10.

PROSES KOMUNIKASI
 PENTINGNYA KOMUNIKASI

BAGI KEHIDUPAN MANUSIA “ mendorong kemajuan

peradaban manusia”

BAGI ORGANISASI “sebagai sarana mengarahkan &

mengendalikan kegiatan, memahami tujuan organisasi, dan
mempengaruhi orang-orang”
 Pengertian
Secara luas komunikasi adalah setiap bentuk tingkah laku
seseorang baik verbal maupun nonverbal yang ditanggapi oleh
orang lain. Komunikasi mencakup pengertian yang lebih luas dari
sekadar wawancara. Setiap bentuk tingkah laku mengungkapkan
pesan tertentu, sehingga juga merupakan sebentuk komunikasi.

Sementara secara sempit komunikasi diartikan sebagai pesan yang

dikirimkan seseorang kepada satu atau lebih penerima dengan
maksud sadar untuk mempengaruhi tingkah laku si penerima.
ekspresi ataupun ungkapan tertentu dan gerak tubuh.
Penyampaian dan pemahaman suatu maksud.
• Penyampaian maksud suatu pesan yang diterima dalam
suatu bentuk yang dapat diterjemahkan oleh penerima.
• Memahami pesan belum tentu penerima setuju dengan
pesan.
Komunikasi Interpersonal
• Komunikasi antara dua orang atau lebih

Komunikasi Organisasi
• Semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi ke dalam
suatu organisasi.
 Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi

Pertama, komunikasi antarpribadi membantu

perkembangan intelektual dan sosial manusia.
• Perkembangan intelektual dan sosial manusia sangat
ditentukan oleh kualitas komunikasi manusia dengan
manusai lain.
Kedua, identitas atau jati diri manusia terbentuk
dalam dan lewat komunikasi dengan orang lain.
Ketiga, dalam rangka memahami realitas di sekeliling kita serta
menguji kebenaran kesan-kesan dan pengertian yang kita miliki
tentang dunia di sekitar, kita perlu membandingkanya dengan
kesan-kesan dan pengertian orang lain tentang realitas yang sama.

Keempat, kesehatan mental kita sebagian besar juga ditentukan

oleh kualitas komunikasi atau hubungan kita dengan orang lain,
lebih-lebih orang-orang yang merupakan tokoh-tokoh signifikan
(significant figures) dalam hidup kita.
 Empat Fungsi Komunikasi
Pengendalian Motivasi

Fungsi-fungsi
Komunikasi

Informasi Ungkapan Emosi

Empat Fungsi Komunikasi
Motivasi
• Komunikasi yan jelas bagi
karyawan apa yang harus
Pengendalian dilakukan, bagaimana
sebaiknya mereka
• Tindakan komunikasi melakukan, dan dapatkah
formal dan informal mereka melakukan untuk
untuk mengendalikan meningkatkan kinerja
perilaku individu dalam
organisasi.
 Informasi
• Individu dan kelompok
kerja yang
Ungkapan Emosi membutuhkan informasi
• Interaksi sosial dalam untuk membuat
bentuk komunikasi keputusan atau bekerja.
kelompok kerja yang
menyediakan cara bagi
karyawan untuk
menunjukkan diri
mereka sendiri.
 Proses Komunikasi

Proses kodifikasi pesan

oleh pengirim. Pengirim
mengubah gagasan,
Proses pengiriman pesan Adanya media, melalui
perasaan dan maksud-
kepada penerima. mana pesan dikirimkan.
maksudnya kedalam
bentuk pesan yang dapat
dikirimkan.

Tanggapan batin oleh

Proses dekodifikasi pesan
penerima terhadap hasil
Kemungkinan adanya oleh penerima. Penerima
interpretasinya tentang
hambatan (noise) tertentu. menginterpretasikan atau
makna pesan yang
menafsirkan makna pesan.
ditangkap.
 PROSES KOMUNIKASI

SIAPA ? MENGATAKAN APA? CARANYA ?

KOMUNIKATOR PESAN MEDIUM

PENERIMA
APA HASILNYA?
KEPADA
SIAPA?
UMPAN BALIK
Model Komunikasi
 Komunikasi Interpersonal

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

• Komunikasi yang • Mencakup memo,

dilakukan percakapan surat, email, laporan
dua orang, diskusi organisasi,
kelompok, pidato. pengumuman, dan
• Keuntungan: cepat bentuk tertulis
dan umpan balik lainnya.
dapat diterima dalam • Baik pengirim
waktu singkat. maupun penerima
• Kerugian: pesan memiliki catatan
harus melewati komunikasi.
sejumlah orang.
Komunikasi Nonverbal

• Komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata.

• Suara dengan maksud tertentu atau peringatan
• Images yang mengendalikan atau mendorong
perilaku
• Perilaku situasional yang membawa suatu
maksud
• Bahasa Tubuh: gerak-gerik, ekspresi wajah, dan
gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan
maksud.
 Jenis Komunikasi Organisasi
Komunikasi Formal
• Komunikasi yang terjadi dalam
rancangan kerja organisasi yang
telah ditentukan sebelumnya.
Komunikasi Informal
• Komunikasi yang tidak
didefinisikan oleh struktur
organisasi.
• Komunikasi itu memberi
kesempatan para karyawan
untuk memuaskan kebutuhan
mereka akan interaksi sosial.
• Komunikasi dapat
meningkatkan kinerja
organisasi dengan
menciptakan saluran
komunikasi alternatif yang
sering lebih cepat dan efisien.
Aliran Komunikasi

K
K
e
Lateral e
a
b
t
a
a
w
s
a
h
 Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi • Komunikasi ke bawah mengalir dari orang pada

jenjang hirarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih
ke Bawah rendah. Bentuk yang paling umum adalah instruksi,
(Downward memo resmi, pernyataan tentang kebijakan
perusahaan, prosedur, pedoman kerja, dan
communication). pengumuman perusahaan.

Komunikasi
ke atas • Beberapa di antara arus komunikasi ke atas yang biasa,
adalah kotak saran-saran, pertemuan kelompok, dan
(Upward prosedur naik banding atau pengaduan.

communication).
 Komunikasi
horizontal • Komunikasi yang terjadi antara
semua karyawan di tingkatan
(Horizontal organisasi yang sama.
Communication).

Komunikasi
diagonal • Komunikasi yang memotong
bidang kerja dan tingkatan
(Diagonal organisasi.
Communication).
Berbagai pola arus komunikasi organisasi vertikal dan horizontal.

Jaringan • Komunikasi mengalir sesuai dengan rantai

komando formal, baik ke bawah maupun
Rantai ke atas.

• Komunikasi yang mengalir antara

Jaringan Roda pemimpin yang kuat dan mudah dikenal
dan orang lain atau tim kerja.

Jaringan • Komunikasi mengalir dengan bebas di

Semua saluran antara semua anggota tim kerja.
 Hambatan Terhadap Komunikasi
Organisasi yang Efektif

Mendengarkan secara selektif Pertimbangan Nilai

• Merupakan bentuk persepsi • Pertimbangan ini menyangkut

yang selektif dimana kita
cenderung mengaburkan
informasi baru, khususnya jika
informasi itu bertentangan
dengan kepercayaan kita.
pemberian nilai menyeluruh
kepada sebuah pesan sebelum
menerima seluruh komunikasi.
• Penilaian nilai mungkin
didasarkan pada evaluasi
penerima mengenai
komunikator, pengalaman
sebelumnya dengan
komunikator, atau arti yang
dapat diharapkan dari pesan itu.
 Dapat Dipercaya
Persoalan Bahasa Penyaringan
Sumbernya
• Dapat dipercaya • Kata-kata yang • Penyaringan atau
sumbernya adalah sama mungkin filtering biasa
kepercayaan, mempunyai arti terjadi dalam
keyakinan dan yang berbeda- komunikasi ke
pengakuan beda bagi orang atas dalam
penerima yang berbeda- organisasi.
terhadap beda. • Penyaringan
perkataan dan • Pengertian itu berhubungan
tindakan terdapat dalam dengan
komunikator. diri penerima, dan manipulasi
tidak dalam kata- informasi
kata. sedemikian
sehingga
informasi
ditangkap positif
oleh penerimanya.
 Bahasa Dalam
Kelompok
Perbedaan Status Tekanan Waktu

• Adanya • Perbedaan status • Tekanan waktu

perkumpulan semacam itu dapat merupakan
dengan para ahli menimbulkan hambatan penting
dan menggunakan ancaman bagi bagi komunikasi.
logat khusus yang seseorang yang lebih Hal ini dikarenakan
bersifat sangat rendah para manajer tidak
teknis. kedudukannya mempunyai waktu
• Logat khusus ini dalam hirarki, yang untuk sering
menunjukkan dapat menghindari berkomunikasi
bahwa kata-kata atau dengan setiap
atau ungkapan menyimpangkan bawahan.
melukiskan komunikasi.
prosedur yang
sangat sederhana
atau obyek yang
biasa saja.
 Beban Komunikasi yang Terlalu Berat

• Salah satu syarat penting bagi pengambilan

keputusan yang efektif adalah informasi.
• Karena kemajuan teknologi komunikasi, maka
kesulitannya tidak terletak dalam
mengumpulkan informasi. Tetapi oleh banyak
informasi dan data yang tersedia bagi mereka.
 Upaya Meningkatkan Komunikasi Organisasi yang
Efektif

Mengadakan Tindak Lanjut

• Teknik ini dilakukan dengan menganggap anda tidak dimengerti
atau salah dimengerti dan sedapat mungkin anda berusaha
menentukan apakah maksud yang diinginkan itu benar-benar
ditangkap.
Mengatur Arus Informasi
• Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi untuk menjamin arus
informasi yang optimum kepada para manajer, dengan demikian
menyingkirkan hambatan “beban komunikasi yang terlalu berat”.
• Komunikasi diatur dari segi kualitas dan kuantitasnya.
Memanfaatkan Umpan Balik
• Umpan balik memberi saluran bagi tanggapan penerima yang
memungkinkan komunikator untuk menentukan apakah pesannya telah
diterima dan apakah menghasilkan tanggapan yang dimaksud.
Empati
• Empati lebih berorientasi pada penerima daripada berorientasi kepada
komunikator.
• Empati mengharuskan para komunikator untuk menempatkan diri mereka
ke dalam diri penerima dengan maksud untuk mengetahui sebelumnya
bagaimana pesan itu akan diuraikan sandinya.
Pengulangan
• Menggunakan pengulangan dalam komunikasi (khususnya yang bersifat
teknis) menjamin bahwa jika satu bagian dari pesan itu tidak dimengerti,
maka masih ada bagian lain yang membawa pesan yang sama.
Mendorong Saling Percaya
• Para manajer dapat mengadakan tindak lanjut terhadap komunikasi dan
mendorong umpan balik atau komunikasi ke atas setiap kali mereka
berkomunikasi.
• Suasana saling mempercayai antara para manajer dan bawahan mereka
dapat memudahkan komunikasi.
Penetapan Waktu Secara Efektif
• Para manajer perlu mengetahui bahwa sementara mereka berusaha
berkomunikasi dengan seorang penerima, maka pesan-pesan lain telah
diterima sekaligus.
• Pesan yang dikirim mungkin tidak didengar. Pesan itu lebih mungkin
dimengerti apabila pesan itu tidak bersaingan atau bertentangan dengan
pesan-pesan lain
Menyederhanakan Bahasa
• Bahasa yang rumit merupakan hambatan bagi komunikasi yang efektif.
• Para manajer harus menyandikan pesan-pesan mereka dalam kata-kata,
himbauan, dan simbol yang mempunyai arti bagi penerima.
Mendengarkan Secara Efektif
• Satu metoda untuk mendorong seseorang menyatakan
perasaannya yang sebenarnya, keinginannya, emosinya
adalah mendengarkan.
• Ada sepuluh teknik yang dapat digunakan sebagai pedoman
untuk mendengarkan secara efektif, yakni: berhentilah
berbicara, biarkan pembicara santai, perlihatkan pada
pembicara bahwa anda bersedia mendengarkan, janganlah
menganggu, hayatilah pembicara, harap bersabar, tahanlah
kemarahan anda, berdebatlah dan ajukan kritik dengan
enak, ajukan pertanyaan, dan berhentilah berbicara