SISTEM PERKANTORAN

DAN INFORMASI
Yohanes Brilian Jemadur (13121OO22)
Agenda
▪Sistem Perkantoran

▪Informasi

9/22/2023 Annual Review 2

Sistem Perkantoran
Konsep Dasar Sistem Perkantoran
Kata sistem sendiri berasal dari bahasa Latin (systēma) dan
bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri
komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi
Definisi Sistem :
Raymond McLeod 2001 : Sistem adalah himpunan dari unsur-
unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu
kesatuan yang utuh dan terpadu.
L. Ackof : Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau
fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling
tergantung satu sama lainnya.
Ludwig Von Bartalanfy : Sistem merupakan seperangkat unsur
yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur
tersebut dengan lingkungan.

9/22/2023 Annual Review 3

Hubungan Sistem, Prosedure dan Metode

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama yang utuh dan terpadu untuk
mencapai suatu tujuan.
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus
dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang
sama dari keadaan yang sama.
Metode berasal dari Bahasa Yunani “Methodos’’ yang berarti cara atau jalan yang
ditempuh. Sehubungan dengan upaya ilmiah, maka metode menyangkut masalah cara
kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan. Fungsi
metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan.
 Sistem Perkantoran

Menurut J.C. Denyer definisi sistem perkantoran

adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu
kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah,
pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan
berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan
bila mana dilaksanakan.
Menurut Terry : ”Suatu prosedur perkantoran dapat
didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-
langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya
dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi
tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas
perkantoran yang penting dan menyeluruh.

9/22/2023 Annual Review 5

Asas-asas Sistem Perkantoran
1. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa
terjadi hambatan-hambatan;

2. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan

warkat;

3. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi

secara minimum;

4. Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu;

5. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi

dalam pelaksanaan kerja;

6. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan

perbekalan kertas adalah minimum;

7. Sistem perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu;

8. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan

perlu di usahakan sesedikit mungkin;

9. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya mesin;

10. Sistem perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan.

9/22/2023 Annual Review 6

Informasi
Konsep Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data
dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang
nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data yang merupakan kenyataan
yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan
yang nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu. Kesatuan nyata adalah suatu objek nyata seperti
tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat
bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah
melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat
berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara,
sinyal, gambar.
Data diolah menjadi informasi. Penerima kemudian menerima
informasi tersebut, membuat suatu keputusan, dan melakukan
tindakan..
9/22/2023 Annual Review 7
• Fungsi Informasi sebagai berikut :
- Meningkatkan pengetahuan si pemakai.
- Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai.
- Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

• Informasi yang berkualitas harus:

- Akurat,
- Tepat Pada Waktunya, Dan
- Relevan.
Konsep Dasar Sistem Informasi

Pada saat ini, dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat,
cepat, dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan
tentunya harus di gunakan sebuah sistem informasi. Dalam suatu
organisasi, sistem informasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan jabatan, kapan saja di
perlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan
mengomunikasikan informasi atau peralatan sistem lainnya.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,
teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan
untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, alat proses tipe transaksi
rutin tertentu, pemberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya
terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting, serta
penyedia suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

9/22/2023 Annual Review 9

 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki enam buah komponen

atau disebut juga dengan blok bangunan
(building block) sebagai berikut :
1. Komponen input atau komponen masukan.
2. Komponen model.
3. Komponen output
4. Komponen teknologi
5. Komponen basis data
6. Komponen kontrol atau komponen
pengendalian.

9/22/2023 Annual Review 10

Komponen-komponen dari system informasi ini
dapat digambarkan sebagai berikut.

1. Blok masukan (input block) yang merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok model (model block) yang merupakan kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output block) yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen dan semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block) yang merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi yang digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran, serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Blok basis data (database block) yang merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lin,
tersimpan di perangkat keras komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok kendali (control block) yang merupakan beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk
menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

9/22/2023 Annual Review 11

 Sistem Informasi Manajemen
Dengan adanya sistem informasi yang baik dapatlah tercegah pencarian keterangan yang
lama atau bahkan kehilangan keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu melengkapi
para petugas dan pimpinan organisasi dengan keterangan-keterangan yang perlu agar dapat
melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.
Menurut Hershner Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu
gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang
melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data,
semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada
semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi
pengertian management information dalam 3 kategori yang berikut:
a. Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis)
b. Management control information (informasi untuk control oleh pimpinan)
c. Operational information (informasi pengerjaan).

9/22/2023 Annual Review 12

Alat-alat Sistem
Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menyederhanakan proses kerja
Bagan Aliran Kerja (Workflow Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan (mengidentifikasi tiap langkah dalam proses
kerja yang spesifik).
Bagan Layout Kerja (Worklayout Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan dikantor.
Bagan Proses Kerja (Workprocess Chart)
Bagan ini bertujuan untuk menggambarkan proses kerja yang harus dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah
pekerjaan.
Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)
Bagan ini bertujuan merancang fungsi-fungsi yang ada pada sistem informasi kantor yang dikembangkan agar dapat
diintergrasikan dengan komputer.
 Mendeteksi Sistem Informasi yang Bermasalah
Laudon & Laudon (2004) menyatakan bahwa masalah yang terdapat pada organisasi berkaitan
dengan sistem informasi tidak lepas dari aspek manajemen, organisasi dan teknologi.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam mendeteksinya yaitu :

a. Mengidentifikasi masalah

b. Mencari solusi alternatif

c. Memperoleh solusi yang memberikan nilai tambah bagi organisasi

d. Mencari teknologi yang dapat mengatasi masalah tersebut

e. Mencari perubahan apa yang dibutuhkan organisasi

f. Mencari kebijakan manajemen apa yang dibutuhkan mengatasi masalah tersebut.

9/22/2023 Annual Review 14

 Ciri-ciri administrasi yang dodol adalah sebagai berikut :
Kerja lama, artinya tampak selalu di depan komputer mengetik-
ngetik atau membolak-balik buku besar-besar atau berjalan kesana
kemari mencatat-catat, tetapi sungguh sangat sedikit outputnya.
Menata arsip lama, mencari arsip juga lama, menghitung besar
piutang sangat lama, mengumpulkan data lebih lama.

Mengerjakan hal yang tidak perlu dikerjakan. Membuat pass

paper-dokumen yang dipakai untuk melepas atau pemberi perintah
kerja, yang disetujui oleh atasan si pemberi perintah , sampai
penerima, penyimpan, atasan si penerima, si kurir, SATPAM penjaga
gudang dan sebagainya, tampaknya setiap orang dalam perusahaan
harus memeberi tanda tangan dengan alas an pengamanan berlapis.

Memberikan informasi terlalu banyak.

Memberikan informasi terlalu sedikit.

Memberikan informasi tidak akurat. Sama seperti di lantai

produksi dengan mesin dan tools, para staf administrasi juga mesti
melakukan TQC (Total Quality Control) dalam pekerjaannya.

Tidak bisa membuat laporan yang mudah dimengerti.

9/22/2023 Annual Review 15
BELAJAR 5S
Belajar dari ASTRA Group agar pekerjaan
administrasi lebih efektif dengan
menggunakan metode 5S.
- Sort,
- Straighten,
- Shine,
- Standardize,
- Sustain.

9/22/2023 Annual Review 16

.
TERIMAKASIH

YOHANES BRILIAN JEMADUR (1312100222)

ianjemadur@gmail.com

9/22/2023 Annual Review 17