Sistem Manajemen Mutu: Pengertian, Prinsip, dan Manfaatnya

A.Pengertian Sistem Manajemen Mutu

Sebelum membedah pengertian dari QMS, sebaiknya pahami dulu apa itu Quality atau
Kualitas. Beberapa ahli mengemukakan teorinya mengenai pengertian kualitas. Berikut adalah
beberapa di antaranya.

 Westinghouse mengatakan bahwa kualitas merupakan kinerja kerja yang dapat memenuhi
keinginan pelanggan secara tepat dan cepat.
 Joseph M. Juran mengungkapkan bahwa kualitas merupakan kesesuaian dengan kegunaan
atau kesesuaian untuk digunakan. Contohnya seperti sepatu yang memang dirancang untuk
kebutuhan olahraga.
 W. Edwards Deming berpendapat bahwa kualitas merupakan bentuk pemecahan masalah
guna mencapai penyempurnaan secara terus menerus.
 Philip B. Crosby mengatakan bahwa kualitas merupakan kesesuaian terhadap persyaratan
seperti sepatu yang tahan lama atau jam tangan tahan air.

Dari beberapa pendapat ahli di atas dapat disimpulkan bahwa kualitas menggambarkan karakteristik
produk secara langsung, misalnya estetikanya, kemudahan penggunaan, presentasi, dan sebagainya.
Sedangkan Sistem Manajemen Mutu adalah kemampuan sebuah perusahaan atau organisasi pada
umumnya untuk mengaja kualitas/mutu dari barang atau jasa yang dijual kepada para pelanggan.
Saat ini terdapat satu QMS yang sangat populer dan digunakan di seluruh dunia. QMS tersebut
diterbitkan oleh Internasional Standard Organization (ISO). Lembaga ini menetapkan standar untuk
QMS yang dikenal dengan ISO 9001.

B. Prinsip Dasar SMM

Berdasarkan standarisasi ISO 9001 tahun 2015, terdapat 7 prinsip QMS. Prinsip tersebut digunakan
sebagai pedoman dalam peningkatan kinerja perusahaan dan organisasi. Berikut adalah prinsip-
prinsipnya.

 Fokus pada Pelanggan: berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan atau pelanggan, bahkan
melebihi harapan pelanggan.
 Kepemimpinan: bertujuan untuk menentukan arah, tujuan, dan menciptakan keadaan di mana
semua orang berperan dalam mencapai tujuan organisasi.
 Keterlibatan orang: semua orang dalam setiap tingkatan di organisasi sangat penting untuk
meningkatkan kemampuan organisasi dalam memberikan dan menciptakan nilai.
 Pendekatan pada proses: kegiatan-kegiatan yang dapat dipahami dan dikelola sebagai
rangkaian proses yang berkaitan dan berfungsi sebagai sistem yang utuh akan mempermudah
organisasi mencapai hasil yang konsisten secara efektif.
  Peningkatan: organisasi harus fokus untuk memperbaiki dan melakukan peningkatan untuk
mencapai kesuksesan.
 Pengambilan keputusan berdasarkan bukti: setiap keputusan yang diambil berdasarkan
evaluasi data dan analisis untuk mencapai hasil yang diinginkan.
 Manajemen hubungan: menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak sangat penting untuk
mempertah

C.Manfaat Sistem Manajemen Mutu

Sertifikasi ISO 9001 diperoleh setelah diaudit oleh badan sertifikasi yang sudah terakreditasi
negara. Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh oleh organisasi atau perusahaan yang menerapkan
QMS ISO 9001.

 Meningkatkan efisiensi biaya

 Meningkatkan citra perusahaan yang positif
 Meningkatkan komunitas di lingkungan internal
 Sebagai sistem yang terdokumentasi
 Memberikan jaminan kualitas proses dan produk
 Meningkatkan moral, motivasi, serta kinerja karyawan serta orang-orang yang ada dalam
organisasi.
 Meningkatkan perolehan pasar dan produktivitas perusahaan.
 Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
D. Pendekatan Proses QMS

Ada 3 langkah pendekatan proses QMS, berikut ini detail dan penjelasannya.

1. Tentukan Prosesnya
Hal pertama yang dilakukan adalah mendefinisikan dan menjelaskan secara detail. Hal ini
bertujuan untuk mengurangi kesalahan serta kebingungan di tengah proses. Tentukan apa saja
dan bagaimana proses QMS sejak awal agar lebih mudah mencapai hasil yang diinginkan.

2. Tetapkan dan Ukur Input serta Output Proses

Input dari proses QMS berasal dari bahan, energi, serta sumber daya manusia atau
SDM. Sedangkan outputnya berupa jasa atau barang jadi.

3. Perkirakan Potensi Risiko, Hasil, dan Efek

Pendekatan ini berhubungan dengan bagaimana pelanggan, pemasok, serta pemangku
kepentingan dipengaruhi oleh proses para setiap tahapan yang telah ditentukan sebelumnya.
E. Tips Meningkatkan Implementasi SMM

Ada beberapa tips yang bisa dilakukan perusahaan untuk meningkatkan implementasi ISO 9001.
Berikut ini detailnya.

 Perusahaan atau organisasi berkomitmen untuk perbaikan

 Melakukan penilaian dan analisis diri
 Menyertakan semua orang dalam organisasi atau perusahaan dalam program pelatihan.
 Menentukan tujuan serta sasaran yang jelas dari QMS untuk dicapai bersama-sama sesuai
dengan target waktu tertentu.
 mencerminkan bahwa ada indikator kinerja utama atau KPI.
 Mendengarkan saran dan masukan dari pelanggan dan karyawan.
 Memberikan penghargaan setinggi-tingginya kepada seluruh orang di dalam perusahaan atau
organisasi atas ide dan kinerja yang diberikan.
 Membuat sistem yang sederhana.
 Membuat grup yang berkualitas untuk menciptakan komunikasi yang efektif.
 Menanamkan pola pikir yang fokus pada perbaikan perusahaan atau organisasi.

Setelah membaca penjelasan di atas, tentu kamu sudah memahami banyak hal tentang Sistem
Manajemen Mutu. QMS sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk memenuhi persyaratan mutu
atau kualitas dari pelanggan.
Berikut adalah beberapa standar yang dapat digunakan dalam pengembangan mutu dan
pendekatannya:
1. ISO 9000 series: Lebih dari 500.000 organisasi di seluruh dunia telah mengembangkan
sistem mutu resmi yang didasarkan pada serangkaian standar ISO 9000. Standar ini
memfokuskan pada proses manajemen mutu dan mencakup aspek seperti perencanaan,
peningkatan, kontrol, dan jaminan mutu.
2. Prinsip manajemen mutu: Standar ini memfokuskan pada prinsip manajemen mutu sesuai
ISO 9001:2015, yang memfokuskan pada perencanaan, peningkatan, kontrol, dan jaminan
mutu. Prinsip ini membantu organisasi dalam mengembangkan sistem mutu yang efektif dan
efisien.
3. Pendekatan sistem melalui saling keterhubungan antara berbagai proses yang fokus pada
pencapaian tujuan: Prinsip ini membantu organisasi dalam mengembangkan sistem mutu
yang memfokuskan pada proses yang terkait dan membantu mencapai tujuan yang
diinginkan.
4. Pendekatan Total Quality Management (TQM): Pendekatan ini membantu organisasi dalam
mengembangkan sistem mutu yang memfokuskan pada kualitas total, yang membantu
mencapai tujuan yang diinginkan.
5. Standar Sistem Mutu dan Pengembangan Mutu: Makalah ini membahas tentang standar
sistem mutu dan pengembangan mutu, yang membantu organisasi dalam mengembangkan
sistem mutu yang efektif dan efisien.
6. Standar ini membantu organisasi dalam mengembangkan sistem mutu yang efektif dan
efisien, yang membantu mencapai tujuan yang diinginkan.

F. Berikut adalah contoh kasus penerapan dari pengembangan mutu dan

pendekatannya:

1. Pada industri manufaktur: Dalam pengembangan produk kendaraan, pengembangan mutu dapat
dilakukan untuk memperbaiki sistem transmisi, yang merupakan komponen penting dalam
kendaraan. Pendekatan yang digunakan dapat melibatkan analisis data dari transmisi yang ada,
seperti data penggunaan, kebocoran, dan kebisingan. Setelah itu, perencanaan sistem manufaktur
dapat dilakukan untuk memperbaiki proses produksi transmisi, seperti menggunakan bahan baku
yang lebih baik, memperbaiki teknik pembuatan, dan mengoptimalkan proses pengujian.
2. Pada industri perbankan: Dalam pengembangan produk perbankan, pengembangan mutu dapat
dilakukan untuk memperbaiki kualitas, kinerja, dan efisiensi dari produk tersebut. Pendekatan
yang digunakan dapat melibatkan analisis data dari produk perbankan yang ada, seperti data
penggunaan, kebocoran, dan kebisingan. Setelah itu, perencanaan sistem manufaktur dapat
dilakukan untuk memperbaiki proses produksi produk perbankan, seperti menggunakan bahan
baku yang lebih baik, memperbaiki teknik pembuatan, dan mengoptimalkan proses pengujian.
3. Pada industri konstruksi: Dalam pengembangan sistem manajemen proyek, pengembangan mutu
dapat dilakukan untuk memperbaiki kualitas, kinerja, dan efisiensi dari proyek tersebut.
Pendekatan yang digunakan dapat melibatkan analisis data dari proyek konstruksi yang ada,
seperti data penggunaan, kebocoran, dan kebisingan. Setelah itu, perencanaan sistem manufaktur
dapat dilakukan untuk memperbaiki proses produksi proyek konstruksi, seperti menggunakan
bahan baku yang lebih baik, memperbaiki teknik pembuatan, dan mengoptimalkan proses
pengujian.
 4. Pada industri farmasi: Dalam pengembangan produk farmasi, pengembangan mutu dapat
dilakukan untuk memperbaiki kualitas, kinerja, dan efisiensi dari produk tersebut. Pendekatan
yang digunakan dapat melibatkan analisis data dari produk farmasi yang ada, seperti data
penggunaan, kebocoran, dan kebisingan. Setelah itu, perencanaan sistem manufaktur dapat
dilakukan untuk memperbaiki proses produksi produk farmasi, seperti menggunakan bahan baku
yang lebih baik, memperbaiki teknik pembuatan, dan mengoptimalkan proses pengujian.
5. Dalam semua kasus ini, pengembangan mutu dan pendekatannya membantu organisasi dalam
mengembangkan sistem mutu yang efektif dan efisien, yang membantu mencapai tujuan yang
diinginkan.

G. Cara menjaga pengembangan mutu dan pendekatannya dapat dilakukan

dengan beberapa langkah:

1. Peningkatan kemampuan: Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas

keputusan dengan merujuk pada catatan factual, mengkaji, menantang, dan mengubah
pendapat dan keputusan.
2. Prinsip manajemen mutu: Mengikuti prinsip manajemen mutu, seperti fokus pada
pelanggan, kepemimpinan, melibatkan karyawan, pendekatan pada proses, improvisasi,
pengambilan keputusan berdasarkan data, dan manajemen hubungan dengan para
stakeholders.
3. Pengelolaan data: Memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan bisa
dipertanggung jawabkan, dan membuat data bisa diakses oleh siapa saja yang
membutuhkannya.
4. Pengukuran kepuasan pelanggan: Menentukan dan memilih penyedia utama, membangun
dan mengelola hubungan dengan pelanggan, dan mengevaluasi kepuasan pelanggan
secara sistematis.
5. Perbaikan berkesinambungan: Memastikan bahwa perbaikan yang efektif adalah yang
berdasarkan analisa data dan informasi, dan mengatur tujuan dan sasaran sebagai
pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan.
6. Pengendalian risiko: Identifikasi dan menyediakan sumber daya perusahaan serta
komitmen "continual improvement" untuk mengendalikan risiko dan mengoptimalkan
proses.
7. Komunikasi efektif: Berbagi informasi dan rencana masa depan, menginspirasi,
mendorong, dan menghargai peningkatan dan pencapaian oleh pemasok.
8. Hubungan yang saling menguntungkan: Menetapkan hubungan yang menyebar-ukuran
dengan pemasok yang saling membutuhkan, dan mengelola hubungan secara sistematis
dengan pelanggan.
9. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan bahwa pengembangan
mutu dan pendekatannya tetap efektif dan efisien.
H. Tujuan Manajemen Mutu
Manajemen mutu mencakup banyak pedoman untuk memastikan produk dan jasa yang ditawarkan
kepada pelanggan mempunyai standar yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Dalam penerapan
manajemen mutu, semua pemangku kepentingan bertanggung jawab meningkatkan proses, produk atau
layanan dan budaya perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang. Perusahaan atau organisasi
menetapkan target kualitas yang harus dipenuhi dan disepakati oleh pelanggan dengan mengukur,
mengidentifikasi dan memperbaiki masalah kualitas yang menghadang kemudian memastikan produk dan
jasa yang diproduksi oleh tim sesuai dengan harapan pelanggan.
Manfaat Manajemen Mutu
Penerapan manajemen saling menguntungkan pada organisasi atau perusahaan menawarkan banyak
manfaat bagi pemilik bisnis. Selain dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas, juga dapat membuat
perusahaan atau bisnis Anda lebih unggul dari pesaing. Manfaat lain penerapan manajemen mutu antara
lain:
1. Lebih memahami kebutuhan pelanggan
2. Meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa perusahaan
3. Kontrol dan konsistensi dalam kualitas produk dan jasa
4. Meningkatan manajemen risiko
5. Meminimalisir kesalahan yang bisa mengeluarkan anggaran besar
6. Meregulasi praktik kerja yang baik
7. Meningkatkan partisipasi karyawan dalam proses mencapai tujuan
8. Membangun komunikasi internal yang lebih baik
9. Menonjolkan keunggulan dari kompetitor
10. Meningkatkan keuntungan
11. Komponen Utama Manajemen Mutu
Penerapan manajemen mutu sangat erat kaitannya dengan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan oleh
perusahaan karena kepuasan pelanggan menjadi salah satu hal penting agar tujuan perusahaan atau bisnis
dapat terwujud.
Manajemen mutu memiliki empat komponen utama untuk menjaga kualitas, antara lain:
1. Perencanaan Mutu
Dalam tahap perencanaan, tim bertugas mengidentifikasi untaian kualitas yang tepat dan
memutuskan cara untuk memenuhi kualitas tersebut.
2. Peningkatan Mutu
Dalam proses meningkatkan kualitas, perlu dilakukan perubahan yang bertujuan untuk
meningkatkan kepercayaan dan keunggulan produk atau jasa.
3. Kontrol Mutu
Ini adalah sebuah upaya terus menerus untuk membangun integritas dan keunggulan dalam
mencapai tujuan yang telah ditentukan di awal proses.
4. Jaminan Mutu
Jaminan mutu atau sering disebut jaminan kualitas (QA) adalah proses mengaudit persyaratan
kualitas untuk memastikan bahwa standar kualitas telah diterapkan pada produk atau jasa yang
ditawarkan.
5. Dalam proses QA, akan ditemukan pertanyaan-pertanyaan seperti bagaimana mengukur
kualitasnya? Siapa yang mengukur kualitasnya? Apa yang akan diukur? Berapa unit dan
 jenisnya? Kapan saja kualitasnya akan diukur? Apa kriteria ketika produk atau jasa tidak lolos
QA?
6. Sistem Manajemen Mutu
Sistem manjemen mutu adalah sekumpulan kebijakan, proses dan prosedur untuk merencanakan
dan melaksanakan produksi, pengembangan dan jasa yang dapat memenuhi persyaratan mutu dari
pelanggan.

Contoh dari sistem manajemen mutu adalah ISO 9001.

Sistem manajemen mutu berdasarkan pada proses untuk mengidentifikasi, mengukur, mengontrol dan
meningkatkan berbagai proses bisnis yang pada akhirnya akan mengarah pada peningkatan kinerja bisnis.
1. Prinsip Manajemen Mutu
Dalam ISO 9001:2015, Komite ISO menetapkan prinsip manajemen mutu yang dinilai penting
dalam membangun sistem manajemen yang efektif. Tujuh prinsip manajemen mutu diantaranya:
2. Fokus Pelanggan (Fokus Pelanggan)
Organisasi atau perusahaan sangat bergantung pada pelanggan.
3. Perusahaan harus bisa memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan waktu yang akan datang,
berusaha memenuhi dan melampaui ekspektasi pelanggan serta memperbaiki kekurangan yang
berasal dari keluhan pelanggan.
4. Kepemimpinan (Kepemimpinan)
Pemimpin dalam struktur organisasi memiliki wewenang untuk membuat tujuan dan arah
perusahaan.
5. Pemimpin harus bisa menciptakan dan memelihara lingkungan yang berisi individu-individu
yang terlibat dalam mencapai tujuan bersama perusahaan.
6. Selain itu, para pemimpin juga perlu mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya perusahaan
serta komitmen “perbaikan berkelanjutan” .
7. Keterlibatan Manusia (Melibatkan Karyawan)
8. Individu di semua tingkatan struktur organisasi perusahaan dipastikan terlibat dan memiliki
kompetensi sesuai dengan tanggung jawab yang ditugaskan.

Karyawan atau SDM yang berkualitas dan kompeten diharapkan dapat memberikan banyak keuntungan
dan kemudahan bagi perusahaan dalam memberikan nilai dan mencapai tujuan.

1. Pendekatan Proses (Pendekatan Proses)

Hasil yang diinginkan oleh perusahaan dapat diperoleh dengan lebih efektif dan efisien ketika
kegiatan sumber daya dikelola sebagai suatu proses yang saling terkait.
2. Perbaikan (Improvisasi)
Organisasi harus meningkatkan kualitas internal dan eksternal ke arah yang lebih baik secara
terus menerus untuk meningkatkan kinerja dan lebih unggul dalam persaingan dengan
kompetitor.
3. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti (Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data)
Keputusan yang diambil oleh organisasi harus berdasarkan data dan fakta yang kemudian
dilakukan analisis dan evaluasi agar menghasilkan keputusan yang tepat sasaran.
4. Manajemen Hubungan (Manajemen Hubungan)
 Memiliki dan menjaga hubungan dengan para pemangku kepentingan dapat membantu organisasi
dalam mengoptimalkan kinerja dan nilai organisasi.
Pendekatan Proses Manajemen Mutu
Peran pendekatan proses memiliki bagian penting dari setiap strategi manajemen mutu. Tujuan penting
dari setiap orginasasi adalah untuk mengembangkan dan menerapkan strategi yang meningkatkan
kemampuan untuk secara konsisten memberikan produk dan jasa yang berkualitas. Ketika semua sumber
daya dan tanggung jawab telah dipahami, dijelaskan dan dialokasikan ke setiap proses produksi akan
lebih mudah bagi organisasi mencapai tujuan yang diinginkan. Elemen penting dari proses untuk
mencapai keberhasilan menajamen mutu meliputi:
1. Menentukan Proses
Proses perlu didefinisikan dan dijelaskan secara rinci agar meminimalisir kesalahan atau
ketidaknyamanan di tengah proses.
2. Menentukan apa saja dan bagaiman proses di awal akan memberikan kemudahan dalam mencapai
hasil yang diinginkan.
3. Menetapkan dan Mengukur Input dan Output dari Proses
4. Input dari suatu proses berasal dari sumber daya manusia (SDM), energi dan bahan.
5. Outputnya terdiri dari produk jadi atau jasa.
Menetapkan Posisi Proses Berinteraksi dengan Berbagai Fungsi Organisasi
6. Tidak-tidaknya proses akan berinteraksi dengan area fungsional dan perlu dipahami serta diukur
untuk prosedur manajemen bersama yang efektif.
7. Memperkirakan Potensi Risiko, Hasil dan Efek
Hal ini menyangkut bagaimana pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan dipengaruhi oleh
proses di setiap tahap yang telah ditentukan.
8. Menetapkan Tanggung Jawab
Agar proses yang direncanakan dan dilaksanakan secara efektif, tanggung jawab dan izin harus
dijabarkan dengan jelas untuk setiap individu yang berperan dalam proses terebut.
9. Menentukan Stakeholder
Organisasi harus menentukan siapa saja pelanggan internal dan eksternal, pemasok dan pemangku
kepentingan yang terlibat dalam proses.
10. Sumber Daya
Berbagai elemen perlu dipertimbangkan saat mengembangkan proses untuk mencapai manajemen
mutu dengan berbagai langkah, tugas, kontrol, alat, pelatihan, data, persediaan dan sumber daya lain
yang memungkinkan proses berjalan efektif.

Kesimpulan
Manajemen mutu merupakan serangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengendalian dan pengawasan
untuk mempertahankan mutu produk atau jasa yang diinginkan untuk memuaskan pelanggan. Contoh dari
sistem manajemen mutu adalah ISO 9001. Tujuannya adalah untuk memastikan produk atau jasa yang
ditawarkan memenuhi standar yang telah ditetapkan dan dapat memenuhi ekpektasi pelanggan.
1. Manfaat dari penerapan manajemen mutu yaitu dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas dan
keunggulan perusahaan dari pesaing.
2. Perencanaan, peningkatan, pengendalian dan jaminan mutu atau kualitas adalah komponen utama
dalam proses manajemen mutu.
3. Prinsip manajemen mutu sesuai ISO 9001:205 antara lain fokus pada pelanggan, kepemimpinan,
melibatkan karyawan, pendekatan pada proses, improvisasi, pengambilan keputusan berdasarkan data
dan manajemen hubungan dengan para pemangku kepentingan .
4. Elemen penting meliputi penentuan proses, penetapkan dan pengukuran input dan output , penentuan
posisi berbagai fungsi organisasi, perkiraan potensi risiko dan hasil, penetapan tanggung jawab,
penentuan pemangku kepentingan dan sumber daya.
5. Salah satu cara untuk membuat pelanggan puas adalah dengan selalu mengirimkan barang pesanan
tepat waktu dan sesuai pesanan.
6. Anda harus menggunakan fitur stock control pada software akuntansi dan manufaktur MASERP agar
bisa melacak apakah barang sudah dikirim atau barang apa saja yang belum dikirim.
7. Selain itu, Anda juga akan merasakan kemudahan pelacak tingkat dan nilai stok setiap hari agar tidak
terjadi kesalahan yang dapat menyebabkan pembengkakan anggaran.
8. Jangan sampai kesalahan dan waktu pengiriman barang yang terlalu lama menghilangkan loyalitas
pelanggan terhadap perusahaan atau bisnis Anda.