SISTEM PERKANTORAN

1. KONSEP SISTEM

Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi (pemasaran, keuangan,

SDM, R&D, produksi, dan lainnya), di mana masing-masing mempunyai aktivitas
dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama lainnya. Bagaimana organisasi
dapat memadukan semua komponen tersebut guna mencapai tujuannya?
Pemaduan tersebut memerlukan perencanaan organisasi sebagai sebuah sistem,
yang akan menjelaskan bagaimana hubungan bagian penjualan kredit pada
departemen pemasaran dengan bagian treasurer pada departemen keuangan,
maupun hubungan lain yang terdapat dalam organisasi.

Sementara itu, aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi (perkantoran)

sebagian besar menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang
merepresentasikan keadaan (misalnya, jumlah persediaan tinta printer bulan ini)
maupun aktivitas pekerjaan (misalnya, jumlah transaksi pembayaran yang
dilakukan hari ini) sebelum diolah dan diorganisasikan ke dalam form yang dapat
dipahami oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang telah diubah ke
dalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi. Pengelolaan data
dan informasi yang baik akan membuat keputusan maupun pengontrolan yang
dilakukan oleh Manajer Administrasi, baik yang bersifat strategis maupun taktis,
semakin optimal guna mencapai tujuan organisasi. Hal ini disebabkan karena
sistem perkantoran yang baik akan menjelaskan bagaimana sebuah data
dikumpulkan, ditransformasikan ke dalam form agar dapat didistribusikan,
mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil oleh manajer,
Pembahasan lebih lanjut pada bagian ini akan mengacu pada sistem informasi
suatu organisasi, karena pada dasarnya aktivitas perkantoran sebagian besar
berkaitan dengan informasi yang dibutuhkan organisasi.

Perspektif yang menyeluruh sebagai sebuah sistem informasi yang saling

terkait satu sama lain dapat diilustrasikan sebagai berikut:

1
 SISTEM PERKANTORAN

Gambar 1. Desain Sebuah Sistem

Gambar 1 mengilustrasikan hubungan suatu sistem dengan subsistem,

prosedur, dan metode. Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan
prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan
untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang
aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat
disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, di
mana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem)
merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem (Quible, 2001) adalah:

Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien:
 Salah satu alat pengendali biaya
 Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan dalam kantor:
 Alat bantu pencapaian tujuan organisasi,
 Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.

Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut:

 Pengoperasian yang kurang fleksibel akan menjadikan sistem tidak berfungsi
secara optimal,
 Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan
menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau
departemen yang lain. Begitu juga, jika sistem atau subsistem diubah, maka
seluruh metode dan prosedur di suatu organisasi akan ikut berubah,
 Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru
yang akan diterapkan perusahaan,

2
 SISTEM PERKANTORAN

 Kemungkinan terdapat resistensi1 dari anggota organisasi.

Sistem Sebagai Metode: Sistem dan Prosedur

Bagian ini menjelaskan sistem sebagai suatu rangkaian kegiatan, yang terdiri
dari prosedur dan metode. Prosedur adalah langkah-langkah yang berurutan,
yang merupakan mekanisme kerja dari suatu sistem, dan memberikan tuntunan
(guide lines) kepada karyawan-karyawannya dalam hubungannya dengan: siapa
yang mengerjakan: apa yang dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, kapan
dikerjakan. Prosedur kemudian dipecah menjadi sebuah rangkaian kerja yang khas
yang dilaksanakan dengan menggunakan metode. Metode adalah cara melakukan
suatu pekerjaan.

Setiap kegiatan dalam kantor perlu dilaksanakan berdasarkan standar yang

berlaku di kantor tersebut. Yang dimaksud dengan prosedur adalah serangkaian
tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis berurutan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan. Tujuan utamanya adalah untuk memperoleh hasi
kerja paling efektif dari para pekerja dengan biaya serendah-rendahnya. Dokumen
yang berkaitan dengan itu dikenal sebaga SOPs (Standards Operating Procedurs).
Seluruh level manajemer melakukan kegiatan berdasarkan SOP, Tetapi prosedural
yang lebih ketat biasanya dilakukan oleh manajer level bawah, yang umumnya
disebut sebagai para profesional, dibanding manajer level puncak yang lebih
banyak melakukan fungsi manajerial. Manajerial level puncak lebih fleksibel dalam
melakukan pekerjaannya.

SOP biasanya terdiri dari tujuan, sarana dan prasarana yang digunakan,
kapan dibuat atau direvisi, bagian atau unit yang harus melaksanakan, bagaimana
prosedur dan metodenya, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir.

SOP harus dievaluasi setiap tahun dan jika perlu direvisi. Sebuah sistem bisa
tergantung atau tidak pada perubahan lingkungan. Berdasarkan kenyataan
tersebut, sistem bisa terbuka dan tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dengan lingkungan, sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang

1 Resistensi merupakan sebuah sikap seseorang yang berperilaku bertahan, berusaha melawan,
menentang atau upaya oposisi yang pada umumnya tidak berdasarkan pada paham yang jelas.

3
 SISTEM PERKANTORAN

terisolasikan dari semua pengaruh lingkungan. Tetapi pada kenyataannya, tidak

ada sistem yang benar-benar tertutup. Semua sistem selalu berhubungan dengan
lingkungan. Sistem memperoleh masukan dari lingkungan, yang kemudian diolah
menjadi keluaran. Kemudian, keluaran digunakan oleh lingkungan. Contoh sistem
tertutup yang kelihatannya tidak bisa terganggu oleh lingkungan adalah sistem
yang bekerja di dalam tubuh manusia, misalnya sistem peredaran darah, sistem
pernapasan, sistem pembuahan. Dengan teknologi canggih, sistem tersebut pada
akhirnya bisa terbuka pada lingkungan. Jika jantung sebagai bagian dari komponen
sistem peredaran darah tidak dapat bekerja karena mengalami kerusakan, maka
dengan bantuan mesin pompa jantung, sistem tersebut bisa berjalan kembali.

Sistem Operasional di Perkantoran

Penerapan sistem dalam pekerjaan perkantoran disebut sebagai sistem

perkantoran. Sistem perkantoran terdiri dari subsistem-subsistem pekerjaan
kantor masing-masing, yang secara keseluruhan membentuk satu-kesatuan sistem
besar yang utuh. Definisi sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi
dalam suatu kegiatan perusahaan yang khas (pembayaran upah, pembuatan faktur
penjualan, dan lain-lain) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan, di mana dan bilamana dilaksanakan.

Sistem perkantoran dilakukan dengan langkah dan cara tertentu, yang

berbeda-beda di setiap kantor. Langkah tersebut disebut prosedur. Prosedur
perkantoran adalah suatu rangkaian langkah kerja klerikal (ketatausahaan) yang
saling bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang. Prosedur
diterima sebagai suatu cara yang tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas
perkantoran yang penting dan menyeluruh. Berikut adalah contoh mekanisme
sistem di sebuah kantor.

Bagan deskriptif Sistem Pembelian Barang

Prosedur : Permintaan pemasokan
Metode : - Isi formulir permintaan barang (Unit Pembelian)
- Cocokkan dengan katalog daftar tawaran harga

4
 SISTEM PERKANTORAN

Prosedur 2 : Mendapatkan persetujuan

Metode : - Dapatkan persetujuan dari yang berwenang (Unit Keuangan)
Prosedur 3 : Pesanan pemasokan
Metode : - Kirimkan formulir ke pedagang (Unit Pembelian)
Prosedur 4 : Menerirna pesanan
Metode : - Periksa pesanan untuk mengecek kesesuaian jumlah dan
kelayakan
 Kirimkan pasokan ke departemen yang memerlukan
 Laporkan kepada Unit Keuanyan (Unit Pembelian)
Prosedur 5 : Membayar pesanan
Metode : - Siapkan giro pembayaran
 Kirimkan giro (Unit Keuangan)

Setiap kantor membutuhkan sebuah sistem tertentu untuk mencapai tujuan

organisasi. Banyak sekali manfaat yang bisa diambil dari penggunaan sistem yang
dibuat sesuai dengan kebutuhan. Apalagi jika sistem tersebut dibuat secara tertulis
Manfaat sistem perkantoran tersebut adalah sebagai berikut:

a. Memperlancar pekerjaan perkantoran. Panduan yang jelas memungkinkan

setiap unit bekerja sesuai dengan tugas masing-masing, sehingga mereka
terpacu untuk mengemban tanggung jawab dan kewajiban,
b. Mengurangi keterlambatan dan hambatan. Prosedur yang baik seharusnya
mencantumkan waktu atau jadwal yang jelas, seperti kapan suatu pekerjaan
harus dilakukan, kapan harus selesai, dan seterusnya
c. Pengawasan yang lebih baik terhadap pekerjaan, sehingga dapat mencegah
kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
d. Menghemat tenaga, waktu dan biaya. Staf akan melakukan pekerjaannya
secara efisien dan efektif dengan adanya prosedur dan metode yang jelas.
e. Meningkatkan koordinasi anrarbagian dalam organisasi. Mekanisme kerja
yang sudah direncanakan dengan baik akan meningkatkan kerja sama yang
baik di antara unit-unit dalam organisasi.

5
 SISTEM PERKANTORAN

f. Mempermudah dalam pelatihan para pekerja. Bagi para pekerja, mereka dapat
langsung melihat manual tertulis jika belum mengerti benar, dan bagi penyelia
atau instruktur, mereka tidak perlu bersusah-susah menjelaskan.

Di atas disebutkan bahwa pemanfaatan sistem yang dibuat sesuai dengan

kebutuhan adalah sistem yang bermanfaat. Oleh carena itu, dalam proses
pembuatan sistem, diperlukan prinsip atau asas tertentu. Prinsip-prinsip tersebut
adalah:

a. Mempunyai suatu arus kerja yang lancar.

b. Menghindari terjadinya duplikasi kerja dan penciptaan arsip.
c. Menjadikan karyawan bekerja seefisien mungkin.
d. Menghindari kegiatan tulis menulis yang tidak perlu.
e. Memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.
f. Meminimalisir pemakaian kertas secara baik dan memaksimalkan pekerjaan.
g. Menghindari pengecekan yang tidak perlu
h. Memanfaatkan sebaik-baiknya peralatan perkantoran.
i. Sistem sederhana.

Seorang sosiolog, Max Weber, memperkenalkan sistem kerja birokrasi dalam

suatu organisasi. Di Indonesia, penggunaan istilah birokrasi selalu diasosiasikan
dengan sistem kerja yang buruk, berbelit-belit dan dipenuhi suap. Menurut Weber,
arti sebenarnya birokrasi adalah salah satu struktur organisasi yang dicirikan oleh
pembagian kerja, hierarki kekuasaan yang jelas, formalisasi yang tinggi, hubungan
yang tidak bersifat pribadi (impersonal), keputusan dalam pekerjaan yang
didasarkan pada kepatutan, jalur karier yang jelas bagi pekerja, dan pemisahan
yang jelas antara kehidupan organisasi dan pribadi (Robbins, 1994: 356).
Kekuatan bentuk birokrasi terletak pada standardisasi. Staf melakukan tugas-
tugasnya sesuai dengan sistem, prosedur dan peraturan yang ada, sehingga
pokerjaan mereka dapat terkontrol dan diprediksi dengan baik. Organisasi
menjadi lebih efisien dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, birokrasi tidak
selamanya buruk, selama birokrasi dilakukan dengan profesionalitas yang baik,
birokrasi akan sangat diperlukan,

6
 SISTEM PERKANTORAN

Sementara itu, selain bentuk birokrasi yang mekanistis terdapat pula bentuk
adokrasi2 yang lebih bersifat organis. Adokrasi adalah sistem yang berubah
dengan cepat, adaptif. Adokrasi biasanya digunakan sebagai alat untuk menjawab
perubahan, membantu inovasi, dan mengkoordinasikan berbagai peristiwa.
Contohnya adalah jaringan kerja, kepanitiaan, bentuk-bentuk desentralisasi, atau
tugas-tugas khusus, seperti pembuatan kurikulum, pembuatan kebijakan, dan lain
sebagainya.

Karakteristik Sistem

Menurut Mcleod dan Schell (2001), sebuah sistem yang baik memiliki
karakteristik sebagai berikut:
1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah
disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah:
2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya,
3. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat
logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas
pekerjaan yang telah ada,
4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang
telah ditentukan,
5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah
dipahami dan dilaksanakan,
2. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan
baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat
dioptimalkan pemanfaatannya.

2 Adokrasi yaitu bentuk struktur organisasi yang biasanya hanya berlaku

sementara untuk mengatasi masalah yang harus segera dipecahkan oleh
sekelompok orang.

7
 SISTEM PERKANTORAN

Unsur Sistem
Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan Laudon,
2004: Odgers, 2005) sebagai berikut:
1. Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya. Di
dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi,
dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.
Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan
pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang memadai guna
menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam beberapa instansi,
output dari satu sistem menjadi input untuk sistem yang lain,
2. Processing. Perubahan dari input menjadi ouput yang diinginkan dilakukan
pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.
Biasanya, aktivitas ini akan secara otomatis mengklasifikasikan,
mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau
informasi yang dibutuhkan,
3. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara
elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai
yang membutuhkan. Untuk itu, kualitas ouput mempunyai dampak yang
signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa jadi output
pada Suatu subsistem (departemen atau bagian) tertentu merupakan input
dari sistem (departemen atau bagian) yang lain,
4. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem,
karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan
memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai
contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka
pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan. Umpan balik
akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas output yang
dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi. Tentunya kuantitas
maupun kualitas umpan balik yang dibutuhkan berbeda dari satu sistem
(departemen atau bagian) ke sistem (departemen atau bagian) yang lain.

8
 SISTEM PERKANTORAN

Semakin vital keberadaan sistem (departemen atau bagian) tersebut bagi

organisasi, semakin penting pula umpan-balik tersebut diperlukan,
5. Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga
memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah
kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi
eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang
berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan
moral.
Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah
penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam
menjalankan sistem. Dan yang paling utama adalah bahwa output dari sebuah
sistem (departemen atau bagian) tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan
sistem (departemen atau bagian) yang lain. Berikut adalah skema sistem dalam
organisasi:

Gambar 2. Fungsi Sistem dalam Organisasi

Pengintegrasian teknologi informasi dengan sistem administrasi perkantoran

dewasa ini menghasilkan akselerasi produktivitas yang tinggi bagi pegawai di
kantor. Pada dasarnya, manajemen informasi tersebut berasal dari manajemen
dokumen, dengan mendapatkan dan mendistribusikan informasi kepada pihak

9
 SISTEM PERKANTORAN

yang membutuhkan (orang yang tepat) pada saat yang tepat. Saat ini sebagian
besar sistem informasi yang dijalankan oleh organisasi menggunakan aliran
informasi yang bertumpu pada pengelolaan otomatis komputer (web-based) secara
online. Diharapkan informasi akan dapat disampaikan kepada pengguna kapan
pun dan di mana pun dengan menggunakan e-mail, scheduling, dan software-
software lain.
Perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung penggunaan teknologi
pada prosedur harus mempunyai karakteristik (Quible, 2001) sebagai berikut:
 Work-assignment delivery. Sistem harus mendukung kekuatan penyampaian
pesan, memberikan peluang penyampaian tugas kerja dari satu orang kepada
yang lain dalam suatu organisasi.
 Interconectivity of departments and/or work unit. Sistem hendaknya
mendukung penyampaian pesan secara cepat dan tepat, baik untuk jumlah
pesan yang relatif sedikit maupun yang bersifat massal dan baik pesan yang
disampaikan secara vertikal maupun horizontal.
 Accomodation of existing data. Sistem harus dapat mengakomodasikan dan
memfasilitasi data yang ada karena sumber daya yang dimiliki suatu
organisasi tersedia pada data tersebut.
 Cost effective. Suatu sistem harus efektif dan efisien dalam segi biaya.

Tahapan dalam Pengembangan Sistem

Pengembangan dari satu sistem baru atau memodifikasi sistem yang telah
ada merupakan upaya untuk mengembangkan sistem yang lebih baik dan mampu
beradaptasi dengan lingkungan secara cepat. Meskipun pada awalnya sistem
dibangun hanya menggunakan langkah 1, 4, dan 5, namun langkah 1 hingga 5
dapat digunakan jika organisasi hendak memodifikasi sistem yang telah ada.
Berikut ini adalah tahapan pengembangan sistem yang diajukan okeh Quible
(2001):
1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari. Langkah ini akan memberikan
gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan serta analisis yang diperlukan
guna mempertajam analisis yang dilakukan,

10
 SISTEM PERKANTORAN

2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan. Sebelum sistem dimodifikasi,
proses yang ada harus digambarkan atau dibuat perencanaan. Proses tersebut
dapat digambarkan secara naratif dengan menggunakan form/chart.
Rencanakan setiap proses yang berjalan dari masing. masing langkah.
Lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat meyakinkan, yaitu dengan
memberikan pertanyaan-pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan, di mana,
mengapa, dan bagaimana,
3. Analisis proses yang sedang berjalan. Langkah berikutnya adalah analisis
proses. Adanya pertanyaan dapat membantu mengidentifikasi proses dengan
sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu dieliminasi atau dapat dikombinasi
dengan yang lain. Ketika proses pekerjaan dilakukan, penyederhanaan
menjadi fokus utama, dan terkadang ketika satu langkah di eliminasi, langkah
yang lain juga tereliminasi,
4. Rencanakan proses yang dikembangkan. Pada saat proses yang berjalan telah
dianalisis, maka proses yang dikembangkan telah direncanakan dengan jelas.
Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan menggunakan uji coba dan segera
melakukan pembenahan sebelum sistem seluruhnya diimplementasikan,
5. Buat proses baru. Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan pada
proses yang baru, maka pembuatan proses baru dapat dimulai. Beberapa
karyawan perlu diyakinkan bahwa proses yang baru sebenarnya merupakan
pengembangan dari proses yang lama.

Pendekatan sistem dalam organisasi selama ini telah terbukti dapat

menyelesaikan permasalahan yang dihadapi organisasi, dengan mengembangkan
sistem baru atau memodifikasi sistem yang telah ada.

Jenis Sistem

Menurut Martin dkk. (2002), pada organisasi idealnya harus terdapat 4 jenis
sistem, di mana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang berbeda. Sistem
tersebut antara lain:

1. Sistem pada tingkatan operasional: sistem informasi yang memonitor tiap

aktivitas administrasi di kantor, dan diharapkan dapat menjawab pertanyaan

11
 SISTEM PERKANTORAN

rutin berikut: Berapa jumlah penjualan (kredit maupun tunai) untuk masing-
masing jenis produk pada bulan ini? Berapa jumlah bahan baku produk tipe A
di gudang? Atau berapa jumlah pegawai yang telah mengikuti Brevet A pajak?
Berapa banyak scanner yang dimiliki dengan kualitas image di atas 1.000 dpi?
Sistem dasar yang digunakan pada aktivitas rutin ini ditunjang oleh TPS
(transaction processing systems), berupa sistem komputer yang mencatat
transaksi harian dalam bisnis, seperti pemasukan data penjualan, data
pembayaran gaji atau tagihan, dan sebagainya. Sistem ini diilustrasikan
sebagai berikut:

Gambar 3. Sistem Pemrosesan Transaksi Penjualan

2. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran): sistem informasi yang

mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis (pegawai yang
membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja, seperti arsitek atau
programer komputer, yang menciptakan nilai tambah pengetahuan bagi
organisasi) maupun pegawai administrasi (pegawai yang memproses data
dan informasi suatu organisasi, seperti sekretaris atau pengelola data
personalia suatu organisasi). Beberapa Sistem yang dapat digunakan antara
lain Microsoft Office, document imaging system, dan lain-lain. Sistem
pengolahan data (word processing) merupakan sistem yang paling banyak

12
 SISTEM PERKANTORAN

digunakan di kantor, karena memproduksi dokumen dan informasi

merupakan aktivitas utama sebuah kantor.
3. Sistem pada tingkatan manajemen: sistem informasi yang mendukung
aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat menengah. Menurut
Laudon dan Laudon (2004), ada dua sistem yang dapat diklasifikasikan
dalam sistem ini:
 Sistem informasi manajemen (management Information System-MIS):
sistem informasi yang mendukung fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan dengan
menyediakan ringkasan rutin tentang aktivitas pekerjaan. Berikut
adalah ilustrasinya:

Gambar 4. Sistem Informasi Manajemen

13
 SISTEM PERKANTORAN

Laporan yang dihasilkan adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Tabulasi LaporanMIS

 Sistem pendukung keputusan (Decision Support System-DSS): sistem

informasi pada meriatan manapemen yang mengkombinasikan data
dengan sistem analisis data untuk mend ukung pengambilan keputusan
yang terstruktur maupun tidak. Ilustrasinya sebagai berikut:

Gambar 5. Sistem Pendukung Keputusan

Pada gambar di atas, manajer dapat mengambil keputusan apakah akan

mengangkat pegawai penjualan yang berstatus tetap (karena gaji aktual
yang dibayarkan lebih murah) atau pegawai temporer (dengan
konsekuensi bonus lebih besar dan mengurangi margin keuntungan).
Dari sistem ini manajer juga dapat menganalisis dampak pengangkatan
pegawai tetap terhadap pemenuhan haknya (misalnya pensiun, THR)

14
 SISTEM PERKANTORAN

yang diatur oleh pemerintah dibandingkan dengan mengangkat

pegawai temporer.

4. Sistem pada tingkatan strategis: sistem informasi yang mendukung aktivitas

perencanaan jangka panjang (strategis) yang dilakukan oleh manajer
senior, yang biasa dikenal dengan nama ESS (executive support system).
Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan
membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi yang tidak normal. ESS
didesain untuk data mengenai peristiwa eksternal, seperti diterbitkannya
aturan pajak terbaru atau layanan administrasi baru pesaing. Namun sistem
ini juga mampu menyarikan data dari MIS atau DSS internal, seperti berapa
pegawai yang telah menerima training program komputer terbaru atau
jumlah pegawai administrasi yang membutuhkan training pajak terbaru.
Sistem ini diilustrasikan sebagai berikut:

Gambar 6. Sistem pada Tingkatan Strategis

Sistem tersebut diklasifikasikan berdasarkan tingkatan manajerial

yang dilayani oleh masing-masing sistem, tetapi ada juga sistem yang
digunakan organisasi berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing-
masing departemen. Misalnya, sistem yang dijalankan oleh departemen
pemasaran mempunyai karakteristik yang berbeda dengan departemen
keuangan. Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang

15
 SISTEM PERKANTORAN

dikembangkan harus terintegrasi satu sama lain. Perlu disayangkan apabila

sistem yang dijalankan oleh departemen pemasaran berbeda dengan
departemen produksi, sehingga apabila persetujuan penjualan tercapai,
ternyata persediaan barang di gudang tidak mencukupi.

Mendeteksi Sistem Informasi yang Bermasalah

Masalah yang terdapat pada organisasi berkaitan dengan sistem informasi tidak
lepas dari 3 aspek, yaitu manajemen, organisasi, dan teknologi (Laudon dan
Laudon, 2004). Terdapat 6 langkah yang dapat digunakan dalam mendeteksinya
yaitu:

1. Mengidentifikasi masalah. Masalah apakah yang ada di sistem? Apakah

manajemen, teknologi, organisasi, ataukah kombinasi ketiganya? Isu apakah
dari masing-masing aspek yang berkontribusi terbesar dalam permasalahan
tersebut?
2. Apakah solusi yang paling tepat? Apa tujuan dari solusi yang ditawarkan?
Adakah solusi alternatif yang dapat diajukan? Manakah alternatif terbaik
bagi permasalahan ini dan mengapa?
3. Bagaimana solusi yang ditawarkan akan memberikan nilai tambah bagi
organisasi?
4. Teknologi apa yang diharapkan bisa mengatasi masalah ini?
5. Perubahan apakah yang dibutuhkan dalam proses organisasi guna
mendukung solusi yang ditawarkan?
6. Kebijakan manajemen apa yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah yang
dihadapi?

16
 SISTEM PERKANTORAN

2. ALAT-ALAT SISTEM

Beberapa alat disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan

suatu sistem baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin dicapai
sangat diperlukan. Secara umum, ada 4 alat yang umum digunakan, yaitu:

1. Bagan Beban Kerja (Workload Chart)

Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja.

Bagan ini dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai
berikut:

1. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi

pekerjaan yang sesungguhnya?
2. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan seluruhnya?
3. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai
dengan jumlah waktu kerja yang dialokasikan?
4. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para
pegawai?
5. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?

Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang dapat

dikoreksi untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar
pendekatan sistem dengan mengeliminir prosedur atau aktivitas yang kurang
tepat atau menggunakan metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang
lama. Berikut adalah ilustrasi bagan ini:

Tabel 2. Ringkasan Kerja (harian)

17
 SISTEM PERKANTORAN

Tabel 3. Ringkasan Kerja (mingguan)

Dua tabel di atas melaporkan kegiatan yang dilakukan seorang pegawai.

Tabel 2 melaporkan aktivitas pekerjaan yang dilakukan dalam sehari, adapun
Tabel 3 menyimpulkan kontribusi waktu yang dilakukan dalam melakukan
pekerjaannya. Jenis informasi semacam ini diperlukan sebagai pelengkap
dengan mengumpulkannya dari beberapa periode waktu, dan jenis pekerjaan
yang ada pada suatu departemen di mana sistemnya akan dibenahi. Setiap
pegawai merekamnya dalam lembaran catatan harian, seperti pada Tabel 2
dan Tabel 3. Pada akhir periode pengumpulan informasi, ringkasan catatan
berupa daftar pekerjaan apa yang dilakukan oleh suatu unit kerja perlu
disiapkan seperti diilustrasikan pada Tabel 4.

Tabel 4. Daftar Aktivitas Kerja

Tabel 4 merupakan workload chart yang disiapkan dari informasi yang

ditampilkan dalam ringkasan catatan dan daftar aktivitas. Setiap aktivitas

18
 SISTEM PERKANTORAN

diberikan kode, dan aktivitas-aktivitas tersebut dimasukkan dalam form kode,

yaitu “kolom kode nomor aktivitas”. Kolom aktivitas memberikan dekripsi
singkat tentang aktivitas, dan “kolom jam” bensi daftar jumlah waktu yang
dibutuhkan oleh tiap aktivitas. Setiap karyawan dalam unit kera diberikan
kolom yang berbeda yang berisi daftar aktivitas yang dikerjakan dan jumlah
waktu yang dibutuhkan tiap aktivitas.

2. Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)

Bagan aliran kerja (work-flow chart) sering digunakan untuk menganalisis

dan menyeder hanakan pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk
mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik. Berbagai
macam langkah dalam proses dikategorikan dan diidentifikasikan dengan
salah satu dan simbol di bawah ini.

 Operasi: Mengubah karakteristik fisik sebuah objek. Misalnya mengetik,

menghapus, menyatukan halaman, menggarisbawahi, dan melingkari
kata-kata.
 Transportasi: Perpindahan suatu objek dari satu tempat ke tempat lain.
Misalnya memberikan draft surat persetujuan untuk ditanda tangani oleh
pimpinan
 Inspeksi: Mengoreksi data atau mengecek suatu objek. Contohnya adalah
proofreading (mengecek kebenaran isi atau ejaan sebuah surat).
 Penundaan: Situasi yang menyebabkan proses lanjutan menjadi tertunda.
Surat yang menunggu untuk ditanda tangani adalah salah satu contohnya.
 Penyimpanan: Menyimpan dan melindungi suatu objek. Filing adalah salah
satu contohnya.

Tiap langkah operasi dalam proses kerja yang terkait dapat juga
diklasifikasikan sebagai langkah sudah siap, kerjakan, atau tidak usah
dilanjutkan. Dengan memberikan perhatian khusus pada kerjakan, maka
langkah sudah siap maupun tidak usah dilanjutkan dapat dikurangi. Penjelasan
untuk sebuah langkah dapat diberikan dengan mengubahnya ke dalam bentuk
apa, siapa, bagaimana, kapan, dan di mana sebuah aktivitas dikerjakan. Jika

19
 SISTEM PERKANTORAN

aktivitas tersebut tidak dapat dijelaskan, maka aktivitas tersebut perlu

dihilangkan atau digabungkan dengan langkah lain.

Bagan aliran proses menjelaskan secara singkat sifat tiap aktivitas dalam
proses, mengidentifikasi jarak suatu objek dipindahkan, dan menampilkan
jumlah waktu yang terbuang dari tiap langkah yang tertunda. Untuk
mendukung analisis, simbol yang mewakili tiap langkah dihubungkan dengan
garis, dan simbol yang menggambarkan kerjakan digelapkan. Setelah proses
kerja di outline pada chart, proses tersebut dianalisis untuk melihat
penyederhanaan mana yang dibutuhkan. Tiap langkah harus dihadapkan pada
pertanyaan: Apakah langkah tersebut perlu? Jika ya, mengapa? Apakah
langkah tersebut dapat dieliminasi, disederhanakan, atau dikombinasikan
dengan langkah lain? Apakah tiap proses telah ditempatkan dengan sesuai
dalam total proses?

3. Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)

Bagan layout kerja umum sering digunakan bersamaan dengan workload

chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan di
kantor. Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang
cenderung berulang-ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya
dapat diselesaikan pada satu bagian namun harus melewati bagian atau
departemen lain yang seharusnya tidak diperlukan (criss-crossing): sehingga
inefisiensi yang ditimbulkan oleh aliran kerja dapat diminimalisir.

Bagan ini menggambarkan skala kecil sebuah layout kerja dari masing-
masing aktivitas pekerjaan yang ada di kantor, di mana alur aktivitas
digambarkan dengan menggunakan garis yang menghubungkan beberapa unit
kerja yang harus dilalui. Ketika bagan beban kerja (work-load chart) dan bagan
aliran kerja (work-flow chart) digabungkan, hendaknya bagan ini disiapkan
untuk memperjelas alur kerja yang paling optimal.

Gambar 8 mengilustrasikan layout alur kerja yang kurang optimal, dan

setelah dimodifikasi, Gambar 9 menggambarkan ilustrasi layout yang paling

20
 SISTEM PERKANTORAN

optimal dari aktivitas pengecekan dokumen aplikasi pada sebuah kantor

asuransi jiwa di Surabaya.

Gambar 8. Bagan Layout Kerja yang Kurang Optimal

Gambar 8. Bagan Layout Kerja yang Optimal

4. Bagan Proses Kerja (Work-process Chart)

Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus dilakukan

berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan. Gambar 10
mengilustrasikan bagan kerja berdasarkan proses yang dilalui dokumen-
dokumen yang berkaitan dengan pembelian (yang tentunya melibatkan

21
 SISTEM PERKANTORAN

beberapa aktivitas kerja di kantor) dari satu departemen ke departemen yang

lain.

Gambar 10. Bagan Proses Kerja

Keempat bagan yang dipaparkan tersebut membutuhkan simbol yang

terstandardisasi dalam perancangan sebuah sistem, sehingga manajer maupun
konsultan perkantoran harus menggunakan simbol-simbol yang umum
apabila pendekatan sistem digunakan, seperti terlihat pada Tabel 5 berikut ini:

22
 SISTEM PERKANTORAN

Tabel 5. Simbol Flowchart pada Sistem

5. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)

Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi dewasa ini, baik itu
sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem
perkantoran dikembangkan agar dapat diintegrasikan dengan komputer.

23
 SISTEM PERKANTORAN

Pengembangan sistem yang baik akan mendukung keteraturan pemrosesan

data dan informasi yang dilakukan sebuah organisasi. Penggambaran sebuah
sistem yang akan diintegrasikan dengan komputer umumnya menggunakan
sebuah diagram balok EDP, yang disiapkan secara berkala untuk memudahkan
programmer dalam memecahkan masalah bisnis yang terdapat dalam sistem
organisasi secara efisien dan teratur. Diagram ini bermanfaat ketika sistem
atau aplikasi yang dijalankan tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan
atau membutuhkan modifikasi agar berfungsi lebih baik lagi. Simbol yang
digunakan juga sama, dan terlebih dahulu seorang analis sistem kantor harus
mendeskripsikan proses kerja yang dilakukan. Gambar 11 mengilustrasikan
proses yang akan dilakukan pelajar dalam persiapan memasuki kelas, memulai
kelas, dan meninggalkan kelas.

Gambar 11. Diagram Aktivitas Belajar-Mengajar di Kelas

24
 SISTEM PERKANTORAN

IMPLIKASI PADA MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN

Dengan menggunakan perspektif fungsi administrasi perkantoran sebagai

sebuah sistem yang berkaitan erat dengan departemen lain, manajer akan
mampu mendiagnosis sekaligus memberikan solusi yang tepat atas masalah
yang ada. Perspektif ini juga memberikan kesempatan untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi pekerjaan yang dilakukan di kantor. Dalam pemilihan
sistem yang tepat, hendaknya pemilihan tersebut didasarkan pada tingkatan
posisi sistem yang akan dijalankan. Sistem yang diperuntukkan untuk
menunjang kinerja seorang top manager akan berbeda dengan sistem yang
dikembangkan untuk mendukung kinerja seorang supervisor. Berikutnya, dalam
membenahi sistem yang telah ada agar berkinerja lebih baik lagi, hendaknya
manajer dapat menentukan bagan sistem yang paling tepat, apakah bagan beban
kerja, alur kerja, proses kerja, layout kerja atau menggunakan bagan balok EDP.
Kelima alat diagnosis sistem tersebut sangat berguna dalam memodifikasi
sistem yang telah ada agar berkontribusi secara optimal bagi organisasi.

REFERENSI

1. Laksmi (2015). Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Rajawali Pers

2. Sukoco, Badri Munir (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Bandung: Erlangga

25