang Berkepentingan terhadap Hasil Audit Sistem
Kepastian Kualitas

Perusahaan Pemerintah Lembaga Sertifikasi

(Manajemen Puncak) Untuk mendapatkan kepastian Untuk mendapatkan kepastian
kualitas yang ditetapkan kualitas yang telah ditetapkan
Menilai kemampuan jajaran pemerintah lembaga sertifikasi
dibawahnya

Pelanggan Asosiasi
Untuk mendapatkan Menjadi informasi untuk mengetahui
kepastian kualtias produk pengelolaan manajemen kualitas
perusahaan anggotanya
 Tujuan Audit Sistem Kepastian Kualitas
ISO 10011
Menilai dan
Memverikasi
Memberikan
Sistem
Peluang untuk Menilai Kualitas
Perbaikan Pemasok dan
Menentukan Memenuhi Perusahaan
Sistem Memverikasi
Efektivitas Persyaratan Sendiri
Memudahkan Sistem
Sistem Kualitas Peraturan
Menentukan 3 Pendaftaran Kualitas 7
Ketidaksesuaian Sistem
2 4 Kualitas 6
1 5
 Manfaat Audit Sistem Kepastian Kualitas
ISO 10011
Membantu
Mengalokasikan
Meyempurnakan Sumber Daya Mencegah Mengurangi
Membantu Proses Secara Timbulnya Biaya-biaya Meningkatkan
Maksimal Meningkatkan
Mengembangkan Pengambilan Masalah yang Memngkinkan Tambahan Produktivitas
Keputusan Dapat Kepuasaan
Sistem Dilakukannya yang Tidak
Manajemen Menggangu Pelanggan dan
Manajemen Tindakan Perlu
Kualitas Terpadu
3 Koreksi Tepat 7 Pasar
yang Efektif Waktu
2 4 6 8
1 5
Meningkatkan
Nilai Tambah
Organisasi
melalui Proses
Audit
• ISO 9001 Telah banyak diterapkan oleh perusahaan untuk
mengembangkan system manajemen kualitasnya agar
terintegrasi dalam strategi bisnisnya.
• Penerapan standar ini samgat membantu pencapaian tujuan
strategi bisnis perusahaan.
• Hasil dari penerapan yang tepat akan membuat peningkatan
terhadap nilai perusahaan
Bagaimana Auditor Meningkatkan Nilai Tambah?

Perencaaan Audit
Keputusan dan Analisis

Teknik Audit
Laporan dan Tindak Lanjut
Panduan Umum Audit Sistem
Kepastian Kualitas
(Hal 282)
 Manajemen Kualitas
8 Prinsip ISO 9001:2008

Penbuatan
Keputusan
Keterlibatan Berdasarkan Hubungan
SDM Fakta Saling
Pendekatan Perbaikan
Menguntungkan
Kepemimpinan Pendekatan Berkelanjutan
3 Proses
Sistem dalam 7 dengan Pemasok
Fokus pada
Pelanggan Pengelolaan
2 4 6 8
1 5
Fokus pada
Pelanggan
• Konsumen memiliki berbagai alternatif produk untuk memenuhi
kebutuhannya
• Konsumen rasional akan menggunakan produk yang dapat memaksimalkan
manfaat yang didapat dari pengorbanan yang dilakukan untuk mendapatkan
produk tersebut
• Dengan kondisi tersebut perusahaan harus dapat merealisasikan harapan
konsumen dalam produk yang dihasilkan
• Semakin tinggi kemampuan perusahaan memenuhi harapan konsumen akan
semakin tinggi juga perusahaan dapat benefit dari konsumen tersebut
Kepemimpinan
• Pemimpin harus dapat merumuskan visi dan misi perusahaan sebagai
sesuatau yang khas tentang apa, bagaimana, dan ke mana perusahaan di
arahkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
• Harus dapat merumuskan tujuan dengan menciptakan dan memelihara
lingkungan kondusif.
Keterlibatan
Sumber Daya
Manusia • Sumber daya manusia dalam hal ini karyawan harus diberdayakan secara
optimal
• Hal tersebut merupakan salah satu mindset yang harus dipegang dalam
implementasi TQM
• Keunggulan dalam bersaing dapat terealisasi apabila keterlibatan karyawan
ditempatkan sebagai komponen penting dalam pengelolaan SDM
Pendekatan
Proses
• ISO 9001:2008 Mendefinisikan proses sebagai “kumpulan aktivitas yang
saling berhubungan, dimana berubahnya input (material, persyaratan,
peralatan, instruksi, dll menjadi suatu output berupa produk barang/jasa”
Pendekatan
Sistem
terhadap
Manajemen • Hal ini didefinisikan sebagai “Pengidentifikasian, pemahaman dan
pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian tujuan
dan peningkatan sasaran perusahaan secara efektif dan efisien”.
Peningkatan
Berkelanjutan
• Peningkatan berkelanjutan (continual improvement) merupakan suatu hal
peningkatan yang dilakukan untuk menstabilisasi terlebih dahulu terhadap
peningkatan sebelumnya untuk melakukan peningkatan selanjutnya.
PEMBUATAN
KEPUTUSAN
BERDASARKAN
FAKTA
Manfaat Bagi Organisasi

Meningkatkan Kemampuan Meningkatkan Kemampuan

Pengambilan Keputusan
untuk Menunjukkan untuk Meninjau Ulang serta
dengan Informasi yang
Efektivtas dari Keputusan Mengubah Opini dan
Akurat
Terdahulu Keputusan
 HUBUNGAN SALING
MENGUNTUNGKAN DENGAN
PEMASOK
Manfaat Bagi Organisasi

Meningkatkan kemampuan untuk

menciptakan nilai tambah bagi kedua
pihak

Meningkatkan fleksibilitas bersama

untuk menanggapi perubahan pasar,
kebutuhan dan harapan pelanggan

Mengoptimalkan biaya dan

penggunaan sumber daya
TAHAPAN AUDIT SISTEM KUALITAS
Perencaaan
Tindakan Perbaikan
1. Identifikasi tujuan
1. Mengimplementasikan
(5W + 1H)
rencana tindakan
2. Menetapkan ukuran
2. Standarisasi
kinerja
3. Review kemajuan
3. Menetapkan anggota
tim

Pelaksanaan
Memahami Hasil Audit
1. Rapat perkenalan
1. Respons terhadap
2. Rapat penutup
kesimpulan auditor
3. Laporan akhir
2. Mengembangkan rencana
tindakan
3. Merumuskan dan
mendokumentasikan rencana
tindakan
 PERSYARATAN SISTEM
KEPASTIAN KUALITAS
BERDASARKAN ISO 9001:2008
 KLAUSUL 4

1. Persyaratan Umum

“Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan,

mengimplementasikan, dan memelihara sistem
manajemen kualitas dan terus menerus memperbaiki
efektivitisnya sesuai dengan persyaratan IS0 9001:2008.”
 UMUM
1. Persyaratan terdokumentasi dari
kebijakan dan sasaran kualitas
2. Pedoman kualitas
3. Prosedur terdokumentasi dan
rekaman sesuai syarat ISO
9001:2008
4. Dokumen dan rekaman yang
ditetapkan untuk memastikan
proses yang efektif
MANUAL KUALITAS
1. Lingkup sistem manual kualitas
2. Prosedur terdokumentasi yang
2 telah ditetapkan untuk sistem
manajemen kualitas
3. Deskripsi interaksi antar proses
Persyaratan sistem manajemen kualitas
Dokumentasi
 PENGENDALIAN PENGENDALIAN
DOKUMEN REKAMAN
1. Menyetujui kecukupan dokumen
1. Rekaman harus tetap dapat
sebelum diterbitkan
mudah dibaca
2. Meninjau, memutakhirkan dan
menyetujui ulang dokumen
2 2. Rekaman harus tetap dapat
diidentifikasi
3. Memastikan bahwa perubahan
dan status revisi dokumen
ditunjukkan
Persyaratan 3. Rekaman harus tetap dapat
ditunjukkan
4. Memastikan bahwa versi relevan
dari dokumen tersedia di tempat
pemakaian
Dokumentasi
5. Memastikan dokumen selalu
mudah dapat dibaca dan mudah
diidentifikasi
Klausul 5
Tanggung Jawab Manajemen
 Tanggung Jawab Manajemen
1. Kualitas Manajemen
Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya
untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen
kualitas serta terus menerus meningkatkan efektifitasnya.

2. Fokus pada Pelanggan

Manajemen puncak harus memastikan bahwa persyaratan
pelanggan telah ditentutkan dan dipenuhi untuk mencapai
kepuasan pelanggan.

3. Kebijakan Kualitas
Maksud dan arahan secara menyeluruh suatu organisasi
tentang kualitas seperti yang dinyatakan secara resmi oleh
manajemen puncak.

4. Perencaan

Manajemen harus merencanakan sistem manajemen kualitas

dan memastikan tujuan dan sasaran kualitas yang diperlukan
untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi
dam tingkat yang relevan dalam organisasi.
 Tanggung Jawab Manajemen

5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

Manajemen harus memastikan bahwa tanggung jawab proses
komunikasi yang sesuai ditetapkan dalam organisasi bahwa
komunikasi tersebut berkaitan dengan efektifitas penerapan sistem
manajemen kualitas pada organisasi

6. Tinjauan Manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manejem kualitas
secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan,
dan efektifitas yang berkelanjutan.
 Klausul 6
MANAJEMEN SUMBER DAYA
6.1 Ketersediaan Sumber Daya
Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang
dibutuhkan.

6.2 Sumber Daya Manusia

 Umum :
Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk
harus memiliki kopentensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan,
keahlian dan pengalaman yang sesuai.
 Kompetensi, Kepedulian dan Pelatihan :
 Menentukan kompetensi yang sesuai untuk personel yang
bekerja pada bagian yang dapat memengaruhi kualitas
produk
 Menyediakan pelatihan atau tindakan lain untuk
mencapai kompetensi yang diperlukan
 Mengevaluasi efektivitas tindakan yang dilakukan
 Memastikan bahwa personel tersebut memiliki
kepedulian yang relevan dan penting untuk kegiatan-
kegiatannya dan bagaimana mereka memberikan
kontribusi untuk tercaoainya tujuan kualitas
 Memelihara rekaman/catatan yang sesuai dengan
pendidikan, pelatihan, dan pengalaman.
6.3 Insfrastruktur

Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara

insfrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap
persyaratan produk.

6.4 Lingkungan Kerja

Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang

dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk
 Klausul 7
REALISASI PRODUK
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang
dibutuhkan untuk realisasi produk. Perencanaan dan realisasi harus
sesuai dengan persyaratan lainnya dalam manajemen kualitas

7.2 Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan

 Indentifikasi persyaratan yang berhubungan dengan produk
 Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk
 Komunikasi dengan pelanggan

7.3 Desain dan Pengembangan

 Perencanaan Desain dan Pengembangan
 Input Desain dan Pengembangan
 Output Desain dan Pengembangan
 Tinjauan Desain dan Pengembangan
 Verifikasi Desain dan Pengembangan
 Validasi Desain dan Pengembangan
 Pengendalian perubahan Desain dan Pengembangan
7.4 Pembelian
 Proses pembelian
 Informasi pembelian
 Verifikasi produk yang dibeli

7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

 Pengendalian Produksi dan Penyediaan jasa
 Validasi proses Produksi dan Penyediaan jasa
 Indentifikasi dan mampu telusur
 Properti pelanggan
 Pemeliharaan produk

7.6 Pengendalian, pengujuran dan

pemantauan alat
Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang
dilakukan serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan
untuk menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk pada persyarata
yang ditetapkan.
Klausul 8
Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

Umum Pemantauan dan Pengukuran

Organisasi harus • Kepuasan Pelanggan
merencanakan dan • Audit Internal
menerapkan proses • Pemantauan dan Pengukuran proses
pemantauan, • Pemantauan dan Pengukuran Produk
pengukuran analisis dan
pengembangan.

Pengendalian Produk yang Tidak Analisis Data Peningkatan

Sesuai
Organisasi harus memastikan bahwa produk
yang tidak sesuai dengan persyaratan produk,
diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah
pemakaian atau penyerahan yang tidak
dikehendaki.
DIRECTOR
Organisasi harus mementukan, • Peningkatan Berkelanjutan
mengumpulkan dan menganalisis data yang • Tindakan Koreksi
tepatuntuk menunjukan kesesuaian dan • Tindakan Pencegahan
efektifitas sistem manajemen kualitas dan
mengevaluasi sejauh mana peningkatan
berkelnajutan terhadap sistem manajemen
kualitas yang dibuat.

Easy to change colors,

photos and Text.
 Kasus
PT Coca Cola Bottling Indonesia

Program Audit Sistem Kepastian Kualitas

Dalam penyusunan program audit sistem kepastian kualitas, perusahaan
mengadopsi model siklus PDSA (Plan – Do – Study – Act) Shewhart yang dipopulerkan
oleh Deming, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Audit
Sebelum dilakukannya audit, auditor internal PT. Coca-cola Bottling Indonesia,
Jawa Timur mengikuti pelatihan audit sesuai prosedur pelatihan (CMS-TRN-C-P-001),
penjadwalan kegiatan audit, pembetukan tim dan menyiapkan prosedur terkait dengan 5
klausul dalam ISO 9001:2008. Auditor Internal diplih oleh Q&ES Manager dan
disetujui oleh Top Plant Manager dengan surat penetapan. Auditor internal melakukan
identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi.
Tahapan ini menguji tingkat penerapan
elemen-elemen sistem kepastian kualitas ISO 9001:2008 di PT. Coca-Cola Bottling
Indonesia, Jawa Timur, untuk mempersiapkan pelaksanaan audit sertifikasi sistem
kepastian kualitas yang di lakukan oleh audit eksternal.
 Kasus
PT Coca Cola Bottling Indonesia

2. Pelaksanaan Audit
PT. Coca-Cola Bottling Indonesia melakukan persiapan dan pembukaan audit
sebelum dilakukannya pelaksanaan audit. Persiapan audit dilakukan dengan
menjelaskan secara lengkap spesisifikasi audit pada auditee, dengan memberikan surat
pemberitahuan yang memuat mengenai ruang lingkup audit sistem kepastian kualitas
berdasarkan ISO 9001:2008.
Auditor melaksanakan audit, memeriksa bukti objektif dan mencatat informasi
yang dilakukan. Pada saat audit, auditor juga melakukan pengamatan berdasarkan
klausul 4, 5, 6, 7, 8 Tahap ini, auditor internal melaksanakan kegiatan audit sistem
kepastian kualitas.
 Kasus
PT Coca Cola Bottling Indonesia

Temuan

1. Ketidaksesuaian Penulisan pencatatan pemakaian material di area paker

dan labeller line 4

2. Alat kebersihan lingkungan di area labeller line 5 tidak tersedia lengkap di

tempat Kebersihan
3. Kebijakan manajemen yang terpasang di area produksi belum update,
masih tanda tangan Top management yang lama
4. Alat untuk cek temperature produk di line 6 lewat masa kaibrasi-nya
5. Pemantauan terjadwal ‘Net Content’ belum dilakukan
6. Belum ada alarm saat terjadi perbedaan tekanan di pasteurizer
7. Ditemukan peralatan laboratorium yang kadaluarsa masa kalibrasinya
8. EBI (ellectronic bottle inspection) tidak berfungsi, hanya dilakukan
pemeriksaan secara manual
Kesimpulan
1. PT. Coca-Cola Bottling Indonesia, Jawa Timur menerapkan sistem kepastian
kualitas berdasarkan prosedur terdokumentasi. 6 prosedur wajib dalam audit sistem
kepastian kualitas yakni pengendalian dokumen, pengendalan rekaman, audit
internal, pengendalian terhadap produk yang tidak sesuai, tindakan perbaikan dan
penegahan. (Prosedur Audit Sistem Kepastian Kualitas PT. Coca-Cola Bottling
Indonesia, Jawa Timur).
2. PT. Coca-Cola Bottling Indonesia, Jawa Timur melakukan audit sistem kepastian
kualitas sesuai tahapan audit yang berlaku model siklus PDSA (Plan-Do-Study-
Act) yakni perencanaan audit, Pelaksanaan Audit, memahami hasil audit dan
tindakan perbaikan.
3. PT. Coca-Cola Bottling Indonesia, Jawa Timur melakukan audit sistem kepastian
kualitas sangat efektif dalam mengontrol dan meningkatkan sistem, proses serta
kualitas produk yang dihasilkan. Hasil audit dari program audit sistem kepastian
kualitas yang dilakukan penulis yakni 98,73% yang artinya memenuhi standar.
Tindakan perbaikan jangka pendek dapat dilakukan karena kesalahan lebih banyak
terjadi akibat Human Error (Karyawan baru).
Rekomendasi

1. Karayawan PT. Coca-Cola Bottling Indonesia, Jawa Timur perlu mengikuti

pelatihan tentang penerapan ISO 9001:2008 dan juga diawasi oleh Training
Manager. Pelatihan yang dilakukan agar tidak terulang kembali beberapa kesalahan
akibat manusia serta meningkatkan pemahaman dan pengetahuan ISO 9001:2008
karyawan PT. Cola-Cola Bottling Indonesia, Jawa Timur.
2. Bagi peneliti selanjutnya diharapkan memperpanjang waktu penelitian, agar
mengetahui secara mendalam tentang audit sistem kepastian kualitas berdasarkan
ISO 9001:2008 dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi terkait. Peneliti harus
mengetahui jadwal pelaksanaan audit dan jadwal kesibukan narasumber agar
penelitian yang diperoleh sesuai dengan yang dibutuhkan, serta bisa ikut serta
sebagai auditor internal dalam audit sistem kepastian kualitas.
THANK YOU