BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau
fungsi pokok dalam suatu Di dalam kantor terdapat sebuah rangkaian metode kantor
yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di
bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas. Perencanaan merupakan
unsur pokok dalam manajemen. Perencanaan menghasilkan rencana . untuk menyusun
sebuah perencanaan kantor sehingga tujuan organisasi bisa dicapai dengan cara yang
efisien dan efektif. Dengan adanya sistem informasi manajemen dapat berfungsi atau
bergerak menghasilkan informasi untuk digunakan dalam manajemen perusahaan.
Didalam menjalankan pekerjaan perkantoran terdapan teknologi – teknologi yang
berkembang dari tahun ke tahun dengan adanya teknologi yang berkembang sangat
menunjang pekerjaan sebuah perkantoran atau perusahaan.
B. Rumusan masalah
1. Bagaimana Perencanaan sistem perkantoran?
2. Apa pengertian sistem perkantoran?
3. Apa saja Langkah-langkah dalam perencanaan sistem perkantoran?
4. Apa saja faktor-faktor sistem perkantoran?
C. Tujuan masalah
1. Untuk mengetahui perencanaan sistem perkantoran
2. Untuk mengetahui pengertian sistem perkantoran
3. Untuk mengetahui Langkah-langkah dalam perencanaan sistem perkantoran
4. Untuk mengetahui faktor-faktor sistem perkantoran

1
2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Perencanaan sistem perkantoran

Manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan
mengerahkan segenap sarana dalam sesuatu organisasi apa pun untuk mencapai tujuan
tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan perbuatan menggerakkan petugas
dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Dalam rangka ini dua tugas pokok setiap
manajer pada jenjang organisasi apa pun ialah:
1. .Menggerakkan sekelompok petugas, dalam arti mendorong, memimpin,
menjuruskan, danmenertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai kegiatan
yang menuju ke arahtercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan.
2. Mengerahkan segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur
pemakaian, menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya guna aneka benda,
biaya,alat, bangunan metode, dan sumber-sumber lainnya yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan.
Secara lengkap tugas manajemen itu dapat diperinci lebih lanjut dalam 6
aktivitas, yaitu:
a) Perencanaan
Pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harusdikerjakan
dan caranya mengerjakan.
b) Pembuatan Keputusan
Pola perubahan melakukan pemilihan diantara berbagai kemungkinan
untuk menyelesaikan soal-soal yang terjada
c) Pembimbingan
Pola pembuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkanPara
pelaksanan, dan memberi petunjuk.
d) Pengordinasian
Pola perubahan menghubung-hubungkan dan menyelaraskanPara
pelaksanan berikut tugasnya satu sama lain.
e) Pengontrolan

3
 Pola perubahan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-
pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditempat.
f) Penyempurnaan
Pada perbuatan memperbaiki tatarangkan dan tata kerja dalam
organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian diatas, salah satu tugas seseorang
manajer perkantoransebagaimana halnya setiap manajer dalam bidang
kerja apapun ialah melakukan aktivitas perencanaan. Hal pokok yang
harus direncanakan ialah seluruh tatausaha dalam organisasinyasebagai
sistem perkantoran. Yang dimaksud dengan sistem perkantoran ialah
segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata
kerja, dan tata tertib dalam penyelesaiansesuatu bidang kerja atau
fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan
atausistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman
penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat pelengkapannya, tata
caranya penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman
berkas sampai prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip.

B. Pengertian sistem perkantoran

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau
fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Pengertian sistem perkantoran menurut para ahli;
1. J. C Denyer, sistem perkantoran adalah urutan buku operasi – operasi dalam
suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur
penjualan, dan sebagainnya) dan berkenaan dengan bagaimana operasi –
operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana
dilaksanakan.
2. Terry, suatu prosedur dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah –
langkah ketatausahaan yang bertalian, biasannya dilaksanakan oleh lebih dari
satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan
menyeluruh. (Office Management, 1975).

4
 Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. pada saat prosedur diperlukan untuk
melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas
operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Dengan pengertian
tersebut sistem perkantoran mempunyai ciri-ciri atau karakteristik, yang akan
di kemukakan oleh para ahli di antara salah satunya menurut Mcleod dan
Schell (2001) sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut:
a. Fleksibel,
walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur
dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel
agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
berubah.
b. Mudah diadaptasikan,
sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan
dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya.
c. Sistematis, agar berfungsi secara efektif,
hendaknya sistem ada yang bersifat logis dan sistematis, yaitu
sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan
yang telah ada.
d. Fungsional,
sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan
yang telah ditentukan
sistem perkantoran juga memiliki unsur-unsur dalam menjalankan
peranan perkantoran didalam menjalankan sistem perkantoran tersebut yaitu:
1. Input.
Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber
daya.
2. Processing.
Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan pada saat
pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam
sistem.
3. Output.

5
 Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan
secara elektronik.
4. Feedback.
Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem,
karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi
dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik
lagi.
5. Pengawasan.
Pengawasan memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi
internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur
sistem yang harus ditaati.
C. Langkah-Langkah dalam perencanaan sistem perkantoran
1. Identifikasi kebutuhan
Tinjau kebutuhan kantor anda,termasuk jumlah staf,jenis pekerjaan yang
dilakukan,dan fasilitas yang dibutuhkan seperti ruang rapat,area penyimpanan, dan
fasilitas komunikasi.
2. Pemetaan ruang
Buat peta atau diagram ruang kantor anda, termasuk lokasi ruang kerja, ruang
rapat, area penyimpanan, dan fasilitas umum lainnya.
3. Desain interior
rancang tata letak interior yang mempromosikan produktifitas dan kenyamanan.
Pertimbangkan factor seperti pencayahaan, fentilitasi, ergonomic, dan estetika.
4. Teknologi dan infrastruktur
Tentukan teknologi dan infrastruktur yang diperlukan, termasuk perawatan
computer, jaringan,telekomunikasi,dan sistem keamanan.
5. Penataan fasilitas
Atur fasilitas seperti meja,kursi,lemari,dan perlengkapan kantor lainnya dengan
memperhatikan kebutuhan staf dan efisiensi ruang.
6. Penyusunan anggaran
tentukan anggaran untuk perencanaan,pembelian peralatan dan perabotan,
renofasi,dan biaya operasional lainnya.
7. Implementasi

6
 Lakukan implementasi perencanaan sistem perkantoran dengan
membangun,menginstal,dan mengatur semua elemen yang diperlukan sesuai
dengan rencana yang telah dibuat.
8. Evaluasi dan pemeliharaan
Tinjau Kembali sistem perkantoran secara berkala untuk memastikan
efektifitasnya.lakukan perbaikan atau penyesuaian jika diperlukan,dan lakukan
pemeliharaan rutin untuk menjaga kinerja optimal.
D. Faktor-faktor sistem perkantoran
Beberapa faktor utama yang perlu di pertimbangkan dalam merancang sistem
perkantoran meliputi:
1. Infrastruktur fisik
Merupakan pondasi sistem perkantoran termasuk bangunan,ruang
kerja,peralatan,dan fasilitas pendukung lainnya seperti jaringan komunikasi,Listrik
dan sanitasi.
2. Teknologi
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memainkan peran kunci dalam
meningkatkan efisiensi dan konektifitas perkantoran.hal ini termasuk perangkat
keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk komunikasi,pengolahan data,dan
manajemen informasi.
3. Manajemen
Pengelolaan yang efektif dari sumber daya manusia,keuangan dan waktu sangat
penting dalam menjaga kelancaran operasional perkantoran.manajemen yang baik
mencakup perencanaan,dan pengorganisasian,pengarahan,dan pengendalian
aktifitas kantor.
4. Budaya organisasi
Nilai,norma,dan sikap yang dimiliki oleh individu dan kelompok dalam organisasi
mempengaruhi budaya kerja dan iklim kantor.budaya yang mendukung
Kerjasama,inovasi,dan tanggung jawab dapat meningkatkan kinerja perkantoran
secara keseluruhan.
5. Sumber daya manusia
Karyawan yang terampil, terlatih, dan berkomitmen merupakan asset berharga
bagi sistem perkantoran,perkembangan karyawan,pengakuan kinerja,dan motivasi

7
 merupakan factor-faktor penting dalam memastikan produktivitas dan
keberlanjutan operasi.
6. Kebijakan dan prosedur
Standar operasi dan aturan yang jelas dan konsisten membantu dalam menjaga
konsistensi dan keamanan operasional. Ini termasuk kebijakan terkait keamanan
informasi,keselamatan kerja,pengelolaan dokumen,dan etika bisnis.
7. Lingkungan eksternal
Faktor-faktor seperti regulasi pemerintah,persaingan pasar,tren industry,dan
kondisi ekonomi dapat mempengaruhi strategi dan keberlanjutan perkantoran.
Dengan memperhatikan faktor-faktor ini secara holistic, sebuah organisasi dapat
merancang sistem perkantoran yang efektif dan adaptif untuk memenuhi tujuan dan
kebutuhan bisnisnya.

8
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok
petugas dan mengerahkan segenap sarana dalam sesuatu organisasi apa pun
untuk mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan
perbuatan menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer.
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah
menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu
bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Langkah-Langkah dalam perencanaan sistem perkantoran yaitu,
Identifikasi kebutuhan, Pemetaan ruang, Desain interior, Teknologi dan
infrastruktur, Penataan fasilitas, Penyusunan anggaran, Implementasi, Evaluasi
dan pemeliharaan.