PENGERTIAN PENGENDALIAN MUTU

A.Pengendalian
Pengendalian sangatlah diperlukan oleh perusahaan dalam menjalankan aktivitas
produksinya mulai dari bahan baku samapi barang jadi. Adapun pengertian dari pengendalian
menurut pendapat beberapa ahli, antara lain menurut T. Amrine,John A. Ritchey dan O liver
S. Hulley ; “ pengendalian adalah suatu sarana manajemen yang memerlukan studi dan analisis
yang teliti untuk mencegah pelaksanaan pengendalian hanya untuk kepentingan pengendalian
saja” (1986 : 221).
Sedangkan menurut Sofyan Assauri mengatakan ; “pengendalian adalah kegiatan
pemeriksaan dan pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan-
kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa yang diharapkan atau direncanakan” (1980 : 120).
Soewardjo dalam bukunya “Quality Control” mengatakan bahwa ; “pengendalian
adalah suatu jaminan agar supaya pelaksanaan sedapat mungkin bisa sesuai dengan rencana
yang telah digariskan” (1983 : 2).
Berbeda dengan pendapat M. Manullang ; “ Pengendalian adalah penilaian akan
pekerjaan bawahan baik yang sedang dikerjakan maupun yang sudah selesai dikerjakan dengan
maksud mengadakan tindakan perbaikan bila perlu agar benar-benar dapat dihasilkan tujuan
yang sudah digariskan” (1975 : 135).
Perbedaan pendapat ini tidak menyebabkan perbedaan arti yang terlalu jauh karena
pada intinya pengendalian ini untuk mencapai hasil yang sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Jadi suatu pengendalian yang baik akan dapat membantu proses
produksi dalam suatu perusahaan, tidak hanya dalam segi preventifnya saja, tetapi juga dalam
segi korektifnya kerena pengedalian yang tepat merupakan jaminan bahwa hasil yang dicapai
akan sesuai dengan apa yang diharapkan.
Proses produksi dapat berjalan dengan lancer karena adanya pengendalian yang baik
sehingga jumlah kerusakan hasil produksi dapat berkurang seminimal mungkin atau lebih kecil
dari standar kerusakan yang telah ditetapkan.pengendalian adalah suatu proses pendelegasian
tanggung jawab dan wewenang untuk suatu aktivitas manajemen,dalam menopang usaha-
usaha atau sarana dalam rangka menjamin hasil-hasil yang memuaskan.

Menurut Assauri (2008:299), pengawasan mutu adalah kegiatan untuk memastikan apakah
kebijakan dalam hal mutu (standar) dapat tercermin dalam hasil akhir. Dengan perkataan lain
pengawasan mutu merupakan usaha untuk mempertahankan mutu atau kualitas dari barang
yang dihasilkan, agar sesuai dengan spesifikasi produk yang telah ditetapkan berdasarkan
kebijaksanaan perusahaan.

Dengan demikian, dalam hal pengawasan mutu semua produk yang dihasilkan harus diawasi
sesuai dengan standar dan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi harus dicatat serta
dianalisis agar dapat digunakan untuk tindakan-tindakan perbaikan produksi pada masa yang
akan datang.

Menurut Ahyari (1996:334), pengawasan mutu dapat dilakukan melalui tiga pendekatan, yaitu:
1. Pendekatan Bahan Baku
Bahan baku merupakan faktor yang penting untuk menentukan kualitas suatu produk. Bagi
perusahaan pengaruh kualitas bahan baku berdampak besar terhadap kualitas akhir produk
yang dihasilkan.

2. Pendekatan Proses Produksi

Selama berlangsungnya proses produksi, produk dalam proses tidak dapat diperiksa setiap saat.
Oleh sebab itu, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana operator menyelesaikan proses
produksi. Pemeriksaan dalam pendekataan ini dilakukan dengan melihat pelaksanaan proses
dibandingkan dengan petunjuk yang ada dengan standar proses. Pendekatan proses ini
dilakukan bila proses produksi lebih menentukan mutu produk.

3. Pendekatan Produk Akhir

Meskipun telah dilakukan pengawasan produk pada tingkat proses produksi, tetapi tidak
menjamin bahwa tidak adanya hasil yang rusak. Kelangsungan hidup perusahaan sedikit
banyak tergantung kepada kepuasan konsumen terhadap produk. Hal ini dapat ditempuh
dengan berbagai cara antara lain dengan memberikan petunjuk penggunaan produk. Selain itu
perusahaan juga dapat mengumpulkan informasi tentang keluhan konsumen sehubungan
dengan pemakaian produk tersebut.

Pemilihan dari ketiga pendekatan tersebut tergantung kepada masing-masing perusahaan.

Apabila kulitas produk sangat ditentukan oleh bahan baku, maka perusahaan tersebut akan
memilih pendekatan bahan baku. Bila proses produksi lebih menentukan kualitas produk, maka
perusahaan akan memilih pendekatan proses produksi. Bagi perusahaan yang tidak memiliki
masalah khusus terhadap bahan baku dan proses produksi maka pendekatan yang digunakan
adalah pendekatan produk akhir.

B.Pengertian pengendalian mutu

Pengendalian yang baik disetiap bagian sangatlah diperlukan oleh setiap perusahaan
untuk melaksanakan rencananya dalam melakukan proses produksi, sehingga apa yang dicapai
tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
Sector produksi adalah salah satu bagian yang ada dalam perusahaan yang memerlukan
adanya suatu pengendalain, yang mana pengendalian ini dilaksanakan untuk menjamin agar
mutu produksi dapat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dan pelaksanaan
pengendalian mutu tidak hanya dapat dilakukan pada salah satu bagian saja, tetapi
pengendalian tersebut harus dilakukan pada semua bagian, baik pada bagian bahan baku,
bagian bahan dalam proses produksi dan bagian barang jadi.Pengendalian mutu pada proses
produksi membantu perusahaan mencegah dan mengatasi penyimpangan-penyimpangan yang
akan terjadi atau yang telah terjadi.
Menurut Shigeru Mizuno ; “ pengendalian mutu adalah memperbaiki desain, standar
dan prosedur kerja sedemikian rupa sehingga tidak akan ada produk yang cacat. Pengendalian
mutu adalah pencegahan. Dalam arti ini , boleh dikatakan bahwa pengendalian mutu adalah
seni melakukan sesuatu yang sudah jelas dan melakukanya dengan betul” ( 1994 : 17).

Ada beberapa factor yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan pengendalian mutu antara lain
: Produk yang dihasilkan harus mempunyai mutu yang baik dan terjamin, Menentukan sifat-
sifat produk yang ada hubungannya dengan selera konsumen.
Pengendalian mutu mencakup keseluruhan kegiatan produksi, dari mulai perencanaan
(plan), kemudian mengimplementasikan perencanaan itu menjadi kenyataan (do), dan
meninjau kembali sejauhmana kesesuaian antara hasil dengan rencana semula (check).
Selanjutnya harus dilakukan perbaikan yang perlu apabila kesesuaian antara hasil dengan
rencana tudak tercapai (action). Keseluruhan langkah tersebut, P-D-C-A (Plan, Do, Check,
Action) akan menjadi sebuah siklus pengendalian yang satu sama lain saling bergantung dan
berkesinambungan.
Oleh sebab itu diperlukan penciptaan terhadap divisi pengendalian mutu dalam sebuah
organisasi/perusahaan. Divisi ini bertugas menyebarkan tanggung jawab untuk menjaga mutu
 produk ke seluruh divisi dan ini harus melibatkan anggota perusahaan secara keseluruhan.
Melibatkan semua orang dan setiap kegiatan dari manajemen perusahaan secara terpadu.
Pengendalian mutu tersebut adalah sebuah diagnostic. Apabila terjadi sebuah produk
cacat muncul, penyebabnya dicari dan dilakukan perbaikan. Akan tetapi kita tidak boleh hanya
menangani penyembuhan penyakitnya saja. Justru hal yang terpenting adalah mencari dan
menelusuri penyebab terjadinya permasalahan, sehingga dapat diterapkan prosedur kerja baru,
yang menjamin persoalan yang sama tidak akan terulang.
Dalam industri tradisional seperti yang banyak berkembang di Indonesia system jaminan
kualitas hanya berfokus pada aktivitas inspeksi untuk mencegah lolosnya produk-produk cacat
ketangan konsumen dengan cara menyortir produk yang baik dari produk jelek. Pada umumnya
system kualitas modern dibangun oleh industri-industri dari negara maju memiliki
karakteristik:

1. Berorientasi Kepada Konsumen

Produk didesain sesuai dengan keinginan konsumen melalui riset pasar, sehingga memenuhi
spesifikasi desain, serta purna jual yang baik.

2. Partisipasi aktif yang dipimpin oleh Manajemen Puncak

Konsekuensi rendahnya motivasi pekerja terhadap kualitas karena kurang perhatian dari
manajemen puncak.

3. Adanya pemahaman dari setiap orang terhadap Tanggung Jawab yang spesifik untuk
Kualitas
Adanya komitmen bersama dari level bawah sampai level atas akan pengertian tentang kualitas.

4. Aktivitas yang Berorientasi Pada Tindakan pencegahan Kerusakan.

Kualitas tidak hanya cukup dilakukan pada mendeteksi kerusakan , tetapi difokuskan pada
tindakan pencegahan dengan cara melakukan aktivitas secara baik sesuai dengan instruksi
pekerjaan, sesuatu dilakukan dengan cara do it right the first time.

5. Filosofi menganggap bahwa Kualitas Merupakan Jalan Hidup (Way of life)

Isu-isu tentang kualitasselalu didiskusikan dalam pertemuan manajemen , karyawan diberikan
pelatihan pelatihan tentang konsep kualitas beserta methode-methodenya. Adanya kultur
budaya perusahaan melaksanakan proses peningkatan kualitas secara terus menerus.

Dari uraian di atas dapatlah ditarik pengertian pengertian sebagai berikut:

1. Pengendalian mutu adalah merupakan proses manajemen yang di dalamnya terdapat unsure a.
mengevaluasi kinerja nyata, b. membandingkan kinerja nyata dengan tujuan, dan c.
mengambil tindakan terhadap perbedaan.
2. Tujuan Utama Pengendalian adalah meminimalkan kerusakan, dengan tindakan cepat untuk
memulihkan status quo atau lebih baik lagi, mencegah kerusakan sebelum terjadi.
3. Konsep pengendalian adalah salah satu “pemilikan status quo” : menjaga proses terencana pada
keadaan yang terencana sehingga tetap dapat memenuhi tujuan operasi.

Jadi Pengendalian mutu adalah metoda yang digunakan untuk meningkatkan performansi
mutu secara terus menerus dan sebagai penjamin konformansi akan mutu pada setiap level
operasi atau proses kerja yang harus mendapat komitmen dari seluruh jajaran dari pimpinan
tertinggi sampai basic level dengan menggunakan sumber daya manusia dan property yang
tersedia.
 BAB 3
PROSES PENGENDALIAN

Proses pengendalian terjadi dengan menggunakan putaran umpan balik. Unsur dasar
putaran umpan balik dan hubungan timbale baliknya seperti gambar berikut ini:

Putaran Umpan Balik

1. Pengindera (yang “dimasukkan dalam proses”) mengevaluasi kinerja nyata.

2. Pengindera melaporkan kinerja ini kepada penilai
3. Penilai juga menerima informasi mengenai tujuan atau standarnya.
4. penilai membandingkan kinerja nyata dengan tujuan. Jika perbedaan memerlukan
tindakan, penilai menyerahkannya kepada seorang pelaksana.
5. pelaksana membuat perubahan yang diperlukan untuk membuat kinerja kea rah tujuan.

Penginderaan
Penginderaan adalah suatu alat pendeteksian khusus. Alat ini dirancang untuk mengenali
kehadiran dan intensitas fenomena tertentu dan mengubah pengetahuan yang dirasakan ini
menjadi informasi. Informasi ini kemudian menjadi cara untuk mengevaluasi kinerja nyata.
Yang termasuk penginderaan adalah:
1. Alat teknologi untuk mengukur keistimewaan produk dan keistimewaan proses.
2. Sistem data dan laporan yang berhubungan dengan memasok informasi pada hierarki
manajemen.
3. penginderaan manusia.
4. Quetionair dan wawancara (untuk evaluasi mutu pelayanan)

Penginderaan Manusia
Penginderaan manusia terjadi pada semua tingkat hierarki pengukuran. Pada tingkat data
dasar, pekerja manusia harus mengevaluasi keistimewaan produk dan keistimewaan proses
yang bersifat sensorik. Contohnya rasa, baud an perasaan. Dengan cara yang sama pekerja
manusia harus menentukan, misalnya : rekening mana yang harus dibebani dengan jam waktu
atau permintaan bahan ini. Bagaimana kegagalan lapangan ini harus digolongkan? Pada tingkat
yang lebih tinggi manusia harus mengevaluasi kinerja manusia lain dalam berbagai criteria,
beberapa diantaranya tidak dapat dihitung.
Semua penginderaan manusia dapat mengalami kesalahan manusiawi yang berasal dari
berbagai sumber : tidak hati-hati, tiadanya teknik, kesalahan yang disadari. Manajer harus
mengerti bahwa kesalahan ini ada dan harus juga mengerti sifat dan tingkat kesalahan manusia
semacam itu, termasuk kesalahannya sendiri. Karena itu audit proses kendali mutu manajemen
tingkat atas harus mencakup pemeriksaan mengenai ketentuan yang telah dibuat untuk
menangani kesalahan penginderaan manusia.

Berikut adalah contoh kesalahan dan perbaikan :

Salah penilaian :
Upaya perbaikannya, difinisi yang tepat (daftar istilah, contoh-contoh)
Kesalahan tidak hati-hati:
Upaya perbaikannya, pengujian bakat, reorganisasi pekerjaan untuk mengurangi kelelahan dan
rutinitas, rancangan yang aman dari kegagalan, tanpa salah, otomatisasi.
Kurangnya teknik:
Upaya perbaikannya, menemukan kepandaian khusus dari pekerja, pelatihan ulang, merevisi
teknologi untuk memasukkan kepandaian khusus.
Kesalahan yang disadari (pewarnaan, bias, kegagalan) :
Upaya perbaikannya, peninjauan rancangan untuk rencana pengumpulan data, penghilangan
suasana saling menyalahkan, tindakan pada laporan, melakukan audit mutu, menciptakan
kompetisi, insentif, penugasan kembali bekerja.

BAB 4
PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI.

Perusahaan (Organisasi) ibarat manusia yang perlu makan, bekerja, dan istirahat secara teratur
dan terkendali. Jika metabolism tubuhnya tidak baik, ia akan berpotensi menderita berbagai
penyakit. Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan
hidup, memiliki pengendalian diri, dan cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku untuk perusahaan
(organisasi). Untuk mencapai kinerja optimal, perusahaan (Organisasi) haruslah terorganisasi
dengan baik, memiliki Visi dan Misi, memiliki daya Pengendalian Manajemen, dan mencintai
pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk
proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan itu adalah Sistem
Pengendalian Manajemen. Proses Penegendalian Manajemen yang baik sebenarnya formal,
namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian Manajemen formal
merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses:

1. Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan

memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah
ditentukan.
2. Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan
dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini
berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)

Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang
digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut
digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-pusat tanggung jawabnya.
Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang
akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan
untuk mengukur kinerja para manajer.

4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses
Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat
dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa:
· Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali
· Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program
ditahun yang akan datang.
· Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realitas.
· Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-
perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
Jadi secara konseptual Sistem Pengendalian Manajemen diartikan sebagai sebuah sistem yang
terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni pemrograman, pengenggaran,
pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta sistem pendelegasian wewenang untuk membantu
manajemen suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui strategi tertentu
secara efisien dan efektif.

Pengendalian proses, dari susunan katanya saja kita sudah dapat menduga arti dari
pengendalian proses. Secara sederhana pengendalian proses bisa kita artikan sebagai kegiatan
atau langkah-langkah yang di lakukan untuk mengendalikan proses kimia di sebuah pabrik
Kegiatan pengendalian proses menjadi sangat penting sekali dikarenakan definisi dari tujuan
pabrik itu sendiri.
"Untuk mengubah bahan baku tertentu (umpan masuk) menjadi produk yang diinginkan
menggunakan sumber energi yang tersedia dengan cara yang paling ekonomis"

pengendalian semua tingkat dalam organisasi

Dasar-dasar Pengendalian Seperti hanya pada mobil,anda menekan gas,maka mobil
anda akan berjalan lebih cepat.Putarlah setir anta maka mobil akan berganti arah.tekan pedal
rem,maka mobil pun akan segera berhenti atau melaju secara perlahan. Dengan segala
perangkat ini,anda mengendalikan arah dan kecepatan: jika beberapa diantaranya tidak
berfungsi, mobil tidak akan melakukan apa yang anda inginkan. Dengan kata lain,mobil
tersebut berada diluar kendali. Sebuah Organisasi juga harus dikendalikan; yaitu perangkat
harus berda pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan
tetapi pengendalian organisasi lebuh rumit daripada menegemudikan sebuah mobil.
Pengertian
Pengendalian adalah suatu proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan untuk
menjamin hasil yang diharapkan. Sedangkan Proses Pengendalian manajemen adalah pross
dimana manajer pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi
mengimplementasikan strategi yang di maksud.
Proses pengendalian megukur kemajuan kearah tujuan dan memungkinkan manajer
mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan
perbaikan.
Langkah-langkah Dalam Proses Pengendalian.
Definisi Mockler membagi pengendalian dalam empat langkah:
Penetapan standard dan metode untuk pengukuran prestasi
Langkah ini mencakup standart dan ukuran untuk segala hal
Pengukuran Prestasi Langkah ini merupakan proses yang berkesinambungan, berulang-ulang
dengan frekuensi yang actual tergantung pada jenis aktifitas yang sedang diukur.
Membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan target atau standard yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Jika prestasi sesuai dengan standar, manajer dapat mengasumsikan bahwa” Segala sesuatu
telah berjalan secara terkendali, ia tidak perlu ikut campur secara aktif dalam operasi organisasi
Mengambil tindakan perbaikan Ini dilakukan jika prestasi turun di bawah standard dan analisis
menunjukan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan ini dapat berupa mengadakan
perubahan terhadap satu atau lebih banyak aktivitas dalam operasi organisasi. Para manajer
hanya memonitor prestasi kerja dan bukan melakukan pengendalian.

Proses pengendalian harus dilaksanakan oleh manajer diseluruh organisasi. Karena pentingnya
pengendalian keuangan, ada sebagian orang mengangap bahwa tangungjawab pengendalain ini
untuk sebagian besar dapat diserahkan kepada akuntan atau kontroler. Akan tetapi semua
manajer perlu mengadakan pengendalian, agar pelaksanaan operasinya dapat berhasil.

Arti Penting Pengendalian.

Tidaklah mungkin untuk membayangkan adanya perusahaan yang sama sekali tidak
melakukan pengendalian dalam arti seluas-luasnya. Pengendalian itu perlu, agar perusahaan
dapat mencapai tujuanya. Fakor-faktor apakah yang menbuat pengendalian penting bagi
manajer dan organisasinya ? seberapa jauhkan pengendalian perlu dilakukan oleh manajer.

Factor-faktor yang menciptakan kebutuhan akan pengendalian

Factor-factor itu meliputi :

1) Perubahan. Merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam lingkungan organisasi
manapun. Melalui fungsi pengendalian, manajer mendeteksi perubahan yang mempengaruhi
produk atau jasa perusahaan. Ia kemudian dapat mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman
atau memanfaatkan peluang yang muncul akibat perubahan tersebut.

2) Kerumitan. Yang menambah sifat komplek organisasi zaman sekarang ialah desentralisasi.
Desentralisasi dapat mempermudah usaha pengendalian organanisasi, karena operasi
organisasi tidak perlu lagi dikontrol oleh kantor pusatnya.

3) Kesalahan. Tidak dapat dipungkiri sebagai manusia anggota organisasi juga dapat membuat
kesalahan, dengan system pengendalian memungkinkan manajer untuk mendeteksi kesalahan-
kesalahan sebelum menjadi gawat.

4) Delegasi. Hal ini merupakan salah satu cara manajer untuk menentukan apakah bawahanya
melaksanakan tugas yang didelegasikan kepadanya dengan menerapkan system
pengendalian.

Eleman-elemen System Pengendalian

1) Pelacak ( Detector) atau sensor, sebuah perangkat yang mengukur apa yang sebenarnya
terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2) Penaksir ( assessor), suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa actual
dengan membandingkanya dengan bebrapa standar atau ekspetasi dari yang sebenarnya terjadi.

3) Effektor, suatu perangkat(yamg sering disebut feedback) yang mengubah perilaku jika
assessor mengindikasikan kebutuhan yang dipenuhi.

4) Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor
dan antara assessor dan effektor.

Metoda pengendalian organisasi dewasa ini telah menjadi lebih cermat dan tidak lagi mudah,
sebagian diakibatkan oleh pengunaan computer dalam pengolahan data. Kita menyadari bahwa
pengendalian yang terlalu ketat akan merugikan baik bagi organisasi maupun individu dalam
organisasi itu. Pengendalian yang memaksa para anggota organisasi tengelam dalam tata cara
resmi, atau terlalu banyak membatasi berbagai perilaku akan mematikan motivasi, merintangi
kreatifitas dan akhirnya akan merusak pelaksanaan tugas dalam organisasi.

Tingkat pengendalian yang dianggap ekstream atau berbahaya, berbeda-beda tergantung pada
situasinya. Biro iklan misalnya mungkin akan memerlukan pengendalian yang lebih fleksibel
dari pada laboratorium riset. Iklim perekonomian mungkin akan mempengaruhi tingkat
pengendalian yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Dalam keadaan resesi, sebagian
besar dari masyarakat akan dapat menerima pengendalian dan pembatasan yang lebih ketat,
akan tetapi dalam kondisi pertumbuhan yang makmur, peraturan dan pembatasan kerap kali
akan tampak seolah-olah kurang sesuai. Dengan demikian, tugas manajer dalam menegakan
pengendalian adalah sedapat mungkin menemukan keseimbangan yang memadai antara
pengendalian organisasi yang cukup efektiv dan kebebasan individu. Terlalu banyaknya
pengendalian akan menjadikan organisasi sebagai tempat kerja yang menyesakan, yang
merintangi, dan yang tidak dapat memberikan kepuasan kerja pada para karyawannya. Dengan
pengendalian yang terlalu kendor, organisasi menjadi kacau balau, tidak efisien, dan tidak
efektiv dalam mencapai tujuannya.
Karena Organisasi, orang-orang, lingkungan dan teknoligi terus mengalami perubahan,system
pengendalian yang efektif membutuhkan peninjauan kembali dsan perubahan ayang
berkesinambungan.
sebagai contoh , bila sebuah divisi produksi mempekerjakan individu yang relative
tidak memiliki keterampilan dan tidak berminat akan pekerjaanya.,maka system pengendalian
mungkin memerlukan sering diadakannya pemeriksaan mutu dan produktifitas yang
terinci.akan tetapi jika perusahaaan bermaksud untuk memprodukdsi produk /jasa yang sama
dilokasi yang lain dengan karyawan yang lebih terampil dan tertarik akan pekerjaanya,maka
system pengendalianmya mungkin membutuhjkan lebih sedikit tempat-tempat pengukuran dan
para karyawannya dapat dibarikan otonomi dan tanggung jawab yang lebih besar untuk
memantau dan memperbaiki prestasi kerjanya.

Jenis-jenis Metode Pengendalian

Metode-metode pengendalian dapat dikelompokan menjadi :
1) Pengendalian pra-tindakan. Pengendalian pratindakan memastikan bahwa sebelum
suatu tindakan diambil maka sumber daya manusia, bahan dan keuangan yang diperlukan
telah dianggarkan.

2) Pengendalian Kemudi, atau Pengendalian Umpan Kedepan.

Pengendalian kemudi dirancang untuk mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari standar
atau tujuan tertentu dan memungkinkan tindakan perbaikan diambil sebelum suatu urutan
tertentu dirampungkan.

3) Pengendalian Penyaringan
Pengendalian penyaringan merupakan suatu proses dimana aspek-aspek spesifik dari suatu
prosedur harus disetujui atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan dapat dilanjutkan.
Pengendalian penyaringan menjadi sangat berguna sebagai alat pengecekan ulang.

4) Pengendalian Purna Tindakan

Pengendalian purna tindakan mengukur hasil-hasil dari suatu tindakan yang telah
dirampungkan. Karakteristik Sistem Pengendalian yang Efektif
System-sistem pengendalian yang dapat dihandalkan dan yang efektif mempunyai karakteristik
tertentu yang sama. Arti penting relative dari karakteristik tersebut akan berbeda-beda menurut
keadaan masing-masing, tetapi sebagian besar system pengendalian diperkuat oleh
kehadiranya. Akurat, informasi tentang hasil prestasi harus akurat.Tepat waktu. Informasi
harus dikumpulkan, diarahkan dan segera dievaluasi jika hendak diambil tindakan tepat pada
waktunya untuk menghasilkan perbaikan
Obyektif dan Konprehensif, informasi dalam system pengendalian harus dapat dipahami dan
dianggap onyektif oleh individu yang mengunakanya.
Dipusatkan pada tempat-tempat pengendalian strategic. Sistem pengendalian sebaiknya
dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak akan terjadi penyimpangan dari standar
atau yang akan menimbulkan kerugian paling besar.
Dari segi ekonomi realistis, biaya untuk mengimpletasi system pengendalianya sebaiknya lebih
sedikit atau maksimal sama dengan keuntungan yang diperoleh dari system itu.
Realistis dari segi organisasi.

Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi.

Luwes.
Sistem pengendalian harus mengandung sifat luwes, sehingga organisasi tersebut dapat segera
bertindak untuk mengatasi perubahan-perubahan yang merugikan atau menfaatkan peluang-
peluang baru.

Persepektif dan Operasional.

Sitem pengendaliaan yang efektif dapat mengidentifikasi, setelah terjadi penyimpangan
dari standar, tindakan perbaikan yang perlu diambil.
Diterima oleh para anggota organisasi. Pengendalian harus berkaitan dengan tujuan yang
berarti dan dapat diterima. Agar pengendalian bisa berlangsung seperti yang diinginkan,
Newman menganjurkan bahwa, standarditu juga harus diterima oleh para anggota organisasi
sebagai bagianintegral dan adil dari pekerjaan mereka.

Masalah dalam Penetapan Sistem Pengendalian yang Efektif.

Sejumlah masalah yang menggangu akan merintangi efektifitas system pengendalian yang
sering timbul:

· Factor-faktor yang dengan mudah diukur terlalu banyak dititikberatkan, sementara hal-hal
yang sulit diukur toidak diberi perhatian yang cukup.

· Factor-faktor jangka pendek mungkin terlalu berlebihan ditekankan dengan mengorbankan

factor-faktir jangka panjang.

· System pengendalian mungkin tidak disesuaikan untuk mencerminkan pergeseran dalam arti
penting berbagai aktifitas dan tujuan di kemudian hari.

HAL-HAL MENDASAR DALAM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan dalam suatu organisasi. Sistem

pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus sesuai dengan
strategi organisasi
Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna
mencapai tujuan organisasi.

pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi selaras
(goal congruence) dengan tujuan organisasi.

Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan
dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi
Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalian yang
dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi.

Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan oleh
manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar mereka
melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien
Aktivitas Pengendalian
Manajemen
Aktivitas pengendalian manajemen meliputi :

Planning, yaitu pengambilan keputusan mengenai sesuatu yang akan dilakukan oleh
perusahaan.

Coordinating, yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam
organisasi.

Communicating, yaitu mengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang

terkait di dalam organisasi

Sistem pengendalian organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu pengendalian strategis,
pengendalian manajemen dan pengendalian operasional.Pengendalian strategis merupakan
proses dari evaluasi strategi, yang dilakukan baik strategi tersebut dirumuskan dan setelah
diimplementasikan. Pengendalian manajemen berfokus pada pencapaian sasaran dari berbagai
substrategi bersesuaian dengan strategi utama dan pencapaian sasaran dari rencana jangka
menengah.
Sedangkan pengendalian operasional berpusat pada kinerja individu dan kelompok
yang dibandingkan dengan peran individu dan kelompok yang telah ditentukan oleh rencana
organisasi . Masing-masing jenis pengendalian tersebut tidak terpisah dan tidak berbeda secara
nyata serta dalam kenyataan mungkin tidak berbeda satu dengan yang lainnya.

Pengendalian strategi dipusatkan dengan mengikuti jalannya strategi yang dimplementasikan,

mendeteksi setiap bidang masalah atau bidang masalah yang potensial dan membuat
penyesuaian yang diperlukan. Newman and Logan menggunakan terminologi ”Pengendalian
sistem kemudi” untuk menyoroti beberapa karakteristik penting dari pengendalian strategi.
Biasanya, suatu rentang waktu yang penting terjadi antara awal implementasi strategi dengan
pencapaian dari hasil yang diharapkannya. Selama waktu itu, sejumlah proyek dilaksanakan,
investasi dibuat dan tindakan dilakukan untuk mengimplentasikan strategi baru. Juga situasi
lingkungan dan internal perusahaan sedang tumbuh dan berkembang. Pengendalian strategi
diperlukan untuk mengendalikan perusahaan melalui peristiwa tersebut.Pengendalian strategi
harus menyediakan beberapa koreksi langsung berdasarkan pada kinerja menengah dan
informasi baru.

Kesimpulan

Pengendalian adalah proses yang sangat penting melalui manajer menjamin bahwa aktifitas
yang sesunguhnya sesuai dengan aktivitas yang telah direncanakan. Pengendalian terdori atas
empat langkah dasar:
(1) penetapan standard dan metode untuk mengukur prestasi.
(2) pengukuran prestasi.
(3) pembandingan prestasi dengan standard dan
(4) pengambilan tindakan perbaikan.

Berubahnya lingkungan organisasi, meningkatnya kerumitan organisasi, kenyataan bahwa para

anggota organisasi membuat kesalahan-kesalahan, dan kenyataan bahwa manajer harus
mendelegasikan wewenang adalah diantara factor-faktor yang membuat perlunya
pengendalian.
Hampir semua metode-metode pengendalian dapat dikelompokan menjadi empat kategori:
pengendalian pra-tindakan atau pra-pengendalian, yang memastikan bahwa sumber daya
manusia. Bahan-bahan dan keuangan tersedia dioperasi: pengendalian kemudi, yang
mendeteksi penyimpangan prestasi sebelum suatu kegiatan tertentu dirampungkan:
pengendalian ya/tidak atau pengendalian pennyaringan, yang memastikan bahwa syarat-syarat
tertentu terpenuhi sebelum suatu kegiatan berlangsung lebih lanjut: dan pengendalian purna-
tindakan, dimana pengalaman masa lalu diterapkan pada kegiatan-kegiatan masa depan.
Walaupun keempat-empatnya penting, namun pengendalian kemudi memungkinkan tindakan
lebih dini diambil untuk mencegah kegagalan atau memanfaatkan peluang-peluang yang tidak
diharap-harapkan.
Penetapan sebuah sisitem pengendalian kemudi mencakup
(1) penetapan hasil-hasil yang diinginkan,
(2) penetapan predictor atas hasil-hasil,
(3) penetapan standard bagi predictor dan hasil-hasil,
(4) penetapan jaringan informasi dan umpan balik, dan
(5) penilaian informasi dan pengembalian tindakan perbaikan.

Dalam perancangan sebuah sisitem pengendalian manajer harus memutuskan tentang jenis dan
jumlah pengukuran yang akan digunakan, siapa yang akan menetapkan standard, tingkat
keluwesan standard tersebut, frekuensi pengukuran dan arah umpan balik.
Agar sisitem pengendalian itu menjadi efektif sisitem tersebut harus akurat, tepat waktu,
objektif, berfokus pada bidang-bidang kunci prestasi dan tempat-tempat pengendalian
strategic, realistis dari segi ekonomik, realistis dari sudut organisasi,terkoordinasi dengan arus
kerja organisasi,luwes, bersifat menuntun dan dapat diterima oleh anggota organisasi.
Karakteristik tersebut dapat diterapkan terhadap pengendalian pada semua tingkatan dalam
sebuah organisasi.

Semua karyawan perusahaan dari eksekutif tertinggi sampai para pekerja aktif dalam
pengendalian mutu dan semua memakai putaran umpan balik. Namun demikian tentu ada
perbedaan antara tingkat pekerja dengan tingkat manajemen pada pokok persoalan
pengendalian.

Pada Pada
Tingkat Pekerja Tingkat Manajemen

Tujuan Keistimewaan produk Berorientasi bisnis: daya

Pengendalian dan proses dalam spe- jual produk, daya saing.
sifikasi dan prosedur

Pengindera Bersifat teknologi: Sistem dan ringkasan.

berkaitan dengan pro-
e situ sendiri (alat -
pengukur yang tepat
secara fisik, kimia
atau informasi yang
dihasilkan : unit,
waktu kronologis.

Keputusan yang Sesuai atau tidak Lebih luas : memenuhi ke-

Harus dibuat. dengan spesifikasi butuhan konsumen atau
dan prosedur. tidak.?

Pengendalian Sendiri
Idealnya tanggungjawab pengendalian harus diserahkan kepada individu. Selain sifatnya jelas,
penugasan semacam itu juga memberi status suatu bentuk ‘pemilikan’ yang menanggapi
beberapa naluri manusia. Idealnyapun tanggungjawab juga meluas secara bersamaan dengan
wewenang.

Agar dapat lebih memungkinkan terlaksana pengendalian sendiri ini, tentu ada beberapa
criteria agar seseorang dapat melaksanakan tanggungjawab. Tenaga operasional diberikan hal-
hal berikut :
1. Cara untuk mengetahui apa yang menjadi tujuan. Criteria ini dipenuhi dengan
mempublikasikan tujuan dan standar.
2. Cara untuk mengetahui kinerja nyata. Kriteria ini dipenuhi dengan membuat system
pengukuran, frekuensi pengukuran, dan cara untuk menafsirkan pengukuran.
3. Cara untuk mengubah kinerja seandainya kinerja tidak sesuai dengan tujuan dan standar.
Untuk memenuhi criteria ini dibutuhkan proses operasi yang sifatnya mampu memenuhi tujuan
dan dibuat dengan keistimewaan yang memungkinkan tenaga operasi mengubah kinerja agar
sesuai dengan tujuan dan standar.

Piramida Pengendalian

Setiap perusahaan mempunyai sejumlah besar hal untuk dikendalikan: keistimewaan berbagai
produk yang jumlahnya banyak sekali, maupun keistimewaan dari berbagai proses. Tidak ada
kemungkinan bagi manajer dan spesialis professional untuk melakukan semua pengendalian.
Sebagai gantinya perusahaan merancang pendelegasian seperti terlukis dalam gambar berikut
:

Pengendalian oleh
manajer tingkat atas

Pengendalian
manajer penyelia

Pengendalian oleh tenaga kerja

Pengendalian otomatis

Pengendalian oleh Sarana bukan Manusia

Dasar piramida itu adalah proses yang tahan terhadap kesalahan (tanpa salah) dan otomatis
yang dirancang untuk memproduksi produk yang sesuai dengan tujuan. Proses ini
mengendalikan sebagian besar keistimewaan yang jumlahnya banyak sekali. Namun proses ini
bekerja melalui putaran umpan balik yang beroperasi dengan sedikit atau tanpa campur tangan
manusia selain perawatan fasilitas (yang walau demikian merupakan pengendalian pokok).

Pengendalian oleh Tenaga Kerja : Kemampuan Pengendalian

Banyak pengendalian manusia dilakukan oleh tenaga kerja – pegawai took, pekerja pabrik,
tenaga penjual dan lain-lain. Banyak dari mereka yang telah memiliki pengendalian sendiri
yang mantap, sehingga mereka dapat mendeteksi dan mengoreksi ketidaksesuaian. Selain itu
mereka sering kali dapat mengerjakannya berdasarkan ‘waktu nyata’ – tindakan korektif tidak
banyak ketinggalan dari deteksi ketidaksesuaian.

Juga terdapat banyak operasi dimana criteria pengendalian sendiri pekerja belum sepenuhnya
terpenuhi. Dalam kasus semacam ini berbahaya bagi manajer untuk membuat para karyawan
‘bertanggungjawab’ terhadap mutu. Yang dibutuhkan dalam kasus semacam itu adalah
pengenalan konsep kemampuan pengendalian.

Pengendalian oleh Penyelia dan manajer Menengah

Pada tingkat ini pengendalian mutu dari keistimewaan produk dan proses khusus terbatas pada
‘sedikit tapi vital’. Sebagian besar usaha pengendalian mutu pada tingkat ini berhubungan
dengan pengelompokan dan pengkomposisian keistimewaan dan didasarkan pada ringkasan
data. Akibatnya, pengendaliannya setelah terdapat fakta, bukannya pada waktu nyata. Bahan
yang mengikuti akan menguraikan dengan cara bagaimana putaran umpan balik digunakan
oleh lapisan pengendalian manusia ini.

Peranan untuk Manajer Tingkat Atas.

Manajer tingkat atas mempunyai dua peranan utama dalam kaitannya dengan pengendalian
mutu.

1. Secara pribadi melakukan pengendalian dalam segi tujuan strategis yang diwakili oleh
puncak piramida pengendalian itu.
2. Menjamin bahwa suatu system pengendalian telah ditetapkan untuk sisa piramida
pengendalian. Jaminan manajemen tingkat atas mengenai kecukupan system
pengendalian itu terutama didapat melalui proses pengauditan