PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan
cara penyampaian informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah
Teknologi Informasi) sudah ada sejak zaman dahulu.
Dari sejak tahun 2014 RSKIA Ummi Khasanah mulai
menggunakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang berbasis
komputer, namun pada waktu itu tampaknya komputerisasi dalam bidang perumah
sakitan, kurang mendapatkan hasil yang cukup memuaskan semua pihak. Ketidak
berhasilan dalam pengembangan sistem informasi tersebut, lebih disebabkan dalam segi
perencanaan yang kurang baik, dimana identifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan
dalam implementasi sistem informasi tersebut kurang lengkap dan menyeluruh. Sehingga
dapat memicu ketidak akuratan informasi yang bersal dari rumah sakit.
RSKIA Ummi Khasanah tentu tidak lepas dari permasalahan
diatas, yaitu memberikan layanan informasi yang cepat, tepat, akurat dan
efisien. Dan tentu saja informasi ini sangat penting dalam pengambilan
keputusan, sebagai salah satu instansi yang bergerak dibidang kesehatan
dalam melayani masyarakat luas permasalahan yang dialami pun sangat
kompleks, antara lain adalah data rekam medik. Hal ini tentu saja
memerlukan sistem pengolahan data yang membutuhkan kecepatan dalam
memproses data menjadi sebuah informasi.
1
BAB II
TEORI
1. Menurut (wiki, 2008) “Pengertian sistem diambil dari asal mula sistem
yang berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema)
yang memiliki pengertian bahwa sutatu sistem merupakan suatu
kesatuan yang didalamnya terdiri dari komponen atau elemen yang
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang
berinteraksi”.
2. Menurut (Stoa, 2008) “Pengertian dari sistem merupakan gabungan
dari keseluruhan langit dan bumi yang saling bekerja sama yang
membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut
hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak
dapat lagi kita sebut suatu sistem”.
3. Menurut (Kerz, 2008) “Sistem yaitu gabungan dari sekelompok
komponen baik itu manusia dan/atau bukan manusia (non-human)
yang saling mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebuah
2
kesatuan yang utuh untuk mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau
hasil akhir”.
4. Menurut (Hart, 2005) “Sistem mengandung dua pengertian utama
yaitu: (a) Pengertian sistem yang menekankan pada komponen atau
elemennya yaitu sistem merupkan komponen-komponen atau
subsistem-subsistem yang saling berinteraksi satu sama lain, dimana
masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri
(independent) atau bersama-sama serta saling berhubungan
membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut
dapat tercapai secara keseluruhan (b) Definisi yang menekankan pada
prosedurnya yaitu merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelasaikan suatu sasaran
tertentu”.
3
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau data item. Terdapat beberapa definis mengenai data
dari para ahli, yaitu:
1. Data merupakan deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi serta
menggambarkan kesatuan nyata yang terjadi pada saat tertentu (Prabu,
2006).
2. Data merupakan kumpulan objek-objek beserta atributnya yang
menunjukan karakteristik dari objek tersebut (Phil, 2006).
4
mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan
pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses
pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi
juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan,
menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.
5
pemakaian perangkat lunak, dan perangkat pengembangan sistem yang
terotomasi.
2. Reliabilitas. Waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum
menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam
kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan diberbagai
perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya tidak mungkin untuk
diubah. Sebagai contoh kasus; untuk setiap program yang dihasilkan
dari IBM’s superprogramer project punya tiga sampai lima kesalahan
untuk setiap kesalahan untuk setiap sepuluh statement pemrograman.
3. Maintabilitas. Perawatan mencakup;
a. Modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk
meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan
penting dalam pengoperasian sistem),
b. Modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai.
Antara 50% sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada
kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi,
modifikasi, konversi, peningkatan dan pelacakan kesalahan.
C. Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information), menurut Prabu, 2006, di
antaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu:
1. Relevan (Relevancy), dalam hal ini informasi yang diterima harus
memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi
antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung
kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut. How is
the message used for problem solving (decision masking)?
2. Akurat (Accurate), yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-
kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau
menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan
dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data
terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan
dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun
tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.
6
Komponen keakuratan suatu informasi di antaranya:
7
7. Reliability (dapat dipercaya); Informasi yang didapatkan oleh pemakai
harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi
serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen.
D. Nilai Informasi
Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan
terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu
mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-
perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakukan seperti ini
mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang
diharapkan. Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah
diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan. Suatu
informasi memiliki nilai, karena informasi tersebut dapat menjadikan
keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang
tepat). Besarnya nilai informasi yang tepat dapat didapatkan dari
perbedaan hasil yang diperoleh dari keputusan yang baru dengan hasil
keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk mendapatkan
informasi tersebut. Penghitungan atas informasi yang tepat memberikan
banyak manfaat di antaranya untuk menghilangkan pemborosan biaya
yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam
pengambilan keputusan tersebut (Sofa, 2008).
Menurut Gordon B. Davis; “nilai informasi dikatakan sempurna
apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang
sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna
dapat dinyatakan dengan jelas”.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10
sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:
8
2. Sifat luas dan kelengkapannya; Informasi mempunyai nilai yang lebih
sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakupan yang luas dan
lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai,
karena tidak dapat digunakan secara baik.
3. Ketelitian (accuracy); Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna
apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi
tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan
pengambilan keputusan.
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance); Informasi mempunyai nilai
yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai
dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan
untuk pengambilan keputusan.
5. Ketepatan waktu; Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna
apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi
berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima
(usang), karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan
keputusan.
6. Kejelasan (clarity); Informasi yang jelas akan meningkatkan
kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh
bentuk dan format informasi.
7. Fleksibilitas/keluwesannya; Nilai informasi semakin sempurna apabila
memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh
para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8. Dapat dibuktikan; Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi
tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi
bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9. Tidak ada prasangka; Nilai informasi semakin sempurna apabila
informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya
kesalahan informasi.
10. Dapat diukur; Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya
dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
9
E. Prinsip Pengembangan Sistem
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besar, maka setiap
investasi modal harusmempertimbangkan dua hal berikut ini:
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
b. Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
F. Alasan diperlukan Pengembangan Sistem Informasi
1. Adanya masalah yang timbul dari sistem yang lama
2. Untuk meraih kesempatan – kesempatan dalam berbagai hal
3. Adanya instuksi dari pimpinan atau adanya peraturan dari pemerintah
G. Tim Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem tentunya harus didukung oleh personal-personal
yang kompeten di bidangnya. Suatu Tim biasanya terdiri dari:
1. Manajer Analis Sistem
2. Ketua Analis Sistem
3. Analis Sistem Senior
4. Analis Sistem Junior
5. Pemrogram Aplikasi Senior
6. Pemrogram Aplikasi Junior
10
BAB III
PEMBAHASAN
A. Analisis sistem
1. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah harus dilakukan pada tahap awal pembuatan
sistem untuk mengetahui masalah-masalah yang akan menghambat
sistem untuk mencapai tujuan.
Pada awal tahun 2014 sampai sekarang rumah sakit khusus ummi
khasanah masih dalam tahap pengembangan sim rs. Walaupun di
rumah sakit tersbut sudah menggunakan sim rs disamping itu juga
menggunakan konsep manual, namaun lebih dominan atau lebih sering
menggunakan komputer dari beberapa penggunaan komuter dan
manual masih ditemukan beberapa permasalah yang sering terjadi
yaitu :
a. Dengan adanya sumber daya manusia yang cukup tidak menjamin
pengaplikasian dan pengguanaan sim rs lebih mudah, maka dari itu
perlu penambahan sdm
b. Informasi yang diperoleh dari bagian rekam medis belum sesuai
harapan (kurang lengkap)
c. Keterlambatan dalam pelaporan baik itu 10 besar penyakit,
parameter pelayanan maupun banyaknya penyakit baru ataupun
lama.
2. Hadware
Dari setiap unit/bagian sudah disediakan komputer sehingga
mempermudah mengakses suatu informasi baik itu dari rekam medis,
administrasi, keuangan, dan ke unit lainnya.
3. Software
Tersedianya menu dalam pengentry-an pasien baru atau lama pada
bagian pelayanan administrasi, rekam medis dan keuangan dan unit
lainnya, sehingga mempermudah dan memepercepat petugas dalam
identifikasi pasien.
11
4. Brainware
Semua pegawai baik itu petugas medis maupun non medis semua bisa
menggunakan sim rs, tetapi orang yang menjalankan sim rs atau orang
yang menjadi operator hanya ada satu orang saja.
5. Support
Tersedianya jaringan yang mendukung adanya sim rs yaitu
menggunakan LAN dan internet, sehingga memperlancar aktivitas
pelayanan di rumah sakit
6. Analisis bagan alir sistem informasi
PERAWATAN
RAWAT INAP
RAWAT
REGISTRASI JALAN
PASIEN IGD
BILLING
(KASIR)
PENUNJANG
MEDIS
REKAM MEDIS
FARMASI
LABORATORIUM
RADIOLOGI
FISIOTERAPI
KAMAR
OPERASI
INSTALASIGIZI
12
B. Rancangan Sistem
Pada tahap ini, sistem informasi manajemen Rumah Sakit yang akan
dibuat dirancang sedemikian rupa sesuai dengan hasil analisis sistem yang
telah dilakukan pada tahap sebelumnya.
Pada proses perancangan ini, hal yang perlu diperhatikan adalah adanya
fungsi-fungsi kendala sebagai berikut :
1. Teknologi, harus diperhatikan pula hambatan – hambatan teknologi
yang ada. Maksudnya, teknologi yang diterapkan haruslah yang tepat
guna.
2. Daya dukung sumber daya manusia, perlu diperhatikan daya dukung
sumber daya manusia yang ada. Maksudnya, apabila untuk tenaga-
tenaga tertentu diperlukan keahlian sampai tingkat tertentu, maka hal
ini harus diberi perhatian khusus.
3. Biaya implementasi, tentu saja harus diupayakan pembuatan sistem
dengan menekan harga seefisien mungkin. Karena efisiensi adalah hal
mutlak yang harus diperhatikan pada sebuah sistem informasi.
13
Jangka waktu yang dibutuhkan datam mengembangkan sistern
informasi manajemen rumah sakit di rumah sakit sesuai dengan tahap
pengerjaan baik di kantor maupun dilapangan.
Adapun rencana jangka waktu pengerjaan akan dilakukan dengan
tahapan pekerjaan adalah sebagai berikut:
a. Survey pendahuluan 1 bulan
b. Penelitian dan pengembangan sistem 1 bulan
c. Pembangunan sistem informasi 1 bulan
d. Imptementasi 1 bulan
e. Pemeliharaan sistem & Jaringan periodik
2. Lokasi
Lokasi pengerjaan akan dilakukan di dua tempat yaitu di Lokasi
dan Kantor Konsultan. Waktu dapat disesuaikan dengan kondisi dan
situasi yang terjadi.
D. Pemeliharaan
Pemeliharaan system akan dilakukan dalam jangka waktu yang telah
disepakati terhitung dari instalasi pertama kali.
1. Pemeliharaan Perangkat Lunak
a. Mengoptimalkan sistem sesuai dengan volume data
b. Membersihkan sistem dari item-item yang mengganggu (seperti
misalnya virus komputer, file-file temporer yang tidak diperlukan,
dan sebagainya)
2. Pemeliharaan Perangkat Keras
a. Pemeriksaan Kinerja Perangkat Keras dilakukan dengan
melakukan on-road testing secara keseluruhan dengan diamati
unjuk kerjanya.
14
b. Perbaikan Perangkat Keras apabila diperlukan
E. Peningkatan sistem
1. Struktur Organisasi
Organisasi personalia dalam pengembangan sistem informasi
manajemen di RSKIA Ummi Khasanah terdiri dari:
a. Penanggung jawab
b. Ketua
c. Manajer operasional
d. Konsultan senior
e. Nara sumber
2. Pembentukan Tim
Tim yang akan dilibatkan dalam proyek pengembangan ini terdiri atas
tiga tim utama dan satu tim pendukung yaitu:
a. Tim sistem analis & ahli manajemen rumah sakit (kesehatan)
Diperlukan 4 orang
b. Tim pengembangan program diperlukan 4 orang
c. Tim Instalasi sistem jaringan diperlukan 6 orang
d. Tim administrasi di kantor diperlukan 6 orang
15
DAFTAR PUSTAKA
Gavinov,I. T., & Soemantri, J.F. Nervan. 2016. Sistem Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Nuha Medika Yogyakarta.
16