UGAS MAKALAH

SUMBER DYA MANUSIA

Audit Personalia
1.PENDAHULUAN
1. Definisi
A. Pengawasan
Adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired
results. (Schermerhorn,2002)
Pengendalian Manajemen
Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar
menerapkan strategi organisasi untuk melakukan kegiatan yang mengarah ke tujuan yang
diinginkan.
a. Makna dan Tujuan Pengawasan Sumber Daya Manusia
Perlunya pengendalian dalam suatu organisasi disebabkan oleh :
Perubahan kondisi saat ini selalu banyak mengalami perubahan, banyaknya persaingan akibat
munculnya rumah sakit swasta baru, adanya alat-alat canggih yang baru, adanya peraturan baru
dan sebagainya.
2. meminimalkan kegagalan
3. meminimumkan biaya
4. mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
Macam-macam pengendalian atau pengawasan :
a. Pengendalian Pendahuluan (Preliminary Control)
Pengendalian ini terpusat pada masalah mencegah timbulnya deviasi dari penggunaan sumber
daya, baik SDM, material / bahan ataupun dana / keuangan. Sumber daya ini sudah harus
ditentukan kualitas maupun kuantitasnya, biasanya dalam bentuk anggaran yang ditentukan.
b. Pengendalian Pada Saat Pekerjaan Berlangsung (Concurrent Control)
Pengendalian ini dengan cara memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan sasaran-
sasaran tercapai. Pengendalian disini adalah pengawasan lini dari manajer masing-masing untuk
mengawasi bawahannya agar bekerja sesuai dengan yang telah ditentukan.
c. Pengendalian Feedback (Feedback Control)
Pengendalian ini disebut juga pengendalian purna tindakan, yaitu mengontrol atau menilai hasil-
hasil dari suatu tindakan yang telah diselesaikan. Bila didapatkan penyimpangan maka akan
dijadikan pelajaran untuk kegiatan yang sama dimasa yang mendatang. Data untuk pengendalian
purna tindakan ini juga bisa dipakai untuk pengukuran prestasi dalam rangka pemberian gaji
atau bonus pada karyawan.
2. Proses Pengawasan
Hal ini berkaiatan dengan komunikasi antara atasan kepada bawahannya.
Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan
- Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
- Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
- Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja
yang menurun, dan lain sebagainya)
- Berkurangnya kas perusahaan
- Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
- Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
- Biaya yang melebihi anggaran
- Adanya penghamburan dan inefisiens
Hal ini berkaiatan dengan komunikasi antara atasan kepada bawahannya.
Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan
- Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
- Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
- Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja
yang menurun, dan lain sebagainya)
- Berkurangnya kas perusahaan
- Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
- Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
- Biaya yang melebihi anggaran
- Adanya penghamburan dan inefisiensi
1. Audit Personalia
Definisi
Audit Personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu
organisasi. Hasil dari audit tersebut dapat memberikan umpan balik tentang fungsi personalia
bagi para manajer operasional dan departemen personalia
Mengurangi biaya-biaya sumberdaya manusia melalui prosedur-prosedur personalia yang lebih
efektif
Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan aturan-aturan legal
Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan-perubahan yang diperlukan dalam
departemen personalia
Memberikan tinjauan terhadap system informasi departemen
Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud
untuk:
Menilai efektivitas
Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
Menujukkan kemungkinan perbaikan,dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-
perbaikan tersebut
Mengurangi biaya-biaya sumberdaya manusia melalui prosedur-prosedur personalia yang lebih
efektif
Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan aturan-aturan legal
Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan-perubahan yang diperlukan dalam
departemen personalia
Memberikan tinjauan terhadap system informasi departemen
Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud
untuk:
Menilai efektivitas
Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
Menujukkan kemungkinan perbaikan,dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-
perbaikan tersebut
Ruang Lingkup Audit Personalia
a. Audit Fungsi Personalia
Adalah mereview kerja departemen personalia dalam bidang yang mencakup audit fungsi
personalia.
b. Tugas tim audit :
6) Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam
sasaran,kebijaksanaan dan prosedur
7) Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit
telah dipecahkan
Audit Pelaksanaan Manajerial
Adalah mereview pelakasaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia yang dilakukan
oleh para manajer.
Audit Kepuasaan Karyawan
Adalah mereview dan memenuhi kebutuhan karyawan yang berkaitan dengan menambah
motivasi kerja para karyawan dalam peningkatan produktivitas.
Pendekatan-pendekatan riset untuk audit
Terdapat lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan untuk melakukan audit
6) Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam
sasaran,kebijaksanaan dan prosedur
7) Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit
telah dipecahkan
Audit Pelaksanaan Manajerial
Adalah mereview pelakasaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia yang dilakukan
oleh para manajer.
Audit Kepuasaan Karyawan
Adalah mereview dan memenuhi kebutuhan karyawan yang berkaitan dengan menambah
motivasi kerja para karyawan dalam peningkatan produktivitas.
Pendekatan-pendekatan riset untuk audit
Terdapat lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan untuk melakukan audit :
Pendekatan komparatif
Pendekatan ini digunakan untuk membandingkan hasil-hasil pekerjaan antara perusahaan dengan
perusahaan lain atau antar divisi, untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang
buruk.
Pendekatan wewenang dari luar (outside authority approach)
Pendekatan ini menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar
perusahaan, sebagai satandar untuk mengevaluasi kegiatan-kegiatan atau program-program.
Dengan pendekatan ini tim audit dapat membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan
tujuan-yujuan yang telah ditetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang buruk dapat
dideteksi dan dilaporkan.
Tidak ada pendekatan audit di atas yang dapat diterapkan pada semua bagian
menejemen personalia. Pada umumnya,tim-tim audit menggunakan beberapa strategi tersebut
tergantung pada kegiatan=kegiatan personalia tertentu yang akan dievaluasi.
Peralatan-peralatan riset personalia
Wawanacara (Interview)
Wawanacara dengan para karyawan dan manajer merupakan salah satu sumber informasi
mengenai kegiatan-kegiatan personalia.
Kuesioner dan Survei
Kuesioner dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih bebas dan jujur daripada wawancara
face to face.
Analisa catatan
Analisa catatan mereview kegiatan para pekerja dengan dokumen yang ada
Contohnya : Analisa catatan tingkat absensi, Catatan-catatan keamanan dan eksehatan karyawan
dsb
Informasi Eksternal
Sumber informasi eksternal : kantor-kantor tenaga kerja,pemerintah,asosiasi industri dan
profeional,hasil riset universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan pesaing
Laporan audit terdiri dari :
- Laporan untuk Manajer Operasi
- Laporan untuk Manajer dalam Departemen Personalia
- Laporan untuk Manajer Personalia
1. Pengendalian atau Pengawasan Keuangan
Tujuan pengendalian keuangan adalah agar pendapatan (revenue) paling sedikit sama atau lebih
besar dari biaya (cost) yang telah dikeluarkan organisasi saat beroperasi.
Pengendalian atau pengawasan keuangan dalam organisasi sangatlah diperlukan agar biaya yang
dikeluarkan dapat dimanfaatkan seefektif dan seefesien mungkin demi mencapai tujuan yang
telah ditetapkan .Oleh sebab itu organisasi pertama-tama membuat perencanaan keuangan atau
anggaran
Anggaran adalah rencana kerja yang dijabarkan dalam bentuk uang. Sebuah
anggaran,menunjukkan, penerimaan (penghasilan) atau laba yang direncanakan dalam kurun
waktu tertentu. Anggaran di samping sebagai perencanaan juga merupakan bagian dari program
pengendalian organisasi.
a. Anggaran dibagi menjadi dua :
Anggaran Rutin (anggaran operasional
a. Anggaran dibagi menjadi dua :
Anggaran Rutin (anggaran operasional)
Yaitu : Biaya-biaya yang dipergunakan untuk mempertahankan rumah tangga supay
Contoh : Penambahan jumlah kamar rawat inap
Pengendalian anggaran dapat dilaksanakan dengan melihat Realisasi, apakah realisasinya
melebihi anggaran (over) atau kurang dari anggaran (under). Untuk pengendalian anggaran harus
diusahakan agar jangan sampai realisasi terlalu over atau under. Realisasi anggaran
yang over atau under masih dapat ditolerir bila kelebihan atau kekurangannya berkisar 10-25%.
Sehingga secara total realisasi dari anggaran tidak boleh terlalu menyimpang dari anggaran yang
sudah direncanakan.
Pengawasan di Bagian Keuangan
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Manajemen Kas (Cash Management)
Pengelolaan Biaya (Cost Control)
Sumber:
Handoko, T. Hani. Manajemen Personalia & Sumberdaya Manusia,cetakan
keenambelas.BFE.Yogyakarta. 2008
Adikoesoemo,Suparto. Manajemen Rumah Sakit. Pustaka Sinar Harapan.Jakarta.2003