Tugas Pembelajaran 12 : Pengantar Manajemen

1. Apa yang dimaksud dengan fungsi pengawasan ? Mengapa fungsi

pengawasan perlu untuk dilakukan dalam manajemen perusahaan.

Jawab :
Fungsi pengawasan dalam manajemen perusahaan mengacu pada kegiatan
pemantauan dan evaluasi yang dilakukan untuk memastikan bahwa pekerjaan
dilakukan sesuai dengan rencana, prosedur, dan standar yang ditetapkan. Tujuan
utama dari fungsi pengawasan adalah untuk mengawasi kinerja individu, tim, atau
departemen dalam mencapai tujuan organisasi dan memastikan efisiensi dan
efektivitas operasional.
 Memastikan kepatuhan: Pengawasan membantu memastikan bahwa karyawan
dan departemen mematuhi kebijakan, prosedur, dan aturan perusahaan yang
ditetapkan. Dengan memonitor kegiatan sehari-hari, manajemen dapat
mengidentifikasi pelanggaran atau penyimpangan yang mungkin terjadi dan
mengambil tindakan yang diperlukan.
 Peningkatan kinerja: Melalui pengawasan, manajemen dapat mengidentifikasi
area di mana karyawan atau tim tidak mencapai standar yang ditetapkan. Hal
ini memungkinkan manajemen untuk memberikan umpan balik konstruktif,
memberikan pelatihan atau sumber daya tambahan, dan mengarahkan upaya
menuju peningkatan kinerja yang lebih baik.
 Pengendalian kualitas: Pengawasan membantu memastikan bahwa produk
atau layanan yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
Dengan memantau proses produksi atau pelaksanaan layanan, manajemen
dapat mengidentifikasi cacat atau kekurangan dan mengambil langkah-
langkah perbaikan yang diperlukan untuk memastikan kualitas yang konsisten.
 Efisiensi operasional: Dengan pengawasan yang efektif, manajemen dapat
mengidentifikasi praktik kerja yang tidak efisien atau pemborosan sumber
daya. Tindakan perbaikan dapat diambil untuk meningkatkan efisiensi
operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.
 Pengelolaan risiko: Fungsi pengawasan membantu dalam mengidentifikasi
risiko potensial yang dapat mempengaruhi operasional perusahaan. Dengan
memantau aktivitas dan kepatuhan, manajemen dapat mengambil langkah-
langkah untuk meminimalkan risiko, mencegah kerugian, dan menjaga
keberlanjutan usaha.

2. Bagaimana cara untuk mengetahui sebuah fungsi pengawasan perlu

dilakukan ?

Jawab :
 Tujuan dan strategi organisasi: Perhatikan tujuan jangka panjang dan strategi
bisnis perusahaan. Jika organisasi memiliki tujuan yang jelas dan strategi yang
ambisius, maka fungsi pengawasan akan sangat penting untuk memastikan
bahwa setiap langkah dan kegiatan mendukung pencapaian tujuan tersebut.

Aslam Abdul Haritsh 2236090014 Manajemen Sore

 Tugas Pembelajaran 12 : Pengantar Manajemen
 Kompleksitas operasional: Tinjau tingkat kompleksitas operasional dalam
organisasi. Jika organisasi memiliki banyak departemen, tim, atau proses yang
terlibat, fungsi pengawasan akan membantu memastikan koordinasi yang
efektif, pemantauan yang tepat, dan konsistensi dalam pencapaian hasil.
 Keterlibatan karyawan: Perhatikan tingkat keterlibatan karyawan dalam
pekerjaan sehari-hari. Jika organisasi memiliki jumlah karyawan yang besar
atau jika pekerjaan melibatkan tugas yang beragam, fungsi pengawasan akan
membantu memastikan bahwa setiap karyawan memahami tugas dan tanggung
jawab mereka, dan bekerja sesuai dengan standar yang ditetapkan.
 Tingkat risiko: Evaluasi tingkat risiko yang terkait dengan operasional
organisasi. Jika ada risiko tinggi terkait dengan kepatuhan, kualitas, keuangan,
atau keamanan, fungsi pengawasan akan sangat penting untuk
mengidentifikasi, mengurangi, dan mengelola risiko tersebut.

3. Bagaimana langkah langkah dari fungsi pengawasan dilakukan?

Berikan contoh untuk sebuah bisnis restouran

Jawab :
 Menetapkan standar: Tentukan standar kinerja yang diharapkan dalam
berbagai aspek operasional restoran, seperti pelayanan pelanggan, kualitas
makanan, kebersihan, efisiensi operasional, dan kepatuhan terhadap peraturan
keamanan pangan. Standar ini harus spesifik, terukur, dan realistis.
Contoh: Standar untuk pelayanan pelanggan mungkin termasuk waktu respons
terhadap pesanan, tingkat kepuasan pelanggan, atau tingkat keluhan yang
diterima.
 Penentuan indikator kinerja kunci (Key Performance Indicators/KPIs):
Identifikasi KPIs yang dapat digunakan untuk mengukur pencapaian standar
yang telah ditetapkan. KPIs harus dapat diukur secara objektif dan relevan
dengan tujuan bisnis.
Contoh: KPI untuk pelayanan pelanggan mungkin mencakup waktu rata-rata
pelayanan, persentase pesanan yang tepat waktu, atau skor kepuasan pelanggan.
 Pemantauan kinerja: Lakukan pemantauan rutin terhadap kinerja restoran
berdasarkan standar dan KPIs yang telah ditetapkan. Ini melibatkan
pengumpulan data, observasi langsung, wawancara dengan karyawan, dan
penggunaan alat pengukuran seperti checklist atau evaluasi kualitas.
Contoh: Pemantauan kinerja dalam hal pelayanan pelanggan dapat melibatkan
pengamatan langsung terhadap interaksi antara staf dan pelanggan, atau survei
kepuasan pelanggan.
 Analisis dan evaluasi: Analisis data yang dikumpulkan dari pemantauan
kinerja untuk mengevaluasi sejauh mana restoran mencapai standar yang
ditetapkan dan KPIs yang diukur. Identifikasi tren, pola, dan area di mana
kinerja kurang memadai atau memerlukan perbaikan.

Aslam Abdul Haritsh 2236090014 Manajemen Sore

 Tugas Pembelajaran 12 : Pengantar Manajemen
Contoh: Melalui analisis data, mungkin terungkap bahwa waktu respons terhadap
pesanan pelanggan lebih lama dari standar yang ditetapkan, atau ada tingkat
keluhan yang tinggi dari pelanggan terkait dengan pelayanan.

4. Dari segi proses ada berapa macam jenis pengawasan dalam

praktek ?

Jawab :
 Pengawasan Preliminary (Pengawasan Persiapan): Pengawasan ini dilakukan
sebelum pelaksanaan suatu tugas atau kegiatan. Tujuannya adalah memastikan
bahwa persiapan yang diperlukan telah dilakukan dengan baik sebelum
memulai pekerjaan.
Contoh: Memeriksa ketersediaan dan kesiapan peralatan, bahan, atau sumber
daya manusia yang diperlukan sebelum memulai produksi.
 Pengawasan Concurrent (Pengawasan Bersamaan): Pengawasan ini dilakukan
selama pelaksanaan suatu tugas atau kegiatan. Tujuannya adalah untuk
memantau dan mengawasi proses kerja secara langsung untuk memastikan
bahwa pekerjaan berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Contoh: Memantau dan mengawasi langsung proses produksi untuk memastikan
kualitas produk, kesesuaian dengan rencana, dan kepatuhan terhadap prosedur
operasional.
 Pengawasan Posterior (Pengawasan Setelahnya): Pengawasan ini dilakukan
setelah selesainya suatu tugas atau kegiatan. Tujuannya adalah untuk
mengevaluasi hasil pekerjaan yang telah dilakukan dan memastikan bahwa
standar kualitas dan tujuan telah tercapai.
Contoh: Melakukan audit setelah selesainya proyek untuk mengevaluasi kinerja
tim, kepatuhan terhadap anggaran, dan pencapaian tujuan proyek.
 Pengawasan Periodik (Pengawasan Berkala): Pengawasan ini dilakukan secara
terjadwal pada interval waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk melakukan
evaluasi dan pemantauan secara berkala terhadap kinerja dan operasional.
Contoh: Melakukan audit internal secara tahunan untuk mengevaluasi kepatuhan
terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan.
 Pengawasan Spesifik (Pengawasan Khusus): Pengawasan ini dilakukan untuk
tujuan tertentu atau area kerja yang membutuhkan perhatian khusus. Fokus
pengawasan ini dapat berbeda-beda tergantung pada kebutuhan organisasi.
Contoh: Melakukan pengawasan khusus pada departemen keuangan untuk
memastikan kepatuhan terhadap peraturan keuangan dan pengelolaan risiko.

Aslam Abdul Haritsh 2236090014 Manajemen Sore

 Tugas Pembelajaran 12 : Pengantar Manajemen
5. Bagaimana agar fungsi pengawasan senantiasa dapat
dipertahankan ? Uraikan dengan memberikan beberapa pendekatan
yang relevan !

Jawab :
 Komunikasi yang efektif: Mempertahankan komunikasi yang terbuka dan
efektif antara manajemen dan karyawan penting untuk fungsi pengawasan
yang baik. Pemantauan yang efektif membutuhkan pertukaran informasi yang
jelas tentang harapan, standar, dan hasil kinerja. Memastikan bahwa garis
komunikasi terbuka, mengedepankan umpan balik konstruktif, dan
memfasilitasi dialog antara berbagai pihak terlibat.
 Pelatihan dan pengembangan karyawan: Investasi dalam pelatihan dan
pengembangan karyawan akan membantu meningkatkan kemampuan dan
pemahaman mereka tentang pekerjaan yang dilakukan. Dengan karyawan
yang terampil dan terlatih dengan baik, pengawasan menjadi lebih mudah
karena mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk
mencapai standar yang ditetapkan.
 Penggunaan teknologi dan alat bantu: Menerapkan teknologi dan alat bantu
yang relevan dapat mempermudah pengawasan yang efisien. Contohnya,
penggunaan sistem manajemen atau perangkat lunak yang terintegrasi dapat
membantu dalam pemantauan kinerja, pelacakan data, dan analisis yang
akurat. Teknologi seperti sensor, kamera pengawas, atau sistem pelacakan
juga dapat digunakan untuk memantau operasional secara real-time.
 Pelibatan karyawan: Mengikutsertakan karyawan dalam proses pengawasan
dapat meningkatkan rasa kepemilikan, tanggung jawab, dan motivasi mereka.
Dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam
penentuan standar, pemantauan kinerja, dan evaluasi, mereka akan merasa
lebih terlibat dan bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan mereka.
 Evaluasi dan pembaruan periodik: Melakukan evaluasi teratur terhadap proses
pengawasan yang ada adalah langkah penting untuk memastikan bahwa fungsi
pengawasan tetap relevan dan efektif. Identifikasi area yang memerlukan
perbaikan, kembangkan solusi yang lebih baik, dan terapkan perubahan yang
diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengawasan.
 Budaya akuntabilitas: Membangun budaya akuntabilitas di seluruh organisasi
dapat membantu menjaga fungsi pengawasan. Ini melibatkan membangun
kepercayaan, memperkuat tanggung jawab, dan menghargai kepatuhan
terhadap standar dan prosedur yang ditetapkan. Manajemen harus memberikan
teladan yang baik dan mendorong tanggung jawab individu dan tim dalam
mencapai hasil yang diinginkan.
Dengan menerapkan pendekatan-pendekatan ini, organisasi dapat
mempertahankan fungsi pengawasan yang kuat dan terus meningkatkan kualitas
kinerja serta pencapaian tujuan.

Aslam Abdul Haritsh 2236090014 Manajemen Sore