Suhartanto, S.Sos., M.A.
Pertemuan Ketuju: Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran
A. Sistem dan Prosedur Kerja
Sistem adalah sekumpulan komponen yang
saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam
melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu
tujuan. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata
kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk
suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka
melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Manfaat
sistem kerja atau sistem perkantoran:
1. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih
lancar (arus pekerjaan yang lebih baik);
2. Memberikan pengawasan yang lebih baik
mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana
pekerjaan tersebut dilakukan;
3. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap
dan biaya tambahan;
4. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di
antara bagian-bagian yang berlainan;
5. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai
baru;
6. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat
pekerjaan tata usaha yang penting.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang
berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan
adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan
yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian
sesuatu bidang tugas. Secara hakekat, prosedur
kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat
diselesaikan dengan tahapan yang teratur dan
sesuai dengan waktu yang tersedia. Prosedur kerja
disusun oleh orang yang ahli di bidangnya dan dalam
waktu yang relatif lama.
Apabila kondisi tersebut telah dipenuhi untuk
menyusun sesuai prosedur kerja, maka
dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja
berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Rasional
Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan
mudah dipahami, sehingga semua orang sesuai
klasifikasi agar dengan mudah untuk mengerti.
2. Sistematis
Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni
mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya.
3. Operasional
Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang
dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.
Pendidikan Administrasi FE UNY
4. Menggunakan Jarak Terpendek
Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui
jalur atau jenjang yang panjang.
5. Menekankan Kepada Prinsip Kerja
Semua pekerjaan yang saling berkaitan
ditempatkan secara berurutan.
B. Manfaat dari Sistem Kerja dan Prosedur Kerja
Berdasarkan pengertian yang ada maka
manfaat yang dapat diperoleh dari sistem kerja dan
prosedur kerjaadalah seperti (i) sistem kerja dan
prosedur kerja penting artinya sebagai suatu pola
kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran,
program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke
dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata,
(ii) melalui sistem kerja dan prosedur kerja yang
dibuat dengan tepat, dapat dilakukan dengan
standardisasi dan pengendalian kerja dengan
setepat-tepatnya. Sistem kerja dan prosedur kerja
bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun
semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan
sebagai pedoman kerja.
C. Asas Penyusunan Sistem Kerja dan Sistem
Kerja
Supaya ada kejelasan, maka penyusunan
sistem kerja dan prosedur kerja perlu
memperhatikan beberapa asas sebagai berikut:
1. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun
secara sistematis, serta dituangkan dalam
bentuk manual atau pedoman kerja
pelaksanaannya;
2. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan
secara sistematis, kepada semua petugas atau
pihak yang bersangkutan atau yang
berkepentingan;
3. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan
yang berlaku dan dengan kebijaksanaan umum
yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi;
4. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan
secara efisien serta menciptakan jaminan yang
memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada dibawah pengendalian organisasi;
5. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi
kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan
dengan keadaan.

Pertemuan Ketuju: Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran
D. Pengaturan Pokok di Bidang Sistem Kerja dan
Prosedur Kerja dalam Sebuah Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di
bidang sistem kerja dan prosedur kerja dapat
dinyatakan sebagai berikut:
1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam
lingkungan instansi masing-masing maupun
dengan instansi atau kantor lain;
2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung
jawab memimpin dan mengkoordinasikan
bawahannya masing-masing dan membimbing
serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan
tugas bawahannya;
3. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib
mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab
kepada atasan masing-masing dengan
menyampaikan laporan berkala tepat pada
waktunya;
4. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan
memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan
keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan
memberikan petunjuk kepada bawahan;
5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap
satuan organisasi wajib memberikan tembusan
kepada satuan organisasi lain yang secara
fungsional mempunyai hubungan kerja.
E. Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunan
Mengingat pentingnya sistem kerja dan
prosedur kerja sebagaimana telah diuraikan, maka
dalam teknik penyusunan dan penentuan sistem
kerja dan prosedur kerja yang harus dipakai dalam
setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-
prinsip sebagai berikut:
1. Sistem kerja dan prosedur kerja, harus disusun
dengan memperhatikan segi-segi tujuan,
fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu
yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat
dari tugas atau pekerjaan;
2. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya
dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan
penjelasan tentang tujuan pokok organisasi,
skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan
analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan
didalam organisasi dan lainnya;
3. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas
yang akan dibuat bagan prosedurnya;
Pendidikan Administrasi FE UNY
Suhartanto, S.Sos., M.A.
4. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan
yang harus dilakukan berikut lamanya waktu
yang diperlukan untuk melaksanakan bidang
tugas termaksud;
5. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari
rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang
satu dengan tahap yang berikutnya harus
terdapat hubungan yang sangat erat yang
keseluruhannya menuju ke satu tujuan;
6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata
dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian
seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan;
7. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan
keterampilan tenaga kerja yang diperlukan
untuk penyelesaian bidang tugas termaksud;
8. Sistem kerja dan prosedur kerja harus disusun
secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
fleksibilitas;
9. Penyusunan sistem kerja dan prosedur kerja
harus selalu disesuaikan dengan
perkembangan teknologi;
10. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu
prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan
simbol dan skema atau bagan prosedur dengan
setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering
disebut skema arus kerja;
11. Untuk menjamin penerapan sistem kerja dan
prosedur kerja dengan setepat-tepatnya, maka
perlu dipakai buku pedoman.
F. Simbol-simbol dalam Prosedur
Simbol-simbol dipergunakan untuk
menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-
simbol tersebut adalah:
1. Lingkaran Besar
Lingkaran besar menunjukkan operasi
(operating) atau sesuatu yang harus dikerjakan.
Apabila ditengahnya dibubuhi huruf C berarti
pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru
tulis (clerk), dan apabila dibubuhi dengan huruf
M berarti harus dikerjakan dengan mesin, dan
apabila dibubuhi huruf T artinya dikerjakan
dengan mesin ketik (typewriter).
2. Belah Ketupat
Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian
(diamond) adalah simbol untuk menunjukkan
 Suhartanto, S.Sos., M.A.
Pertemuan Ketuju: Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran

pemeriksaan (inspection, control, and check) 7. Keputusan Keputusan dalam

mengenai mutu atau kualitas (quality). program
3. Segi Empat Bujur Sangkar
Segi empat bujur sangkar mennjukkan
pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas. 8. Predefined process Rincian operasi
Apabila dibubuhi dengan huruf D (delay) berarti berada di tempat lain
ada penahanan atau penundaan suatu proses
karena harus menunjukkan tindakan atau 9. Prepation Pemberian harga
penyelesaian lebih lanjut. awal
4. Segi Tiga Terbalik
Segi tiga terbalik ini menunjukkan 10. Punched card Input atau output
penyimpangan (storage) secara tetap yang menggunakan
(permanent). kartu berlubang
5. Segi Tiga Ganda Terbalik 11. Dokumen Input atau output
Simbol ini menunjukkan penyimpangan untuk dalam format yang
sementara (temporary). dicetak
6. Lingkaran Kecil
12. Magnetic tape Input atau output
Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) yang menggunakan
atau pengangkutan (transport). pita magnetik
7. Anak Panah
Anak panah menunjukkan arah jalannya atau
13. Magnetic disk Input atau output
arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu
yang menggunakan
preoses pengerjaan.
disk magnetik
Berikut ini adalah penjabaran dalam bentuk tabel
mengenai simbol-simbol dalam prosedur dan
maknanya.
14. Magnetic drum Input atau output
No. Simbol Makna yang menggunakan
1. Terminal points Awal atau akhir drum magnetik
flowchart
15. On-line Storage Input atau output
2. Input/Output Input atau output yang menggunakan
data yang diproses penyimpanan akses
langsung
3. Penghubung Keluar ke atau 16. Punched tape Input atau output
masuk dari bagian yang menggunakan
lain flowchart pita kertas
khususnya halaman berlubang
yang sama 17. Manual operation Operasi manual
4. Anak panah Alur kerja

18. Communication link Transmisi data

5. Penjelasan Komentar tambahan melalui channel

6. Proses Operasi

Pendidikan Administrasi FE UNY

 Suhartanto, S.Sos., M.A.
Pertemuan Ketuju: Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran

G. Kegunaan Simbol-Simbol dalam Prosedur 9. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi

prosedur. Berikut ini contoh penggunaan simbol
Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai
pada tata kerja penerimaan surat masuk di
tanda dalam rangka membuat skema arus kerja atau
suatu kantor. Penggunaan simbol pada tata
prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui:
kerja suatu kegiatan dapat dibuat perbedaannya
1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan dan bagian
antara keadaan atau kenyataan yang ada
pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan
dengan keadaan yang disarankan, sehingga
untuk penyelesaian suatu bidang tugas;
akan terlihat perbedaannya guna dapat
2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk
dipikirkan penyempurnaannya lebih lanjut.
penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan
termaksud maupun waktu seluruhnya yang H. Keuntungan Sistem dan Prosedur
diperlukan untuk penyelesaian tugas
1. Sistem dan prosedur memajukan pandangan
termaksud;
yang menyeluruh secara realistis. Perkiraan
3. Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai
perkiraan total sebuah situasi, macam-macam
yang diperlukan untuk dapat mengerjakan
tingkat intensitas mereka pada berbagai bidang
pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-
sebuah perusahaan dan pengaruh perubahan
baiknya;
atas salah satu bidang tersebut dapat
4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan
dipastikan;
untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang
2. Sistem kerja dan prosedur kerja membantu
bersangkutan;
untuk menjadikan pekerjaan yang berulang
5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk
menjadi suatu rutin hingga dengan demikian
suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan
menyederhanakan pelaksanaannya dan
sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai;
mengurangi pembuatan keputusan diperlukan
6. Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja
untuk mengerjakannya;
telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas
3. Melalui sistem kerja dan prosedur kerja
yang semestinya;
uniformitas aksi pekerjaan dicapai;
7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.
4. Mengurangi kemungkinan timbulnya kesalahan-
Disamping untuk mengetahui hal tersebut, maka
kesalahan;
skema arus kerja atau prosedur kerja juga
5. Ketepatan atau kecermatan pula dicapai karena
mempunyai kegunaan sebagai berikut:
fakta bahwa seorang pekerja karena
1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama
spesialisasi pekerjaan menjadi terampil dalam
bagi pegawai baru. Disebut sebagai skema arus
tugasnya dan cocok untuk pekerjaan khusus;
kerja atau skema proses kerja atau skema
6. Sesuatu keuntungan penting yang kerap kali
prosedur kerja;
dilupakan adalah bahwa sistem kerja dan
2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam
prosedur kerja mengurangi pembuatan
hubungan kerja;
keputusan yang salah dan terburu-buru;
3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan
7. Sistem kerja dan prosedur kerja dapat
mengatur frekuensi kerja yang tepat;
membantu usaha-usaha latihan;
4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor;
8. Sistem kerja dan prosedur kerja menyebabkan
5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan
identifikasi dan isolasi dari bidang-bidang
yang bertumpuk;
pekerjaan problem.
6. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya
di kemudian hari;
7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian dan
analisis jabatan;
8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan
untuk mengetahui seluruh proses kerja.

Pendidikan Administrasi FE UNY