(QMS)
PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANYA
Pendahuluan Sistem Manajemen Mutu
TL 1 D3K PLN A
POLITEKNIK NEGERI MANADO
1. Pendahuluan
Memperkenalkan Sistem Manajemen Mutu kepada organisasi atau
perusahaan manapun yang memiliki tujuan dasar untuk memenuhi
kesesuaian dengan kinerja proses. Fokus peningkatan mutu seharusnya
bukan lagi pada prosedur dokumentasi untuk menunjukkan kesesuaian
dengan persyaratan, melainkan harus berfokus pada penyusunan kinerja
proses yang menghasilkan keuntungan usaha.
Kita memulai pelatihan kita tentang mutu dengan melihat beban akibat
mutu yang buruk: tanpa pelanggan yang puas, organisasi akan berada dalam
bahaya. Untuk menjaga kepuasan pelanggan, organisasi perlu memenuhi
persyaratan-persyaratan yang mereka ajukan. Standar ISO 9001:2000
menyediakan suatu kerangka kerja yang telah dicoba dan teruji untuk
melakukan pendekatan sistematis pada pengaturan prosesproses organisasi
sehingga proses-proses tersebut terus menghasilkan produk yang memenuhi
harapan pelanggan.
Sistem Manajemen Mutu tidak lagi disajikan sebagai serangkaian
prosedur, inspeksi, hukum dan peraturan. Orientasi yang ini berkaitan
dengan penentuan kebutuhan dan harapan orang-orang yang akan kita
layani, penentuan sasaran untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan ini,
penyusunan suatu sistem proses untuk mencapai sasaran-sasaran ini, menilai
kinerja dan meningkatkan kemampuan secara terus menerus untuk
memenuhi kebutuhan semua pihak terkait.
Badan sertifikasi perlu menunjukkan peningkatan kompetensi untuk
mendorong organisasi lebih maju dalam kesempurnaan usaha, memberikan
panduan yang memungkinkan mereka mencapai hasil yang pasti.
Disini juga dimasukkan bab tentang Pemikiran dan Pembelajaran Mutu
sebagai alat bantu untuk memahami dan menyelami konsep yang diberikan.
Yang disampaikan disini hanyalah pengungkapan konsep yang bisa
dinyatakan dengan berbagai cara dan sebagian besar yang dituliskan disini
memiliki lebih dari satu arti.
Delapan prinsip mutu dapat digunakan untuk memastikan bahwa
system manajemen organisasi memiliki dasar yang kuat, menyediakan
panduan yang perlu ditafsirkan berdasarkan konteks dan kondisi
penerapannya.
2. Pengembangan Mutu dan Pedekatannya
Ada banyak contoh yang menunjukkan bagaimana mutu yang ‘bagus’ bisa
meningkatkan pendapatan. Di sebagian besar industry, rujukan yang baik dari
para konsumen yang puas merupakan faktor penting bagi pertumbuhan usaha.
Misalnya, konsumen yang ada akan lebih mungkin melakukan pemesanan lebih
pada organisasi (perusahaan) yang telah mengirimi mereka produk tanpa cela
tepat waktu. Mutu juga memiliki dampak layanan bagi banyak konsumen.
Organisasi yang tanggap terhadap permintaan dan menunjukkan sikap ‘bisa
melakukannya’ akan memperoleh kelebihan persaingan. Secara umum,
kelebihan-kelebihan ini diperoleh setelah melewati periode jangka menengah
sampai jangka panjang.
Kelebihan internal, termasuk pengurangan beban dari peningkatan level mutu,
seringkali tercapai dalam waktu yang lebih cepat. Beban produksi bisa dikurangi
jika proses produksi dipersingkat dan diperlancar atau jika efektifitasnya
ditingkatkan.
Hal ini bisa dicapai melalui kontrol proses peningkatan yang mengurangi
produksi bagian yang jelek yang tidak diinginkan. Waktu pengaturan (penyiapan)
mesin yang lebih singkat dan ketersediaan informasi produksi yang lengkap juga
bisa lebih meningkatkan produktifitas. Para ahli mutu telah mempelajari
teknikteknik
untuk mengurangi beban produksi melalui peningkatan mutu.
Namun, banyak perusahaan yang masih memperhatikan beban non-mutu. Beban
non-mutu ini mungkin mencakup beban pengiriman ekspress jika produknya
dikirim dalam waktu semalam untuk memenuhi tenggang tanggal pengiriman yang
telah ditentukan, bahkan meskipun hal ini menjadi masalah internal yang
menghambat produksi. Lebih jauh lagi, beban garansi, serta beban pengerjaan
ulang dan potongan, seringkali menghasilkan tingkat mutu yang tidak diharapkan.
Peningkatan mutu bisa memunculkan pengurangan beban dengan cepat di
bidangbidang
ini.
Contoh lain bisa ditemukan di industri jasa: sebuah organisasi yang memproduksi
perabot dapur telah menganalisa alasan-alasan panggilan telepon yang masuk ke
bagian penjualan dan layanan konsumen di organisasi tersebut. Pertanyaan yang
paling sering ditanyakan oleh para penelepon tersebut terkait dengan daftar biaya;
para konsumen biasanya ingin mengubah warna atau bahan produk yang
dibelinya.
Dengan mengubah format daftar tersebut hingga mencakup pilihan bahan dan
warna alternative dalam bentuk lembar tabulasi, organisasi tersebut bisa
mengurangi jumlah telepon masuk. Tambahan fitur berupa waktu yang baru-baru
ini dicantumkan dalam daftar tersebut juga memberi nilai tambah bagi kegiatan
penjualan dan pelayanan. Perusahaan tersebut mampu menangani volume
penjualan yang lebih besar tanpa harus menambah jumlah personel. Konsumen
menerima daftar biaya yang ‘lebih baik’, dan organisasi tersebut bisa menghemat
uang.
Banyak contoh menunjukkan bagaimana mutu bisa mempengaruhi kinerja
organisasi secara langsung; namun, kelebihan ini hanya bisa diukur dengan
peninjauan ulang. Maka, tantangan yang muncul bagi banyak organisasi adalah
menentukan bagaimana pihak manajemen bisa merencanakan peningkatan
semacam ini. Dimana peningkatan mutu bisa mempengaruhi tujuan dasar?
Jawabannya terletak pada identifikasi dan manajemen proses-proses utama,
yang mengarah ke peningkatan yang telah direncanakan.
Semua kegiatan organisasi bisa dijabarkan sebagai proses2. Ciri-ciri umum sebuah
proses mencakup input, kegiatan yang dilakukan menggunakan input tersebut,
dan output. Proses teknis perangkaian membutuhkan bagian-bagian,
perlengkapan-perlengkapan dan instruksi yang menjadi inputnya. Personel bagian
produksi yang ditunjuk, melaksanakan kegiatan perangkaian dan verifikasi
tersebut. Output adalah hasil lengkap dari kegiatan tersebut sesuai dengan yang
diinginkan.
Proses-proses yang penting untuk organisasi biasanya dikontrol. Kontrol tersebut
bisa diperoleh melalui penyeliaan (supervisi), pengambilan dan pengkajian
catatan;
penugasan personel berkualitas dengan keahlian tertentu; kontrol teknis melalui
piranti lunak atau perlengkapan tambahan; atau dengan menggunakan sarana lain.
Sebuah organisasi harus menyadari bahwa sebagian besar prosesnya tidak
terkontrol. Hal ini normal dan bisa diterima, selama organisasi tersebut telah
mengidentifikasi proses-proses utama yang membutuhkan kontrol karena
dampaknya terhadap hasil usaha secara keseluruhan, mencakup resiko,
kompleksitas proses, atau faktor terkait lainnya.
Setelah organisasi mengidentifikasi proses-proses utamanya dan menyusun
kontrol proses yang sesuai, mutu bisa dengan mudah dikaitkan dengan kinerja
dalam bidang ekonomi. Organisasi bisa menentukan output yang diinginkan dari
proses-proses utamanya dan memonitor kinerja nyata proses-proses tersebut.
Output harus ditentukan dalam batasan-batasan yang bisa diukur, termasuk
batasan (istilah) keuangan Karena kinerja nyata dibandingkan
dengan tujuan yang telah ditetapkan, maka organisasi tersebut akan bisa melihat
di bagian mana kegiatan perbaikan dibutuhkan. Kegiatan perbaikan tersebut akan
2 Untuk mendapatkan definisi rinci tentang pendekatan proses silakan lihat LU3.2,
Proses dan perangkat
mutu.
melibatkan penelitian sebab dan pemecahan masalah secara disiplin. Seorang
ahli yang berkualitas harus mengetahui berbagai teknik perbaikan yang bisa
digunakan untuk mengatasi kekurangan-kekurangan dalam memenuhi persyaratan
atau mencapai tujuan.
Ada dua aspek tambahan yang harus dipertimbangkan saat menganalisis manfaat
yang diberikan oleh mutu pada investasi:
• Investasi vs. beban
• Cakupan mutu
• Investasi vs. beban = pencegahan vs. perbaikan
Dalam dunia finansial, ada perbedaan jelas antara investasi dan beban. Perbedaan
utamanya adalah investasi melibatkan pengeluaran, yang terkait langsung dengan
keuntungan yang bisa dinilai, sementara beban tidak.
Dalam investasi, ada imbalan (keuntungan) tertentu yang diharapkan. Setelah
beberapa waktu, imbalan tersebut biasanya perlu melebihi pengeluaran saat
investasi agar bisa dianggap menguntungkan.
Konsep in harus diterapkan di bidang mutu saat merencanakan tindakan
pencegahan. Biaya-biaya perlu dihitung, begitu juga keuntungan (imbalan) yang
diharapkan, untuk mengevaluasi tindakan pencegahan tersebut. Kapanpun
manajemen proses dengan output yang bisa dihitung digunakan sebagai dasar
tindakan pencegahan, konsep investasi finansial akan bisa diterapkan dengan
mudah.
Sebaliknya, beban tidak selalu terkait langsung dengan imbalan atau keuntungan
yang bisa dihitung. Tindakan perbaikan seringkali dianggap beban—yaitu beban
pengeluaran yang disebabkan oleh kurangnya mutu. Para manajer telah belajar
dari perbandingan ini bahwa tindakan pencegahan jauh lebih menguntungkan dari
tindakan perbaikan. Namun, pengetahuan yang sudah umum ini belum menjadi
praktek umum di banyak organisasi.
Cakupan mutu
Awalnya, sebagian besar manajer mengaitkan istilah ‘mutu’ hanya dengan produk
atau jasa yang mereka jual. Sekarang mutu telah jauh melebihi cakupan sempit
ini. Proses, dan bahkan sistem, juga bisa mencapai tujuan atau memenuhi
harapan. Hanya jika organisasi telah menerapkan konsep mutu pada semua
proses dan seluruh sistem manajemennya, barulah perusahaan tersebut bisa
melihat dampak mutu terhadap tujuan dasarnya.
Jika organisasi saudara telah membuat sebuah sistem mutu, saudara harus
menyusun dan mempertahankan daftar tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan yang mungkin dan akan diperlukan. Kaji ulang daftar tindakan ini dan
analisalah persentase kegiatan peningkatan yang pernah dilakukan untuk sebuah
produk, meskipun tindakan yang dilakukan untuk proses atau sistem. Untuk
meningkatkan keseluruhan organisasi, tindakan peningkatan harus menjangkau
proses dan sistem juga. Tindakan peningkatan harus menitikberatkan pada
pencegahan kesalahan. Apakah tindakan peningkatan yang dilakukan oleh
perusahaan saudara telah memenuhi kebutuhan ini? Komitmen tim manajemen
saudara pada prinsip-prinsip pencegahan menentukan keuntungan yang bisa
diberikan oleh sistem mutu saudara pada investasi.
2.1.1 Berfikir dengan orientasi mutu
"He who learns but does not think is lost."
(Confucius)
Para siswa harus diberi banyak kesempatan untuk mengembangkan kemampuan
dan
sarana yang dibutuhkan untuk memungkinkan mereka berpikir secara kreatif dan
kritis pada level yang lebih tinggi. Untuk bisa memfasilitasi hal ini, kami telah
menggunakan dan mengadaptasi sejumlah pendekatan dan model pengajaran
pemikira yang telah terbukti untuk digunakan dalam program kurikulum kami dan
untuk diberitahukan pada Program Sistem Manajemen Mutu untuk Keseluruhan
Sekolah saudara.
Siswa nanti harus mampu untuk:
• Mengatasi masalah
• Berpikir kreatif – menemukan dan menghasilkan/memunculkan ide-ide dan
pengetahuan baru
• Berpikir kritis – menantang, berdebat, membantah
• Membuat keputusan – membandingkan, menganalisis, memilih, membenarkan
• Menganalisis dan menilai informasi serta gagasan
• Membuat rencana masa depan
Kemampuan yang bisa dipakai untuk masa yang akan datang
• Berkomunikasi
• Kerja dalam tim/Kerja tim
• Mengatasi masalah
• Berinisiatif dan berwirausaha
• Merencanakan dan mengorganisir
• Manajemen diri
• Pembelajaran
• Memanfaatkan teknologi
Semakin siswa yakin bahwa para guru mereka memang menekankan strategi
pemikiran dan pembelajaran, semakin besar pula motivasi mereka, dan mereka
akan
semakin terlibat dalam strategi kognitif yang produktif. Mereka juga akan semakin
fokus pada pemenuhan tujuan tugas, mereka akan semakin tidak menganggap
sekolah hanya terfokus pada kemampuan dan persaingan individu, serta mereka
akan
lebih tidak beranggapan bahwa mereka kurang memiliki kontrol atas pembelajaran
mereka sendiri.
Berdasarkan Model Barrat (1998), berikut ini adalah poin-point utama Berfikir
dengan
orientasi mutu untuk Pembelajaran Remaja:
Tujuan: Memiliki kesempatan untuk menegosiasikan pembelajaran yang berguna
untuk
masa kini, sekaligus untuk masa depan
Penguatan: Memandang dunia secara kritis dan bertindak secara independen,
kooperatif dan bertanggung jawab
Keberhasilan: Memiliki banyak kesempatan untuk mempelajari pengetahuan dan
kemampuan yang bernilai serta kesempatan untuk menggunakan bakat dan
keahlian
yang dibawa siswa kedalam lingkungan belajar.
Ketegasan: Menerima tantangan realistis dalam lingkungan yang dicirikan oleh
tingkat
harapan (ekspektasi) yang tinggi
Keamanan: Belajar dalam lingkungan yang aman, penuh perhatian dan penuh
dorongan
Berfikir dengan orientasi mutu berarti Pemikiran Tingkat-Tinggi, apa
maksudnya?
“Pemikiran tingkat tinggi oleh siswa melibatkan perubahan bentuk
informasi dan gagasan. Perubahan ini terjadi saat siswa
menggabungkan fakta-fakta dengan gagasan dan menyatukan, menyamaratakan,
menjelaskan, menyusun hipotesis atau sampai pada kesimpulan atau penafsiran.
Memanipulasi informasi dan gagasan melalui proses-proses ini memungkinkan
siswa
untuk memecahkan masalah, mendapatkan pemahaman dan menemukan
makna baru.”
“Saat siswa terlibat dalam konstruksi pengetahuan, unsur ketidakpastian
dimasukkan dalam proses pengajaran dan hasilnya tidak selalu bisa diprediksi;
dengan
kata lain, guru tidak yakin apa yang akan dihasilkan oleh siswa. Dalam membantu
siswa menjadi pencetus pengetahuan, tugas pengajaran utama seorang guru
adalah menciptakan kegiatan atau lingkungan yang memberikan kesempatan pada
mereka untuk melibatkan diri dalam pemikiran tingkat tinggi.”
Ada tiga tingkat penggunaan kemampuan pemikiran tingkat tinggi dalam
Kontinuum
praktek:
• Level 1: Siswa terlibat hanya dalam pemikiran tingkat rendah; misalnya
mereka menerima, atau mengutip, atau berpartisipasi dalam praktek
pengajaran rutin. Tidak ada kegiatan selama pembelajaran yang membuat
siswa mampu berbuat lebih dari sekedar mengutip atau menirua
pengetahuan yang sudah ada.
• Level 2: Siswa terutama terlibat dalam pemikiran tingkat rendah yang
rutin untuk berbagi pelajaran dengan baik. Paling tidak ada satu
pertanyaan atau kegiatan signifikan yang membuat mereka melakukan
pemikiran tingkat tinggi.
• Level 3: Hampir semua siswa, di hampir sepanjang waktu terlibat dalam
pemikiran tingkat tinggi
Menciptakan
Menciptakan gagasan, produk atau cara pandang baru
Designing, constructing, planning, producing, inventing.
Mengevaluasi
Menjustifikasi keputusan untuk melakukan tindakan
tertentu
Memeriksa, menyusun hipotesis, mengkritisi,
bereksperimen, menilai
Menganalisa
Memecah informasi menjadi bagian-bagian kecil untuk
menggali pemahaman dan hubungan
Membandingkan, mengatur, menyusun ulang,
menginterogasi, menemukan
Panah diatas menunjukkan komponen-komponen utama pemikiran tingkat tinggi.
Ketiga ketrampilan tersebut harus menjadi bagian dari proses pemikiran untuk
mencapai Berfikir dengan orientasi mutu.
Menganalisis
Para siswa memecah informasi yang telah didapatkannya menjadi bagian-bagian
kecil
agar bisa lebih memahami informasi tersebut.
Bisakah saudara memecah informasi menjadi bagian-bagian kecilnya untuk
menggali
pemahaman dan hubungan yang ada dalam informasi tersebut?
Menganalisis berarti memecah informasi menjadi elemen-elemen penyusunnya.
Berikut ini adalah sejumlah kata kerja yang paling menggambarkan proses analisis:
Membedakan Mempertanyakan
Menghargai Mencoba
Memeriksa Menguji
Menggali Memisahkan
Menanyakan Menyusun
Menginvestigasi Menyaring
MENGATUR MEMBANDINGKAN
MENSTRUKTURISASI
MENYATUKAN
MENEMUKAN
MENYUSUN ULANG
MENGURAIKAN
MENEMPATKAN
Meneliti Menghitung
Mengkritik Membandingkan
Mempertentangkan Mensurvei
Mendeteksi Mengelompokkan
Menata Menyusun
Menguji Mendebat
Menganalisis Menggambarkan
Menghubungkan Membedah/Menelaah
Mengklasifikasi Mendiskriminasi
Hasilnya antara lain:
LAPORAN
DIAGRAM
ABSTRAK
DAFTAR NAMA
GRAFIK
LEMBAR KERJA SURVEI
KUMPULAN DATA
DATA BERGERAK
GAMBARAN