Plan-Do-Check-Act

(PDCA)

By. SUMANTRI, SKM,MM

Konsep PDCA tersebut merupakan pedoman bagi

setiap manajer untuk proses perbaikan kualitas
secara terus menerus tanpa berhenti tetapi
meningkat ke keadaan yang lebih baik dan
dijalankan
di
seluruh
bagian
organisasi
Pengidentifikasian
masalah
yang
akan
dipecahkan dan pencarian sebab-sebabnya serta
penentuan tindakan koreksinya, harus selalu
didasarkan pada fakta. Hal ini dimaksudkan
untuk
menghindarkan
adanya
unsur
subyektivitas dan pengambilan keputusan yang
terlalu cepat serta keputusan yang bersifat
emosional. Selain itu, untuk memudahkan
identifikasi masalah yang akan dipecahkan dan
sebagai
patokan
perbaikan
selanjutnya,

Kualitas saat ini sudah tidak lagi

diartikan sebagai sebuah pengertian
tradisional dimana kualitas hanya
dipahami
sebagai
pemenuhan
terhadap
suatu
persyaratan,
melainkan dikaitkan sebagai suatu
produk
atau
hasil
yang
dapat
memuaskan
konsumen
dan
memajukan suatu organisasi atau
perusahaan. Ketika suatu organisasi
atau perusahaan dibangun, berbagai
tahapan atau proses harus dilalui,
seperti
perencanaan
(planning),
pelaksanaan/
kerjakan
(do),

Tahapan dalam penjagaan sebuah kualitas agar

tetap berada pada standar yang telah ditetapkan,
menjadi sebuah penekanan terpenting dalam
keberlangsungan
hidup
sebuah
organisasi/
perusahaan. Tahapan tersebut diantaranya adalah
: perencanaan dimana diperlukan sebuah prosedur
perencanaan
kualitas,
tahap
pelaksanaan
diperlukan sebuah jaminan kualitas, tahap
evaluasi diperlukan sebuah pengontrolan terhadap
kualitas,
dan
tahap
penjagaan
serta
pengembangan mutu. Untuk menciptakan sebuah
produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan
konsumen, tidak harus mengeluarkan biaya yang
lebih besar. Maka dari itu, diperlukan sebuah
program peningkatan kualitas yang baik, yaitu
misalnya dengan menerapkan program PDCA

Manfaat
dari PDCA
antara
lain

1. Sebagai pola kerja dalam

perbaikan suatu proses atau
sistem di sebuah organisasi;
2. Untuk menyelesaikan serta
mengendalikan
suatu
permasalahan dengan pola
yang runtun dan sistematis;
3. Untuk kegiatan continuous
improvement dalam rangka
memperpendek alur kerja;
4. Menghapuskan pemborosan
di
tempat
kerja
dan
meningkatkan produktivitas.

Proses
PDCA

Di dalam ilmu manajemen,

ada konsep problem solving
yang bisa diterapkan di tempat
kerja kita yaitu menggunakan
pendekatan P-D-C-A sebagai
proses penyelesaian masalah.
Dalam bahasa pengendalian
kualitas,
P-D-C-A
dapat
diartikan
sebagai
proses
penyelesaian
dan
pengendalian masalah dengan
pola runtun dan sistematis.
Secara ringkas, Proses PDCA
dapat
dijelaskan
sebagai
berikut

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan

PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil

yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang
ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil
dan per sub-sistem.

P (Plan =
Rencanaka
n)

Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi

sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa
saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ideide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu
diperhatikan,
antara
lain:
mengidentifikasi
pelayanan
jasa,
harapan,
dan
kepuasan
pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai
dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses
dari awal hingga akhir yang akan dilakukan.
Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih
salah satu permasalahan yang akan diselesaikan
terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab
masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang
dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai
dengan spesifikasi.
Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan
dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai
peningkatan dan perbaikan.
Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

D
(Do =
Kerjakan)

Artinya
MELAKUKAN
perencanaan
PROSES
yang
telah
ditetapkan
sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini
juga telah ditetapkan dalam tahap
PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus
benar-benar menghindari penundaan,
semakin kita menunda pekerjaan maka
waktu kita semakin terbuang dan yang
pasti
pekerjaan
akan
bertambah
banyak..
Implementasi proses. Dalam langkah
ini, yaitu melaksanakan rencana yang
telah
disusun
sebelumnya
dan
memantau proses pelaksanaan dalam
skala kecil (proyek uji coba).
Mengacu
pada
penerapan
dan
pelaksanaan
aktivitas
yang
direncanakan.

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN

dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya.
Kita mengecek kembali apa yang sudah kita
kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang
ada atau masih ada kekurangan.
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil
terhadap sasaran dan spesifikasi dan
melaporkan hasilnya.

C
(Check =
Evaluasi)

Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu

diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi
proses dan hasil terhadap sasaran dan
spesifikasi.
Teknik yang digunakan adalah observasi dan
survei. Apabila masih menemukan kelemahankelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan
untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka
cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil,
dilakukan rutinitas.
Mengacu pada verifikasi apakah penerapan
tersebut sesuai dengan rencana peningkatan
dan perbaikan yang diinginkan.

A
(Act =
Menindakl
anjuti)

Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil

SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan
perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah
kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum
sempurna,
segera
melakukan
action
untuk
memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting
artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses
perbaikan
selanjutnya.
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan
yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh
langkah
dan
memodifikasi
proses
untuk
memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi
perubahan, seperti mempertimbangkan area mana
saja yang mungkin diterapkan, merevisi proses yang
sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar,
prosedur
dan
kebijakan
yang
ada,
mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan
dan suplier atas perubahan yang dilakukan apabila
diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas,
dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga
perlu memonitor perubahan dengan melakukan
pengukuran dan pengendalian proses secara
teratur.

TAHAP-TAHAP
SISTEM
MANAJEMEN
MUTU

1. menetapkan komitmennya
untuk melaksanakan
sistem manajemen mutu;
2. menetapkan kebijakan
mutu dan sasaran mutu;
3. melakukan penetapan dan
pendelegasian tugas dan
wewenang;
4. menunjuk wakil
manajemen yang bertugas
mengawasi pelaksanaan
sistem manajemen mutu;
5. melakukan tinjauan
manajemen.

Proses berikutnya yang juga

merupakan Proses Perencanaan
(plan) adalah Pengelolaan Sumber
Daya, dimana organisasi menetapkan
sumber daya-sumber daya yang
diperlukan untuk melaksanakan
sistem manajemen mutu dan
memenuhi persyaratan pelanggan.
Sumber daya tersebut berupa :

Perencanaan
(plan)

- sumber daya manusia (karyawan);

- infrastruktur (bangunan);
- peralatan proses;
- alat transportasi;
- komunikasi dan lingkungan kerja.

melaksanak
an (do)

Pada tahap selanjutnya, organisasi

harus melaksanakan (do)
perencanaan-perencanaan yang
telah ditetapkan dalam proses
Realisasi Produk. Pada proses ini
yang dilakukan organisasi adalah :
menetapkan semua kebutuhan
untuk membuat proses;
melakukan kegiatan verifikasi,
validasi, monitor, inspeksi;
pengujian yang dibutuhkan untuk
kriteria penerimaan produk;
komunikasi dengan pelanggan,
kegiatan desain dan pengembangan,
pembelian, kegiatan pengendalian
perlengkapan produksi dan
pelayanan, pengendalian alat ukur,
dan lain sebagainya.

Dengan kata lain, semua kegiatan operasional suatu

perusahaan merupakan bagian dari proses Realisasi
Produk dalam ISO 9001:2000. Pada tahapan ini,
Persyaratan Pelanggan merupakan input bagi proses
sedangkan outputnya adalah Kepuasan
Pelanggan.Setelah proses implementasi (do) dijalankan,
maka proses berikutnya adalah pemeriksaan (check) hasilhasil yang diperoleh dan penetapan tindakan (act) yang
diperlukan untuk perbaikan. Pada proses ini :

pemeriks
aan
(check) &
tindakan
( Act)

- organisasi memonitor dan mengukur kepuasan

pelanggan;
- melakukan audit mutu internal (internal quality audit);
- memonitor dan mengukur proses-proses dan produk;
- melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian
(non conformity) yang terjadi;
- menganalisa semua data yang diperoleh termasuk
kecenderungan proses-proses;
- kemudian melakukan tindakan perbaikan dan
pencegahan.

Implementasi PDCA
Siklus

Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan step-step

penyelesaian masalah yang sistematis yang pada saat ini
sudah banyak diaplikasikan di perusahan besar di Indonesia
namun sudah lama diterapkan di negara-negara maju seperti
Jepang, German, USA.Untuk dapat mngeimplementasikan
PDCA
dalam
konteks
semangat
perbaikan
yang
berkesinambungan untuk meningkatkan mutu organisasi,
tidak hanya memerlukan pemahaman tentang konsep PDCA
itu sendiri, tetapi juga memerlukan pemahaman akan
pengetahuan dan keterampilan dalam penggunaan alat-alat
manajemen kualitas. Bagaimanapun implementasi dari setiap
tahap PDCA, mulai dari tahap P (Plan) sampai A (Act)
memerlukan seperangkat alat bantu yang dapat digunakan
untuk mengefektifkan tindakan dalam setiap tahapan. Kaitan
antara setiap tahapan dalam PDCA dan seperangkatan alat
kualitas dapat dilihat pada gambar.

Alat kualitas yang diperlukan

dalam setiap tahapan dalam
PDCA akan terkait dengan halhal yang dilakukan dilakukan
dalam setiap tahapan. Hal-hal
yang perlu dilakukan dalam
Implementasi setiap tahap
dari PDCA dapat dilihat pada
gambar.

Pada tahap perencanaan, ada empat hal

yang harus dilakukan dalam implementasinya
yakni Penetapan tema dan sasaran tema,
mencari
faktor
penyebab,
urutan
penyebab, dan perumusan. Artinya PDCA
tahap ini diimplementasikan dalam bentuk
tindakan menentukan proses mana yang
perlu diperbaiki dan perbaikan apa yang
perlu
dilakukan
serta
bagaimana
melakukannya. Pendek kata, pada tahap ini,
disusun rencana yang akan dilakukan, atau
menentukan masalah yang akan diatasi atau
kelemahan yang akan diperbaiki dan mencari
solusi untuk mengatasi masalah tersebut.
Menjadi kewajiban pimpinan organisasi untuk

Pendek kata, pada tahap "perencanaan"

pimpinan menyusun, merencanakan,
mengkoordinasikan, mensosialisasikan,
dan mengkomunikasikan tema atau
persoalan inti yang hendah diselesaikan.
Pada tahap ini diperlukan alat kualitas
untuk
membantu
mengidentifikasi
masalah,
dan
menyusun
rencana
perbaikan seperti misalnya pemetaan
layanan pelanggan, flowchart, analisis
pareto, brainstorming, teknik diskusi
kelompok,
analisis
pohon,
matriks
evaluasi,
diagram
sebab
akibat

Tahap
"Melakukan"
diimplementasikan
mengerjakan apa yang telah direncanakan.
Melaksanakan
rencana
yang
telah
disusun
sebelumnya
dan
memantau
proses
pelaksanaannya. Pada tahap ini, ambilah keputusan
berdasarkan tahapan Plan, dimana anda akan
melihat
problem-problem
yang
mempunyai
pengaruh yang sangat besar terhadap proses atau
project
yang
anda
kerjakan.
Fokuskan
perbaikan/solusi terhadap masalah terbesar saja
(mungkin hanya terdapat 2 atau 3 masalah utama
yang mempunyai pengaruh sangat besar). pada
tahap
"mengerjakan,
pimpinan
melakukan,
melaksanakan, menerapkan, mengimplementasikan
apa
yang
telah
dihasilkan
pada
tahap
"perencanaan". Alat-alat kualitas yang biasa
digunakan untuk membantu implementasi tahap ini

Tahap Pengecekan diimplementasikan dengan

mengawasi
proses
"mengerjakan"
dan
mengumpulkan
baseline
information
untuk
menentukan keadaan nyata sekarang mengenai
jalannya proses apakah hasil yang terjadi sesuai
dengan perencanaan. Meneliti apa yang telah
dilaksanakan dan menemukan kelemahan-kelemahan
yang perlu diperbaiki. Berdasarkan kelemahankelemahan tersebut disusun rencana perbaikan untuk
dilaksanakan selanjutnya. Dengan kata lain, tahap
"mengerjakan" diimplementasikan dengan melakukan
evaluasi terhadap hasil perbaikan. Pada tahap ini,
anda harus melakukan evaluasi terhadap perubahan
atau perbaikan terhadap proses proyek yang telah
anda lakukan. Kemudian harus anda pelajari,
seberapa efektifkah dan seberapa besar pengaruhnya
langkah perbaikan tersebut terhadap proyek anda.

Pimpinan
organisasi
memeriksa,
memonitor,
mengecek, mengukur, mengevaluasi segala hal yang
dikerjakan pada tahap "mengerjakan". Ada tiga
kemungkinan hasil yang dapat diamati dari
implementasi tahap pengecekan antara lain : 1)
Hasilnya bermutu sesuai yang direncanakan,
sehingga prosedur bersangkutan dapat dipergunakan
di masa mendatang. 2) Hasilnya tak bermutu, tidak
sesuai yang direncanakan sehingga prosedur yang
bersangutan tersebut tidak sesuai dan harus diganti
atau diperbaiki di masa mendatang. 3) Prosedur
yang bersangkutan mungkin dapat dipakai untuk
keadaan
berbeda.
Dengan
demikian,
proses
sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act,
tetapi kembali lagi pada langkah pertama dan
seterusnya. beberapa alat kualitas yang digunakan
dalam implementasi tahap ini antara lain Check

Tahap Tindak Lanjut diimplementasikan dengan

membuat usulan standard dan menetapkan
langkah selanjutnya berdasarkan temuan dari
tahap "mengawasi". Implementasi tahap ini
dimaksudkan untuk menjawab bagaimana tindak
lanjut untuk menjadi lebih baik di kemudian hari
dan
melaksanakan
keseluruhan
rencana
peningkatan
perbaikan,
termasuk
perbaikan
kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan. Pada
tahap ini ada kemungkinan dilakukan standarisasi
ulang proses dan persiapan terhadap perbaikan
berikutnya. Pada tahap ini, proses perbaikan yang
terbaik
efeknya
terhadap
proyek
akan
digunakan/diterapkan dalam proses dan selalu
dimonitoring kemudian distandarisasi sebagai
suatu prosedur standar. Setelah proses/ proyek
anda mengalami perubahan baik dan stabil maka

Pimpinan melaporkan, mempertanggungjawabkan,

menindaklanjuti, memperbaiki, dan meningkatkan
performansi. Lebih dari itu, pimpinan memutuskan
perubahan yang akan diimplementasikan; Bila
berhasil, perlu disusun prosedur yang baku.
Memutuskan sejauh mana perlu pelatihan ulang
dan tambahan bagi karyawan terkait serta mengkaji
perubahan tersebut punya efek negatif terhadap
bagian lain organisasi atau tidak. Selanjutnya,
memantau
terus
perubahan
tersebut.
Implementasi tahap ini memerlukan seperangkat
alat bantu seperti pemetaan proses, standardisasi
proses, informasi pengendalian, pelatihan formal
untuk kepentingan standardisasi proses.

Konsep PDCA yang pada hakekatnya merupakan siklus

yang pada implementasinya dimaksudkan untuk

membangun budaya mutu berbasis perbaikan terus
menerus. Implementasi konsep PDCA untuk desain
wewenang dan tanggungjawab dijabarkan berikut ini.
Plan (perencanaan) yaitu apa yang harus dilakukan dan
bagaimana melakukannya? Pada tahapan perencanaan
ini, rumusan desain diarahkan pada mengembangkan
sasaran dan proses-proses yang diperlukan untuk
mencapai hasil yang sesuai dengan kebijakan organisasi
atau sesuai persyaratan pengguna. Do (melaksanakan),
yaitu mengerjakan yang direncanakan. Pada tahapan
melaksanakan ini, rumusan desaindiarahkan pada
melaksanakan strategi, kebijakan, dan proses-proses
yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah
ditetapkan dalam sasaran mutu atau sesuai persyaratan
pengguna. Check (memeriksa), yaitu apakah hasil yang
terjadi sesuai dengan yang direncanakan.

Pada tahapan memeriksa ini, rumusan desain

diarahkan
pada
memantau,
mengevaluasi,
mengukur kesesuaian proses-proses yang telah
dijalankan dan produk yang telah dihasilkan
dengan kebijakan organisasi, sasaran mutu dan
persyaratan produk yang telah ditetapkan.
Diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai
dengan
kebijakan
organisasi
atau
sesuai
persyaratan pengguna. Action (tindaklanjut),
yaitu apakah tindaklanjut yang akan diambil
dengan hasil yang diperoleh dan upaya yang
diperlukan untuk meningkatkan hasil yang
diperoleh? Pada tahapan tindaklanjut ini,
rumusan desain WT-nya diarahkan pada upayaupaya tindakan untuk meningkatkan kinerja
proses secara bekesinambungan. Penjabaran dari

PDCA, SDCA dan Visi Organisasi

Siklus
PDCA
dalam
SMM
ISO
9001:2008 SMM merupakan sistem
manajemen yang berlandaskan pada
siklus proses PDCA (plan-do-checkaction).
Pengimplementasian
siklus
PDCA merupakan sebuah upaya untuk
dapat menjalankan suatu peningkatan
berkelanjutan.
Hubungan
antara
implementasi PDCA tersebut dengan
SDCA (standar-do-check-action) serta
proses
peningkatan
berkelanjutan
(continuous improvement) dapat dilihat

Proses PDCA digambarkan sebagai

suatu bola yang harus didorong
menuju arah visi yang letaknya diatas.
Tentu memerlukan tenaga dan upaya
untuk dapat meletakkan bola tersebut
menuju visi yang letaknya diatas. Jika
tidak ada upaya, mustahil bola PDCA
tersebut akan mencapai visi yang
letaknya di atas. Kondisi ini
menandakan bahwa mutu tersebut
harus diupayakan, tidak ada mutu
datang dengan sendirinya.

Namun dalam upaya mendorong bola

PDCA tersebut ke atas, selain
diperlukan upaya untuk
mendorongnya, juga diperlukan alat
untuk mengganjal supaya jika ada
kondisi yang tidak diinginkan , bola
PDCA tidak lagi turun ke bawah, tetapi
bisa ditahan pada level tertentu. Alat
untuk mengganjal tersebut adalah
standar dan disebut SDCA (standar-docheck-action). Demikian seterusnya
sampai bola PDCA dapat mencapai visi.

Metamorfosa tersebut merupakan upaya

organisasi mencapai visi. Dalam mencapai
visi, harus menetapkan sasaran-sasaran
jangka pendek dan tujuan-tujuan jangka
menengah. Dalam setiap tahun, organisasi
harus memiliki sasaran yang akan dicapai.
Sasaran tersebut akan dicapai dengan
menggunakan berbagai program kerja.
Program kerja yang ada di organisasi
merupakan bola PDCA, sedangkan sasaransasaran jangka pendek merupakan ganjal
standar yang digunakan untuk menahan
bola PDCA. Demikian seterusnya setiap
tahun organisasi harus menetapkan
berbagai sasaran yang lebih baik dan lebih
mendekati visi yang telah ditetapkannya.

Dari visi/ tujuan/ sasaran yang

direncanakan, maka dibuatlah
pedoman pengerjaan yang
merupakan standar pelaksanaan.
Mendasarkan pada standar inilah
program kerja atau kegiatan
setiap hari akan dilaksanakan. Jika
dengan standar pelaksanaan
tersebut dan sumber daya yang
tersedia visi/ tujuan/ sasaran
dapat dicapai, maka proses
peningkatan dapat dilakukan.

Namun, jika standar tersebut belum tercapai

maka harus diupayakan untuk mampu
melakukan pekerjaan dengan standar yang telah
direncanakan tersebut. Jika sudah tercapai, tetapi
belum mampu meningkatkan kualitas
dikarenakan berbagai keterbatasan, maka proses
dilakukan sesuai dengan standar tersebut,
sampai organisasi tersebut memiliki kemampuan
dalam melaksanakan pengembangan.
Peningkatan visi/ tujuan/ sasaran tentu akan
diikuti dengan standar proses, kemungkinan
besar juga akan diikuti dengan peningkatan
sumber daya, baik itu SDM, anggaran, waktu
maupun sumber daya yang lain.

terimakasih