TUGAS MAKALAH

SUMBER DYA MANUSIA

Audit Personalia
1.PENDAHULUAN
1. Definisi
A. Pengawasan
Adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired
results. (Schermerhorn,2002)
Pengendalian Manajemen
Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar
menerapkan strategi organisasi untuk melakukan kegiatan yang mengarah ke tujuan yang
diinginkan.
a. Makna dan Tujuan Pengawasan Sumber Daya Manusia
Perlunya pengendalian dalam suatu organisasi disebabkan oleh :
Perubahan kondisi saat ini selalu banyak mengalami perubahan, banyaknya persaingan akibat
munculnya rumah sakit swasta baru, adanya alat-alat canggih yang baru, adanya peraturan baru
dan sebagainya.
Kompleksitas
Makin besar organisasi, makin kompleks atau rumit masalah yang dihadapi. Klinik yang kecil
tentunya lebih simple untuk melakukan pengendalian atau pengawasan dibandingan dengan
sebuah Rumah Sakit yang besar.
b. Kemungkinan membuat kesalahan
Kemungkinan kesalahan ini bisa terjadi pada bawahan maupun manajer, oleh karena itu
pengendalian atau pengawasan diperlukan sehingga bila ada kesalahan bisa dideteksi.
Tujuan dari Fungsi Pengawasan
1. adaptasi lingkungan
2. meminimalkan kegagalan
3. meminimumkan biaya

4. mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Macam-macam pengendalian atau pengawasan :
a. Pengendalian Pendahuluan (Preliminary Control)
Pengendalian ini terpusat pada masalah mencegah timbulnya deviasi dari penggunaan sumber
daya, baik SDM, material / bahan ataupun dana / keuangan. Sumber daya ini sudah harus
ditentukan kualitas maupun kuantitasnya, biasanya dalam bentuk anggaran yang ditentukan.
b. Pengendalian Pada Saat Pekerjaan Berlangsung (Concurrent Control)
Pengendalian ini dengan cara memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan sasaransasaran tercapai. Pengendalian disini adalah pengawasan lini dari manajer masing-masing untuk
mengawasi bawahannya agar bekerja sesuai dengan yang telah ditentukan.
c. Pengendalian Feedback (Feedback Control)
Pengendalian ini disebut juga pengendalian purna tindakan, yaitu mengontrol atau menilai hasilhasil dari suatu tindakan yang telah diselesaikan. Bila didapatkan penyimpangan maka akan
dijadikan pelajaran untuk kegiatan yang sama dimasa yang mendatang. Data untuk pengendalian
purna tindakan ini juga bisa dipakai untuk pengukuran prestasi dalam rangka pemberian gaji
atau bonus pada karyawan.
2. Proses Pengawasan
Beberapa faktor yang terkait dengan Pengawasan dalam Bidang SDM
Penerapan Employee Discipline System
Hal ini berkaiatan dengan penerapan prosedur disiplin yang berlaku pada organisasi dan
sanksi/hukuman yang akan diterima
Adanya Career Path/ Jalur karier
Hal ini berkaiatan dengan prosedur perubahan dan pengembangan karir karyawan kearah
yang lebih baik
Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan
Hal ini berkaiatan dengan komunikasi antara atasan kepada bawahannya.
Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan
-

Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja

yang menurun, dan lain sebagainya)

Berkurangnya kas perusahaan

Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

Biaya yang melebihi anggaran

Adanya penghamburan dan inefisiensi

1. Audit Personalia
Definisi
Audit Personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu
organisasi. Hasil dari audit tersebut dapat memberikan umpan balik tentang fungsi personalia
bagi para manajer operasional dan departemen personalia.
Kegunaan Audit Personalia :
Mengidentifikasikan sumbangan-sumbangan departemen personalai kepada organisasi
Meningkatkan kesan professional terhadap departemen personalia
Mendorong tanggung-jawab dan profesionalisme lebih besar di antara para karyawan
departemen personalia
Menstimulasi keseragaman kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktek-praktek personalia
Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen personalia
Menemukan masalah-masalah personalia kritis
Mengurangi biaya-biaya sumberdaya manusia melalui prosedur-prosedur personalia yang lebih
efektif
Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan aturan-aturan legal
Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan-perubahan yang diperlukan dalam
departemen personalia

Memberikan tinjauan terhadap system informasi departemen

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud

untuk:
Menilai efektivitas
Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
Menujukkan kemungkinan perbaikan,dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikanperbaikan tersebut
Ruang Lingkup Audit Personalia
a. Audit Fungsi Personalia
Adalah mereview kerja departemen personalia dalam bidang yang mencakup audit fungsi
personalia.
b. Tugas tim audit :
1)

Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan

2)

Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan

3)
Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaransasaran tersebut
4)
Menentukan besarnya sampel catatan-catatan dalam system informasi personalia untuk
mempelajari apakah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara benar
5)

Menyiapkan laporan audit

6)
Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam
sasaran,kebijaksanaan dan prosedur
7)
Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit
telah dipecahkan
Audit Pelaksanaan Manajerial
Adalah mereview pelakasaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia yang dilakukan
oleh para manajer.
Audit Kepuasaan Karyawan

Adalah mereview dan memenuhi kebutuhan karyawan yang berkaitan dengan menambah
motivasi kerja para karyawan dalam peningkatan produktivitas.

Pendekatan-pendekatan riset untuk audit

Terdapat lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan untuk melakukan audit :
Pendekatan komparatif
Pendekatan ini digunakan untuk membandingkan hasil-hasil pekerjaan antara perusahaan dengan
perusahaan lain atau antar divisi, untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang
buruk.
Pendekatan wewenang dari luar (outside authority approach)
Pendekatan ini menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar
perusahaan, sebagai satandar untuk mengevaluasi kegiatan-kegiatan atau program-program.
Pendekatan statistik
Dari catatan yang ada,tim audit menyusun standar-standar secara statistik untuk mengevaluasi
kegiatan atau program.
Pendekatan kapatuhan (compliance approach)
Pendekatan ini dilakukan melalui pengambilan sampel elemen-elemen system informasi
personalia. Dari elemen tersebut tim audit memeriksa pelanggaran-pelanggaran terhadap
berbagai hukum/peraturan dan kebijaksanaan/prosedur perusahaan.
Pendekatan MBO (Management By Objectives)
Dengan pendekatan ini tim audit dapat membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan
tujuan-yujuan yang telah ditetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang buruk dapat
dideteksi dan dilaporkan.
Tidak ada pendekatan audit di atas yang dapat diterapkan pada semua bagian
menejemen personalia. Pada umumnya,tim-tim audit menggunakan beberapa strategi tersebut
tergantung pada kegiatan=kegiatan personalia tertentu yang akan dievaluasi.
Peralatan-peralatan riset personalia
Wawanacara (Interview)
Wawanacara dengan para karyawan dan manajer merupakan salah satu sumber informasi
mengenai kegiatan-kegiatan personalia.

Kuesioner dan Survei

Kuesioner dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih bebas dan jujur daripada wawancara
face to face.
Analisa catatan
Analisa catatan mereview kegiatan para pekerja dengan dokumen yang ada
Contohnya : Analisa catatan tingkat absensi, Catatan-catatan keamanan dan eksehatan karyawan
dsb
Informasi Eksternal
Sumber informasi eksternal : kantor-kantor tenaga kerja,pemerintah,asosiasi industri dan
profeional,hasil riset universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan pesaing.
Informasi Eksternal berguna sebagai bahan pembanding dan untuk mengungkapkan perspektif
lain yang tidak diperoleh dari peralatan-peralatan riset personalia lainnya.
Percobaan Personalia
Tim audit dan departemen personalia melakukan percobaan-percobaan lapangan,dengan
membandingkan kelompok percobaan dengan kelompok pengendalian di bawah kondisi normal.
Laporan Audit Personalia
Adalah suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil pengolahan temuan dari kegiatan audit
personalia,yang mencakup baik penghargaan terhadap praktek-praktek efektif maupun
rekomendasi bagi perbaikan praktek-praktek yang tidak efektif.
Laporan audit terdiri dari :
-

Laporan untuk Manajer Operasi

Laporan untuk Manajer dalam Departemen Personalia

Laporan untuk Manajer Personalia

1. Pengendalian atau Pengawasan Keuangan

Tujuan pengendalian keuangan adalah agar pendapatan (revenue) paling sedikit sama atau lebih
besar dari biaya (cost) yang telah dikeluarkan organisasi saat beroperasi.

Pengendalian atau pengawasan keuangan dalam organisasi sangatlah diperlukan agar biaya yang
dikeluarkan dapat dimanfaatkan seefektif dan seefesien mungkin demi mencapai tujuan yang

telah ditetapkan .Oleh sebab itu organisasi pertama-tama membuat perencanaan keuangan atau
anggaran
Anggaran adalah rencana kerja yang dijabarkan dalam bentuk uang. Sebuah
anggaran,menunjukkan, penerimaan (penghasilan) atau laba yang direncanakan dalam kurun
waktu tertentu. Anggaran di samping sebagai perencanaan juga merupakan bagian dari program
pengendalian organisasi.
a. Anggaran dibagi menjadi dua :
Anggaran Rutin (anggaran operasional)
Yaitu : Biaya-biaya yang dipergunakan untuk mempertahankan rumah tangga supaya
berjalan seperti sediakala.
b. Yang termasuk anggaran rutin :
- Anggaran Material : Pembelian obat-obatan, alat kesehatan (infus,jarum suntik)
- Anggaran Kontrak : Renovasi kamar,perbaikan AC,pembuangan sampah, cleaning service
(kontak kebersihan) dsb
- Anggaran Sundries : hal-hal lainnya , misalnya : honor dokter, honor perawat dsb
Anggaran Investasi (anggaran pengembangan)
Yaitu : Anggaran yang memuat biaya-biaya investasi sehingga dapat mendatangkan keuntungan
dimasa yang akan datang.
Contoh : Penambahan jumlah kamar rawat inap
Pengendalian anggaran dapat dilaksanakan dengan melihat Realisasi, apakah realisasinya
melebihi anggaran (over) atau kurang dari anggaran (under). Untuk pengendalian anggaran harus
diusahakan agar jangan sampai realisasi terlalu over atau under. Realisasi anggaran
yang over atau under masih dapat ditolerir bila kelebihan atau kekurangannya berkisar 10-25%.
Sehingga secara total realisasi dari anggaran tidak boleh terlalu menyimpang dari anggaran yang
sudah direncanakan.
Pengawasan di Bagian Keuangan
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Manajemen Kas (Cash Management)
Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Sumber:
Handoko,
T. Hani.
Manajemen
keenambelas.BFE.Yogyakarta. 2008

Personalia

&

Sumberdaya

Manusia,cetakan

Adikoesoemo,Suparto. Manajemen Rumah Sakit. Pustaka Sinar Harapan.Jakarta.2003

http://jurnal-sdm.blogspot.com