Audit Manajemen

AUDIT ATAS
PENGADAAN
AKM 4F - Kel 4 :
Dwi Wulan Desy Romadhon (11)
Melinia Indrayanti (17)
Olif Sagita (23)
Fungsi pengadaan merupakan fungsi yang pertama dalam penentuan ekonomisasi
suatu organisasi. Salah satu bagian dari strategi bersaing perusahaan adalah
kemampuannya dalam mendapatkan input dengan pengorbanan terkecil.
Terdapat tiga tahapan penting dalam proses pengadaan, yakni :

Penanganan atas
Perencanaan Pelaksanaan
atas barang/jasa
pengadaan pengadaan,
yang diterima
Perencanaan Pelaksanaan Penanganan
Pengadaan Pengadaan Barang/jasa yang
diterima

• Pada tahap perencanaan • Pada tahap proses • untuk tahap penerimaan

pengadaan, pengadaan, barang, pengendalian
pengendalian dilakukan pengendalian berfungsi berfungsi untuk
untuk memastikan agar untuk memastikan memastikan bahwa
barang/jasa yang dibeli bahwa proses barang/jasa yang
merupakan barang/jasa pengadaan barang/jasa diterima telah sesuai
yang bena dibutuhkan telah berjalan dengan pesanan dalam
untuk operasional dan transparan, tidak hal spesifikasi,
juga tertuang dalam diskriminatif, adil, dan kuantitas, dan kualitas.
rencana induk akuntabel
perusahaan yang harus
didukung oleh sumber
daya yang memadahi
 Tujuan dan Manfaat Audit Pengadaan
Secara umum, tujuan adanya audit fungsi pengadaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk mencapai tujuan sesuai visi dan misi perusahaan
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan serta melindungi aset
perusahaan dari kealpaan
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan
4. Memastikan aktivitas pengadaan sudah berjalan sesuai peraturan

Hasil audit yang menemukan adanya penyimpangan atau penyalahgunaan dapat

digunakan perusahaan untuk menentukan tindakan apa bagi pelaku. Sedangkan
jika hasil audit menemukan adanya prestasi dari individu maupun kelompok,
maka hasil audit dapat dijadikan dasar memberikan penghargaan.
 Ruang Lingkup Audit Pengadaan

1. Organisasi 2. Proses
pengadaan pengadaan

Perencanaan pengadaan

Pelaksanaan pengadaan

Pembayaran dan pelaporan

 Langkah-langkah Audit
Pengadaan

2. Pengumpulan
1. Perencanaan
dan evaluasi
Audit
temuan audit

4. Tindak Lanjut
3. Pelaporan
hasil sudit
 Proses Pengadaan Barang/Jasa
Perencanaan Pengadaan
Mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input) dalam
operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas dan
penentuan waktu kapan barang/jasa harus tersedia. Selain itu juga
berkaitan dengan penentuan berapa besar dana yang harus tersedia
Pelaksanaan Kontrak
Penyerahan Barang
Untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian barang/jasa yang
diterima dengan pesanannya, berita acara serah terima barang yang
dibuat atas barang/jasa yang diterima harus secara jelas menguraikan
bahwa barang yang diterima telah memenuhi semua ketentuan kontrak.
Pelaksanaan Pengadaan
Aktivitas yang terlibat dalam pelasanaan pengadaan sesuai dengan
tingkat kompleksitasmproses pengadaan, jenis barang/jasa yang
akan dibeli, dan besarnya anggaran yang terlibat dalam pengadaan
tersebut
Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran dilakukan jika serah terima atas barang/jasa telah dinyatakan
tidak mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihak berwenang.
Pembayaran harus didukung bukti dan dokumen pendukung yang lengkap
sebagai bahan pertanggungjawaban atas pembayaran yang telah dilakukan.
Pelaporan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman
pengadaan.
 Audit atas Organisasi Pengadaan
Organisasi pengadaan berfungsi untuk merencanakan pemenuhan kebutuhan barang/jasa,
mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan spesifikasi input yang diterima dengan
kebutuhan, mengotorisasi pembayarannya, dan mempertanggungjawabkan pengadaan
terhadap manajemen diatasnya.
Audit atas organisasi pengadaan, auditor menilai ketepatan dari:

• Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan

1
• Luas wewenang dan tanggungjawab yang dimiliki oleh fungsi pengadaan dalam
2 pemenuhan kebutuhan input secara efisien.

• Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggungjawab atas pengadaan

3
• Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses penga-daan dalam hal
4 tata kelola pengadaan barang dan jasa yang baik.
 Pengadaan barang fiktif

Pajak sehubungan dengan pengadaan barang tida dipungut atau tidak disetorkan

Penyimpangan Kuantitas hasil pengadaan barang dikurangi

dalam Proses Kualitas hasil pengadaan barang direndahkan

Pengadaan
Keterlambatan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang

Hasil pengadaan tidak bermanfaat/tidak dimanfaatkan

Pelanggaran ketentuan/peraturan pengadaan barang

 Audit atas Proses Pengadaan

1. Audit atas Perencanaan Pengadaan

• Terdapat beberapa hal yang harus dimiliki perusahaan dalam hal
perencanaan pengadaan, yakni daftar kebutuhan barang/jasa dan
daftar pemasok terpilih. Dengan memiliki daftar kebutuhan
barang/jasa, perusahaan dapat menghindari kelebihan
pembelian, kelebihan/kekurangan stok, dana terikat pada
barang/jasa yang belum dibutuhkan, pembelian tidak sesuai
dengan standar kualitas. Sedangkan dengan daftar pemasok
terpilih, perusahaan dapat terhindar dari transaksi dengan
pemasok yang salah atau memiliki catatan kinerja yang belum
baik.
 2. Audit atas Pelaksanaan Pengadaan
• Metode yang secara umum dapat digunakan dalam pengadaan barang/jasa
adalah pembelian langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender
terbuka. Selain itu, di era digital, pengadaan dapat dilakukan melalui
pemanfaat teknnologi yang disebut dengan electronic-procurement
(eprocurement).
• Metode yang sering digunakan untuk pemenuhan kebutuhan rutin dan
mendesak (urgent) adalah metode penunjukan langsung. Dengan metode ini,
perusahaan hanya memilih beberapa pemasok terpilih (melalui daftar pemasok
terpilih), sehingga perusahaan tidak harus melakukan seleksi penawaran dari
banyak pemasok. Metode yang digunakan untuk pemenuhan kebutuhan yang
tidak bersifat rutin, perusahaan dapat melakukannya melalui tender terbuka
maupun tender terbatas yang disesuaikan dengan besarnya nilai pengadaan dan
spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan.
 3. Audit atas Inpeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

• Penanganan atas penerimaan barang/jasa harus berjalan dengan

hati-hati. Petugas pada bagian inspeksi harus memiliki kemampuan
teknis yang memadai tentang spesifikasi barang/jasa yang dibeli
dan menggunakan keahlian profesionalnya. Pedoman pengadaan
barang yang ditetapkan perusahaan menjadi panduan utama bagi
petugas inspeksi. Petugas harus memastikan bahwa barang/jasa
yang diterima telah memenuhi seluruh spesifikasi dan waktu
penyerahan yang direncanakan. Auditor dapat menelusuri beberapa
hal dalam tahap ini, diantaranya fisik barang/jasa, dokumen
pengadaan dan berita acara serah terima barang/jasa harus mampu
mendeteksi terjadinya kecurangan/penyimpangan.
 4. Audit atas Pembayaran dan Pelaporan

• Tahapan ini mencakup penyelesaian kewajiban perusahaan kepada pemasoknya

dan pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang, dan
tanggungjawab yang diberikan. Untuk memenuhi internal cross check harus
ada pemisahan personil antara fungsi kasir/bendahara dengan fungsi pencatatan
dan operasional.
• Setiap pembayaran yang dilakukan harus didasarkan pada faktur atau tagihan
dari pemasok, dilengkapi dengan berita acara serah/terima barang/jasa. Jika
pembayaran yang berkaitan dengan pekerjaan yang belum selesai/termin,
faktur/tagihan yang disampaikan harus dilengkapi dengan laporan
perkembangan proyek yang telah disetujui oleh petugas verifikasi dari pihak
perusahaan dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
• Kewajiban terakhir yang harus dipenuhi dari bagian pengadaan adalah
membuat laporan pengadaan
Thanks !