Chapter 20 SIA

INTRODUCTION

Perusahaan mengubah sistem mereka karena alasan berikut:

1. Changes in user or business needs (Perubahan user atau kebutuhan bisnis)

Meningkatnya persaingan, pertumbuhan atau konsolidasi bisnis, operasi pengecilan, merger
dan divestasi, atau peraturan baru dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi. Agar
tetap responsif, sistem harus berubah.

2. Technological changes (Perubahan teknologi)

Seiring kemajuan teknologi dan menjadi lebih murah, organisasi mengadopsi teknologi baru.
Sebagai contoh, sebuah utilitas New York diturunkan dari mainframe ke sistem klien / server
dan menghilangkan 100 posisi klerikal. Sistem baru tidak banyak lebih dari yang lama,
termasuk menangani manajemen alur kerja, kontak pengguna, permintaan basis data,
pemrosesan uang tunai otomatis, dan integrasi suara / data.

3. Improved business processes (Peningkatan proses bisnis)

Banyak perusahaan mengubah sistem mereka untuk meningkatkan proses bisnis yang tidak
efisien. Di Nashua, sebuah pabrik pemasok peralatan kantor, yang memproses pesanan
telepon pelanggan, memakan waktu hingga dua hari karena harus ada tiga sistem yang
terpisah diakses. Sistem baru membutuhkan tiga menit.

4. Competitive advantage (Keunggulan kompetitif)

Perusahaan banyak berinvestasi dalam teknologi untuk meningkatkan kualitas, kuantitas,
dan kecepatan informasi; untuk meningkatkan produk atau layanan; untuk menurunkan
biaya; dan untuk memberikan keunggulan kompetitif lainnya.

5. Productivity gains (Keuntungan produktivitas)

Sistem informasi dapat mengotomatiskan tugas-tugas klerikal, mengurangi waktu kinerja
tugas, dan memberi karyawan pengetahuan khusus. Carolina Power and Light
menghilangkan 27% staf sistem informasinya dengan sistem yang secara signifikan
mengungguli yang lama.

6. Systems integration (Integrasi system)

Organisasi dengan sistem yang tidak kompatibel mengintegrasikannya untuk menghapus
ketidakcocokan dan untuk mengkonsolidasikan basis data. Departemen Pertahanan AS
(DOD) sedang mencoba untuk mengintegrasikan lebih dari 700 sistem yang terpisah.

7. Systems age and need to be replaced (umur sistem dan perlu diganti)
Seiring bertambahnya usia sistem dan diperbarui berkali-kali, mereka menjadi kurang stabil
dan akhirnya perlu diganti
SYSTEM DEVELOPMENT

THE SYSTEMS DEVELOPMENT LIFE CYCLE

5 langkah SDLC :

- System Analysis
Dimana informasi untuk pembelian, pengembangan, atau modifikasi sebuah sistem
dikumpulkan. Untuk menggunakan resouces tebatas dengan baik, permintaan pengembangan
disaring dan diprioritaskan. Jika keputusan proyek dilanjutkan, sifat dan ruang lingkup proyek
yang diusulkan perlu diindentifikasi, system saat ini disurvei untuk mengetahui kekuatan dan
kelemahannya. Jika proyek yang diusulkan layak, informasi yang dibutuhkan pengguna dan
pengelola diidentifikasi dan didokumentasikan.

- Conceptual design
Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan bagaimana bertemu dengan kebutuhan
pengguna. Tugas pertama adalah identifikasi dan evalusi alternatif desain yang sesuai seperti
buying software, pengembangan in-house, atau pengembangan system outsourcing untuk
orang lain. Fase ini selesai ketika persyaratan desain konseptual dikomunikasikan ke komite
pengarah sistem informasi.

- Physical design
Selama desain fisik, perusahaan menerjemahkan kebutuhan desain konseptual ke dalam
spesifikasi detail yang digunakan untuk membuat kode dan menguji program computer, design
input and output documents, membuat file dan database, mengembangkan prosedur, dan
membangun pengendalian kedalam sistem yang baru. . Fase ini selesai ketika hasil dari desain
sistem dikomunikasikan ke komite pengarah sistem informasi.

- Implementation and convertion

Semua elemen dan kegiatan dikumpulkan ke fase implementasi dan konversi. Recana
implementasi dan konversi dikembangkan dan diikuti, hardware dan software baru diinsatall
dan diuji, karyawan direkrut dan dilatih atau yang sudah ada dipindahkan, dan prosedur
pemrosesan diuji dan diubah. Organisasi mengkorvensi ke sistem baru dan membongkar yang
lama, membuat penyesuaian yang diperlukan, melakukan tinjau pasca implementasi untuk
mendeteksi dan memperbaiki kekurangan desain.

- Operation and maintanance

Selama operasi dan pemeliharaan, sistem yang baru ditinjau secara berkala dan diperlukan
modifikasi saat munculnya masalah atau kebutuhan baru.

USER
Orang yang harus terlibat dalam pengembangan
1. Management
2. Users
3. Information system steering committee
4. Project development team
5. Systems analysis and programmers
6. External players
PLANNING SYSTEMS DEVELOPMENT

Bagian ini membahas tentang perencanaan yang dilakukan di setiap SDLC.

Diperlukan dua rencana pengembangan sistem yaitu:

1. Project development plan ( rencana pengembangan proyek)

Rencana pengembangan proyek disiapkan oleh tim proyek, berisi analisa biaya-manfaat,
persyaratan pengembangan dan operasional (orang, hardware, software, dan keuangan)
dan jadwal kegiatan yang dilakukan untuk mengembangan dan mengoperasikan aplikasi
baru.
2. Master plan ( rencana induk)
Master plan jangka panjang, disiapkan oleh komite pengarah sistem informasi, menentukan
apa sistem akan terdiri dari bagaimana dikembangnkan, siapa yang akan
mengembangankan, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan kemana
SIA menuju.

PLANNING TECHNIQUES
- PERT ( Program Evaluation and Review Technique)
Cara merencanakan, mengembangkan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan
menjadwalkan kegiatan pengembangan sistem; semua kegiatan, dan hubungan sebelum dan
sesudahnya antara kegiatan, diidentifikasi dan ditunjukkan pada diagram PERT.
critical path adalah satu langkah yang membutuhkan waktu yang terbesar dalam seluruh
langkah.
- Gantt Chart
Diagram batang dengan aktivitas proyek sisi kiri dan satuan waktu di bagian atas, waktu yang
diperkirakan untuk setiap aktivitas dalam bentuk batang horizontal.

FEASIBILITY ANALYSIS

Ada 5 aspek penting yang perlu dipertimbangkan selama studi kelayakan :

1. Economic feasibility
Akankah keuuntungan sistem dapat membenarkan waktu,uang, dan sumber daya yang
diperlukan untuk mengimplementasikannya?
2. Technical feasibility
Apakah bisa sistem dikembangkan dan diimplementasikan menggunakan teknologi yang
sudah ada?
3. Legal feasibility
Apakah sistem mematuhi semua hukum federal dan negara yang berlaku, peraturan
lembaga pelayanan dan kewajiban kontrak?
4. Scheduling feasibility
Dapatkah sistem dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang sudah
ditentukan?
5. Operational feasibility
Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain,
mengimplemntasi, dan mengopersikan sistem yang diajukan? Apakah orang-orang akan
menggunakan sistem tersebut?
CAPITAL BUDGETING : CALCULATION ECONOMIC FEASIBILITY
Berikut ini adalah 3 teknik penganggaran modal yang umum digunakan:
1. Payback period
periode atau jumlah tahun yang diperlukan untuk mengembalikan nilai investasi yang telah
dikeluarkan.
2. Net present value (NPV)
Selisih antara nilai sekarang dari arus kas yang masuk dengan nilai sekarang dari arus kas
yang keluar pada periode waktu tertentu.
3. Internal rate of return (IRR)
Tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dan aliran kas yang diharapkan
akan diterima, sama dengan jumlah nilai sekarang dan penerima modal.

BEHAVIORAL ASPECTS OF CHANGE

Perubahan sistem biasanya dapat menimbulkan masalah prilaku yang timbul karena adanya
resistensi terhadap perubahan. Aspek perubahan prilaku sangat penting karena tanpa dukungan dari
orang orang yang mengunakannya sistem yang baik akan gagal.

WHY BEHAVIORAL PROBLEMS OCCUR ( MENGAPA MASALAH PRILAKU TEJADI)

Beberapa faktor penting yaitu:

1. Fear (takut)
2. Top-management support
3. Experience with prior changes
4. Communication
5. Disruptive nature of change
6. Manner in which change is introduced
7. Biases and emotions
8. Personal charateristics and background

BAGAIMANA ORANG MENOLAK PERUBAHAN

Penolakan seringkali dalam bentuk dibawah ini
1. Aggression
Agresi adalah prilaku yang menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan sistem yang
efektif seperti bertambahnya tingkat kesalahan, gangguan-gangguan, atau sabotase yang
disengaja

2. Projection
Adalah prilaku penolakan perubahan yang menyalahkan sistem baru terhadap semua hal
yang berjalan tidak semestinya. Sistem menjadi kambing hitam dari semua masalah dan
kesalahan yang benar terjadi dan yang mungkin terjadi.

3. Avoidance
Adalah sikap mengabaikan sistem yang baru dan mengharapkan sistem baru suatu saat akan
pergi (tidak digunakan)
PREVENTING BEHAVIORAL PROBLEMS (MENCEGAH MASALAH PRILAKU)
Faktor manusia, yang kebanyakan adalah masalah paling signifikan yang dihadapi perusahaan dalam
mengimplementasikan sebuah sistem, dapat ditingkatkan dengan mengamati beberapa panduan :

1. Obtain management support

Pilih seorang yang unggul/menonjol yang dapat menyediakan sumber daya dan memotivasi
orang lain untuk membantu dan bekerjasama dengan pengembangan sistem
2. Meet user needs
Sangan mendasar bahwa sebuah sistem dapat memenuhi keperluan penggunanya
3. Involve users
mereka yang terpengaruh oleh sistem seharusnya berpartisipasi dalam pengembangan
sistem dengan cara memberikan saran dan membatu pembuatan keputusuan.
4. Allay fears, and stress new opportunities
Pengguna sangat tertarik bagaimana perubahan sistem dapat mempengaruhi mereka
secara personal. Tangai kekhawatiran mereka dan berikan jaminan bahwa kehilangan
pekerjaan dan perubahan tanggung jawab tidak akan terjadi. Tekankan sistem yang baru
akan menyediakan peluang yang lebih maju dan kepuasan pekerjaan yang lebih besar.
5. Avoid emotionalism
Ketika logika berhadapan dengan emosi biasanya kalah. Masalah-masalah terkait emosi
harus ditangani dengan kepala dingin, harus ditangani dengan cara yang tidak secara
konfortasi juga tidak dihindari.
6. Provide training
Penggunaan yang efektif dan dukungan tidak mungkin terjadi kalua pengguna tidak mengerti
sistemnya. Pelatihan pengguna seringkali dianggap tidak penting.
7. Reexamine performance evaluation
Standar dan kriteria kinerja harus dievaluasi ulang untuk memastikan mereka sejalan dengan
sistem yang baru
8. Keep communication lines open
Setiap orang yang terpengaruh dengan pengembangan sistem harusnya memiliki sebuah
sikap yang percaya dan kerja sama.
9. Test the system
Sebuah sistem harus secara tepat sebelum diimplementasikan untuk mengurangi kesan
pertama yang buruk
10. Keep the system simple, and humanize it
Hindari sistem yang kompleks yang mengakibatkan perubahan radikal/ekstrem. Buat
perubahan sesederhana mungkin dengan mengkonfirmansi prosedur organisasi yang sudah
ada
11. Control users’ expectation
Buat lebih realistis saat menjelaskan sistem agar pengguna tidak memiliki ekspektasi yang
tidak masuk akal.
SYSTEMS ANALYSIS

Ketika sistem baru atau sistem yang lebih baik diperlukan, permintaan tertulis untuk pengembangan
sistem dipersiapkan. Permintaan menggambarkan masalah saat ini, alasan perubahan, tujuan sistem
yang diusulkan, dan manfaat serta biaya yang perlu diantisipasi.

5 langkah dalam fase analisis dan tujuannya :

STEP OBJECTIVES
Selidiki setiap kegiatan pengembangan untuk

Initial Investigation menentukan masalah yang akan terjadi

terpecahkan
Pelajari sistem saat ini untuk mendapat
Systems Survey
pemahaman menyeluruh cara kerja sistem
Kembangkan analisa kelayakan yang lebih

Feasibility Survey menyeluruh, terutama dengan memperhatikan

nilai ekonomis
-Indentifikasi kebutuhan informasi pengguna
Information Needs And Systems Requirements
-Tentukan tujuan dan persyaratan sistem baru
Menyediakan kepada management temuan-
System Analysis Report
temuan dari fase analisa

INITIAL INVESTIGATION
Investigasi awal dilakukan untuk menyaring permintaan untuk pengembangan sistem. Sistem
informasi akuntansi baru berguna ketika masalah timbul dari kurangnya informasi, tidak dapat
mengakses data, dan pemrosesan data yang tidak efisien.

SYSTEMS SURVEY
Survei sistem adalah studi ekstensif SIA saat ini yang memiliki tujuan sbb :
 Dapat pemahaman tentang operasi, kebijakan, prosedur, dan informasi perusahaan
mengalir; kekuatan dan kelemahan AIS; dan ketersediaan hardware, software, dan personel.
 Melakukan penilaian awal terhadap kebutuhan pemrosesan saat ini dan dimasa depan, dan
menentukan luas dan sifat perubahan yang dibutuhkan.
 Mengembangkan hubungan kerja dengan pengguna, dan membangun dukungan untuk SIA
 Mengumplkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, melakukan analisis
kelayakan dan membuat rekomendasi untuk manajemen.
 o System documentation menjelaskan bagaimana sistem dimaksudkan untuk bekerja.
Sepanjang survei, tim proyek harus waspada terhadap perbedaan antara yang dimaksudkan
dengan operasi yang sebenarnya karena mereka memberikan wawasan penting ke dalam
masalah dan kelemahan.
o Physical model menggambarkan bagaimiana sistem berfungsi dengan menjelskan aliran
dokumen, proses komputer dilakukan, orang-orang yang melakukannya, dan peralatan yang
digunakan.
o Logical model fokus pada kegiatan penting (apa yang sedang dilakukan) dan aliran informasi
dan bukan pada proses fisik mengubah dan menyimpan data.

FEASIBILITY STUDY

Pada titik ini, analisa kelayakan menyeluruh dilakukan untuk menentukan kelayakan proyek. Analisa
kelayakan diperbarui secara teratur sebagai hasil, biaya dan manfaat proyek menjadi lebih jelas

INFORMATION NEEDS AND SYSTEMS REQUIREMENTS

Possible content of system requirement

Deskripsi proses bisnis, termasuk apa yang
Processes
harus dilakukan dan oleh siapa
Nama, ukuran, format, sumber, dan signifikansi
Data elements
elemen data yang diperlukan
Bagaimana elemen data akan diorganisasikan
Data structure
ke dalam catatan logis
Deskripsi tujuan, frekuensi, dan distribusi dari
Outputs
system outputs
Deskripsi konten, sumber, dan orang yang
Inputs
bertanggung jawab atas input sistem
Bagaimana sistem baru dan subsistem akan
Documentation
beroperasi
Tenggat waktu, jadwal, persyaratan keamanan,
Constraints batas staf, dan undang-undang atau
persyaratan peraturan
Pengendalian untuk memastikan keakuratan
Controls
dan keandalan input, output, dan pengolahan
Reorganisasi organisasi diperlukan untuk
Reorganizations
memenuhi kebutuhan informasi pengguna.