DASAR – DASAR MANAJEMEN MUTU

OLEH :

RUDI FIRMANSYAH ,S.Pi

MANAJEMEN MUTU

 Manajement mutu suatu tindakan yang dilakukan

untuk menjaga tingkat kualitas yang diinginkan
oleh perusahaan. Tindakan ini mencakup rangkaian
aktivitas lain seperti menentukan standar kualitas,
peraturan yang diperlukan, dan aspek lain yang
dapat menentukan kualitas produk atau jasa.
 Tujuan utamanya adalah untuk jangka panjang,
agar meningkatkan kepuasan pelanggan dan
customer loyalty stabil atau bahkan terus
meningkat.
Manajemen mutu ada berapa
komponen 
 Quality planning
 Quality planning merupakan proses pembuatan
standar kualitas dan cara mencapainya.
 Tanpa quality planning, tidak ada benchmark
yang jelas, sehingga bisa saja kualitas yang
dihasilkan berbeda-beda.
 Jadi, komponen ini adalah semacam tonggak
atau pangkal utama yang harus dijalankan agar
komponen lain dapat terlaksana dengan optimal.
Next...

 Quality improvement
 Seperti namanya, quality improvement ditujukan
memang untuk meningkatkan kualitas produk
atau jasa yang sedang diproduksi oleh perusahaan.
 Peningkatan kualitas berfokus pada proses
produksi.
 Biasanya, peningkatan kualitas ini dijalankan di
tengah-tengah produksi, agar proses lebih optimal
dan produk yang dihasilkan bisa dipercaya
kualitasnya.
Next..

 Quality Control
 Quality control merupakan pengawasan
proses guna menjaga kualitas produksi, agar
sesuai dengan standar yang ditetapkan di
awal.
 Perbedaannya dengan quality improvement
adalah quality control lebih berfokus ke
pengawasan proses produksi dan produk
yang dihasilkan, bukan mengubah prosesnya.
Next...

 Quality Assurance
 Quality assurance adalah tindakan yang
dilakukan untuk memastikan bahwa produk
atau jasa sudah memenuhi standar yang
ditentukan.
 Tujuannya adalah agar ketika dijalankan
quality control, tidak terlalu banyak produk
yang harus diperbaiki.
PROSES MANAJEMEN MUTU
 Perencanaan dan Strategi Mutu

 Untuk mencapai suatu tujuan, diperlukan proses perencanaan dan

strategi yang matang agar keputusan-keputusan yang diambil dapat
lebih terarah dan sesuai. Hal ini juga berlaku di dalam dunia bisnis.
Untuk melaksanakan, harus diawali dengan perencanaan yang baik.
rencana dan strategi yang dibuat pun juga harus memiliki struktur
tahapan atau proses yang tepat. Hal ini dilakukan agar kualitas mutu
yang diinginkan dapat tercapai dan memenuhi standar yang berlaku.

 Selain itu, di dalam tahap perencanaan strategi ini juga perlu dilakukan
analisis untuk mengetahui kebutuhan dari konsumen atau pelanggan
agar membantu meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk
maupun jasa yang dihasilkan.
NEXT....
 Implementasi Perencanaan Mutu
 Setelah melakukan perencanaan strategi yang matang,
implementasi mutu diperlukan untuk mengaplikasikan
hasil rancangan yang sudah dibuat. Di dalam proses
implementasi mutu, ada hal yang perlu diperhatikan,
seperti standar pengerjaan atau pembuatan produk,
dan pengecekan kualitas mutu. Jika sudah sesuai
dengan standar mutu yang digunakan oleh perusahaan,
barulah produk maupun hasil akan diberikan dan
disebarluaskan kepada para konsumen di luar.
HAL-HAL YANG PERLU DI PERHATIKAN
DALAM MANAJEMEN MUTU

SOP
SSOP
GMP
HACCP
 SOP (STANDAR OPRASIONAL
PROSEDUR)
 Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah
urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-
pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan
tersebut dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di
mana melakukannya, dan siapa yang
melakukannya.
Manfaat Standar Oprasional Prosedur
(SOP)

 Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan

No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:
 Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,
mengurangi kesalahan dan kelalaian.
 SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
 Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam
melaksanakan tugas.
 Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
 Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan
tugasnya.
 Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
 Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian
pelayanan sehari-hari.
 Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
 Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Cara Membuat SOP

 Proses pembuatan SOP ini memerlukan persiapan yang cermat, karena akan menjadi peraturan baku yang harus
dipatuhi oleh semua karyawan perusahaan. Di bawah ini kami uraikan sekilas langkah-langkah membuat Standar
Operasional Prosedur.
 Menentukan Anggota Tim
Biasanya Human Resources Department atau HRD yang paling terlibat dalam proses ini. Anggota tim lainnya bisa
berasal dari masing-masing kepala departemen, karena mereka bertanggung jawab atas bawahan, mengetahui
cara kerja dan prosedur lainnya. Pihak lain yang terlibat biasanya adalah konsultan sebagai bantuan eksternal
perusahaan. Pastikan orang-orang dalam tim adalah yang mengenal cara kerja atau prosedur perusahaan dengan
baik.
 Pemetaan Proses Bisnis
Setelah terbentuk, tim ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Misalnya, apa
saja yang terjadi dari sejak penjualan hingga terjadi pembelian dan pengiriman produk atau jasa ke pelanggan?
Dokumen apa saja yang dibutuhkan? Siapa yang melakukan? Setiap departemen dianalisa secara mendetail untuk
mendapatkan gambaran yang jelas. Hubungan antar departemen bisa terlihat melalui dokumen dan proses yang
ada.
 Pengumpulan Data Dokumentasi
Setelah mendapatkan gambaran besar hingga mikro dari proses-proses yang terjadi dalam perusahaan, semua data
dan dokumen dicatat dengan detail. Mulai dari dokumen yang digunakan (akunting, penjualan, retur, invoice, dll)
hingga nama dan nomor/kode dokumen. Siapa yang bertanggung jawab (tanda tangan) dan pihak atau departemen
yang terlibat perlu diketahui untuk mengetahui arus informasi dan mendeteksi kemungkinan kebocoran.
Next..
 Buat Flowchart dan Narasi
Data yang telah terkumpul divisualisasikan dengan flowchart sehingga memudahkan untuk melihat
hubungan antar proses/departemen. Setiap alur kerja dinarasikan sehingga jelas siapa PIC yang
bertanggung jawab, personel yang melakukan, jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa yang bisa
terjadi dalam setiap kemungkinan beserta solusinya.
 Review Flow Chart dan Narasi
Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke masing-
masing departemen untuk diperiksa, karena mereka yang sehari-harinya bekerja sesuai dengan aturan
SOP tersebut. Dipimpin oleh kepala departmen, mereka bisa memberikan koreksi, penambahan, atau
masukan sebelum hasil akhir nantinya.
 Simulasi SOP
Setelah proses perbaikan dan feedback telah selesai dilakukan, saatnya untuk uji coba. Setiap bagian
SOP dilakukan dan harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidak samaan dalam
pelaksanaan dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.
 Penetapan SOP
Setelah melewati tahap simulasi berkali-kali, Standar Operasional Prosedur siap untuk ditetapkan
menjadi proses bak dalam operasional perusahaan. Salinan kemudian bisa diberikan ke masing-
masing departemen. Finalisasi Standar Operasional Prosedur harus diimplementasikan dengan segera
untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan memiliki sistem (SOP) yang baik, karyawan dapat
bekerja sesuai arahan, lebih teratur, dan menghindari kebocoran dalam perusahaan.
SSOP (Standar Sanitasi Oprasional
Prosedur)
 SSOP adalah Prosedur pelaksanaan sanitasi standart yang harus
dipenuhi oleh suatu sentra pengolahan atau UPI untuk mencegah
terjadinya kontaminasi terhadap produk yang diolah
 Sanitasi : Perilaku disengaja dalam pembudayaan hidup bersih,
sehingga mencegah manusia bersentuhan langsung dengan kotoran
dan bahan buangan berbahaya lainnya agar dapat menjaga dan
meningkatkan kesehatan manusia
 Mengapa harus dibuat prosedur monitoring SSOP?
 Untuk mengembangkan budaya kerja yang dapat mengontrol sanitasi
secara efektif .
 Prosedur Kontrol Sanitasi merupakan prosedur untuk memelihara
kondisi sanitasi yang berkaitan dengan semua sarana pengolahan,
sarana kebersihan, personil dan lingkungan yang dituangkan dalam
rancangan SSOP
Next...

 Tujuan SSOP :
 Memastikan mutu produk dan menjamin
tingkat dasar pengendalian keamanan
pangan
 Meminimalisir kontaminasi
GMP (Good Manufacturing Practice)

 Good Manufacturing Practice atau GMP

adalah sebuah konsep manajemen yang
berbentuk prosedur dan cara kerja untuk
menghasilkan produk. Seluruh produk yang
dihasilkan ini wajib memenuhi standar yang
ada dengan tingkat perbedaan yang rendah.
INDIKATOR GMP

 1. Bangun Komitmen di Antara Stakeholder

 Hal mendasar yang harus diperhatikan
sebelum mulai menerapkan GMP yakni
membangun komitmen di antara
seluruh stakeholder perusahaan, mulai dari
pemilik, pemimpin, hingga karyawan.
Pasalnya, kesuksesan sebuah proses
menuntut kerja sama antara seluruh elemen
sumber daya manusia perusahaan.
NEXT...

 2. Bentuk Tim yang Solid

 Setelah komitmen terbangun di antara
seluruh elemen sumber daya manusia yang
ada di perusahaan, maka langkah selanjutnya
yang diperlukan adalah membentuk tim yang
solid. Salah satu hal yang harus diperhatikan
dalam pembentukan tim yakni penanggung
jawab yang mempunyai kapasitas dan
kapabilitas untuk memimpin tim.
NEXT...

 3. Tentukan Standar Referensi GMP

 Tidak hanya membentuk tim yang solid,
setiap perusahaan juga perlu menentukan
standar referensi yang efektif dan sesuai.
Setiap perusahaan jelas memiliki standar
referensi yang berbeda-beda. Namun secara
umum, standar referensi ini terkait beberapa
hal seperti produksi, desain, fasilitas,
jaminan, serta ruang penyimpanan produk.
NEXT...

 4. Terapkan Indikator
 Selain menentukan standar referensi GMP,
perusahaan di berbagai bidang juga perlu
menerapkan indikator-indikator yang efektif.
Hal ini untuk mengurangi kesalahan-
kesalahan fatal yang bisa saja terjadi.
Selanjutnya, evaluasi terhadap kinerja
penerapan GMP pun penting untuk dilakukan
agar tidak muncul lagi kesalahan.
Next...

 5. Bangun Kesadaran Individu

 Terakhir, faktor yang penting untuk
diperhatikan yaitu membangun kesadaran
individu baik di level manajer, supervisor,
hingga karyawan dan staf lainnya sehingga
semua orang berkomitmen terhadap GMP. Hal
ini dikarenakan oleh pentingnya menjaga
konsistensi terhadap sebuah sistem yang telah
diterapkan agar bisa terus berkelanjutan.
HACCP(Hazard Analysis and Critical
Control Point)
 HACCP adalah sebuah metode sistematis
berbasis sains yang mengidentifikasi risiko
bahaya tertentu dan tindakan
pengendaliannya untuk memastikan
keamanan dari produk pangan yang
diproduksi. Berfokus pada pencegahan,
HACCP dapat membantu perubahan
termasuk merancang peralatan dan prosedur
pengolahan.
Next...

 HACCP adalah sistem manajemen risiko yang

mengidentifikasi, mengevaluasi, dan
mengendalikan risiko bahaya terkait
keamanan pangan di seluruh lini jaringan
rantai pasokan.
NEXT...

 sistemHACCP dalam industri pengolahan

pangan dan pakan sebagai sistem penjamin
keamanan mempunyai kegunaan dalam
beberapa hal yaitu sebagai berikut:
NEXT...

 Mencegah penarikan produk yang dihasilkan

 Mencegah penutupan pabrik
 Meningkatkan jaminan keamanan produk
 Pembenahan dan pembersihan pabrik
 Mencegah kehilangan pelanggan atau pasar
 Meningkatkan kepercayaan konsumen
 Mencegah pemborosan biaya atau kerugian
yang mungkin timbul karena masalah
keamanan produk.
 SEKIAN
TERIMA KASIH