SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

DISUSUN OLEH :

ARDIFA TRI SEPTIYANTO (17102015)

SASTIA MULYA ANGGRAINI (17102020)

RINI DAME FRANSISCA (17102040)

HANI CHAIRANI (17102043)

ALVIRA RAHMI S (17102045)

FIRDATUL JANNAH (17102058)

MELIYANA FITRI (17102050)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS TRILOGI

Jl. TMP Kalibata Jakarta Selatan 12760

Telp. (021) 7980011, Fax. (021) 7981352 www.universitas-trilogi.ac.id

 Kita hidup dalam dunia yang sangat kompetitif dan selalu berubah, organisasi terus
berhadapan dengan kebutuhan atas cara mendapatkan informasi yang baru, lebih cepat, dan
lebih andal. Demi memenuhi kebutuhan ini, sistem informasi harus terus mengalami
perubahan, dari penyesuaian kecil hingga ke pergantian besar. Kadang kala, perubahan yang
dibutuhkan begitu drastisnya hingga sistem yang lama dibuang serta diganti semuanya
dengan sistem yang baru. Perubahan begitu konstan dan sering hingga sebagian besar
organisasi senantiasa terlibat dalam beberapa peningkatan atau perubahan sistem. Perusahaan
biasanya mengubah system mereka untuk salah satu dari alasan-alasan berikut ini:

 Perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis. Peningkatan persaingan, pertumbuhan

bisnis atau konsolidasi, merger dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam
hubungan regional serta global dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi. Agar
tetap responsif atas kebutuhan perusahaan, sistem juga harus berubah.
 Perubahan teknologi. Sejalan dengan semakin maju dan murahnya teknologi,
organisasi dapat memanfaatkan berbagai kemampuan baru atau lama, yang dahulu
terlalu mahal.
 Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak
efisien hingga membutuhkan pembaruan.
 Keunggulan kompetitif. Peningkatan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi
dapat menghasilkan peningkatan produk atau layanan serta dapat membantu
mengurangi biaya.
 Perolehan produktifitas. Komputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi dan
rutin, serta secara signifikan mengurangi waktu untuk melakukan tugas-tugas lainnya.
 Pertumbuhan. Perusahaan berkembang lebih besar dari sistemnya sehingga
meningkatkan atau mengganti system tersebut secara keseluruhan.
 Penciutan. Perusahaan sering kali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC
atau system berbasis Internet untuk memanfaatkan rasio harga/kinerja mereka. Hal ini
menempatkan pengambilan keputusan dan informasi yang terkait sampai ke bagan
organisasi.

Kita akan membahas lima topik:

1. Siklus hidup pengembangan system, yaitu proses yang ditempuh organisasi untuk
memperoleh serta mengimplemetasikan SIA baru.
 2. Aktivitas perencanaan system yang dibutuhkan selama pengembangan siklus
hidup.
3. Analisis kelayakan yang dilakukan untuk menunjukkan bahwa SIA yang bar lebih
layak.
4. Aspek-aspek perilaku atas perubahan yang harus ditangani perusahaan dengan
baik agar dapat berhasil mengimplementasikan system yang baru.
5. Pembahasan analisis system, langkah pertama dalam siklus hidup pengembangan
system.

I. PENGEMBANGAN SISTEM
Entah perubahan system dilakukan besar-besaran atau kecil saja sebagian besar
perusahaan harus melalui siklus hidup pengembangan system. Langkah-langkah
dalam siklus tersebut dan orang-orang yang dilibatkan dalam pengembangan
system akan didiskusikan dalam bagian ini.
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Analisis system
Seiring dengan perkembangan dan perubahan organisasi, pihak
manajemen dan pegawai menyadari perlunya informasi yang lebih banyak dan
lebih baik sehingga system informasi yang baru atau yang lebih diperlukan.
Langkah pertama dalam pengembangan system adalah analisis system. Selama
analisis system, informasi yang diperlukan untuk membeli atau
mengembangkan system baru akan dikumpulkan. Permintaan atas
pengembangan system diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan
sumber daya pengembangan yang terbatas. Apabila sebuah proyek dapat
melalui pemeriksaan awal, system yang ada saat ini akan disurvey untuk
menetapkan sifat serta lingkup proyek dan untuk mengidentifikasi kekuatan
serta kelemahannya. Kemudian, studi mendalam atas system yang diajukan
akan dilakukan untuk menetapkan kelayakannya.
Apabila system yang diajukan layak, maka kebutuhan informasi para
pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan. Hal ini
adalah bagian terpenting dalam analisis system, karena kebutuhan-kebutuhan
tersebut akan digunakan untuk mengembangkan dan mendokumentasikan
persyaratan system. Persyaratan system digunakan untuk memilih atau
 mengembangkan system baru. Guna meringkas pekerjaan yang dilakukan
selama analisis system, sebuah laporan dibuat dan diserahkan ke komite
pelaksana system informasi.

2. Desain konseptual
Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana
memenuhi kebutuhan para pemakai system. Tugas pertama adalah
mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta alternative yang tepat.
Terdapat banyak cara yang berbeda untuk mendapatkan system baru, termasuk
membeli software, mengembangkannya sendiri, atau melakukan outsourcing.
Sepesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai
oleh system tersebut dan bagaimana system tersebut akan dikendalikan, harus
dikembangkan. Tahap ini selesai ketika persyaratan desain konseptual
diberitahukan ke komite pelaksana system informasi.
3. Desain fisik
 Selama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang
berorientasi pada pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci
yang digunakan untuk mengodekan serta menguji program komputer tersebut.
Dokumen input dan output didesain, program komputer ditullis, file serta
database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk
dapat terintegrasi ke dalam system baru tersebut. Tahap ini selesai ketika
desain fisik system yang dihasilkan diberitahukan kepada komite pelaksana
system informasi.
4. Implementasi dan perubahan
Tahap implementasi dan perubahan adalah tahap terakhir tempat
semua elemen dan aktivitas system tersebut disatukan. Oleh karena kerumitan
dan peran penting tahap ini, maka rencana implementasi dan perubahan
dikembangkan serta diikuti dengan teliti. Sebagai bagian dari implementasi,
hardware atau software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru mungkin perlu
dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada direlokasi. Prosedur
pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan pengendalian
untuk system baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi system
diselesaikan. Organisasi tersebut harus berubah ke system yang baru dan
membongkar yang lama. Setelah system tersebut terpasang dan berjalan,
penyesuaian akan diperlukan dan tinjauan pascaimplementasi akan dilakukan
untuk mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain apa pun. Langkah
terakhir dalam tahap ini adalah menyerahkan system operasional ke
organisasi, pada saat pengembangan system baru tersebut selesai. Laporan
akhir dibuat dan dikirim ke komite pelaksana system informasi.
5. Operasional dan pemeliharaan
System baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai keperluan
perusahaan. Selama masa hidupnya, system tesebut secara periodic akan
ditinjau. Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ternyata ada
kebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan system yang
telah diperbaiki tersbeut. Proses ini disebut sebagai tahap operasional dan
pemeliharaan. Kadang kala, perubahan besar atau pergantian system
diperlukan dan SDLC dimulai dari awal kembali.
 Sebagai tambahan atas kelima tahap ini, tiga aktivitas (perencanaan,
pengelolaan reaksi perilaku atas perubahan, dan penilaian kelayakan terus-
menerus atas proyek) dilakukan sepanjang siklus hidup ini.
PARA PELAKU
Banyak orang yang harus bekerja sama untuk dapat berhasil mengembangkan
serta mengimplementasikan SIA. Inilah peran-peran mereka yang terlibat.
1. Manajemen
Salah satu cara paling efektif untuk mendapatkan dukungan atas
pengembangan system adalah sinyal yang jelas dari pihak manajemen puncak
bahwa keterlibatan pemakai penting. Berkaitan dengan pengembangan system,
peran pihak manajemen puncak adalah memberikan dukungan dan dorongan
untuk proyek pengembangan serta menyerasikan system informasi dengan
strategi perusahaan. Peran penting lainnya termasuk membuat tujuan serta
sasaran system, meninjau kinerja serta kebijakan struktur organisasi,
membantu analis system dengan perkiraan biaya proyek serta manfaatnya,
menugaskan para pegawai utama ke proyek pengembangan dan
mengalokasikan dana yang memadai untuk mendukung pengembangan
operasional system.
2. Akuntan
Para akuntan dapat memainkan tiga peran selama desain sistem. Pertama,
sebagai pemakai SIA mereka dapat menetapkan kebutuhan informasi dan
persyaratan sistem yang mereka butuhkan, serta memberitahukannya ke para
pengembang sistem. Kedua, sebagai anggota tim proyek pengembangan atau
komite pelaksana sistem informasi mereka membantu mengelola
pengembangan sistem. Ketiga, para akuntan mengambil peran aktif dalam
mendesain pengendalian sistem serta secara periodik mengawasi dan menguji
sistem tersebut untuk memverifikasi bahwa pengendalian telah
diimplementasikan dan berfungsi secara baik.
3. Komite pelaksana system informasi
Komite pelaksana tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi
fungsi sistem informasi. Komite ini sering kali berisi orang-orang dari
manejemen puncak, seperti kontroler dan pihak manejemen sistem informasi
serta departemen pemakai. Komite pelaksana tersebut menetapkan kebijakan
dan menentukan SIA serta memastikan adanya partisipasi, bimbingan, dan
 pengendalian dari pihak manejemen puncak. Komite pelaksana tersebut juga
memfasilitasi koordinasi dan integrasi berbagai aktivitas sistem informasi
untuk meningkatkan kesesuaian tujuan serta mengurangi konflik tujuan.
4. Tim pengembangan proyek
Sebuah proyek memiliki sebuah tim yang terdiri dari ahli sistem. Para
manajer, akuntan, dan auditor, serta pemakai, yang membimbing
pengembangan sistem tersebut. Mereka merencakan setiap proyek,
mengawasi untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai
biaya, memastikan bahwa pertimbangan yang wajar telah diberikan atas
elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek ke pihak
manajemen puncak dan komite pelaksana. Para anggota tim harus sering
mengomunikasikan dengan para pemakai serta mengadakan pertemuan rutin
untuk mempertimbangkan berbagai ide dan membahas kemajuan agar tidak
ada hal menyimpang sebelum penyelesaian proyek. Pendekatan tim biasanya
memberi hasil yang lebih efektif dan memfasilitasi penerimaan para pemakai
atas sistem yang diimplementasikan.
5. Analis system dan programmer
Analis sistem mempelajari sistem yang ada, mendesain yang baru, dan
membuat spesifikasi yang digunakan oleh programmer komputer. Analis
berhubungan dengan teknologi sistem dan pegawai di seluruh perusahaan
untuk menjembatani dengan baik jarak antara pemakai dan teknologi. Analis
bertanggung jawab untuk memastikan sistem dapat memenuhi kebutuhan
pemakai. Programmer komputer menulis program komputer dengan
menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis. Mereka juga
mengubah serta memelihara program komputer yang telah ada.
6. Pemain luar
Banyak orang memainkan peran penting dalam pengembangan sistem,
termasuk pelanggan, vendor, auditor, dan lembaga pemerintahan.

II. MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM

Salah satu aktivitas yang harus dilakukan sepanjang siklus pengembangan sistem
adalah Perencanaan. Organisasi harus memiliki rencana jangka panjang. Setiap
proyek pengembangan sistem membutuhkan rencana, dan setiap rencana
 pengembangan harus direncanakan. Perencanaan sistem adalah langkah penting
untuk alsan-alasan utama berikut :
 Konsisten. Perencanaan memungkinkan sasaran dan tujuan sistem sesuai
dengan rencana strategis keseluruhan perusahaan.
 Efisiensi. Sistem akan lebih efisien, subsistem akan lebih terkoordinasi,
dan terdapat dasar yang baik untuk memilih aplikasi baru untuk
pengembangan.
 Terkemuka. Perusahaan akan tetap menjadi pemimpin dalam perubahan TI
yang ada.
 Pengurangan biaya. Duplikasi, pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan
biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari.
Sistem tersebut lebih murah dan lebih mudah untuk dipelihara.
 Kemampuan adaptasi. Pihak manejemen dapat lebih baik bersiap-siap
untuk kebutuhan masa mendatang, dan para pegawai dapat lebih baik
mempersiapkan diri atas berbagai perubahaan yang akan terjadi.
Dua jenis rencana pengembangan sistem yang dibutuhkan: rencana tiap proyek yang
dibuat oleh tim proyek dan rencana utama yang dikembangkan oleh komite pelaksana
sistem informasi.
1. Rencana Pengembangan Proyek. Kerangka dasar perencanaan sistem informasi disebut
sebagai rencana pengembangan proyek. Setiap rencana pengembangan proyek berisi analisis
biaya/manfaat; persyaratan pengembangan dan operasional, termasuk sumber daya manusia,
hardware, software, dan kebutuhan sumber keuangan.; serta jadwal aktivitas yang dibutuhkan
untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.
2. Rencana utama. Rencana utama adalah dokumen jangka panjang yang me nyebutkan
sistem tersebut akan terdiri dari apa saja, bagaimana sistem tersebut akan dikembangkan,
siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan dapat
diperoleh, dan dimana SIA akan ditempatkan. Rencana utama juga harus memberikan status
proyek dalam proses, memprioritaskan proyek yang telah direncanakan, menjelaskan kriteria
yang digunakan untuk memberikan prioritas, serta menyediakan jadwal kerja untuk
pengembangan. Proyek yang memiliki prioritas tinggi harus menjadi yang pertama kali
dikembangkan. Pentingnya keputusan ini menunjukkan bahwa keputusan tersebut harus
dibuat oleh pihak manajemen puncak dan bukan oleh ahli komputer. Rentang waktu
perencanaa sekitar lima tahun adalah rentang waktu yang wajar untuk rencana utama
manapun. Rencana tersebut harus diperbarui paling tidak sekali setahun.

TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN
Dua teknik untuk penjadwalan dan supervisioan aktivitas pengembangan
system adalah PERT dan Grafik Gantt. Program evaluation and review technique
(PERT) mensyaratkan semua aktivitas dan hubungan antara aktivitas sebelum serta
selanjutnya dapat di identifikasi. Berbagai aktivitas dan hubungan tersebut digunakan
untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri dari sebuah jaringan panah dan titik
yang tentunya mewakili berbagai aktivitas proyek yang membutuhkan pengeluaran
sumber daya dan waktu, serta penyelesaian dan mulainya aktivitas-aktivitas tersebut.
Perkiraan waktu penyelesaian dibuat dan jalur kritis jalur yang membutuhkan waktu
 terbanyak akan ditetapkan. Apabila aktivitas dalam jalur kritis ditunda, maka
keseluruhan proyek akan tertunda.
Grafik Gantt adalah grafik batang dengan berbagai aktivitas proyek tercantum
disebelah kiri dan unit waktu (hari atau minggu) di sebrang atas. Setiap aktivitas
diwakili oleh sebuah batang yang digambar dari tanggal mulai yang dijadwalkan
hingga tanggal berakhirnya, sehingga dapat menetapkan perkiraan waktu
penyelesaian proyek. Begitu aktivitas diselessaikan, aktivitas tersebut akan dicatat
dalam grafik Gantt dengan mengisi bagian dalam batang terkait. Jadi, kapan pun akan
memungkinkan untuk menetapkan dengan cepat aktivitas mana yang sesuai waktu
dan mana yang terlambat.

III. ANALISIS KELAYAKAN

Studi kelayakan (juga disebut sebagai “kasus bisnis”) dibuat selama tahap analisis
system dan diperbaharui sesuai kebutuhan selama tahap-tahap yang tersisa dalam
SDLC(siklus hidup pengembangan system).keluasan dari studi ini bervariasi,
tergantung pada ukuran dan sifat sistem tersebut. Contohnya,studi untuk system
berkala besar biasanya cukup luas, sementara studi untuk sebuah system desktop
mungkin dapat dilakukan secara tidak formal. Tim uji kelayakan juga harus
memasukan pihak manajemen,akuntan yang memiliki keahlian dalam
pengendalian dan audit personil bagian system, dan para pemakai.
Dalam poin-poin keputusan utama komite pelaksana menggunakan studi
tersebut untuk memutuskan apakah akan menghentikan sebuah proyek
melanjutkannya tanpa syarat, atau melanjutkan jika masalah tertentu diselesaikan
walaupun sebuah proyek dapat dihentikan kapan saja, keputusan awal untuk
dilaksanakan-hentikan-laksanakan, adalah hal yang sangat penting karena setiap
tahap selanjutnya dalam SDLC membutuhkan lebih banyak waktu dan komitmen
dari segi keuangan. Selama proyek dilanjutkan, studi tersebut akan diperbaharui
dan keberlangsungan proyek tersebut akan dinilai kembali. Semakin lama proyek
tersebut dijalankan, semakin berkurang kemungkinannya dihentikan apabil studi
kelayakan dibuat dan diperbarui. Walaupun tidak umum, system dibuang setelah
implementasi karena mereka tidak bekerja dengan baik atau gagal memenuhi
kebutuhan organisasi.
Lima aspek penting yang harus dipertimbangkan selama studi kelayakan
adalah sebagai berikut:
 1. Kelayakan teknis. Dapatkah system yang direncanakan tersebut
dikembangkan serta diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang
ada saat ini?
2. Kelayakan operasional. apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang
yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan system
yang diusulkan? Dapatkah orang-orang menggunakan system tersebut dan
akankah mereka menggunakannya?
3. Kelayakan legal. Apakah system tersebut sesuai dengan semua hokum federal
dan Negara bagian, peraturan administrasi kelembagaan dan undang-undang,
serta kewajiban kontraktual perusahaan?
4. Kelayakan penjadwalan. Dapatkah system tersebut dikembangkan dan
diimplementasikan dalam periode waktu yang ditetapkan? Jika tidak, akankah
system tersebut diubah, ditunda, atau diganti dengan pilihan alternative
lainnya?
5. Kelayakan ekonomis. Akankah manfaat system tersebut menjustifikasi
penggunaan waktu,uang, dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikannya?
Kelayakan ekonomis, aspek yang paling penting dan paling sering dianalisis dari
kelima aspek tersebut. Sekarang akan dibahs secara lebih mendalam.

MENGHITUNG BIAYA DAN MANFAAT KELAYAKAN EKONOMIS

Menetapkan kelayakan ekonomis membutuhkan penyelidikan yang hati-hati
atas biaya dan manfaat dari system yang diusulkan. Oleh karena para akuntan sangat
dekat dengan konsep biaya, mereka memberikan kontribusi yang signifikan dalam
evaluasi ini. Kerangka kerja dasar untuk analisis kelayakan adalah model
penganggaran modal tempat penghematan biaya dan manfaat lainnya, diubah ke
dalam perkiraan dengan perkiraan biaya untuk mentapkan apakah system tersebut
menguntungkan dari segi biaya. Jika memungkinkan, manfaat dan biaya yang tidak
dengan mudah dapat dikuantifikasi harus diperkirakan dan dimasukkan ke dalam
analisis kelayakan. Apabila mereka tidak dapat secara akurat diperkirakan mereka
harus dicantumkan dan kemungkinan terjadinya serta dampak yang diharapkan atas
organisasi harus dievaluasi.
Beberapa manfaat berwujud dan tidak berwujud yang bias didapatkan
perusahaan dari system baru tersebut adalah penghematan biaya, peningkatan layanan
pelanggan, produktivitas pengambilan keputusan dan pemrosesan data, pengendalian
manajemen yang lebih baik srta peningkatan kepuasan bekerja dan moral pegawai.
Biaya perlengkapan adalah biaya pengeluaran awal apabila system tersebut
dibeli dan biaya operasi jika system tersebut disewa atas sewa beli. Biaya
perlengkapan biasanya kurang dari biaya untuk memperoleh software dan
memelihara, mendukung, serta mengoperasikan system tersebut. Biaya memperoleh
software termasuk harga pembelian software dan juga waktu serta usaha yang
dibutuhkan untuk mendesain memprogram, menguji, serta mendokumentasikan
software tersebut. Biaya sumber daya manusia yang berhubungan dengan
memperkerjakan, melaitih, dan merelokasi pegawai bias jadi sangat substantive.
Biaya persiapan lokasi juga dapat timbul untuk system computer yang besar. Sebagai
tambahan, terdapat biaya-biaya dalam memasang system bru dan mengubah file ke
format yang tepat serta untuk media penyimpanan.
Biaya operasi yang utama adalah untuk memelihara system. Berbagai
penelitian menunjukan bahwa 65 hingga 75 persen dari usaha organisasi untuk system
dihabiskan dalam pemeliharaan system informasi saat ini. Sebagai tambahan,
mungkin pula terdapat arus kas keluar dalam jumlah besar untuk pergantian
perlengkapan dan perluasan serta pembaruan software. Biaya sumber daya manusia
termasuk gaji analis system, programmer, operator, operator entri data, dan biaya
manajemen. Berbagai biaya juga dapat muncul untuk perlengkapan kantor, overhead,
dan beban keuangan.

PENGANGGARAN MODAL
Teknik penganggaran modal digunakan untuk mengevaluasi manfaat ekonomis dari
setiap alternative. Tiga teknik penganggaran modal antara lain sebagai berikut :
1. Periode pengembalian
Angka ini menyajikan jumlah tahun yang di butuhkan agar penghematan bersih
seimbang dengan biaya awal dari investasi tersebut.
2. Nilai sekarang bersih (Net Present Value)
Arus kas dimasa mendatang didiskontokan kembali hingga ke saat ini, dengan
menggunakan tariff diskonto yang mencerminkan nilai waktu uang untuk
membandingkan beberapa proyek
3. Internal Rate Of Return (IRR)
 Suku bunga efektif yang menghasilkan NPV 0 untuk menetapkan diterima atau
ditolaknya proyek.

IV. ASPEK PERILAKU ATAS PERUBAHAN

Aspek-aspek perilaku atas perubahan adalah hal yang sangat penting karena
system yang paling baik akan gagal tanpa adanya dukungan dari orang-orang yang
dilayaninya. Aspek ini akan muncul jika musuh datang dari semua orang yang
dahulu mendapatkan keuntunmgan dari system yang lama, dan hanya orang yang
bijaksana yang dapat meraih keuntungan dari system yang baru. Kebijakan
tersebut sebagian berasal dari ketakutan atas musuh mereka, yang memiliki
kekuatan hukum disisi mereka dan sebagian berasal dari ketidakpercayaan
manusia, yang tidak benar-benar yakin atas segala sesuatu yang baru hingga
mereka memiliki pengalaman nyata atas hal baru tersebut.

ALASAN MUNCUL MASALAH PERILAKU

Alasan ini muncul di karenakan pandangan seseorang bahwa suatu perubahan
baik atau buruk biasanya akan tergantung dari bagaimana dia secara professional
terkena dampaknya. Beberapa factor yang melatarbelakangi yang akan terjadi
penolakan antara lain :
1. Karakteristik dan latar belakang personal
Umumnya, orang yang lebih muda dan berpendidikan lebih tinggi biasanya lebih
mudah menerima perubahan.
2. Cara perubahan diperkenalkan
Reaksi yang dihasilkan atas perubahan tersebut adalah penolakan. Disebabkan
peniadan tugas-tugas tingkat rendah dan kemampuan untuk maju serta tumbuh
sering kali lebih penting bagi pemakai daripada meningkatkan laba dan
pengurangan biaya.
3. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya
Dikarenakan pengalaman buruk pegawai dengan perubahan sebelumnya
menyebabkan keseganan bekerjasama ketika terjadi perubahan dimasa mendatang
4. Kebutuhan dari pihak manajemen puncak
Para pegawai yang merasakan kurangnya dukungan dari pihak manajemen puncak
atas perubahan akan bertanya-tanya mengapa mereka harus menerima perubahan
tersebut.
5. Komunikasi
Para pegawai akan tidak mendukung perubahan kecuali jika alasan-alasan
perubahan tersebut dijelaskan.
6. Bias dan penolakan alami atas perubahan
Orang-orang yang memiliki hubungan emosional atas tugas mereka mungkin
tidak ingin berubah jika elemen-elemen tersebut terkena pengaruh.
7. Sifat merusak proses perubahan
Permintaan atas informasi dan untuk wawancara akan mengganggu dan
memberikan beban tambahan ke orang-orang.
8. Ketakutan
Merasa takut atas sesuatu yang tidak diketahui dan atas ketidakpastian yang
menyertai perubahan.

CARA ORANG MENOLAK PERUBAHAN SIA

Penolakan utama sering kali berupa salah satu dari tiga bentuk :
1. Agresi adalah perilaku yang biasanya dimaksud untuk menghancurkan, membuat
cacat, dan memperlemah efektifitas system.
2. Ketidakinginan, melibatkan sikap menyalahkan system baru untuk kejadian tidak
menyenangkan apapun.
3. Penghindaran adalah hal yang umum dalam sifat manusia seperti juga dalam
perubahan. Salah satu cara pegawai untuk berhubungan dengan sia yang abru
dengan cara menghindari penggunannya dengan harapan bahwa maslah tersbut
akan tidak dihiraukan atau akhirnya akan dihapuskan.

MENCEGAH MASALAH PERILAKU

Walaupun tidak ada acara terbaik untuk mengatasi masalah perilaku, reaksi
orang dapat diperbaiki dengan mempelajari petunjuk berikut ini
1. Penuhi kebutuhan pemakai
2. Menjaga keterbukaan jaringan komunikasi
3. Mempertahankan situasi yang aman dan terbuka
4. Mendapatkan dukungan dari pihak manajemen
5. Pengurangan rasa takut
6. Minta partisipasi pemakai
7. Beri tanggapan yang jujur
 8. Pastikan para pemakai memahami system
9. Manusiakan system
10. Jelaskan tantangan dan peluang baru yang ada
11. Periksa kembali evaluasi kerja
12. Hindari emosionalisme
13. Jadikan system dalam koteks yang tetap
14. Tetaplah membuat system sederhana

V. ANALSIS SISTEM
Permintaan untuk pengembangan system yang tertulis akan dibuat menjelaskan
masalah system saat ini, alasan untuk perubahan, dan sasaran serta tulisan system
yang diusulkan, seperti juga manfaat dan biaya yang diperkirakan.
1. Investigasi Awal
 Dilakukan untuk memilih proyek dengan tujuan menyelidiki setiap aktivitas
pengembangan untuk menetapkan masalah yang harus diatasi, membuat
laporan penilaian awal dan membuat proposal untuk melakukan analisis
system. Orang yang melakukan investigasi awal harus mendapatkan gambaran
jelas tentang masalah atau kebutuhan yang ada, menetapkan keberlangsungan
proyek dan perkiraan biaya serta pengembaliannya, mengevaluasi apakah
proyek pengembangan tersebut harus dilakukan seperti usulannya, diubah atau
tidak dilakukan.
2. Survei Sistem
Selama survei system, studi yang ekstensif atas SIA yang ada saat ini
dilakukan.survei ini dapat berlangsung beberapa minggu atau bulan,
tergantung pada kerumitan dan lingkup system tersebut. Tujuan dari sebuah
survei system adalah sebagai berikut:
 Mendapatkan pemahaman menyeluruh atas operasi, kebijakan, dan
prodesur; arus data dan informasi; kekuatan dan kelemahan SIA; serta
hardware, software, dan personil yang ada.
 Membuat penilaian awal atas kebutuhan pemrosesan saat ini dan
dimasa mendatang, serta menetapkan keluasan dan sifat perubahan
yang dibutuhkan.
 Mengembangkan hubungan kerja dengan para pemakai dan
membangun dukungan untuk SIA.
 Mengumpulkan data yang dapat mengiudentifikasi kebutuhan
pemakai, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi ke
pihak manajemen.
Survei Sistem dapat dilakukan dengan berbagai macam cara :
 Wawancara
Wawancara membantu mengump[ulkan jawaban dari pertanyaan “mengapa” :
mengapa terdapat masalah ? mengapa SIA bekerja dengan cara seperti ini ?
mengapa informasi ini penting? Akan tetapi harus ada kehati-hatian untuk
memastikan bahwa bias personal orang di wawancarai, kepentingan pribadi,
atau keinginan untuk mengatakan hal-hal yang menurutnya ingin didengar
oleh pewawancara tidak akan menghasilkan informai yang salah.
 Kuesioner
 Kuesioner digunakan ketika jumlah informasi yang dikumpulkan kecil dan
dapat diotetpkan dengan baik, tetapi harus didapatkan dari banyak orang atau
dari mereka yang secara fisik jauh , atau dari mereka yang dimaksudkan untuk
memferifikasi data dari sumber lainnya.
 Observasi
Observasi digunakan untuk memferifikasi informasi yang dikumpulkan
dengan menggunakan pendekatan-pendekatan lain dan untuk menetapkan
bagaimana sebuah system benar-benar bekerja, bukan untuk mengetahui
bagaimana seharusnya bekerja.
 Dokumentasi system
Dokumentasi system menjelaskan bagaimana SIA dimaksudkan bekerja.

3. Studi kelayakan
Pada titik dalam analisis system ini, analisis kelayakan yang lebih menyeluruh
dilakukan untuk menetapkan keberlangsungan proyek.
 Kebutuhan informasi dan persyaratan system
1. Proses : deskripsi semua proses dalam system yang baru, termasuk
apa yang akan dilakukan dan oleh siapa elemen data
2. Elemen data : deskripsi tentang elemen data yang dibutuhkan,
termasuk nama, ukuran, format, sumber, dan tingkat kepentingan
mereka.
3. Struktur data : struktur data awal, yang menunjukan bagaimana
elemen-elemen data akan diatur dalam catatan logis.
4. Output : Salinan output system dan diskripsi tujuannya, frekuensi,
dan distribusi.
5. Input :Salinan input system dan diskripsi isi, sumber, dan siapa yang
bertanggung jawab atasnya.
6. Dokumentasi : diskripsi tentan bagaimana system baru tesebut dan
setiap sub system akan beroprasi
7. Halangan : diskripsi berbagai halangan, seperti tanggal waktu,
persyaratan, batasan pemenuhan pegawai dan persyaratan undang-
undang atau peraturan.
8. Pengendalian : pengendalian untuk memastikan akurasi keandalan
input, output dan pemrosesan.
9. Reorganisasi : pengaturan ulang organisasi yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan informasi pemakai, seperti kenaikan tingkat
pegawai, menambah fungsi pekerjaan baru, restrukturisasi, atau
memberhentikan posisi atau pekerjaan yang ada saat ini.
 Tujuan dan halangan system
Banyak organisasi mengambil pendapatan system untuk metapkan
kebutuhan informasi dan persyaratan system ; berbagai masalah dan
arternatif akan dipandang dari titik pandag keseluruhan organisasi,
bukan dari satu departemen atau satu kelompok yang berkepentingan
halangan oganisasional biasanya membuat tidak mungkin untuk
megembangkan semua bagian dari SIA baru secara sigkat. Oleh
karennya system tersebut dibagi dalam subsistem yang lebih kecil, atau
modul, yang dianalisis, dikemangkan, dan dipasang secara independen.
Ketika perubahan dibuat pada system, hanya modul yang terkena
dampak sajalah yang perlu diubah. Sangat diperlukan untuk
memastikan bahwa modul tersebut diintegrasikan dengan benar
kedalam system yang dapat digunakan.
Keberhasilan suatu system seringkali tergantung pada kemampuan tim
proyek untuk mengatasi halangan tempat system tersebut beroperasi.
Halangan-halangan yang umum termasuk persyaratan dari lembaga
pemerintah, kebijaakn dan petunjuk dari phak manajement, kurangnya
pegawai yang berkualifikasi, kemampuan dan sikap para pemakai
system teknologi yang tersedia dan keterbatasan sumber daya
keuangan. Agar dapat memaksimalkan kinerja system, pengaruh dari
halangan-halangan atas desain system harus diminimalkan.
 Strategi untuk menetapkan persyaratan
Satu atau lebih dari keempat strategi begikut ini digunakan untuk
menetapkan persyaratan SIA.
1. Tanyakan pada para pemakai apa yang mereka butuhkan.
Walaupun hal ini adalah yang paling sederhana dan cepat,
banyak orang yang tidak menyadari atau memahami kebutuhan
mereka yang sesungguhnya. Walaupun mereka mungkin
mengetahui bagaimana cara melakukan pekerjaan mereka,
mereka mungkin tidak mampu untuk merincinya kedalam
setiap elemen setiap informasi yang mereka gunakan. Kadang
kala lebih baik menanyakan para pemakai pertanyaan yang
berkaitan dengan keputusan apa yang harus mereka buat dan
proses apa yang mereka libatkan, dan kemudian membantu
mereka mendesain system untuk merespon jawaban mereka.
2. Analisis sistem yang ada saat ini. Banyak system internal atau
external harus dianalsis solusi parsial mungkin ada, jadi
meniadakan masalah menemukan kembali system yang sudah
ada yang bekerja baik.
3. Pelajari pengguaan system yang ada saat ini. Strategi ini
berbeda dari strategi yang sebelumnya karena
memperhitungkan bahwa modul-modul tertentu mungkin tidak
digunakan seperti dimaksudkan semula, mungkin dapat
ditingkatkan melalui pekerjaan manual atau mungkin harus
dihindari semuanya pendekatan ini membantu menetapkan
apakah sebuah system dapat diubah atau diganti.
4. Memuat prototype. Ketika sulit untuk mengidentifikasi
rangkaian prsyaatan yang dapat digunakan pengembang dapat
dengan cepat membangun sistem secara kasar untuk dikritik
oleh para pemakai. Proses berulang ini mencari apa yang harus
dikembangkan kemudian memperbaikinya secara terus
menerus hingga para pemakai sepakat atas kebutuhan mereka.
 Dokumentasi dan persetujuan persyaratan dari pemakai
Persyaratan terinci atas :
 Yang baru dapat menjelaskan dengan tepat tanpa yang harus dibuat
dan didokumentasikan, agar system tersebut dapat membuat apa yang
harus dihasilkan. Ketika persyratan dari pemakai telah ditetapkan dan
didokumentasikan, tim proyek akan menemui para pemakai,
menjelaskan persyaratan tersebut, dan mendapatkan kesepakatan dan
persetujuan mereka.

4. Laporan analisis system

Diakui dengan membuat laporan analisis system, untuk meringkas dan
mendokumentasikan, aktifitas analisis dan berperan sebagai penampung data
yang merupakan sumber gambaran bagi para pendesain system. Laporan
tersebut menunjukan sasaran dan tujuan system yang baru, lingkup proyek dan
sistem yang baru, bagaimana system baru tersebut sesuai dengan rencana
utama perusahaan, persyaratan pemrosesan dan kebutuhan informasi dari
pemakai, analisis kelayakan, serta rekomendasi untuk system yang baru.
Keputusan laksanakan-tidak-laksanakan biasanya dibuat tiga kali
selama analisis system : (1) selama investigasi awal, untuk menetapkan akan
melakukan system atau tidak, (2) pada akhir study kelayakan, utuk
menetapkan apakah akan meneruskan tahap pengumpulan informasi dan (3)
Pada saat selesainya tahap analisis, untuk memutuskan apakah akan
meneruskan ke tahap berikutnya.
Setelah analisis system selesai, proyek yang dikembangkan dengan
menggunakan pendekatan siklus hidup pengembangan system akan bergerak
ketahap desain konseptual dan kemudian desain fisik, implementasi dan
perubahan, serta operasi dan pemeliharaan.