SISTEM INFORMASI

Bahan diambil dari Modul 3 PWKL4402

yang ditulis oleh:
Dr. Ir. H. Kholil, M.Kom
Dr. Ir. Eka Intan Kumala Putri, M.S.
Dr. Sri Listyarini, M.Ed.

Informasi dan sistem informasi merupakan dua hal yang saling terkait,
namun memiliki perbedaan dalam fungsi. Informasi merupakan hal yang sangat
penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Sedangkan sistem
informasi merupakan informasi yang dilihat dalam satu kesatuan sebuah sistem.
Berikut ini akan dikupas secara rinci pengertian dari sistem informasi, komponen,
elemen, dan klasifikasi dari sistem informasi.

A. Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai
suatu tujuan, yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi juga adalah
sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan
organisasi. Definisi sistem informasi sebagai kumpulan prosedur atau informasi
tersebut juga diungkapkan oleh Mc Leod (2001).
Sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk
mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media
untuk menampilkan informasi (Mc Leod 2001). Secara umum sistem informasi
dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-
prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilan keputusan. Sistem informasi juga merupakan suatu sistem

1
terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi
penggunanya. Atau, merupakan sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-
mesin untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dalam
suatu organisasi. Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan
dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi
yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi
yang berharga bagi yang menerimanya (Muhyuzir 2001).
Selain itu, sistem informasi sebagai suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan, juga diungkapkan oleh
Arbie (2000) dan Sutabri (2005). Sistem informasi adalah suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan
strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri 2005). Sedangkan Arbie (2000)
menyatakan bahwa sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan
mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan
membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. Definisi ini
dipertegas lagi oleh Leitch Rosses dalam Jugiyanto (2005) mengemukakan
bahwa sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dalam suatu organisasi merupakan suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja
diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, menubah, mengolah, dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem
informasi atau peralatan sistem lainnya. Menurut O’Brien (2005), sistem
informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware
(perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data
communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang

2
mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk
organisasi.
Dari banyak definisi diatas, terdapat beberapa kata kunci yang terkait
dengan sistem informasi, yaitu:
(a) Berbasis komputer, yaitu perancang harus memahami pengetahuan
komputer dan pemrosesan informasi.
(b) Sistem Manusia-Mesin, yaitu ada interaksi antara manusia sebagai
pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses
manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi
oleh mesin, sehingga diperlukan suatu prosedur atau manual sistem.
(c) Sistem basis data terintegrasi, yaitu adanya penggunaan basis data
secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah database manajemen
sistem
(d) Mendukung operasi, yaitu suatu kondisi dimana informasi yang diolah
dan yang dihasilkan, digunakan untuk mendukung operasi organisasi.
Beberapa istilah sistem informasi adalah populer sebagai Management
Information System; Information Processing System (IPS); Information Decision
System; dan Information System. Semua istilah tersebut mengacu pada sebuah
sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi,
manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Hal ini diperkuat
oleh Sidharta (1995) yang mengungkapkan bahwa sebuah sistem informasi adalah
sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-
komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan
untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk
pemakai. Hal senada diungkapkan oleh Gordon B. Davis (1991) bahwa
sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi,
mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.”
Oleh karena itu, suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui
suatu kelompok kegiatan operasi yang tetap, yaitu:
1. Mengumpulkan data
2. Mengelompokkan data
3. Menghitung
4. Menganalisa

3
 5. Menyajikan laporan
Sedangkan sasaran sistem informasi antara lain, adalah:
1. Meningkatkan penyelesaian tugas, artinya bahwa pemakai harus lebih
produktif agar menghasilkan keluaran yang memiliki mutu tinggi.
2. Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan, artinya bahwa suatu
sistem haruslah mudah dan sering digunakan.
3. Meningkatkan efektifitas ekonomi, artinya bahwa keuntungan yang
diperoleh dari sistem harus lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Sistem informasi ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak
komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Sebagian besar
sistem informasi berlandaskan komputer, yang terdapat di dalam suatu organisasi
dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang
dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung jawab atas
pengalokasian sumberdaya untuk pengembangan perusahaan. Dalam hal ini,
sistem informasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang terintegrasi secara
optimal dan berbasis komputer yang dapat menghimpun dan menyajikan berbagai
jenis data yang akurat untuk berbagai macam kebutuhan.
Manfaat yang dapat diperoleh dari sistem informasi antara lain adalah
sebagai berikut :
(1) Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan
pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka;
(2) Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek
nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan
transaksi yang terjadi; dan
(3) Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan
persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis
barang yang tersedia.
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda
tergantung pada kebutuhan, kebutuhan pendidikan sistem informasinya berbeda
dengan kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian.
Gambar 3.3. menunjukkan bagian-bagian dari sistem informasi yang menunjukkan
bentuk sebagai suatu hierarkhi.

4
 Gambar 3.3. Bagian-Bagian dari Sistem Informasi

Bagian-bagian dari sistem informasi dibedakan atas:

(1) Transaction Processing Systems (TPS)
Merupakan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dan dikembangkan
untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin
seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS merupakan bagian terendah dari
hierarkhi sistem informasi. TPS ini berfungsi pada level organisasi yang
memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal.
Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
(2) Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data,
yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya
menganalisis informasi untuk mentransformasi atau memanipulasi data
dengan cara-cara tertentu sebelum disebarkan didalam organisasi maupun
diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets,
electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video
conferencing. Sedangkan, KWS mendukung para pekerja profesional seperti
ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan
baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya kedalam organisasi
atau masyarakat.
(3) Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Merupakan kumpulan dari sistem manajemen atau sistem yang menyediakan

5
 informasi yang bertujuan merndukung operasi manajemen dan pengambilan
keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan
pengolahan informasi dengan mempertimbangkan informasi apa, untuk
siapa, dan kapan harus disajikan. SIM tidak menggantikan TPS, melainkan
mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS,
termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan
informasi yang digunakan untuk membuat keputusan dan membantu
menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi
(basis data).
(4) Decision Support Systems (DSS),
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai
sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi
mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun
keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
(5) Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara
cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa
alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui masalah
sampai kesimpulan logika. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan
pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat
pengguna bisnis. Sistem ahli (knowledge-based systems) secara efektif
menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk
menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Lain halnya
dengan DSS (meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan),
sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus.
Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-based yakni suatu mesin
interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui
pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan antar muka pengguna.
(6) Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative
Work Systems (CSCW)
GDSS dilakukan dengan tujuan untuk membawa kelompok bersama-sama
menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat,
kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan

6
 CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan
groupware, yang bertujuan untuk kolaborasi tim melalui komputer yang
terhubung dengan jaringan.
(7) Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh TPS dan SIM. ESS
membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal
dengan menyediakan grafik dan komunikasi pendukung di tempat-tempat
yang bisa diakses seperti kantor
Kemampuan-kemampuan utama dari suatu sistem informasi adalah:
(a) Melaksanakan komputasi secara numerik, bervolume besar, dan
berkecepatan tinggi.
(b) Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi
dengan murah.
(c) Menyimpan informasi dalam jumlah sangat besar dalam ruangan kecil
tetapi mudah diakses.
(d) Memungkinkan pengaksesan informasi secara luas, artinya dapat
dijangkau diseluruh dunia secara cepat dan mudah.
(e) Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kelompok pekerja dalam suatu
tempat atau beberapa tempat/lokasi.
(f) Mengotomatisasikan proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang
dikerjakan secara manual.
(g) Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
(h) Pembiayaan menjadi lebih murah dibandingkan pengerjaan secara
manual.
Selanjutnya, sistem informasi ini akan lebih bermakna jika dapat diketahui
komponen-komponen penyusun informasi sehingga dapat tercapai sasaran yang
diinginkan.

B. Komponen Sistem Informasi

Kegiatan yang dilakukan dalam sistem informasi meliputi:
1) Input, yang menggambarkan suatu kegiatan penyediaan data untuk
diproses;
2) Proses, yang menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk

7
 menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah;
3) Output, yang menggambarkan suatu kegiatan untuk menghasilkan
laporan dari suatu proses;
4) Penyimpanan, yang menggambarkan suatu kegiatan untuk memelihara
dan menyimpan data; dan
5) Kontrol, yang menggambarkan suatu aktivitas untuk menjamin bahwa
sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block), yaitu:
(1) Komponen input (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
(2) Komponen model (model block)
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model
matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan
keluaran yang sudah diinginkan.
(3) Komponen output (output block)
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
(4) Komponen teknologi (technologi block)
Teknologi merupakan ‘tool box’ dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
(5) Komponen Perangkat Keras (hardware)
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi, yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung
database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi
untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
(6) Komponen Perangkat Lunak (software)

8
 Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung, dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
(7) Komponen basis data (database block)
Database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras computer
dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan dalam database untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut. Data didalam datebase perlu diorganisasikan sedemikian rupa
supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi database diakses
atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
dengan Database Management System (DBMS).
(8) Komponen control (control block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Interaksi antar komponen-komponen dalam sistem informasi tersebut

diatas, dapat diilustrasikan seperti pada Gambar 3.4. Interaksi komponen-
komponen dalam suatu sistem informasi tidak jauh berbeda dengan blok sistem
informasi yang saling berinteraksi karena dibangun oleh komponen-komponen
yang serupa.

9
 TEKNOLOGI

INPUT Software

MODEL

Hardware OUTPUT

KONTROL
BASIS DATA

Gambar 3.4. Interaksi Komponen-Komponen dalam Sistem Informasi

Lebih lanjut, Gordon B. Davis (1991) menyatakan bahwa sistem informasi
mempunyai beberapa komponen yang berkenaan dengan komputerisasi, yang
digunakan untuk melengkapi suatu sistem, yaitu:
(1) Perangkat Keras (hardware), yang terdiri atas :
(a) Komputer sebagai pusat pengolah, unit masukan atau
keluaran, unit penyimpanan file, dan sebagainya.
(b) Peralatan penyiapan data; dan
(c) Terminal masukan dan keluaran.
(2) Perangkat Lunak (Software), yang dibagi menjadi 3 (tiga) bagian utama, yaitu:
(a) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian
dan manajemen data yang memungkinkan untuk
pengoperasian sistem komputer;
(b) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
keputusan; dan
(c) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang
secara spesifik dibuat untuk masing-masing aplikasi.
(3) Database, merupakan file yang berisikan tabel-tabel yang saling berinteraksi

10
 sehingga dapat digunakan dan diproses dengan cepat dan mudah. Tabel
merupakan kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu dan
berhubungan dengan topik tertentu. Tabel diorganisasikan dalam 2 (dua)
bagian, yaitu bagian menurun atau kolom disebut field dan bagian mendatar
atau baris disebut record. File database dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan fisik berupa magnetic-type, piringan (diskette, cd). Sehubungan
dengan database tersebut Mc. Leod, menyatakan bahwa:”Database merupakan
suatu kumpulan data yang saling terintegrasi, diatur dan disimpan menurut
suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.”
(4) Prosedur, merupakan komponen fisik, karena prosedur disediakan dalam
bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 (tiga) jenis prosedur
yang dibutuhkan, yaitu;
(a) Instruksi untuk pemakai
(b) Instruksi untuk penyiapan masukan
(c) Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer
(5) Personil, dapat terdiri atas beberapa bagian, yaitu;
(a) Pimpinan Sistem Informasi (IT Manager), yang bertugas
merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf,
mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi.
(b) Analis Sistem, yang bertugas mengembangkan sistem baru
dan memperbaiki sistem yang ada sekarang. Analis sistem
merupakan ahli dalam mengidentifikasi masalah dan
menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara kerja
komputer dalam membantu menyelesaikan masalah.
(c) Pemrogram, yang bertugas untuk membuat kode instruksi-
instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data
menjadi informasi yang diperlukan oleh pemakai dengan
menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis
sistem.
(d) Operator Komputer, bertugas untuk menangani peralatan
komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan
mini komputer. Selain itu, juga bertugas memantau layar
komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer,

11
 mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta
melakukan tugas-tugas serupa lainnya.
(e) Data entry adalah user yang bertugas memasukkan data ke
dalam database melalui software aplikasi yang disediakan.
(f) Teknisi komputer adalah bagian yang bertugas me-maintance
peralatan computer yang ada seperti PC, printer, dan lain-lain.
Selain itu, terdapat juga komponen fisik dari sistem informasi, antara lain
adalah:
(a) Perangkat keras computer, yaitu CPU, storage, perangkat input/output,
terminal untuk interaksi, media komunikasi data;
(b) Perangkat lunak computer, yaitu perangkat lunak sistem (sistem operasi
dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman),
perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi, dan sebagainya);
(c) Basis data, yaitu penyimpanan data pada media penyimpan computer;
(d) Prosedur, yaitu langkah-langkah penggunaan sistem;
(e) Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
- Clerical personnel, yaitu untuk menangani transaksi dan
pemrosesan data dan melakukan inquiry (= operator);
- First level manager, yaitu untuk mengelola pemrosesan data
didukung dengan perencanaan penjadwalan, identifikasi situasi
out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke
bawah;
- Staff specialist, digunakan untuk analisis bagi perencanaan dan
pelaporan;
- Management, digunakan untuk pembuatan laporan berkala,
permintaan khusus, analisis khusus, laporan khusus, pendukung
identifikasi masalah dan peluang.
Di atas sudah dinyatakan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi
adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu terlihat bahwa
hubungan pengelola dengan sistem informasi sangatlah erat. Sistem informasi
yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya. Pengelola
sistem informasi terorganisasi kedalam suatu struktur manajemen. Oleh karena

12
itu, bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level
manajemennya, yaitu:
(a) Top management, bentuk sistem informasi yang dibutuhkan adalah
untuk perencanaan strategis, kebijakan, dan pengambilan keputusan;
(b) Middle management, sistem informasi yang dibutuhkan adalah bentuk
perencanaan taktis;
(c) Low management, bentuk sistem informasi yang dibutuhkan untuk
perencanaan dan pengawasan operasi; dan
(d) Operator, bentuk sistem informasi yang dibutuhkan adalah untuk
pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Selanjutnya, untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan
struktur manajemen organisasi personil, struktur dasarnya seperti yang disajikan
pada Gambar 3.5. berikut ini.

Programmer
Manajer
Pengembangan
Sistem
Direktur Sistem Analis Sistem
Informasi
Manajer
Komputer dan Operator
Operasi

Gambar 3.5. Struktur Manajemen Organisasi Personil

Variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial
Efficiency versus User Services. Selanjutnya, akan dibahas lebih detail hal-hal yang
terkait dengan elemen sistem informasi.
C. Elemen Sistem Informasi
Sistem informasi - selain terdiri dari komponen - juga terdiri dari elemen-
elemen. Terdapat 7 (tujuh) elemen informasi sistem, yaitu terdiri dari: orang,
prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan computer dan
komunikasi data. Semua elemen merupakan komponen fisik dan merupakan satu
kesatuan yang utuh, seperti yang tertera pada Gambar 3.6. berikut ini.

13
 Personil Prosedur

ELEMEN
Perangkat SISTEM Perangkat
Lunak INFORMASI Keras
Basis Data Jarkom dan
Komdat

Gambar 3.6. Hubungan Elemen Sistem Informasi

Pada Gambar 3.6. terlihat bahwa elemen sistem informasi tersebut
merupakan komponen fisik yang utuh, berikut uraian detailnya:
(1) Personil
Merupakan orang atau personil yang mengoperasikan alat, yaitu
operator computer, analis sistem, programmer, personal data entry,
dan manajer sistem informasi (EDP).
(2) Prosedur
Merupakan elemen fisik, karena prosedur disediakan dalam bentuk
fisik, seperti buku panduan dan instruksi.
Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu:
(i) instruksi untuk pemakai,
(ii) instruksi untuk penyiapan masukan, dan
(iii) instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat computer.
(3) Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas: computer
(pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data,
dan terminal masukan/keluaran.
(4) Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 (tiga) jenis utama, yaitu:
(a) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan
sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian
sistem komputer;
(b) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
kebutuhan;

14
 (c) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas: program yang secara
spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
(5) Basis data
File yang berisi program dan data, dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik, seperti diskette, hard disk, magnetic tape,
dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain
diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.
(6) Jaringan computer
Merupakan sebuah kumpulan computer, printer dan peralatan
lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data
bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga
memungkinkan pengguna jaringan computer dapat saling bertukar
dokumen dan data.
(7) Komunikasi data
Merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus
berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi
diantara komputer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam
bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data.
Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital, sedangkan
komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi
karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan
komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lainnya.
Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-
masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien
dibutuhkan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan
masing-masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain
untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat
menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap
sistem adalah berbeda.
Perubahan sistem informasi - baik besar maupun kecil - selalu akan melalui
tingkatan-tingkatan sebagai berikut:

15
 •Ide
Tingkat I •Mengetahui perlu adanya perubahan

•Design
Tingkat II •Merancang cara pemecahannya

•Pelaksanaan
Tingkat III •Menerapkan design ke dalam sistem

•Kontrol
Tingkat IV •Memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan
sesuai dengan design

•Evaluasi
Tingkat V •Memeriksa apakah perubahan ysng
terjadi sesuai dengan tujuan awal

•Tindak Lanjut
Tingkat VI •Melaksanakan perubahan sesuai dengan
hasil evaluasi yang ada

Gambar 3.7. Tingkatan Perubahan Sistem Informasi

Dari ke-6 tingkatan tersebut, tingkatan yang menjadi kunci utama untuk
memecahkan bagian masalah – baik itu secara menyeluruh maupun per bagian –
disajikan pada Gambar 3.8. berikut ini.

Ide Design Pelaksanaan Evaluasi

Gambar 3.8. Kunci Utama Perubahan Sistem Informasi

Dari Gambar 3.8. terlihat bahwa 4 (empat) tingkatan utama yang harus ada
dari 6 (enam) tingkatan dalam suatu perubahan sistem informasi, yaitu ide, design,
pelaksanaan dan evaluasi. Ke-4 tingkatan tersebut urgensi yang harus terpenuhi
jika akan menyelesaikan solusi atasi masalah, sedangkan control dan tindak-lanjut
memiliki tingkat urgensi yang rendah bagi perubahan sistem informasi.

16
 D. Klasifikasi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen
dengan komponen lainnya karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk
setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat
diklasifikasikan atas beberapa sudut pandang, diantaranya adalah:
(a) Sistem abstrak atau sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang
berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem
komputer.
(b) Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi
manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system.
Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine
system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi
dengan manusia.
(c) Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah
laku yang dapat diprediksi.
Sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
(d) Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk subsistem lainnya.
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak
terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa campur tangan pihak luar.
Pembahasan diatas memperkuat pengertian dari sistem informasi sebagai
sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara

17
satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu
informasi dalam suatu bidang tertentu. Tujuan dari sistem informasi adalah
menciptakan suatu wadah komunikasi yang efisien sehingga harus memenuhi
kriteria antara lain fleksibel, efektif, dan efisien.
Sistem informasi berbasis internet merupakan sistem internet yang
memanfaatkan secara maksimal kegunaan dari komputer dan jaringan
komputernya, merupakan juga suatu sistem dimana interaksi manusia dan
komputer menjadi peranan yang sangat penting.

18