Assignment 11

1. Define controlling. Explain the stages involved in process of controlling.

5. Discuss the areas of control.
6. Discuss the purpose behind controlling function.
7. State and explain the various techniques of controlling.
8. Discuss the process of preparing budget.
9. Write a note on types of budget.
10. Explain the following terms in four to five sentences:
a. Controlling
b. Budgetary control
c. Management Audit
d. PERT
e. CPM
f. Break-even point
g. MIS

1. Pengendalian adalah proses pengukuran dan evaluasi kinerja organisasi untuk memastikan
tujuan organisasi tercapai dan sumber daya digunakan secara efektif dan efisien. Tahapan-
tahapan yang terlibat dalam proses pengendalian adalah sebagai berikut:

-Menetapkan standar yang dimodifikasi: Standar adalah kriteria atau ukuran yang digunakan
untuk mengevaluasi kinerja. Standar dapat berupa kinerja target, proporsi kepatuhan
terhadap prosedur, atau standar kualitas produk. Standar harus jelas, dapat diukur, dan dapat
dicapai oleh organisasi.

-Mengukur kinerja: Setelah standar ditetapkan, langkah selanjutnya adalah mengukur kinerja
organisasi. Pengukuran dapat dilakukan secara kuantitatif maupun kualitatif. Contohnya
adalah pengukuran kinerja keuangan, tingkat kepuasan pelanggan, atau tingkat kinerja
karyawan.

-Membandingkan hasil dengan standar: Setelah kinerja diukur, hasilnya dibandingkan

dengan standar yang telah ditetapkan. Jika kinerja lebih baik dari standar, maka organisasi
dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi terhadap keberhasilan dan
 memperkuat faktor tersebut. Namun, jika pekerjaan tidak memenuhi standar, organisasi
harus menilai kembali proses dan menerapkan perubahan untuk memperbaiki kinerja.

-Menganalisis hasil: Hasil pengukuran kinerja harus dianalisis untuk menemukan penyebab
ketidaksesuaian dengan standar. Analisis ini dapat melibatkan keterlibatan faktor yang
memengaruhi kinerja, seperti kekurangan keterampilan atau sumber daya, atau perubahan di
lingkungan eksternal.

-Tindakan Mengambil Koreksi: Setelah penyebab ketidaksesuaian diidentifikasi, organisasi

harus mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki kinerja. Tindakan ini dapat berupa
perubahan proses, pelatihan karyawan, atau peningkatan sumber daya.

-Memonitor dan menilai kembali: Proses pengendalian harus dimonitor secara terus menerus
untuk memastikan bahwa tindakan korektif efektif dan kinerja memenuhi standar. Organisasi
harus terus mengevaluasi kinerja dan memperbaiki proses jika diperlukan.

2. Area kontrol adalah suatu bagian dari organisasi yang bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa proses dan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi berjalan sesuai dengan rencana
dan standar yang telah ditetapkan. Area kontrol meliputi proses pengukuran, evaluasi, dan
pengambilan tindakan korektif untuk memastikan bahwa kinerja organisasi mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.

Berikut adalah beberapa area kontrol yang umum dijumpai dalam organisasi
-Kontrol keuangan: Area kontrol keuangan melibatkan pengelolaan kontrol dan pengukuran
kinerja keuangan. Organisasi harus memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran
yang telah ditetapkan, dan memonitor kinerja keuangan untuk mengidentifikasi masalah atau
kesalahan yang mungkin terjadi.

-Kontrol kualitas: Area kontrol kualitas melibatkan pengukuran dan pengawasan terhadap
kualitas produk atau jasa yang dihasilkan oleh organisasi. Organisasi harus memastikan
bahwa produk atau jasa yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan, dan
merangsang kinerja kualitas untuk memperbaiki proses produksi jika diperlukan.

-Kontrol produksi: Area kontrol produksi melibatkan pengukuran dan pengawasan terhadap
proses produksi yang dilakukan oleh organisasi. Organisasi harus memastikan bahwa proses
produksi berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan memonitor kinerja
produksi untuk mengidentifikasi masalah atau kesalahan yang mungkin terjadi.

-Kontrol keamanan: Area kontrol keamanan melibatkan pengukuran dan pengawasan

terhadap keamanan organisasi dan lingkungan kerja. Organisasi harus memastikan bahwa
lingkungan kerja aman dan memenuhi standar keamanan yang telah ditetapkan, dan
memonitor kinerja keamanan untuk mengidentifikasi masalah atau kesalahan yang mungkin
terjadi.

-Kontrol lingkungan: Area kontrol lingkungan melibatkan pengukuran dan pengawasan

terhadap pengaruh lingkungan yang dihasilkan oleh organisasi. Organisasi harus memastikan
 bahwa kegiatan yang dilakukan tidak merusak lingkungan, dan memonitor kinerja lingkungan
untuk mengidentifikasi masalah atau kesalahan yang mungkin terjadi.

-Kontrol SDM: Area kontrol SDM melibatkan pengukuran dan pengawasan terhadap kinerja
karyawan dan pengelolaan sumber daya manusia. Organisasi harus memastikan bahwa
karyawan bekerja sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan memonitor kinerja
karyawan untuk memperbaiki proses manajemen SDM jika diperlukan.

3. Tujuan di balik fungsi pengendalian, antara lain:

-Meningkatkan kinerja: Salah satu tujuan utama dari fungsi pengendalian adalah
meningkatkan kinerja organisasi. Dengan menerapkan sistem pengendalian yang tepat,
organisasi dapat memastikan bahwa kinerja mereka terus meningkat seiring dengan waktu,
dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan lebih efektif dan efisien.

-Mencegah risiko: Fungsi pengendalian juga bertujuan untuk mencegah risiko-risiko yang
mungkin terjadi dalam organisasi. Dengan menerapkan kontrol yang tepat pada proses dan
kegiatan organisasi, risiko-risiko seperti kesalahan manusia, kehilangan data, atau kerusakan
lingkungan dapat diminimalkan atau dihindari.

-Menjaga stabilitas: Fungsi pengendalian juga bertujuan untuk menjaga konsistensi dalam
operasi organisasi. Dengan memastikan bahwa semua proses dan kegiatan dilakukan sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan, organisasi dapat memastikan bahwa produk atau jasa
yang dihasilkan konsisten dalam kualitas, dan citra organisasi di mata konsumen tetap terjaga.

-Meningkatkan efisiensi: Fungsi pengendalian juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi

dalam operasi organisasi. Dengan memastikan bahwa semua proses dan kegiatan dilakukan
dengan cara yang optimal, organisasi dapat meminimalkan biaya dan memaksimalkan
keuntungan yang dihasilkan.

-Meningkatkan akuntabilitas: Fungsi pengendalian juga bertujuan untuk meningkatkan

akuntabilitas dalam operasi organisasi. Dengan memastikan bahwa semua proses dan
kegiatan dilakukan secara transparan dan terukur, organisasi dapat memastikan bahwa mereka
dapat mempertanggung jawabkan kinerja mereka kepada pemegang saham, regulator, dan
masyarakat luas.

4. Teknik pengendalian beserta penjelasannya:

-Pengendalian administrasi: Teknik ini meliputi semua kegiatan pengaturan, pembuatan

kebijakan, dan prosedur yang diperlukan untuk mengendalikan operasi organisasi.
Pengendalian administratif termasuk pembagian tugas, pembuatan jadwal, dan pengaturan
pekerjaan.

-Pengendalian kualitas: Teknik ini bertujuan untuk memastikan bahwa produk atau jasa yang
dihasilkan oleh organisasi memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Pengendalian
kualitas meliputi pengawasan produksi, inspeksi produk, dan pengujian kualitas.
 -Pengendalian keuangan: Teknik ini digunakan untuk memastikan bahwa semua aktivitas
organisasi keuangan dijalankan secara efektif dan efisien. Pengendalian keuangan meliputi
manajemen kas, akuntansi, dan pengendalian biaya.

-Kontrol operasi: Teknik ini digunakan untuk memastikan bahwa operasi organisasi
dijalankan dengan cara yang tepat dan efisien. Pengendalian operasi meliputi pengawasan
proses produksi, pengelolaan persediaan, dan pengendalian kualitas.

-Pengendalian pencegahan: Teknik ini digunakan untuk mencegah masalah atau risiko
sebelum terjadi. Pengendalian pencegahan meliputi pengawasan dan inspeksi sebelum proses
atau kegiatan dimulai, serta pembuatan rencana darurat jika terjadi masalah atau risiko yang
tidak terduga.

-Pengendalian umpan balik: Teknik ini digunakan untuk memperbaiki proses atau kegiatan
yang telah berjalan. Pengendalian balik meliputi pengukuran kinerja, analisis data, dan
rencana perbaikan.

-Pengendalian lingkungan: Teknik ini digunakan untuk memastikan bahwa organisasi

menjalankan kegiatan operasional mereka dengan mempertimbangkan dampak lingkungan.
Pengendalian lingkungan meliputi pengaturan dan pemantauan penggunaan energi, limbah,
dan sumber daya alam.

5. Proses penyelesaian pengelolaan melibatkan beberapa tahapan yang perlu diperhatikan oleh
organisasi, antara lain:

-Penetapan tujuan dan sasaran: Langkah awal dalam menyusun anggaran adalah menetapkan
sasaran dan sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu. Tujuan
dan sasaran ini harus dapat diukur dan dijabarkan secara spesifik.

-Pengumpulan data: Setelah tujuan dan sasaran ditetapkan, organisasi harus mengumpulkan
data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun anggaran, seperti data keuangan,
laporan kinerja, dan proyeksi pendapatan dan biaya.

-Manajemen Pendapatan: Setelah data dan informasi terkumpul, organisasi harus menentukan
pendapatan yang akan diperoleh dalam jangka waktu tertentu. Pendapatan ini dapat berasal
dari sumber-sumber seperti penjualan, investasi, atau pinjaman.

-Perencanaan biaya: Setelah pendapatan ditentukan, organisasi harus merencanakan

pengeluaran atau biaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan. Biaya ini meliputi biaya operasional, biaya produksi, gaji karyawan, dan biaya
lainnya.

-Penetapan alokasi anggaran: Setelah perencanaan biaya dilakukan, organisasi harus

menentukan alokasi anggaran untuk setiap departemen atau proyek yang ada dalam
 organisasi. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa sumber daya yang tersedia tersedia
secara efektif dan efisien.

-Penyusunan anggaran: Setelah alokasi anggaran ditentukan, organisasi harus menyusun

anggaran secara keseluruhan. Ini harus mencakup semua sumber pendapatan dan anggaran
yang telah ditetapkan sebelumnya, serta alokasi dana untuk setiap departemen atau proyek.

-Peninjauan dan evaluasi: Setelah anggaran disusun, organisasi harus melakukan

penyelesaian dan evaluasi terhadap anggaran tersebut secara berkala. Hal ini bertujuan untuk
memastikan bahwa anggaran tersebut masih relevan dengan kondisi dan tujuan organisasi,
serta untuk melakukan penyesuaian jika diperlukan.

6. Jenis-jenis gelang yang umumnya digunakan oleh organisasi adalah sebagai berikut:

-Anggaran operasional: Merupakan anggaran yang mengatur pengeluaran untuk kegiatan

operasional organisasi, seperti gaji karyawan, biaya overhead, bahan baku, dan biaya
operasional lainnya.

-Anggaran investasi: Merupakan anggaran yang mengatur pengeluaran untuk investasi dalam
aset atau proyek jangka panjang, seperti investasi dalam peralatan, fasilitas, atau proyek riset
dan pengembangan.

-Anggaran modal: Merupakan anggaran yang mengatur pengeluaran untuk membeli atau
membangun aset jangka panjang, seperti gedung, tanah, atau peralatan produksi.

-Anggaran proyek: Merupakan anggaran yang digunakan untuk mengatur pengeluaran untuk
suatu proyek khusus, seperti perbaikan fasilitas atau pengembangan produk baru.

-Anggaran penjualan: Merupakan anggaran yang digunakan untuk mencerminkan pendapatan

yang akan diperoleh dari penjualan produk atau jasa dalam jangka waktu tertentu.

-Anggaran tunjangan karyawan: Merupakan anggaran yang digunakan untuk mengatur

pengeluaran untuk memberikan tunjangan atau insentif kepada karyawan, seperti tunjangan
kesehatan atau bonus pekerjaan.

-Anggaran fleksibel: Merupakan anggaran yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan
perubahan situasi dan kondisi pasar atau keuangan.

7. A. Control refers to the management process of monitoring and regulating the activities of an
organization to ensure that they are in line with established plans and objectives. Control is
carried out to monitor the organization's performance and ensure that every action taken is in
line with the goals and objectives of the organization.
B. Budget control is a financial management process that aims to ensure that organizational
spending does not exceed a predetermined budget plan. Budget control is carried out to
ensure that the organization's finances are managed effectively and available resources are
used efficiently.

C. Management Audit is the process of independent assessment of an organization's

management practices, policies and procedures. Audits are conducted to determine whether
the organization's management is effectively performing their duties and whether their
practices are in line with the goals and objectives of the organization.

D. PERT (Program Evaluation and Review Technique) is a project management tool used to
plan and schedule projects. PERT is used to determine the critical path of a project, estimate
project completion time, and identify activities that require more attention to ensure project
completion.

E. CPM (Critical Path Method) is another project management tool used to plan and schedule
projects. CPM is used to identify the most critical activities that require close monitoring and
attention to ensure that projects are completed on time.

F. The break-even point is the level of sales at which the business makes neither a profit nor a
loss. The break-even point is determined by calculating the level of sales required to cover
fixed and variable costs. Knowing the break-even point helps businesses make informed
decisions about pricing, production volumes, and other business activities.

G. MIS (Management Information System) is a computer-based system that provides

managers with the necessary information to manage their organizations effectively. MIS
provides timely and accurate information for decision making, planning and control activities.
The system collects, processes, stores and disseminates information needed to support
management functions.