SISTEM PERKANTORAN

Kelompok 1
1. Cindrawati a mohi
2. Waraqotul jannah abdul haris
3. Yusran
4. Jalaludin akbar dama
Pengertian sistem perkantoran
Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah
menjadi pola yang baku, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian
sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi
Menurut J.C. Denyer sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-
operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (seperti: pembayaran
upah, pembuatan faktur penjualan, dll) yang berkenaan dengan
bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dimana
dan bilamana dilaksanakannya.
Sistem perkantoran
Jadi dapat disimpulkan bawha jika dilihat dari sudut
pandang organisasi/perusahaan adalah sebuah sistem
yang merupakan suatu kesatuan. Dimaba bagian terkecil
dalam sistem adalah subsistem (berisikan prosedur dan
metode) yang merupakan penjabaran dari sistem
organisasi uang digunakan.
2. Tujuan sistem kantor
1. Efensiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi
efensien mengandung makna ekonomis
maksudnya adalah dengan adanya sistem, maka penggunaan sumber daya (personil
dan peralaran) bisa lebih baik sehingga produktivitas akan meningkat dengan biaya
lebih rendah. Selain itu persediaan disimpan pada tingkat yang optimal.
2. Mengendalikan biaya operasi
Sistem digunakan untuk mengendalikan biaya operasi dengan cara membandingkan
hasil kerja yang telah dilakukan dengan standar yang berlaku. Jika Terjadi ketidak
sesuaian antara hasil kerja dengan standar, maka perlu dilakukan perbaikan atau
memodifikasi metode sehingga kesalahan dapat diminimalisir dan Biaya pun dapat
ditekan.
3. Meningkatkan efiensi operasional
Sistem kantor yang jelas dapat membantu meminimalkan
gerakan/aktivitas yang tidak perlu, keterlambatan, dan ketidakpastian.
Selain itu, dengan sistem yang baik juga membantu atasan untuk
melimpahkan/mendelegasikan tugas-tugas khusus, sehingga atasan
dapat melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya.
4. Membantu pencapaian tujuan organisasi
Jika sistem dirancang dengan baik dan digunakan secara efektif, maka
sistem tersebut dapat membantu pencapaian tujuan organisasi, yaitu:
kepuasan pelanggan, pengurangan biaya, dan keuntungan yang lebih
tinggi.
4. Karakteristik sistem kantor
. Efektif; sistem kantor dianggap efektif ketika dapat mencapai tujuan
yang telah ditetapkan
. Efisien; sistem yang efisien harus bisa menurunkan biaya
. Handal; sistem memiliki hasil yang konsisten
. Fleksibel; sistem Mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi
lingkungan
. Sederhana; desainnya tidak rumit sehingga mudah dipahami oleh
pengguna
. Diterima; sistem dapat diterima dan digunakan oleh penggunaan sistem
5. Kelebihan sistem kantor
. Kelancaran aliran kerja; karyawan mengikuti metode yang baku untuk
membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan
kesalahan saat melaksanakan instruksi pekerjaan
. Keseragaman tindakan; sistem juga membantu karyawan untuk
mengikuti prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama (standar)
. Ekonomis; sistem menghilangkan: gerakan yang tidak perlu, duplikasi
kegiatan, keterlambatan, dan kesalahan sehingga mengurangi biaya
. Penetapan tanggung jawab; sistem membagikan dan mendistribusikan
pekerjaan kantor secara sistematis
. Pelatihan karyawan; sistem memberikan pelatihan yang sederhana
namun efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor
. Koordinasi kegiatan; sistem membantu karyawan untuk
memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda Di
Departemen lain
. Mengurangi beban manajemen; sistem membantu dalam memastikan
tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin
6. unsur-unsur sistem perkantoran
• Terselenggaranya suatu proses kerja dalam suatu organisasi atau kantor
memerlukan berbagai unsur, secara umum unsur-unsur sistem itu adalah:
• Input manusia dan non manusia contohnya peralatan, pembekalan, dan
perlengkapan
• Processing kegiatan untuk mencapai tujuan memerlukan perubahan input
menjadi output.
• Output adalah hasil kerja yang mungkin berupa informasi atau dokumen.
• Feedback adalah tanggapan sebagai bentuk evaluasi dari berbagai pihak.
• Controlling tindakan konstruktif yang sangat berpengaruh terhadap perbaikan
sebagai tindak lanjut dari tanggapan yang disampaikan kepada pemimpin atau
manajer kantor.
7. Jenis sistem
Menurut Martin dkk. (2002), pada organisasi idealnya harus terdapat 4
jenis system, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang
berbeda. Sistem tersebut antara lain :
1. Sistem pasa tingkatan operasional
Sistem yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor, dan
diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin, system dasar yang
digunakan pada aktivitas rutin berupa system komputeryang mencatat
transaksi harian dalam bisnis, seperti pemasukan data, data pembayaran
atau tagihan, dan sebagainya.
2. Sistem pada tingkatan staf(perkantoran)
System informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis (pegawai
yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja) maupun pegawai yang
memperoses data dan informasi suatu organisasi seperti pengelola data personalia suatu
organisasi. Sistem pengolahan data merupakan system yang paling banyak digunakan di
kantor, karena memproduksi dokumen dan informasi merupakan aktivitas utama sebuah
kantor.
3. Sistem pada tingkatan manajemen
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan,
dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat menengah. Menurut
Laudon dan Laudon (2004), ada dua system yang dapat diklasifikasikan dalam system ini :
Sistem informasi manajemen ( management information System-MIS) : Sistem informasi
yang mendukung fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan
keputusan dengan menyediakan ringkasan rutin tenteng aktivitas pekerjaan.
Sistem pendukung keputusan (Decision Support System-DDS) : Sistem informasi pada
tingkatan manajemen yang menkombinasikan data dengan system analisis data untuk
mendukung pengambilan keputusan yang tersetruktur maupun tidak.
4. Sistem pada tingkatan strategis
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka
panjang (strategis) yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa
dikenal dengan nama ESS (executive support system ). Sistem ini
ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan
membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi yang tidak normal.
ESS didesain untuk data mengenai peristiwa ekternal, namun system ini
juga mampu menyarikan data dari MIS atau DDS internal seperti berapa
pegawai yang telah menerima training program computer terbaru.