PENGAWASAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN
PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan
segenap kegiatan aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi agar berlangsung sesuai
rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki.
Selain itu, kegiatan pengawasan ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana
melakukan perbaikan terhadap hal tersebut.
1. Tujuan Pengawasan
Beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers (2005) adalah:
Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang
semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya;
Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan
yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan;
Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat
dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai;
Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan;
Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
2. Manfaat Pengawasan
Beberapa manfaat kontrol administrasi kantor menurut Quible (2001) antara lain:
Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi;
Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan
kuantitas output yang dibutuhkan;
Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi;
Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang
dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya;
Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.
3. Pengawas
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai
kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu.
Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy
(2003) adalah:
- Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja
langsung anak buahnya.

- Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor
kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah
teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja.
- Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik.
- Menilai diri sendiri, kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi
pegawai dalam pemgembangan dirinya (Yu dan Murphy,1993).
- Pelanggan, pengawasan yang dilakukan pelanggan akan menunjukkan seberapa puas
mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga
akan meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki terhadap organisasi atau
perusahaan tersebut(Ulrich,1989).
- Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran.
Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai
dalam penyelesaian transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi (Nebeker dan Tatum,
1993), yang membuat Manajer Administrasi bisa menganalisis kemacetan penanganan
pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga bisa cepat dilakukan.
- Umpan balik 360 derajat, ada beberapa alasan bagi popularitas penggunaan pengawasan
dari seluruh sisi ini (Waldman dan Atwater, 1993), yaitu penggunaan kontrol dari dimensi
yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan
akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan
akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang dan sebagainya.
4. Proses yang Dilakukan
Berdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yang harus dilakukan dalam mengontrol
pekerjaan administrasi kantor:
a) Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu pegawai
untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat
mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut:
- Penetepan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya
menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai
(Matsui, Kakuyama, dan Onglatoo,k 1987).
- Standar ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang
diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya
ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan. Menurut
Leonard dan Hilgert (2004), terdapat 2 standar yang dapat digunakan oleh orgnanisasi:
- Standar terukur, merupakan standar kerja yangt dapat diidentifikasi dan diukjur dengan
mudah.
- Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang suljit untuk dikuantifikasikan dan
biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap terhadap
pelanggan, tingkat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi
di kantor.

- Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan administrasi kantor.

b) Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan,
Manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang
harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan.
Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:
- Mengurangi hambatan yang ada, hendaknya Manajer Administrasi senantiasa
mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam
mencapai tujuan.
- Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya
modal, bahan, maupun manusia.
- Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan
hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat.
- Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang.
c) Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh Manajer Administrasi agar pegawai
senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara kinsisten serta
persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:
- Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih
dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan
gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain.
- Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai
memenuhi target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai
dengan yang dituangkan dalam peraturan.
- Memberikan imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan
dari masing-masing pihak.