ARTIKEL ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

KASMAWATI (11910320863)
Manajemen Pendidikan Islam
Tarbiyah Dan Keguruan
Uin Sultan Syarif Kasim Riau

Email: ikas0594@gamil.com

Dosen pembimbing : Irawati,M.Pd.I

A. PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Secara filosofis Pengawasan atau controlling yaitu proses pengamatan pelaksanaan

seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang semua di lakukan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis
untuk membandingkan kinerja standar,rencana,atau tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk
mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya
manusiadigunakan dengan seefektif dan seefisien mencapai tujuan.

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan

penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Kantor merupakan suatu wadah,
tempat kumpul seseorang yang berkepentingan di tempat tersebut.

1. Proses Pengawasan

Seperti yang telah dijelaskan bahwa pengawasan administrsi perkantoran sangatlah penting,
beberapa tujuan pengawasan administrasi perkantoranmenurut Odgers sebagai berikut :

a) Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinue, karena kondisi persaingan semakin

tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

b) Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan

 yang tidak perlu atau mengurangi penyalagunaan alat atau bahan.

c) Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat
dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagiseorang pegawai.

d) Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau progam yang dijalankan.

e) Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

Selain itu pengawasan dan pelaporan administrsi kantor memiliki beberapa manfaat
antara lain:

1. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.

2. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan
kuantitas output yang dibutuhkan.

3. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektifbagi organisasi.

4. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual
yang dicapai, dan memfasilitasi permodifikasiannya.

5. Membantu mencapai kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

Terdapat tiga proses yang harus dilakukan dalan mengontrol pekerjan administrasi kantor :

1. Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu pegawai
untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif
dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut :

biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap terhadap

pelanggan, tingkat moral yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan
administrasi di kantor.

2. Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan,
Manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa
yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang
ditetapkan.

3. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi

agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara
konsisten serta persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah
Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih
dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan
gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain. Hasil survey ini akan dijadikan penentuan
sistem imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut dapat menyerap keinginan para
pegawai.

B. Mengontrol Biaya Perkantoran

Unsur terpenting dari perkantoran adalah biaya penentuan apakah biaya aktual
melebihi biaya yang sudah dianggarkan. Jika biaya aktual melebihi biaya yang
dianggarkan, tindakan koreksi akan diperlukan. Salah satu tindakan untuk mengontrol
biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya. Berikut adalah
saran yang dapat diberikan :

a) Biaya Perorangan. Karena memiliki porsi yang paling besar dalam biaya
perkantoran, mengontrol gaji perorangan akan memberikan fleksibilitas yang lebih
besar dibandingkan dengan mengontrol biaya di area lain. Gaji perorangan dapat
dikontrol dengan beberapa cara. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa
jumlah pegawai pada tiap unit pekerjaan sesuai dengan jumlah pekerjaan yang
perlu dilakukan.

b) Biaya Perlengkapan dan Material. Karena sebagian besar pekerjaan perkantoran

menyangkut penggunaan perlengkapan, forms, dan material, biaya penggunaannya
harus diperhatikan oleh Manajer Administrasi. Salah satu cara yang signifikan
untuk mengontrol biaya ini adalah dengan meminimalkan penggunaan
perlengkapan kantor yang kurang relevan dengan pekerjaan administrasi yang
dilakukan.

c) Biaya Peralatan. Karena beberapa peralatan kantor yang telah dibeli oleh organisasi
kurang dapat diandalkan, maka biaya perawatan menjadi tinggi. Untuk itu, sebelum
membeli peralatan kantor yang mahal, manajer administrasi harus menyelidiki
apakah peralatan tersebut dapat diandalkan dalam melakukan kegiatan administrasi
perkantoran. Setelah peralatan dibeli, catatan perawatan harus dijaga.
 d) Biaya Proses Kerja. Proses kerja administrasi kantor yang dilakukan oleh organisasi
tidak selalu memiliki tingkat efisiensi yang sama. Karena proses yang tidak efisien,
modifikasi harus dipertimbangkan. Beberapa efisiensi pada proses kerja dapat
dijelaskan dengan pengukuran kerja, penyederhanaan kerja, dan analisis terhadap
sistem dan prosedur.

e) Biaya Overhead. Karena beberapa overhead beragam - Misalnya penerangan, AC,

dan listrik. Hal tersebut hendaknya dapat dikontrol denganmembuat karyawan sadar
akan penggunaan peralatan yang optimal. Sebagai akibat dari peningkatan
kesadarn akan energi pada karyawan, beberapa program yang didesain untuk
konservasi energi harus dikembangkan.

C. Pelaporan

1. Pengertian Pelaporan

laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan,
pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang
ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau
keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor
(dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu
kegiatan

2. Prinsip-Prinsip Penulisan Laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan
sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat
berikut ini.

a) Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b) Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang
ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila
bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

c) Benar / akurat
 Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan
yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

d) Sistematis

Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean

yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang
sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur –
unsur bahasa.

e) Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya.
Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai
sesuatu.

f) Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa
mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

3. Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan sebagai berikut:
1) Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi
informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi.
Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat danterinci.
2) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi
juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan
rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian
informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga
meyakinkan.
3) Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor,
bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan
mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
4) Laporan Pertanggung jawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang
pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan
(bersifat evaluatif).
5) Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatusituasi atau
 masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak
atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang
lebih baik.

4. Bentuk Laporan
1) Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal
pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
2) Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk
memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
3) Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang
dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat
atau memo pengantar.
4) Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk
naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks
sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian –
baiannya lebih mudah dilakukan.
5) Laporan berbentuk formulr.
6) Laporan berbentuk buku
 DAFTAR PUSTAKA

Badri Sukoco, S.E. 2006.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern yogyakarta:

liberty

P. Odgers.2005. Administratif Office Management.Thomson south-west