MANAJEMEN KANTOR HUKUM (Kantor Notaris)

PENGAWASAN/PENGONTROLAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

NAMA: YOHANES BRILIAN JEMADUR NIM:1312100222

A. Proses Pengawasan

Pengontrolan dalam manajemen diartikan

sebagai proses memastikan apakah aktivitas
yang dilakukan sesuai dengan yang
direncanakan. Menurut Schermerhorn, J.R.
(1996), pengontrolan adalah pengukuran
kinerja dan pengambilan tindakan perbaikan
untuk memastikan pencapaian hasil sesuai
dengan yang diharapkan.

2
Menurut Stoner J.A., R.E. Freeman dan D.R.
Gilbert Jr. (1995), terdapat 5 alasan utama
mengapa pengontrolan diperlukan.

1. To create better quality (untuk mengupayakan

kualitas yang lebih baik)
2. To cope with chage (untuk mengantisipasi
perubahan)
3. To create faster cycle (untuk mempercepat
siklus)
4. To add value (untuk memberi nilai tambah)
5. To facilitate delegation and teamwork (untuk
memfasilitasi pendelegasian dan kerja sama
tim)

3
Quible (2001) berpendapat bahwa manfaat kontrol
administrasi kantor adalah :

- Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi

- Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas
- Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang
obyektif bagi organisasi
- Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai
dengan hasil aktual yang dicapai dan memfasilitasi pemodifikasiannya
- Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

4
Selain berpendapat tentang manfaat pengawasan, Quible
(2001) menyebutkan beberapa unsur pengawasan yang
mendukung proses pengawasan, antara lain :
- Adanya faktor-faktor yang diawasi
- Identifikasi hasil yang diharapkan
- Adanya pengukuran kinerja
- Adanya aplikasi tindakan pembenahan.

Menurut Robert J Mocler dalam Stoner J.A., R.E. Freeman

dan D.R. Gilbert Jr. (1995), proses pengawasan memiliki
beberapa tahap, yaitu :
- Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja
- Mengukur kinerja
- Menentukan apakah kinerja sesuai dengan standar
- Mengambil tindakan korektif.

5
Pengawasan Kualitas
- Inspeksi total (Pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja).
- Pengecekan pada area tertentu (Pengecekan kinerja pegawai di departemen/divisi tertentu).
- Pengontrolan kualitas dengan statistik (Salah satu cara melalui data berbasis sample untuk menjamin validitas hasil
pengukuran).
- Kesalahan nihil (Teknik preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan pegawai sejak pertama kali mengerjakan
tugas).

Pengawasan Kuantitas
- Overtime (Volume pekerjaan menumpuk)
- Temporary help (Mengangkat tenaga temporer dengan durasi kerja sepanjang peak season)
- Parttimer help (Menyewa tenaga paruh waktu yang membantu dalam pelayanan kantor).
- Floating Work Unit (Pengembangan unit kerja jika diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan volume kerja yang
tinggi).
- Cycle Billing (Teknik yag digunakan untuk mengurangi antrian layanan yang dilakukan jika jumlah pelanggan yang besar).

6
Metode Pengawasan Alternatif
Cascio (2003) menawarkan dua metode pengawasan alternative, yaitu :
1. Behavior Oriented Rating Methods
Metode yang berorientasi pada perilaku pegawai dengan membandingkan
kinerja karyawan.
Adapun teknik yang digunakan :
▪ Teknik deskripsi (Penilai mendeskripsikan bawahan mengenai
kekuatan, kelemahan dan potensi dari pegawai yang dinilainya).
▪ Teknik ranking (Penilai memberikan ranking pada pegawai yang
berkinerja bagus).
▪ Behavior Checklist (Penilai memilih pernyataan yang sesuai
dengan kondisi kerja pegawai berdasarkan daftar perilaku yang
disediakan/skala Likert).
▪ Teknik skala penilaian secara grafis (Penilai memilih pernyataan
yang sesuai dengan kondisi kerja pegawai berdasarkan daftar
perilaku yang disediakan/skala grafis).
▪ Behaviorally anchored rating scales/BARS (Penilai
mendeskripsikan perilaku pegawai yang dapat dikategorikan
sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja atau
kurang memuaskan).

7
Result Oriented Rating
Methods
Metode yang menekankan pada hasil dari
kerja yang dibebankan pada pegawai.
Adapun teknik yang digunakan yaitu :

- Management by objectives (Penilai

dengan dasar tujuan dari organisai secara
menyeluruh untuk mengukur perilaku
pegawai terutama kontribusinya terhadap
organisasi dimana dengan dasar periode
waktu tertentu).

- Work planning and review (Penilai

menekankan pada periodisitas menilai
rencana kerja untuk mengidentifikasi tujuan
yang tercapai, masalah yang harus
dipecahkan dan training yang diperlukan.

8
Pengukuran Kerja
Tujuan dari pengukuran kerja adalah
meningkatkan produktivitas dengan
membandingkan hasil kerja aktual dengan yang
diharapkan. Tujuan lainnya, membantu
perencanaan dan penjadwalan kerja.

Program dan Teknik Pengukuran Kerja

Sebelum program pengukuran kerja dilakukan,
sebaiknya manajer administrasi melakukan
beberapa perencanaan dan investigasi secara
menyeluruh dari berbagai alternatif yang
tersedia.

9
Teknik Pengukuran Kerja
- Laporan Produksi
Teknik yang dipakai biasanya sederhana dan cepat dalam menentukan jumlah waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.

- Work Sampling
Teknik ini dipergunakan untuk mengestimasikan proporsi waktu yang dibutuhkan oleh
pegawai dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan menggunakan data statistik, teknik ini
•1
memerlukan pengamatan acak dalam menentukan jumlah waktu yang dipergunakan oleh untuk
menyelesaikan etiap tugas. Asumsinya, jika suatu pekerjaan diamati secara acak dalam jumlah
sample yang cukup, hasilnya akan sama dengan prosedur yang diamati secara terus-menerus. • N
2
• o.
- Standar Waktu yang Diperkirakan
Teknik ini merupakan satu-satunya teknik yang menggunakan data yang diambil dari sumber
luar. Maksudnya, data didapatkan dari perusahaan konsultan manajemen atau dari asosiasi
•N
pengukuran kerja dan digunakan sebagai dasar acuan dalam pengaturan standar kerja
perusahaan. Teknik ini pertama kali dikembangkan oleh Methods Engineering Council pada 3
• o.
decade 1940-an, berupa methods time measurement (MTM).

10
Langkah Pengukuran
Kerja

- Membuat rencana awal yang

menjelaskan mengenai segala
tujuan program.
- Menganalisis data yang
terkumpul dan mengembangkan
standar.
- Melatih supervisor dan manajer
- Menentukan orang atau pegawai
yang bertanggung jawab.
- Evaluasi kesuksesan program
pengukuran kerja secara periodic

11
Standarisasi Kerja
Menurut Stevenon (2001), tujuan utama dari pengukuran
kerja adalah mengumpulkan data yang akan digunakan
untuk menetapkan standar pekerjaan administrasi di
kantor. Standar kerja terbaik harus ditetapkan dengan
asumsi mampu memberikan motivasi kepada pegawai
untuk bekerja dengan baik atau dengan tingkat rata-rata
karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
Menurut Garrison dkk (2005) penggunaan standar kerja
memberikan beberapa keuntungan, seperti membantu
meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam menjalankan
pekerjaannya, menginformasikan pegawai tentang
tingkat output yang diharapkan, membantu manajer
dalam membuat keputusan, dan sebagai dasar dalam
memberikan kompenasi kepada pegawai.

12
Teknik Peningkatan Kinerja

- Teknik Pembagian Kerja

Teknik ini merupakan teknik yang membagi sebuah pekerjaan
kepada dua orang pegawai.
- Teknik Rotasi Kerja
Teknik ini memberikan kesempatan bagi pegawai untuk selalu
mengembangkan diri dan memperluas pengetahuannya mengenai
pekerjaan yang dilakukan.
- Teknik Komunikasi
Teknik ini dilakukan dengan meningkatkan kuantitas dan kualitas
komunikasi antara manajemen dan karyawan, sehingga kritik dan
saran antara kedua belah pihak dapat diterima dengan baik
13
 Thank you

YOHANES BRILIAN JEMADUR

(1312100222)

082341583526
ianjemadur@gmail.com

14