Proses PDCA

Di dalam ilmu manajemen, ada konsep problem solving yang bisa diterapkan di tempat
kerja kita yaitu menggunakan pendekatan P-D-C-A sebagai proses penyelesaian masalah. Dalam
bahasa pengendalian kualitas, P-D-C-A dapat diartikan sebagai proses penyelesaian dan
pengendalian masalah dengan pola runtun dan sistematis. Secara ringkas, Proses PDCA dapat
dijelaskan sebagai berikut :

1. P (Plan = Rencanakan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk
menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus
diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

 Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan

mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ide-
ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain:
mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk
memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan
proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang
peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih
dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses
yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
 Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi
terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan.
 Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

2. D (Do = Kerjakan)

Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-

ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus
benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin
terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak..

 Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah
disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek
uji coba).
 Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.

3. C (Check = Evaluasi)

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja
hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar
yang ada atau masih ada kekurangan.

 Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan
melaporkan hasilnya.
  Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan
mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
 Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan
kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan
selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan
rutinitas.
 Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana
peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

4. A (Act = Menindaklanjuti)
Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti
dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang
atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat
penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.

 Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga
meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya
sebelum implementasi berikutnya.
 Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan,
seperti mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan, merevisi
proses yang sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan
kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan
suplier atas perubahan yang dilakukan apabila diperlukan, mengembangkan
rencana yang jelas, dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu
memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses
secara teratur.

Dalam Model Proses ISO 9001, manajemen suatu organisasi setelah memahami persyaratan-
persyaratan Sistem Manajemen Mutu, selanjutnya melakukan tahap-tahap sebagai berikut :
  menetapkan komitmennya untuk melaksanakan sistem manajemen mutu;

 menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu;

 melakukan penetapan dan pendelegasian tugas dan wewenang;

 menunjuk wakil manajemen yang bertugas mengawasi pelaksanaan sistem manajemen

mutu;

 melakukan tinjauan manajemen.

Tanggungjawab manajemen tersebut merupakan Proses Perencanaan (plan), dan organisasi

harus memenuhi proses ini terlebih dahulu dalam memulai suatu sistem manajemen mutu,
barulah kemudian menetapkan dokumentasi-dokumentasi yang diperlukan untuk kelengkapan
proses ini. Yang dimaksud manajemen disini adalah manajemen puncak suatu organisasi/
perusahaan seperti Presiden Direktur, Direktur, General Manager, atau fungsi yang mengatur
jalannya organisasi secara integral.

Proses berikutnya yang juga merupakan Proses Perencanaan (plan) adalah Pengelolaan
Sumber Daya, dimana organisasi menetapkan sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk
melaksanakan sistem manajemen mutu dan memenuhi persyaratan pelanggan. Sumber daya
tersebut berupa :

- sumber daya manusia (karyawan);

- infrastruktur (bangunan);

- peralatan proses;

- alat transportasi;

- komunikasi dan lingkungan kerja.

Pada tahap selanjutnya, organisasi harus melaksanakan (do) perencanaan-perencanaan yang

telah ditetapkan dalam proses Realisasi Produk. Pada proses ini yang dilakukan organisasi adalah
:

 menetapkan semua kebutuhan untuk membuat proses;

 melakukan kegiatan verifikasi, validasi, monitor, inspeksi;

 pengujian yang dibutuhkan untuk kriteria penerimaan produk;

 komunikasi dengan pelanggan, kegiatan desain dan pengembangan, pembelian,

kegiatan pengendalian perlengkapan produksi dan pelayanan, pengendalian alat
ukur, dan lain sebagainya.
 Dengan kata lain, semua kegiatan operasional suatu perusahaan merupakan bagian dari
proses Realisasi Produk dalam ISO 9001:2000. Pada tahapan ini, Persyaratan Pelanggan
merupakan input bagi proses sedangkan outputnya adalah Kepuasan Pelanggan. Setelah proses
implementasi (do) dijalankan, maka proses berikutnya adalah pemeriksaan (check) hasil-hasil
yang diperoleh dan penetapan tindakan (act) yang diperlukan untuk perbaikan. Pada proses ini :

- organisasi memonitor dan mengukur kepuasan pelanggan;

- melakukan audit mutu internal (internal quality audit);

- memonitor dan mengukur proses-proses dan produk;

- melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian (non conformity) yang terjadi;

- menganalisa semua data yang diperoleh termasuk kecenderungan proses-proses;

- kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.

Hasil dari proses ini kemudian digunakan sebagai input bagi proses perencanaan
selanjutnya.
Keempat proses di atas, Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan satu siklus yang tidak terputus
dan saling berinteraksi satu sama lain. Siklus PDCA sudah seharusnya digunakan untuk
meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi) secara terus menerus. Jadi PDCA
merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan. Jika produk sudah sesuai dengan mutu
yang direncanakan maka proses tersebut dapat dipergunakan di masa mendatang. Sebaliknya,
jika hasilnya belum sesuai dengan yang direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki
atau diganti di masa mendatang. Dengan demikian, proses sesungguhnya tidak berakhir pada
langkah Act, tetapi merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan sehingga kembali
lagi pada langkah pertama dan seterusnya. (Hendra Poerwanto G)
Framework (Pola kerja ) Manajemen Risiko ISO 31000:2009

Framework Manajemen Risiko ISO 31000:2009 dalam klausul 4 (lihat gambar di bawah) terdiri
atas :

Mandat (pemberian wewenang) dan komitmen (amanah) di klausul 4.2.

1. Rancangan Pola kerja untuk mengelola risiko di klausul 4.3.

2. Penerapan manajemen risiko di klausul 4.4.
3. Pemantauan dan review terhadap framework di klausul 4.5.
4. Perbaikan framework berkelanjutan di klausul 4.2.

Framework Manajemen Risiko ISO 31000:2009 menggunakan PDCA atau Plan Do Check
Action, untuk perbaikan berkelanjutan (continual improvement) sebagai basis framework dan
proses manajemen risiko. PDCA ini digambarkan secara jelas pada gambar di bawah.

Plan – mendefinisikan dan analisis suatu masalah serta mengidentifikasi akar masalahnya.
Yang masuk dalam Plan ini antara lain :

 Mengkomunikasikan dan melatih.

 Rencana komunikasi dan pelaporan.

 Strategi training.
 Jaringan manajemen risiko.

Do – melaksanakan solusi, membuat rencana kerja secara terinci dan menarapkannya secara
sistematis.

Yang masuk dalam Do ini antara lain :

 Mengelola dan mengalokasikan

 Komite manajemen risiko komisaris/dewan pengawas.

 Komite manajemen risiko eksekutif /direksi.
 Manajer manajemen risiko.
 RM Champions.
 Risiko, pengendaliannya, ownernya.
 Penyedia asuransi/penjaminannya.

Check – Memeriksa hasil kerja dibandingkan dengan rencananya dan mengidentifikasi

penyimpangannya serta masalah-masalahnya.

Yang masuk dalam Check ini antara lain :

 Mengukur dan mengkaji.

 Mengendalikan asuransi/penjaminannya.
 Kemajuan rencana manajemen risiko.
 Pelaporan taka kelola.
 Benchmarking / study banding.
 Kriteria unjuk kerja.

Act – Menstandarisasi solusi. Mengkaji ulang dan mendefinisikan masalah-masalah yang akan
datang.

Yang masuk dalam Act ini antara lain :

 Komitmen dan Mandat dari atasan kepada bawahannya, mulai dari pemegang saham,
Komisaris, Direksi, sampai dengan karyawan level terendah dalam masalah manajemen
risiko.

 Pernyataan kebijakan manajemen risiko.

 Rencana manajemen risiko.
  Rencana Asuransi.
 Standar-standar manajemen risiko.
 Prosedur dan petunjuk-petunjuk kerja.

Secara lebih detail klausul 4 dengan PDCA nya digambarkan dengan gambar berikut ini :

Proses Manajemen Risiko ISO 31000:2009

Proses Manajemen Risiko ISO 31000:2009 digambarkan kembali secara lebih detail
sebagaimana gambar di bawah ini.

Proses pertama adalah Establishing The Context (Menetapkan Konteks). Dalam proses
manajemen risiko langkah awal yang sangat penting adalah Establishing The Context .
Menetapkan konteks ini meliputi penetapan tujuan, strategi, ruang lingkup dan parameter-
parameter lain yang berhubungan dengan proses pengelolaan risiko suatu organisasi. Penetapan
konteks ini menunjukkan hubungan antara masalah atau hal yang akan dikelola risikonya dengan
lingkungan organisasi (eksternal & internal), proses manajemen risiko dan ukuran atau kriteria
risiko yang dijadikan standar. Dalam penetapan konteks ini ditetapkan pula sumber daya,
struktur organisasi (tanggung jawab dan wewenang) yang diperlukan dalam pengeloaan risiko.
Dalam dokumen rencana risk manajemen (Risk Management Plan), penetapan konteks ini dapat
dijadikan bab Latar Belakang Masalah, bab struktur organisasi pengeloaan risiko dan bab
Kriteria Risiko.

Kriteria risiko atau Risk Criteria adalah ukuran standar seberapa besar dampak atau konsekwensi
yang mungkin akan terjadi dan seberapa besar kemungkinan atau frekeunsi atau likelihood risiko
akan terjadi. Gambar di bawah semoga dapat dijadikan contoh kriteria risiko itu.

Dalam tulisan yang lain insya Alloh akan kami uraiakan kriteria risiko ini.

Proses kedua adalah Risk Identification atau identifikasi risiko, yaitu melakukan identifikasi
risiko-risiko yang dapat terjadi di masa yang akan datang (yaitu : risiko apa, kapan, di mana,
bagaimana, mengapa suatu risiko bisa terjadi). Identifikasi ini termasuk pengidentifikasian
poses-proses/tugas-tugas/aktifitas-aktifitas kritikal atau kunci, pengenalan area-area risiko dan
katagorinya.

Proses ketiga adalah Risk Analysis atau analisis risiko-risiko, yaitu proses menentukan berapa
besar dampak (impact atau consequences) dan kemungkinan (frequency atau likelihood) risiko-
risiko yang akan terjadi, serta menghitung berapa besar level risikonya dengan mengalikan
antara besar dampak dan besar kemungkinan (Risk = Consequences x Likelihood).

Proses keempat adalah Risk Evaluation atau membandingkan risiko-risiko yang sudah dihitung
diatas dengan Kriteria Risiko yang sudah distandarkan (menempatkan posisi risiko-risiko pada
gambar kriteria risiko), apakah risiko-risiko itu acceptable/dapat diterima, menjadi
issue/diwaspadai, atau unacceptable/tidak diterima, serta memprioritaskan mitigasi atau
penangannya. Lihat gambar di bawah ini, risiko nomor 1 dan 5 terletak di daerah warna merah
Unacceptable Risk dan menjadi prioritas untuk dilakukan penanganan atau mitigasinya.
Proses kelima adalah Risk Treatment atau mitigasi risiko-risiko. Mitigasi risiko-risiko harus
direncanakan sebaik-baiknya dan dipertimbangkan semua alternatif solusinya, sebelum
dilaksanakan mitigasinya, agar mendapatkan hasil yang diharapkan ecara efektif dan efisien.
Beberapa alternatif bisa dipertimbangkan untuk digunakan, seperti :

 membagi risiko,
 mengurangi likeliihood dan/atau mengurangi konsekwensi,
 menghindari risiko atau membatalkan aktifitas yg berisiko tinggi,
 menerima risiko.

Proses keenam adalah Monitor & Review (Pemantauan & Pengkajian Ulang). Pemantauan &
Pengkajian Ulang dilaksanakan terhadap seluruh proses manajemen risiko termasuk konteksnya
(lingkungan, proses, organisasi, strategi, stakeholder dsb.). Catatan-catatan hasil Pemantauan &
Pengkajian Ulang disimpan sebagai bukti dan laporna bahwa aktifitas itu telah dilaksanakan dan
sebagai masukan bagi Risk Management Framework yang telah disiapkan sebelumnya.

Selama melaksanakan ke enam proses manajemen risiko itu Communication &Consultation

(komunikasi dan konsultasi) selalu dilaksanakan kepada semua stakeholder, secara kontinyu dan
iterative.

Skema lain yang menambah kejelasan mengenai langkah-langkah penerapan proses manajemen
risiko ISO 31000:2009 dapat dilihat pada gambar di bawah.