SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERKANTORAN

Jazuli Ahmad

Prodi Manajen Pendidikan Islam (MPI) Fakultas dan Ilmu Keguruan (FTIK)

UIN SATU Tulungagung

juazjuly@gmail.com

Pendahuluan
A. Latar Belakang
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh
pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang
diinginkan.1 Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat
dimana saja kita jumpai. Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak
bisa terpisah dari informasi, baik informasi yang sifatnya individual maupun
informasi yang berisifat umum atau general. Dalam kenyataanya manusia
selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan
dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan
bahkan Visual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami
perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmu
teknologi informasi, dengan berkembangya teknologi informasi maka para
pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan
kebutuhan, namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan
perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana
informasi yang memadai.
Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi
bidang, satu diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah

1 H.A Rusdiana, Qiqi Yuliati Zaqiah. Manajemen Perkanoran Modern (Bandung: Insan
Komunikas,2014) hlm.301
suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. 2 Segala sesuatu yang
berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi
pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,
mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu
jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya
teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka
era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-
informasi penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan. Informasi
dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku
atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut. Dengan bebagai macam
jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara
sumbersumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan
sistem didalam pengelolaan informasi tersebut yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut berjalan dan berkembang
didalam perkantoran dan merupakan sumber daya konseptual sangat penting untuk
mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.

2 Neti Karnati. Manajemen Perkantoran. (Aceh: CV. Bunda Ratu,2015) hlm.14

 PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Sistem informasi manajemen perkantoran disebut dengan otomatisasi
perkantoran, Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan
informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari
orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain
otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan.3 Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam
kantor.\ Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu 4 :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian
khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer
dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab
telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Chemical Employe (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-
tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun
dokumen dan mengirimkan surat.
B. Tahapan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Sebuah pengembangan sistem informasi terdiri atas enam tahapan penting, yaitu 5:

1. Survei Sistem
Tahap terdiri dari tiga poin utama yaitu:
a. Identifikasi Sistem

3 Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd
edition, 1995, hal 57-58
4 Ibit, hal 108-110
5 Lukman Ahmad, Sistem Informasi Manajemen, (Banda Aceh:Lembaga komunias
teknologi aceh,2018) hlm.37
 Proses ini adalah untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi perusahaan
dan sistem yang dimilikinya. Tim kemudian akan mencari peluang apa saja
yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal tersebut.
b. Seleksi
Tahap seleksi akan menerapkan poin-poin evaluasi pada proyek
pengembangan.
c. Perencanaan Sistem
Langkah ini merupakan langkah pengembangan rencana formal untuk mulai
mengerjakan dan mengimplementasikan konsep pengembangan sistem
informasi yang sudah dipilih.
2. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan sistem adalah sebuah teknik memecahkan masalah
dengan cara melakukan dekomposisi komponen-komponen penyusun sistem
tersebut. Tujuannya tidak lain adalah untuk mengetahui lebih dalam tentang
bagaimana cara kerja tiap komponen serta interaksi antara satu komponen
dengan komponen.
3. Perancangan
Perancangan atau desain pengembangan sistem dimaksudkan memberikan
blueprint lengkap sebagai guideline bagi tim IT (terutama programmer) dalam
membuat aplikasi. Dengan demikian tim IT pun tak lagi mengambil keputusan
atau bekerja dengan cara sporadis.
4. Implementasi
Tahap pengembangan sistem informasi ini adalah mengerjakan
pengembangan yang sudah dirancang sebelumnya.
5. Pengujian
Suatu sistem untuk pengembangan di Indonesia yang diterapkan bermacam-
macam, seperti performa, efisiensi input, sintak (logika program), output, dan
sebagainya. Tahap pengembangan sistem informasi ini membutuhkan
persiapan berbagai aspek pendukung. Selain aplikasi, kesigapan perangkat
keras dan beberapa fasilitas terkait lainnya juga perlu disiapkan. Adapun dalam
 implementasi, beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain migrasi data
(konversi), pelatihan untuk user, dan uji coba.
6. Perubahan dan Pemeliharaan
Langkah ini mencakup seluruh proses dalam rangka menjamin
keberlangsungan, kelancaran, dan penyempurnaan sistem. Di samping
memantau sistem pada waktu tertentu, maintenance juga mencakup aktivitas
antisipasi gangguan kecil (bug), penyempurnaan sistem, dan antisipasi
terhadap beberapa risiko dari faktor luar.
C. Siklus Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Adapun siklus sistem informasi manajemen perkantoran sebagai berikut 6:

1. Perencanaan
Kegiaan ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan
dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis
memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya
pada manajer.
2. Analisis
Kegiatan ini mempunyai tugas penting yaitu menunjukkan kebutuhan
pemakai informasi dan menentukan tingkat penampilan sistem yang diperlukan
untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Fase ini meliputi penetapan jangkauan
proyek, mengenal resiko, mengatur rangkaian tugas, dan menyediakan dasar
untuk kontrol. Analisis mengumpulkan persyaratan untuk sistem.
3. Desain
ini meliputi penentuan pemrosesan dan data yang dibutuhkan oleh sistem
yang baru, dan pemilihan konfigurasi terbaik dari hardware yang menyediakan
desain. Desain system adalah ketentuan Mengenal proses dan data yang
dibutuhkan oleh sistem yang baru. Proses desain akan menerjemahkan syarat
kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan
sebelum dibuat coding.

6 Lukman Ahmad, Sistem Informasi Manajemen, (Banda Aceh:Lembaga komunias

teknologi aceh,2018) hlm.45
4. Implementasi
Beberapa spesialis informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk
kertas menjadi satu dalam hardware, software, dan data. Pelaksanaan adalah
penambahan dan penggabungan antara sumber-sumber secara fisik dan
konseptual yang menghasilkan pekerjaan sistem.

Tahap untuk merealisasikan hasil desain/perancangan sistem yang telah

dilakukan sebelumnya ke dalam bentuk yang sebenarnya. Implementasi sistem
meliputi:

a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi.

b. Mengumumkan rencana mplementasi.
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak.
d. Menyiapkan database.
e. Menyiapkan fasilitas fisik.
f. Memberikan pelatihan dan workshop.
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem).
h. Penggunaan sistem baru

5. Penggunaan

Selama penggunaan, audit memimpin pelaksanaannya untuk menjamin

bahwa sistem benar-benar dikerjakan, dan pemeliharaannya pun dilakukan
sehingga sistem dapat menyediakan kebutuhan yang diinginkan. sistem
melakukan pengetesan penerimaan sistem (system acceptance test).
Penggunaan ini dilakukan dengan data yang sebenarnya dalam jangka waktu
tertentu bersama-sama dengan pengguna sistem. Setelah itu analisis sistem
bersama dengan pengguna melakukan diskusi untuk menentukan apakah
sistem yang baru bisa diterima atau perlu diperbaiki lagi. Setelah sistem baru
diterapkan, maka tahapan akhir yang harus dilakukan adalah perawatan.
Perawatan sangat penting peranannya agar sistem baru yang dikembangkan
tetap bisa dipergunakan untuk masa sekarang sampai masa yang akan datang
D. Tipe – Tipe Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Sistem informasi manajemen perkantoran memiliki 10 tipe yaitu 7:

1. Transaction Processing System (TPS)

2. Management Information System (MIS)
3. Decision Support System (DS)
4. Expert Systems (sistem ahli)
5. Supply Chain Management (SCM)
6. Office Automation System (OAS)
7. Enterprise Resource Planning (ERP)
8. Knowledge Work System (KWS)
9. Executive Support System (ESS)
10. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Support Colaborative
Work System (CSCWS)
E. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Dalam sistem informasi manajemen perkantoran terdapat prinsip-prinsip

yang harus ada dan dijalankan seperti8:

1. Bagian-bagian dari SIM saling berkaitan, saling mempengaruhi, saling

tergantung, saling melengkapi dan terpadu.
2. Baku.
3. Berorientasi untuk mencapai tujuan sasaran maksud tertentu.
4. Hasil sistem lebih besar dibanding hasil bagian-bagian baik dilihat dari segi
mutu dan atau jumlah.
5. Subsistem mempunyai tujuan sebagai bagian dari tujuan organisasi.
6. Mempunyai manfaat yang jelas.
7. Mempunyai mekanisme keamanan yang dapat diandalkan.

7 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya:

Erlangga, 2017), hlm. 35
8 Chamdan Purnama, Sistem Informasi Manajemen, (Mojokerto: Insan Global, 2016),
hlm. 153.
8. Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal secara tegas dan jelas.
9. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
10. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan
keputusan tetapi tidak secara langsung.

Kesimpulan

Sistem informasi manajemen perkantoran adalah sebuah sistem yang

menerima, mengolah dan memberikan informasi baik formal maupun informal
pada perkantoran dengan menggunakan suatu teknologi tinggi. Tahapan
pengembangan sistem informasi manajemen perkantoran terdiri dari survei sistem,
analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, perubahan dan
pemeliharaan.

Siklus sistem informasi manajemen perkantoran terdiri dari perencanaan,

analisis, desain, implementasi, dan penggunaan. Tipe-tipe sistem informasi
perkantoran ada 10 yaitu, Transaction Processing System (TPS), Management
Information System (MIS), Decision Support System (DDS), Expert Systems
(sistem ahli), Supply Chain Management (SCM), Office Automation System
(OAS), Enterprise Resource Planning (ERP), Knowledge Work System (KWS),
Executive Support System (ESS), Group Decision Support System (GDSS) dan
Computer Support Colaborative Work System (CSCWS). Prinsip-prinsip sistem
informasi manajemen perkantoran berupa padu, baku, mudah, efektif, efisien,
aman, dan bermanfaat guna mencapai tujuan perkantoran.
 DAFTAR PERPUSTAKAAN

Rusdiana H.A, Qiqi Yuliati Zaqiah. Manajemen Perkanoran Modern

(Bandung: Insan
Komunikas,2014) hlm.301

Karnati Neti. Manajemen Perkantoran. (Aceh: CV. Bunda Ratu,2015)

hlm.14

Korth Henry F., Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc

Graw Hill, 2nd edition, 1995, hal 57-58

Ahmad Lukman, Sistem Informasi Manajemen, (Banda Aceh:Lembaga

komunias teknologi aceh,2018) hlm.37

Ahmad Lukman, Sistem Informasi Manajemen, (Banda Aceh:Lembaga

komunias teknologi aceh,2018) hlm.45

Sukoco Badri Munir, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

(Surabaya: Erlangga, 2017), hlm. 35

Purnama Chamdan, Sistem Informasi Manajemen, (Mojokerto: Insan

Global, 2016), hlm. 153.